Reduzierung des Verwaltungsaufwands um 75 bis 80 %

Ziele

• Effiziente und transparente Schadenabwicklung
• Verringerung des Zeitaufwands für Fuhrparkverantwortliche und Fahrer
• Kostenkontrolle und Analyse

Herausforderung

Prozesse im Schadenfall beschleunigen, Kosten reduzieren

Die FERNAO Networkings Holding ist ein Full-Service Provider auf dem Gebiet der IT-Security. Zu FERNAO gehören mehrere Tochtergesellschaften an insgesamt 16 Standorten, die Kunden in ganz Deutschland betreuen. Vom Hauptsitz in Köln aus managt Gunther Steinmann den gesamten Fuhrpark der Holding mit derzeit 150 Fahrzeugen. Bis Ende 2022 sollen zehn bis 15 weitere Dienstwagen hinzukommen.
Mit der Flottenmanagementsoftware von Avrios arbeitet Gunther Steinmann seit 2021. Die komplette Steuerung der Flotte inklusive des Schadenmanagements bewältigt er im Alleingang. Zwar verzeichnet FERNAO in 80 Prozent der Fälle sogenannte Bagatellschäden, doch auch diese müssen bearbeitet werden. Die persönliche Betreuung der Fahrer im Schadenfall, die Auftragsvergabe an die Werkstätten sowie der Kontakt mit den Versicherungen nahmen in der Vergangenheit viel Zeit in Anspruch –  trotz digitaler Fahrer- und Schadenakte und einer weitgehend automatisierten Datenintegration. „Schäden mussten neben dem Tagesgeschäft abgewickelt werden. Je nachdem wie umfang­reich und schwierig ein Fall war, blieben andere wichtige Aufgaben zwangsläufig auf der Strecke“, sagt der Fuhrparkleiter. Dazu gehörte auch die Auswertung von Schäden und Repa­raturkosten.

Das Schadenmanagement ist absolut transparent. Der reine Verwaltungsaufwand hat sich um 75 bis 80 Prozent verringert, gleichzeitig bin ich jederzeit informiert. Bagatellschäden melden Fahrer jetzt ganz einfach per App. Sie fotografieren den Schaden und laden die Bilder hoch – Das war es. Ich werde automatisch über den Vorgang und das Reparaturangebot informiert. Effizienter geht es nicht.

Andreas Riebensahm, Fuhrparkmanager, Sanitätshaus o.r.t.

Lösung

Integriertes, externes Schadenmanagement

FERNAO war einer der ersten Avrios-Kunden, der eine neue Form des Schadenmanagements nutzte. Dabei werden alle administrativen und damit zeitintensiven Aufgaben ausgelagert. Gunther Steinmann wird nur einbezogen, um konkrete Entscheidungen zu treffen und Freigaben zu erteilen.
Hierfür integrierte Avrios die Plattform für Schaden- und Wartungsmanagement des Soft­ware­unternehmens RepairFix. Avrios-Kunden wird dadurch ein professionelles Schaden­mana­gement ermöglicht – von der Schadenmeldung via App oder 24/7 Hotline über die Einholung von Versicherungs- und Leasingfreigaben bis hin zur Reparatur.
Für Gunther Steinmann hat sich seitdem der Verwaltungs- und Bearbeitungsaufwand um 75 bis 80 Prozent reduziert. Diese Zeitersparnis ist für ihn schon bei der Schadenmeldung spürbar. Prinzipiell stehen FERNAO-Mitarbeitern zwei Wege zur Verfügung – die Meldung per App oder über eine Hotline. Rund um die Uhr sind hier Experten am Telefon, die die richtigen Fragen stellen und alles in die Wege leiten. Das ist vor allem bei Drittschäden wichtig. „Die Nutzer wissen, dass sie mich bei Notfällen jederzeit anrufen können, aber Unfälle passieren auch dann, wenn ich nicht erreichbar bin. Da ist es gut, Profis an der Seite zu haben, damit es zu keinen Verzögerungen kommt“, so Gunther Steinmann.
Die Entscheidung, ob und zu welchem Preis ein Fahrzeug repariert wird, trifft nach wie vor er persönlich. Abgegeben hat er jedoch die zeitaufwändigen Anfragen zu Kostenvoranschlägen sowie die formalen Abstimmungen mit Leasingfirmen und Versicherungen. „Ich bin jederzeit informiert und habe den Überblick. Da ist für mich entscheidend.“

Nach einem Totalschaden – glücklicherweise ohne Verletzte – dauerte die gesamte Abwicklung inklusive Aussteuerung des Wagens nur zweieinhalb Wochen. Das bedeutete eine enorme Zeit- und Kostenersparnis. Denn je schneller wir ein Fahrzeug mit Totalschaden abwickeln, umso schneller können Fixkosten eingespart werden. Hätte ich alles auf herkömmlichen Weg erledigen müssen, hätte das mindestens sechs Wochen gedauert.

Gunther Steinmann, Fuhrparkleiter FERNAO Networks

Vorteile

Analysen und Kostenüberblick

Sobald der Schaden abgeschlossen ist, werden die Daten in Avrios importiert. Jederzeit abrufbar und individuell skalierbar, sind sie die Basis für Kosten- und Ursachenanalysen. Gunther Steinmann stellte sehr schnell einen positiven Effekt fest: Allein die Werkstattkosten haben sich um zehn bis 15 Prozent verringert, seit das neue Schadenmanagement eingeführt wurde. Das zeigen erste Auswertungen. Der Fuhrparkleiter führt das positive Ergebnis auf das Werkstattnetz des Kooperationspartners RepairFix zurück. So liegen die Konditionen unter denen der bisherigen Vertragswerkstätten. Die eingesparten Kosten wirken sich auch auf die Versicherungsprämie insgesamt aus. Denn kumuliert auf die Schadenhöhe aller Fahrzeuge der Flotte innerhalb eines Jahres, können die günstigeren Reparaturen helfen, die Schadenquote niedrig zu halten.
Ein weiterer Vorteil: Per Mausklick kann der Fuhrparkleiter die Schadendaten jederzeit in Avrios aufbereiten und Rückschlüsse ziehen. So liefern Art und Umfang der Schäden beispielsweise Hinweise auf die Schadenursache und sind somit Grundlage für datenbasierte Entscheidungen.

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