Erstunterweisung bei Dienstfahrzeug

Im Rahmen der Unfallverhütungsvorschriften ist die Erstunterweisung bei Dienstwagen genauso zu beachten wie die jährliche Unterweisung der Fahrer. Bei der erstmaligen Übergabe des Fahrzeugs lässt sich so sicherstellen, dass der Fahrer mit diesem vertraut ist und das die Risiken von einem Unfall möglichst gering ausfallen. Die Erstunterweisung gehört zu den wichtigen Aufgaben im Fuhrparkmanagement und ist sicher zu dokumentieren, um im Falle eines Unfalls einen Nachweis vorzulegen.

In diesem Artikel erfahren Sie:

1. Wichtigkeit der Erstunterweisung: Die Erstunterweisung ist ein wesentlicher Bestandteil der Unfallverhütungsvorschriften und dient dazu, Fahrer mit den Besonderheiten und potenziellen Gefahrenquellen eines neuen oder ihnen bisher unbekannten Fahrzeugs vertraut zu machen.
2. Inhalte und Verantwortlichkeiten: Die Unterweisung umfasst Themen wie Fahrzeugausstattung, technische Besonderheiten, Führerscheinkontrolle und Verhaltensregeln im Straßenverkehr. Sie ist eine Pflichtaufgabe des Fuhrparkleiters oder einer anderen kompetenten Person.
3. Dokumentation und Methodik: Eine sorgfältige Dokumentation der Erstunterweisung ist erforderlich, um im Falle eines Unfalls Nachweise zu erbringen. Neben der traditionellen manuellen Methode gewinnt die digitale Erstunterweisung mittels E-Learning zunehmend an Bedeutung.

Das Vorgehen bei einer Erstunterweisung beim Fahrzeug

Vor der Erstunterweisung bei Dienstwagen sind Inhalte zu bestimmen, die zu vermitteln sind. Im Zusammenhang mit der Erstunterweisung ist die (elektronische) Führerscheinkontrolle ebenfalls wichtig. In erster Linie geht es aber um die Ausstattung sowie um technische Besonderheiten des Fahrzeugs. Jedes Fahrzeug weist Besonderheiten auf, genau wie mögliche Gefahrenquellen, die zu beachten sind. In der Erstunterweisung geht es darum, dass ein neues Betriebsmittel vom Arbeitgeber bereitgestellt wird. Dafür muss eine Einweisung an den Mitarbeiter erfolgen, um den Pflichten als Arbeitgeber nachzukommen. Die Erstunterweisung an neue Mitarbeiter unterscheidet sich dabei nicht von der für bereits bestehende Mitarbeiter, wenn ein Fahrzeug erstmalig übergeben wird.

Folgende Inhalte sind bei der Erstunterweisung abzudecken:

• Auflistung der Besonderheiten und Gefahren des Fahrzeuges
• Hinweise zur Ausstattung, Technik und Handhabung des Fahrzeugs
• Kontrolle des Führerscheins
• Verhalten bei der Fahrt (Rettungsgasse, Aufstellen von einem Warndreieck bei einem Unfall etc.)
• Hinweis auf die Verantwortung des Arbeitnehmers und auf die individuelle Prüfung der Betriebstüchtigkeit des Fahrzeugs
• Ladungssicherung
• Straßenverkehrsordnung mit Blick auf Parkverstöße, Abstände zum Vorausfahrenden und Geschwindigkeitsbegrenzungen
• Mögliche besondere Gefahrenquellen direkt auf dem Betriebsgelände (falls hier bekannte Probleme vorhanden sind)

Entscheidend ist für den Fuhrparkverantwortlichen, dass eine vollständige Dokumentation der Erstunterweisung vorhanden ist. Das betrifft nicht nur die Erstunterweisung für neue Mitarbeiter und beinhaltet wesentlich mehr als eine reine Schlüsselübergabe bei der Aushändigung des Fahrzeugs. Zu beachten ist dabei, dass es sich bei der Erstunterweisung nicht um eine Option, sondern klar um eine Pflicht handelt, die zu erfüllen ist.

Wer ist für die Erstunterweisung zuständig?

Die Erstunterweisung zählt zu den Halterpflichten im Rahmen der Halterhaftung, denen der Fahrzeughalter nachzukommen hat. Auch im DGUV 70 steht, dass die Einführung in das Fahrzeug vom Arbeitgeber erfolgen muss. Maßgeblich ist darüber hinaus bei der Thematik der §26 Arbeitsschutzgesetz, in dem genauer geregelt ist, was bei einer unterlassenen Erstunterweisung passiert. Wie bei allen Halterpflichten ist es hier möglich, die Verantwortung an einen kompetenten Fuhrparkleiter zu übertragen. Bei erfolgreicher Übertragung der Halterpflichten ist somit der Fuhrparkverantwortliche für die Erstunterweisung bei Mitarbeitern zuständig. Zusammen mit der jährlichen Fahrerunterweisung nach UVV ergeben sich so wichtige Aufgaben, die in der Flotte zu koordinieren sind. Bei nicht erfolgter Durchführung der Erstunterweisung drohen sonst für den Fuhrparkverantwortlichen strafrechtliche Konsequenzen.

Zeitrahmen für die erste Unterweisung in das Dienstfahrzeug

Anders als bei der jährlichen Unterweisung der Fahrer ist der zeitliche Rahmen der Durchführung bei einer Erstunterweisung eng begrenzt. Die Einweisung muss immer direkt vor dem ersten Gebrauch des Fahrzeuges erfolgen. Vor der Einweisung ist somit ein Gebrauch des Fahrzeuges nicht möglich, zumindest nicht ohne die Gefahr, strafrechtliche Konsequenzen in Kauf zu nehmen. Wichtig ist daher genauso der Gebrauch von Poolfahrzeugen im Gegensatz zu einem fest übergebenen Dienstfahrzeug. Mitarbeiter müssen vor jedem Gebrauch von einem Poolfahrzeug eine Einweisung erhalten, falls verschiedene Fahrzeugtypen genutzt werden, erfolgen mehrere Erstunterweisungen für jeden Fahrer. Dabei handelt es sich entsprechend um eine wichtige Aufgabe, die von einem Fuhrparkleiter erst einmal zu organisieren ist.

