Travel Management

In Unternehmen, in denen Geschäftsreisen mit zum Alltag gehören, ist das Travel Management zum festen Bestandteil geworden. Schließlich wollen Geschäftsreisen organisiert, verwaltet und abgerechnet werden. In Zeiten von modernem Mobilitätsmanagement lassen sich die Bereiche Fuhrparkmanagement und Travel Management nicht mehr strikt trennen. An dieser Stelle erfahren Sie mehr über die Definition, sowie über Gemeinsamkeiten und Unterschiede im Zusammenhang.

Was bedeutet Travel Management?

Im Travel Management dreht sich alles um dienstliche Reisen, deren Buchung, Organisation, Planung und Abrechnung. Damit können Dienstreisen gemeint sein, die mit dem Flugzeug, mit der Bahn oder dem Flugzeug stattfinden. Es müssen nicht nur internationale Reisen gemeint sein, im Rahmen des Travel Managements sind auch nationale Dienstreisen zu organisieren. Von der nationalen oder internationalen Konferenz bis hin zur Reise zu verschiedenen Standorten des Unternehmens gibt es hier eine große Bandbreite an Bereichen und Reisen, die abzudecken. Die genaue Art, Anzahl und Ausrichtung der dienstlichen Reisen hängt dabei immer mit dem jeweiligen Unternehmen zusammen.

Früher hatte oft die Chefsekretärin die Aufgabe, dienstliche Reisen zu organisieren und sich um Buchungen zu kümmern. Das ist weiterhin in vielen Unternehmen der Fall, in anderen jedoch finden zahlreiche Dienstreisen statt, für die bei der Verwaltung ein größerer Arbeitsaufwand anfallen. Travel Management ist daher immer dann von Bedeutung, wenn Dienstreisen im Unternehmen stattfinden.

Die Aufgaben eines Travel Managers in der Praxis

Ein Travel Manager hat je nach Art und Ausrichtung der Dienstreisen vielseitige Aufgaben, die in der Praxis umzusetzen sind. Dazu gehören folgende Aufgaben:

• Angebotsvergleich der unterschiedlichen Möglichkeiten vor einer Buchung
• Buchung von Mietwagen
• Buchung von Flügen oder Bahnfahrten
• Buchung von Übernachtungen in Hotels
• Beratung der Mitarbeiter in Bezug auf Geschäftsreise
• Organisation von verschiedenen Veranstaltungen
• Abrechnung von Reisekosten
• Überwachung von Reisekosten

Je nach Unternehmen richtet ein Travel Manager auch ein System ein, über das Buchungen für Geschäftsreisen einfacher möglich sind. Die Organisation von Veranstaltungen wie Tagungen, Konferenzen oder Besuche von Messen fällt ebenfalls unter die Aufgaben eines Travel Managers. Außerdem beraten Travel Manager bei Bedarf die Mitarbeiter rund um Bedingungen bei Reisen ins Ausland. Dazu können genauso erforderliche Visa, Unterlagen, Impfungen oder Anforderungen an Führerscheine gehören. Abzustimmen sind die Informationen und die Notwendigkeit von diesen immer auf das jeweilige Zielland.

Ist Travel Management Teil des Fuhrparkmanagements?

Ursprünglich stellt das Travel Management einen eigenen Bereich dar und gehört nicht direkt zum Flottenmanagement. Je nach Unternehmen und Ausrichtung von diesem ist das noch immer der Fall. Allerdings verschwimmen die jeweiligen Aufgaben häufig miteinander, sodass es Sinn machen kann, die Bereiche zusammenzulegen. Dann ist eher von Mobilitätsmanagement die Rede, weil damit alle Bereiche der Mobilität einbezogen werden.

Es macht in vielen Unternehmen Sinn, die beiden Bereiche sehr gut abzustimmen. So sollten beispielsweise immer interne Poolfahrzeuge zuerst genutzt werden, bevor kostspielige Mietwagen gebucht werden. Bezüglich der Abrechnung von verwendeten Fahrzeugen ist es ebenfalls wichtig, Abstimmungen vorzunehmen. Dadurch lassen sich die Kosten für Geschäftsreisen teilweise reduzieren, was für Unternehmen bezüglich der Wirtschaftlichkeit von großer Bedeutung ist.

