Ein Übergabeprotokoll für das Auto unterstützt dabei, stets den Überblick über Fahrer von Fahrzeugen sowie über den Zustand der Fahrzeuge zu bewahren. Neben möglichen Schäden ist dabei unter anderem der Kilometerstand festzuhalten. Erfahren Sie im Folgenden, worauf bei der Fahrzeugübergabe sowie bei einem Übergabeprotokoll zu achten ist. Für die Absicherung des Unternehmens sowie zur Vorbeugung von erhöhten Kosten oder zur Vermeidung von Unfällen ist ein Übergabeprotokoll für das Auto enorm wichtig.
Was Sie in diesem Artikel erfahren:
- Wichtigkeit des Übergabeprotokolls: Ein Übergabeprotokoll für Autos ist entscheidend, um den Überblick über Fahrer und den Zustand der Fahrzeuge in einer Flotte zu bewahren. Es hilft, Schäden zu dokumentieren und die Verantwortung klar zuzuordnen.
- Inhalt des Protokolls: Das Protokoll sollte Details wie Fahrerdaten, Fahrzeugtyp, Kilometerstand, dokumentierte Schäden und Unterschriften enthalten. Es dient als offizielle Dokumentation für die Fahrzeugnutzung.
- Einsatzbereiche und Vorteile: Besonders nützlich ist das Protokoll bei Flotten mit wechselnden Fahrern und Poolfahrzeugen. Es erleichtert die Verwaltung, verbessert die Sicherheit und hilft, Kosten und Nutzung effizient zu überwachen.
Was ist bei einem Übergabeprotokoll (Auto) zu beachten?
Bei einem Übergabeprotokoll ist vor allem ein Formular zu beachten, welches der Fuhrparkleiter im Idealfall vorgefertigt hat. Einmal erstellt, kann die Vorlage für das Übergabeprotokoll bei allen Gelegenheiten zum Einsatz kommen, in denen ein Fahrzeug übergeben werden muss. Zu beachten ist in diesem Zusammenhang, dass nachvollziehbar sein muss, wer wann ein Fahrzeug in welchem Ausmaß bewegt hat. Dazu gehört ganz klar ein Blick auf Fahrerdaten sowie auf die gefahrenen Kilometer. Schäden lassen sich durch eine gezielte Fahrzeugübergabe besser erkennen und einem Fahrer zuordnen. Im Rahmen einer vorgefertigten Checkliste ist bei wechselnden Fahrern im Idealfall das Übergabeprotokoll Bestandteil der gesamten Fahrzeugübergabe.
Folgende Details sollte das Übergabeprotokoll enthalten:
- Fahrer des Fahrzeuges
- Fahrzeug, um das es geht
- Unterlagen, die mit dem Fahrzeug übergeben wurden
- Kilometerstand zu Beginn/zum Ende der Fahrt
- Mögliche Schäden/besondere Vorkommnisse während der Fahrt
- Raum für Bilder im Falle von möglichen Schäden am Fahrzeug
- Raum für Anmerkungen
- Unterschriften vom Fahrer/vom Empfänger des Protokolls
Die Bedeutung der Fahrzeugübergabe in der Flotte
Vor allem in Flotten, in denen Dienstfahrzeuge von verschiedenen Personen genutzt werden, ist die Fahrzeugübergabe wichtig, um den Zustand des Fahrzeuges nachzuvollziehen. Gleiches gilt für den Kilometerstand sowie für mögliche Schäden am Fahrzeug, die ohne ein Übergabeprotokoll Auto kaum nachvollziehbar wären. Im Rahmen der Fahrzeugübergabe muss die Unterweisung nach UVV erfolgt oder geprüft werden. Empfehlenswert ist zusätzlich eine Führerscheinkontrolle in diesem Zusammenhang, um die gültige Fahrerlaubnis ebenfalls geprüft zu haben. Dabei ist eine elektronische Führerscheinkontrolle ganz klar die einfache, moderne Option mit weniger Aufwand für die Fuhrparkverwaltung.
