Flottenmanager

In diesem Artikel erfahren Sie:

1. Das macht ein Flottenmanager: Definition des Berufs mit Hauptaufgaben von einem Flottenmanager.

2. Die Unterstützung einer Fuhrparksoftware: So erleichtert die Software dem Flottenmanager die Arbeit in der Praxis.

3. Diese Aufgaben übernimmt die Avrios Software: In diesen Bereichen kann die Software dem Flottenmanager tatsächlich unterstützen.

Der Flottenmanager verwaltet die gesamte Flotte des Unternehmens so effizient und kostenbewusst wie nur möglich. Der vielseitige Beruf eines Flottenmanagers umfasst Bereiche wie die Beschaffung von Fahrzeugen, Aufgaben aus der Halterhaftung, Kostenmanagement und die Organisation von Wartungen und Reparaturen, um nur einige Aufgaben zu nennen. In der Praxis kann es je nach Fuhrparkgröße und Organisation schwer sein, diese Aufgaben manuell umzusetzen. In vielen Unternehmen tendieren Flottenmanager daher zur Unterstützung der Verwaltung der Flotte durch eine intelligente Fuhrparksoftware.  

Flottenmanager: Eine Definition des Berufs

Ein Flottenmanager ist die Person im Unternehmen, die für die vollständige Verwaltung aller Fahrzeuge des Unternehmens zuständig ist. Dazu zählen Nutzfahrzeuge genau wie fest zugewiesene Dienstwagen, falls vorhanden. Der Flottenmanager (auch Fuhrparkleiter genannt) verwaltet sämtliche Fahrzeuge der Flotte mit Blick auf Kosten, Wartung und Einsatzmöglichkeiten der Fahrzeuge. Da eine Flotte hohe Kosten verursacht und der Flottenmanager mit der passenden Verwaltung und Strategie erhebliche Einsparungen erzielen kann, handelt es sich um einen sehr verantwortungsvollen Beruf. Für Unternehmen ist ein Flottenmanager bei vorhandener Flotte entscheidend, um hohe Kosten zu vermeiden, die bei nicht oder unzureichend verwalteter Flotte auftreten können. Schließlich können Reparaturen an Fahrzeugen genau wie dasFahren ohne Führerschein genau wie nicht erfolgte Wartungen sehr teuer zustehen kommen. Der Flottenmanager übernimmt daher die effiziente, rechtssichere und kostenbewusste Verwaltung des Fuhrparks mit allen damit zusammenhängenden Aufgaben. 

Hauptaufgaben von einem Flottenmanager

Die vielseitigen Aufgaben eines Flottenmanagers teilen sich in die folgenden Hauptaufgaben auf, die wiederum verschiedene kleinere Aufgaben umfassen:

Datenmanagement 

Sämtliche Daten von Fahrzeugen, Verträgen wie Leasingverträgen und Versicherungen und von Fahrern der Fahrzeuge müssen vorhanden und greifbar sein. Das funktionierende Datenmanagement beinhaltet auch die Zuweisung von Kosten und die Erfassung von Schäden, Wartungsarbeiten und sämtlichen Kosten, die im Zusammenhang stehen.

Beschaffung 

Eine weitere Hauptaufgabe von Flottenmanagern besteht in der Beschaffung von Fahrzeugen durch Leasing oder durch den Kauf. Die Finanzierung, der Vergleich von Angeboten sowie die rechtzeitige Bestellung von Fahrzeugen sichert die Mobilität der Fahrer. Daher ist die Beschaffung eine wichtige Aufgabe mit zahlreichen kleineren Aufgaben, die zu diesem Bereich gehören. Auch die Rückgabe der Fahrzeuge gehört mit zu den Aufgaben und ist nicht zu unterschätzen, da hier hohe Rückgabekosten anfallen können, wenn die Bedingungen nicht genau geprüft werden.