Vom Mobilitätsbudget über die Führerscheinkontrolle bis hin zur Fahrerunterweisung bei Dienstreisen gibt es viele Punkte, in denen sich die Bereiche überschneiden. Daher ist das Travel Management zwar kein Teil des Fuhrparkmanagements. Jedoch ein Bereich, bei dem sich enge Abstimmungen lohnen, um den Zeitaufwand genau wie entstehende Kosten zu senken. Gerade wenn im Rahmen des Travel Managements die Nutzung von Firmenfahrzeugen sinnvoll oder erforderlich ist, ist eine Zusammenarbeit besonders empfehlenswert.

Digitale Lösungen für das Travel Management

Mit digitalen Lösungen besteht die Möglichkeit, deutlich effizienter zu arbeiten. Wenn es sich um passende Lösungen handelt. Das ist am Beispiel von digitalem Fuhrparkmanagement schnell erkennbar, da hier deutlich effizienter, zeitsparender und mit Blick auf die Kosten gearbeitet werden kann. Es gibt umfassende digitale Lösungen für das Travel Management, bei denen alle wesentlichen Aufgaben digitalisiert werden. Nicht immer ist es erforderlich oder sinnvoll, auf eine so umfassende Lösung zu setzen. Daher kann es sinnvoll sein, einzelne Bereiche zu digitalisieren und zunächst einmal den Bedarf zu ermitteln. Die digitale Buchung von Reisen über Apps und andere Tools ist ohnehin schon verbreitet und hat in vielen Unternehmen die reine Verwendung von Reisebüros ersetzt. Doch für passende digitale Lösungen dürfen ein Blick auf die vorhandenen Prozesse, auf die anfallenden Aufgaben und den tatsächlichen Bedarf nicht fehlen.

Ein Hinweis: Es kann hier Sinn machen, wenn das Fuhrparkmanagement je nach Unternehmensgröße das Travel Management mit übernimmt. Dann ist es sinnvoll auf eine intelligente Fuhrparkverwaltungssoftware zurückzugreifen. Auf diese Weise gelingt die Verschmelzung der Bereiche einfacher, falls es gewünscht ist. Da meist in kleinen und mittelgroßen Unternehmen weniger von einem extra eingerichteten Travel Management die Rede ist, macht es Sinn über eine Kombination der Bereiche nachzudenken. Dann wird der Fuhrparkleiter zum Mobilitätsmanager.

Fazit

Eigentlich sind Travel Management und das Fuhrparkmanagement zwei unterschiedliche Bereiche. Dennoch gibt es je nach Unternehmen einige Überschneidungen, gerade wenn beispielsweise Fahrten mit Fahrzeugen der Flotte erforderlich sind. Oder wenn es um die Buchung von Mietwagen oder zusätzlichen Fahrzeugen geht. Je nach Unternehmen und Ausrichtung kann die Einführung von einem umfassenden Mobilitätsmanagement Sinn machen, in dem alle Aspekte der Mobilität bearbeitet werden. Digitale Lösungen gibt es für das Travel Management genau wie für das Flottenmanagement.

Es besteht daher die Möglichkeit, Dienstreisen effizient, mit geringem Zeitaufwand und möglichst kostengünstig zu buchen. Für die Abrechnung der Reisen ist es ebenfalls interessant, mit digitalen Tools zu arbeiten, um stets den Überblick zu behalten. Es ist im Zuge des Mobilitätswandels durchaus damit zu rechnen, dass in der Zukunft das Fuhrpark- und das Travel Management noch weiter verschmelzen werden.

Zusätzliche Infos zur Fuhrparkverwaltung

• Mobilitätsbudget vs. Dienstwagen: Ein Vergleich
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Häufige Fragen zum Travel Management

1. Wann ist Travel Management gefragt?

Travel Management ist vor allem für große Unternehmen von Bedeutung, bei denen Dienstreisen mit zur Tagesordnung gehört. In allen Unternehmen mit vielen Dienstreisen ist das Travel Management in der Regel ein eigenständiger Bereich, in dem ein Travel Manager den wichtigen Aufgaben nachgeht.

2. Was macht ein Travel Manager?

Ein Travel Manager ist für die Organisation, Verwaltung und Abrechnung von Dienstreisen verantwortlich. Dazu gehört die Organisation von Besuchen auf einer Messe genauso wie die vollständige Abwicklung von mehrwöchigen Auslandsreisen.

3. Welche Unterstützung gibt es für das Travel Management?

Verschiedene Tools und digitale Lösungen mit ganzheitlichem Ansatz stehen für das Travel Management zur Verfügung. Falls die Verwendung von Firmenfahrzeugen mit zur Reise gehört, bietet sich auch die Zusammenarbeit mit dem Fuhrparkmanagement und mit einer passenden Fuhrparksoftware an.