Aus der Fahrzeugübergabe ergeben sich verschiedene Vorteile für die Flottenverwaltung:
- Kontrolle des Fahrzeugzustandes
- Kilometerstände sowie Kosten für einzelne Fahrten lassen sich nachvollziehen
- Eine Analyse der Fuhrparknutzung wird vereinfacht
- Zusätzliche Sicherheitsüberprüfung des Fahrzeuges kann Unfälle verhindern
- Vereinfachte Übergabe von Fahrzeugen
- Effiziente Vorbeugemaßnahme vor Missverständnissen oder Schuldzuweisungen
- Optimale Vorbereitung der Fahrer auf mögliche Notfälle nach erfolgreicher Fahrzeugübergabe
- Verbindliche Kontrollmöglichkeit von der genauen Nutzung der Fahrzeuge
- Erleichtert die Verwaltung im Fuhrpark enorm
Einsatzgebiete für das Übergabeprotokoll Auto
Wichtig ist das Übergabeprotokoll (Auto) in allen Unternehmen, die über eine Fahrzeugflotte mit Dienstfahrzeugen verfügen. Vor allem bei der Nutzung von wechselnden Poolfahrzeugen, Transportern und anderen Fahrzeugen, die direkt für das Unternehmen zum Einsatz kommen, ist ein Fahrzeugprotokoll von Bedeutung. Dadurch sind Fahrten, Kilometerstände und mögliche Schäden leichter nachvollziehbar und müssen nicht erst mühsam auf einzelne Fahrer übertragen werden. Das bedeutet aber auch, dass in einem Unternehmen, in dem Fahrzeuge nicht zwischendurch in Bezug auf die Fahrer gewechselt werden, kein Übergabeprotokoll erforderlich ist. In einem solchen Fall ist es allerdings sinnvoll, bei der ersten Übergabe eines neuen Dienstwagens auf eine ordentliche Fahrzeugübergabe zu achten. Ein Übergabeprotokoll ist außerdem erforderlich, wenn der Fahrer den Dienstwagen am Ende der Nutzungszeit wieder an das Unternehmen zurückgibt. Weitere Details zur Fahrzeugnutzung, zur Ausstattung sowie zu sämtlichen Regelungen rund um den Fahrzeugeinsatz sind im besten Fall in der Car Policy oder im Dienstwagenüberlassungsvertrag festzuhalten.
Im Falle eines Schadens muss das Unternehmen dann nicht befürchten, dass hohe Kosten zu tragen sind. Unvorhergesehene Schäden, die erst nach Monaten oder bei der nächsten Inspektion auffallen, dürften damit ebenfalls unterbunden werden. Außerdem muss das Übergabeprotokoll für das Auto beinhalten, dass der Fahrer sich mit dem jeweiligen Fahrzeug auskennt. Eine kurze Unterweisung ist daher wichtig, um Unfällen vorzubeugen. Da jedes Fahrzeug anders ist, sollte der Fahrer schon wissen, wo sich beispielsweise das Warnblinklicht befindet, um nur eine Möglichkeit zu nennen.
Üblich ist ein Übergabeprotokoll (Auto) bei folgenden Konstellationen:
- Erstmalige Übergabe von einem Fahrzeug an Mitarbeitende
- Einmalige Übergabe eines Firmenfahrzeuges für eine dienstliche Fahrt an Mitarbeitende
- Übergabe von wechselnden Fahrzeugen im Rahmen von dienstlichen Fahrten an Mitarbeitende (beispielsweise bei einem Lieferservice/Pflegedienst oder bei anderen Unternehmen mit dienstlich verwendeter Flotte)
- Im Rahmen von einem Mietwagen/bei einem Auto Abo: Jede geplante Übergabe des Fahrzeuges
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Häufige Fragen zum Übergabeprotokoll Auto
1. Was sollte ein Übergabeprotokoll Auto beinhalten?
Ein Übergabeprotokoll beim Auto sollte einige Details beinhalten, um im Zweifelsfall Auskunft über das Fahrzeug und dessen Zustand zu geben. Damit dürfen genau Daten rund um das Fahrzeug, den Fahrer, den Kilometerstand bei der Übergabe sowie die Dokumentation von vorhandenen Schäden für die Vollständigkeit nicht fehlen. Unterschriften von Fahrer und Fuhrparkleiter sorgen für eine offizielle Anerkennung der aufgenommenen Daten.
2. Wie lange dauert die Fahrzeugübergabe?
Je nach Protokoll und Vorgehen kann die Fahrzeugübergabe zwischen 20 und 30 Minuten dauern. Viele Unternehmen haben dabei eigene Vorlagen für Protokolle entwickelt, um die Fahrzeugübergabe so effizient und schnell wie möglich durchzuführen. Dennoch sollten stets alle wichtigen Details enthalten sein, um durch das Übergabeprotokoll einzelne Daten nachvollziehen zu können. Eine kurze Einweisung in die Besonderheiten des Fahrzeuges sowie eine (elektronische) Fahrzeugkontrolle runden die Übergabe ab und erfordern ebenfalls einen Moment der Zeit aller Parteien. Es handelt sich jedoch um gut investierte Minuten, da sich so spätere Probleme mit den Fahrzeugen oftmals verhindern lassen.
3. In welchen Bereichen ist die Fahrzeugübergabe üblich?
Üblich ist die Fahrzeugübergabe bei Mietwagen sowie in Flotten, in denen Poolfahrzeuge zum Einsatz kommen. Wechselnde Fahrer bei Fahrzeugen sorgen dafür, dass eine Fahrzeugübergabe üblich ist, um den Überblick zu behalten und alle Details nachzuvollziehen. Außerdem ergibt eine Fahrzeugübergabe bei der ersten Übergabe eines Dienstwagens an den neuen Fahrer Sinn, um möglichen Fragen und Unklarheiten von Beginn an vorzubeugen.
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