Halterhaftung und Compliance 

Ein sensibler Aufgabenbereich des Flottenmanagers ist der Bereich Halterhaftung und Compliance. Die fehlende Beachtung oder Umsetzung der damit verbundenen Aufgaben kann zu hohen Kosten und zu rechtlichen Konsequenzen führen. Aufgaben in diesem Bereich sind unter anderem die regelmäßige Führerscheinkontrolle, die Fahrerunterweisung nach UVV sowie nach Möglichkeit die Erstellung einer Car Policy und eines Dienstwagenüberlassungsvertrags, um nur einige Themen zu nennen.

Schadenmanagement

Ein Schaden kann in jedem Fuhrpark vorkommen und ist im Rahmen des Schadenmanagements im Interesse des Unternehmens zu bearbeiten. Von der Reparatur der Fahrzeuge bis hin zur vollständigen Kommunikation mit allen Parteien über der Abwicklung des Schadens gehören zahlreiche Aufgaben zu diesem Bereich. Die Analyse von Schäden und die Anpassung von Fahrerunterweisungen ist genauso wichtig dabei wie der Blick auf die Schadenquote, die wiederum die Kosten für die Flottenversicherung beeinflusst.

Kostenmanagement

Eine der Hauptaufgaben eines Flottenmanagers ist das Kostenmanagement mit Blick auf Reduzierung und Optimierung der verschiedenen Kostenarten. Da die Kosten im Fuhrpark hoch ausfallen und die Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens einschränken ist es besonders wichtig, die Kosten zu prüfen. Das beinhaltet die Zuweisung von Kosten zu jedem Fahrzeug genau wie den Vergleich von Angeboten, Fahrzeugen und die Unterteilung in Anschaffungskosten und laufende Kosten. Zusätzlich ist es wichtig, jederzeit Reportings zu den anfallenden Kosten im Fuhrpark erstellen zu können. Das Kostenmanagement stellt somit im Fuhrpark einen umfassenden Aufgabenbereich dar.

Eine Fuhrparksoftware unterstützt Flottenmanager in der Praxis

Die zuvor vorgestellten Hauptaufgaben von einem Flottenmanager zeigen die Vielseitigkeit des Berufs genau wie die hohen Anforderungen in der Praxis. Allein mit einer manuellen Vorgehensweise fällt es schwer, allen Aufgaben gerecht zu werden. Die Zeit für Gedanken über Ziele und Strategien im Fuhrpark oder der Blick auf Umweltziele, alternative Antriebe und die Senkung von Kosten bleibt dann nur selten übrig. Eine Fuhrparksoftware kann Flottenmanager in der Praxis jedoch entlasten und dafür sorgen, dass trotz der hohen Arbeitsbelastung alle Aufgaben umgesetzt werden. Dank der Digitalisierung und der Verwendung von passenden Funktionen einer Fuhrparksoftware entfallen viele Aufgaben und es ist möglich, sich auf die effiziente Flottenverwaltung zu konzentrieren.

Die wichtigsten Vorteile einer Fuhrparksoftware für Flottenmanager:

• Digitale Auslesung von Daten mit Verknüpfung von diesen
• Jederzeit die Kontrolle über die Flotte, über Kosten und anfallende Termine haben
• Einfache Bedienung mit zentraler Einsicht der Daten mit einem Klick
• Umsetzung verschiedener Prozesse in digitaler Form für deutlich geringeren Arbeitsaufwand bei verschiedenen Aufgaben
• Sehr effizientes Kostenmanagement mit der Chance auf erhebliche Einsparungen im Fuhrpark
• Rechtssichere Verwaltung des Fuhrparks wird deutlich vereinfacht
• Termine lassen sich besser organisieren
• Effizientes Schadenmanagement inklusive zugehöriger Kommunikation
• Fehlerquote sinkt im Vergleich zur manuellen Fuhrparkverwaltung deutlich
• Geringerer Arbeitsaufwand im Tagesgeschäft lässt Zeit für Strategien und Ziele im Fuhrpark
• Einfache Zusammenarbeit mit anderen Bereichen dank Verwendung der Daten einer Fuhrparksoftware
• Organisation der gesamten Fuhrparkverwaltung ist einfacher und zeitsparend umsetzbar