Manuelle vs. digitale Erstunterweisung bei Dienstfahrzeugen

Das bislang in vielen Flotten übliche Vorgehen bei der Erstunterweisung ist weiterhin die manuelle Vorgehensweise, bei der jeder Fahrer eine kurze Einweisung zum Fahrzeug erhält. Diese ist dann zu dokumentieren, abzulegen und kann bei Bedarf herangezogen werden. Je nach Flottengröße, Anzahl der Fahrer und Häufigkeit einer Erstübergabe kann es sich dabei um eine sehr umfangreiche Aufgabe für den Fuhrparkleiter handeln. Die Erstunterweisung der Mitarbeiter ist zu organisieren, gewissenhaft umzusetzen und zu koordinieren. Das erschwert ein manuelles Vorgehen und stellt häufig ein zeitliches Problem dar.

Eine echte Alternative in der heutigen Zeit ist die digitale Erstunterweisung bei Fahrzeugen. Die Inhalte werden per E-Learning vor der Übergabe von einem Fahrzeug den jeweiligen Fahrern näher gebracht. Ohne die Umsetzung des kleinen Kurses mit einigen abschließenden Fragen zum Verständnis ist somit keine Übergabe des Fahrzeuges möglich. Die Durchführung der Erstunterweisung wird festgehalten, ist nicht zusätzlich zu koordinieren und lässt sich bequem vom Smartphone aus durchführen. Eine digitale Unterweisung ist mit individuell auf das Fahrzeug angepassten Inhalten in Verbindung mit einer Fuhrparkmanagement Software einfach umzusetzen.

Unterschiede zwischen der Erstunterweisung und der jährlichen Fahrerunterweisung

Die Inhalte der Erstunterweisung sind breiter gefasst als es bei der jährlichen Fahrerunterweisung der Fall ist. Der Grund dafür besteht in der erstmaligen Übergabe des Fahrzeuges, wodurch dieses mit möglichen Gefahrenquellen erst einmal vorgestellt wird. Die Inhalte sind weiter gefasst, gehen mehr in die Tiefe und wollen neben Gefahrenquellen mögliche Auffälligkeiten beim Fahrverhalten mit abdecken. Bei der jährlichen Fahrerunterweisung nach UVV geht es eher um eine Auffrischung der schon bekannten Inhalte. Diese Unterweisung kann zu einem passenden Zeitpunkt einmal im Jahr erfolgen, bis ein neuer Dienstwagen übergeben wird.

Ein Erklärvideo über die UVV-Fahrerunterweisung

Zusätzliche Infos zum Thema Erstunterweisung und Unfallverhütung:

• Betriebssicherheit
• DSGVO
• Compliance
• Unfallverhütungsvorschriften (UVV)
• Unfallbericht
• Die UVV Prüfung für Fahrzeuge: So geht’s
• Wartung im Fuhrpark: Service geht vor
• Fuhrparkmanagement im Winter: Sicherheit bei Schnee und Eis
• Autonomes Fahren: Ein Ausblick
• Reifenmanagement: Winterreifen oder Ganzjahresreifen?

Häufig gestellte Fragen zur Erstunterweisung

1. Wer führt die Erstunterweisung durch?

Die Erstunterweisung wird im Normalfall durch die Fuhrparkleitung durchgeführt. Je nach Aufbau und Struktur des Unternehmens besteht die Möglichkeit, dass eine weitere in der Thematik kompetente Person die Schulung übernimmt. Entscheidend ist, dass die jeweiligen Kenntnisse vorhanden sind, die für eine Erstunterweisungsowie für die Beurteilung von möglichen Gefahrenquellen eine Rolle spielen.

2. Was passiert, wenn keine Erstunterweisung vorgenommen wird?

Durch die Unterlassung der Ersteinweisung verletzt ein Fuhrparkverantwortlicher seine Pflichten und begeht sogar eine Straftat. Im Arbeitsschutzgesetz ist geregelt, dass die Einweisung erfolgen muss. Unternehmen, die ihrer Pflicht nicht nachkommen, drohen erhebliche Geldstrafen von bis zu 5.000 Euro oder je nach Vorgang noch höhere Strafen, falls das Versäumnis aufgedeckt wird. Eine Freiheitsstrafe von bis zu 1 Jahr ist ebenfalls möglich. Nicht nur die Erstunterweisungan sich ist von Bedeutung, sondern genauso die lückenlose Dokumentation in schriftlicher Form von dieser.

3. Wie ist die Unterweisung vorzunehmen?

Die Erstunterweisung muss auf den Arbeitsplatz oder das Betriebsmittel angepasst sein und muss Besonderheiten des Fahrzeuges oder des Arbeitsmittels beinhalten. Darüber hinaus ist eine verständliche Darstellung zu wählen, damit alle betroffenen Mitarbeiter der Unterweisung folgen und die Inhalte verinnerlichen können.

4. Ist die Erstunterweisung Pflicht oder doch freiwillig?

Die Erstunterweisung ist Pflicht und ist passend zum jeweiligen Fahrzeug durch eine kompetente Person vorzunehmen. Es handelt sich um eine Pflicht, die im Arbeitsschutzgesetzund in den Unfallverhütungsvorschriften geregelt ist.

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