Lösungen von Avrios für Flottenmanager

Die Avrios Fuhrparksoftware entlastet Flottenmanager auf verschiedenen Ebenen. Daten werden digital ausgelesen, Fahrzeugen zugeordnet und so verknüpft, dass die erforderlichen Informationen mit einem Klick zur Verfügung stehen. Damit lassen sich Aufgaben wie das Datenmanagement, Kostenmanagement, Beschaffung, Schadenmanagement sowie der sensible Bereich Compliance übersichtlich und zeitsparend umsetzen. Flottenmanager müssen deutlich weniger Arbeitszeit für verschiedene Aufgaben und Prozesse im Fuhrpark aufwenden. Die zahlreichen Herausforderungen im Flottenmanagement lassen sich dank Avrios einfacher bewältigen und lassen dabei noch Raum für die Ausarbeitung von Strategien und Flottenzielen.  

Diese Lösungen bietet Avrios für Herausforderungen im Flottenmanagement:

• Datenmanagement

Avrios liest Daten automatisch aus und ordnet diese zu. Dadurch ist manuelles, fehleranfälliges Datenmanagement überflüssig. Mit einem Klick stehen wichtige Daten, Verträge, Kosten und Informationen rund um Fahrzeuge sowie um Fahrer zur Verfügung.

• Beschaffung

Flottenmanager haben in der Praxis im Normalfall keine Zeit, aufwendig die Angebote von verschiedenen Anbietern einzuholen. Angebote einholen, Kosten und Konditionen vergleichen, Verhandeln und den Überblick über alle Angebote zu behalten erweist sich als umfangreiche Aufgabe. Avrios kann hier unterstützen, da über die Software das Einholen von Angeboten und der Vergleich verschiedener Anbieter einfacher ist. Die gesamte Kommunikation ist ebenfalls digital möglich, sodass bei der Beschaffung in sehr kurzer Zeit die gewünschten Angebote zur Verfügung stehen.

• Schadenmanagement

Das Schadenmanagement hat große Auswirkungen auf Kosten im Fuhrpark. Rechtliche Folgen lassen sich durch gewissenhaftes Schadenmanagement ebenfalls oft verhindern. Bei Avrios wird eine digitale Schadenakte erstellt, die für die gesamte Abwicklung des Schadens inklusive der Kommunikation zum Einsatz kommt. Auf diese Weise lassen sich Kosten reduzieren und der Schaden ist sehr viel übersichtlicher abzuwickeln als es ohne die Software der Fall ist.

• Kostenmanagement

Avrios identifiziert auch versteckte Kosten, weist diese einzelnen Fahrzeugen zu und unterstützt dabei, die Kosten im Blick zu behalten. Die Entwicklungen der Kosten lassen sich dabei genauso beobachten wie die Kosten, die einzelne Fahrzeuge erzeugen. Ebenfalls hilfreich in diesem Zusammenhang ist Avrios beim Erstellen von Reportings, was mit einem Klick möglich ist.

• Compliance/ Halterhaftung

Die Software von Avrios unterstützt beim sensiblen Thema der Halterhaftung und im Bereich Compliance. Von der elektronischen Führerscheinkontrolle bis hin zur Fahrerunterweisung nach UVV bietet die Software Unterstützung bei allen damit verbundenen Aufgaben. Das digitale Terminmanagement sorgt zudem dafür, dass so schnell kein wichtiger Termin mehr vergessen wird.

Fazit

Der Beruf des Flottenmanagers zeichnet sich durch vielseitige, verantwortungsvolle Aufgaben aus. Sämtliche Fahrzeuge wollen regelmäßig gewartet und im Schadensfall repariert werden. Führerscheine von Fahrern sind zu kontrollieren und es ist auf Unterweisungen von Fahrern genau wie auf das Thema Sicherheit im Allgemeinen zu achten. Wichtige Daten müssen zur Verfügung stehen, gleiches gilt für Reportings und eine Übersicht über alle anfallenden Kosten, die möglichst einzelnen Fahrzeugen zuzuordnen sind. Bei diesen Aufgaben kann die Avrios Fuhrparksoftware eine wertvolle Unterstützung darstellen. Die genannten Aufgaben lassen sich sicher, zuverlässig und mit deutlich geringerem Arbeitsaufwand umsetzen als es bei der manuellen Umsetzung möglich ist.

Die Avrios Produktdemo zeigt die Möglichkeiten für Flottenmanager, die sich Unterstützung bei der Verwaltung der Flotte wünschen. Selbst mittelgroße und große Flotten lassen sich auf diese Weise zeitsparend und zuverlässig verwalten. Gerade die in der Praxis geringeren Kosten für den Fuhrpark durch die digitale Fuhrparkverwaltung gehen in Zeiten von steigenden Kosten mit Vorteilen für Unternehmen einher. Der Flottenmanager ist somit dafür verantwortlich, dass alle Fahrzeuge der Flotte sicher und zur erforderlichen Zeit verwendet werden können. Die Verwaltung der Flotte geht mit zahlreichen anspruchsvollen Hauptaufgaben einher, die digitale Unterstützung so wichtig machen.  

Häufige Fragen zum Flottenmanager 

1. Wofür ist der Flottenmanager im Unternehmen zuständig?

Der Flottenmanager ist im Unternehmen über die Verwaltung der Flotte zuständig, die alle Fahrzeuge des Unternehmens beinhaltet. Die Verwaltung der Flotte reicht von der Beschaffung der Fahrzeuge über die Unterweisung von Fahrern bis hin zu Reparaturen im Fall von Schäden. Die Finanzierung der Fahrzeuge sowie der Einsatz der Fahrzeuge gehören genauso zum Zuständigkeitsbereich des Flottenmanagers wie das Management der Kosten im Fuhrpark. Die Aufgabe eines Flottenmanagers ist damit, dafür zu sorgen, dass alle Fahrzeuge des Unternehmens einsatzfähig, in den richtigen Händen und dabei kosteneffizient im Einsatz sind.

2. Welche Hauptaufgaben übernimmt ein Flottenmanager?

Zu den Hauptaufgaben eines Flottenmanagers gehören die Beschaffung der Fahrzeuge inklusive der Finanzierung und dem Abschluss und der Kontrolle von Versicherungen. Die Verwaltung von Fahrzeugen mit Wartungsarbeiten und Kosten- sowie Kraftstoffmanagement zählen ebenfalls mit zu den Aufgaben. Die Halterhaftung und das Risikomanagement gehören auch mit zu den Hauptaufgaben eines Flottenmanagers. Zusätzlich koordiniert ein Flottenmanager den Einsatz der Fahrzeuge mit allen dazu gehörenden Aufgaben von der Schlüsselübergabe bis hin zur Führerscheinkontrolle und Einweisung der Fahrer in das jeweilige Fahrzeug.

3. Wie kann eine Fuhrparksoftware Flottenmanager unterstützen?

Eine Fuhrparksoftware kann Flottenmanager durch die Automatisierung von verschiedenen Prozessen und Aufgaben unterstützen. Die Fehlerquote ist durch die digitale Fuhrparkverwaltung im Vergleich zur manuellen Verwaltung deutlich geringer. Außerdem stehen sämtliche Daten mit einem Klick zur Verfügung, wodurch Reportings deutlich vereinfacht werden. Zur möglichen Unterstützung zählen unter anderem die elektronische Führerscheinkontrolle, die Fahrerunterweisung in Form von e-Learning und die Hilfe bei der Planung von wichtigen Terminen. In allen Hauptaufgaben kann eine Fuhrparksoftware einen Flottenmanager unterstützen, sodass mehr Zeit für andere wesentliche Aufgaben in der Praxis bleibt.

Zusätzliche Infos zum Thema Flottenmanagement

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• Flottenmanagementsystem: Anbieter, Vorteile und Funktionen
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