Telematica: il sistema migliore per la tua flotta

La telematica è argomento sempre più rilevante nelle compagnie, ma come scegliere il sistema migliore per la propria flotta aziendale? In base a quali esigenze è bene selezionare i dispositivi da montare sui mezzi del proprio parco auto? Rispondiamo a questi e ad altri quesiti in questa piccola guida.

Introduzione: che cos’è la telematica?

Il termine telematica deriva dal francese télématique, che è frutto dell’unione di due termini, ossia télécommunication e informatique.

In generale si tratta di un sistema (software + hardware) installato sui mezzi, che consente:

• il tracciamento,
• il monitoraggio degli automezzi a numerosi livelli,
• la trasmissione molto rapida, precisa e sicura dei dati.

La telematica nella gestione delle flotte consente di avere:

• dati importanti sui veicoli,
• la localizzazione dei mezzi in tempo reale,
• un'ottimizzazione dell'utilizzo.

Si tratta dunque di una tecnologia che raccoglie dati sul comportamento di utilizzo dei veicoli. Un sistema telematico può essere utilizzato per registrare dati come:

• il consumo di carburante,
• il comportamento di frenata,
• l'accelerazione del veicolo,
• i percorsi.

In genere è il sistema GPS a essere installato sui mezzi per consentire in modo affidabile il tracciamento in tempo reale degli stessi.

Come scegliere il sistema telematico migliore per la propria flotta?

La telematica è sempre più presente nella gestione della flotta aziendale. Per introdurre sistemi telematici nel proprio parco auto, però, è importante che il fleet manager individui i bisogni specifici della propria flotta e che tenga conto anche dei limiti di queste tecnologie.

Le necessità delle flotte aziendali

Le aziende che utilizzano una varietà di veicoli per le loro attività commerciali si stanno rendendo conto dei vantaggi della telematica per gestire il loro parco auto in modo sempre più efficiente. Grazie al monitoraggio in tempo reale tramite software di gestione, è infatti possibile:

• conoscere in tempo reale la posizione di tutti i veicoli,
• registrare tutti i dati ad essi relativi,
• avere esatta percezione dei tempi di guida,
• ottimizzare le consegne,
• pianificare in anticipo i percorsi più efficaci,
• prevenire i tempi di fermo.

In questo modo è possibile ridurre sensibilmente i costi e aumentare l'efficienza dell'azienda.

Vediamo allora, nello specifico, le necessità aziendali sopraelencate, perché non è detto che ogni compagnia necessiti di dispositivi GPS per coprire tutti questi bisogni.

Installazione di un dispositivo GPS su un veicolo che ne è sprovvisto

Sebbene i sistemi di navigazione per auto siano di serie sulla maggior parte dei veicoli nuovi, possono anche essere installati aftermarket o acquistati come unità portatili.

Le unità installate in fabbrica

Sono integrate nei sistemi di cruscotto del veicolo, oppure unità montate sul parabrezza: si tratta di dispositivi built-in, ossia hardware già installati nei veicoli. Questi richiedono semplicemente che ci si registri online con il proprio account aziendale affinché il sistema si connetta con il software di gestione, trasmettendo tutte le informazioni necessarie.

Installazione aftermarket

È possibile utilizzare uno smartphone abilitato al GPS, che funziona allo stesso modo, come sostituto affidabile di un sistema GPS vero e proprio. Questi sistemi non hanno costi e sono utili in particolare per calcolare i percorsi. Quindi attraverso app dedicate (che non necessitano di hardware particolari), scaricate sullo smartphone/tablet personale del driver che, in questo modo, non è costretto ad avere a bordo troppi dispositivi.

In alternativa, si ha l’opportunità di installare un vero e proprio dispositivo GPS sul veicolo.

Monitoraggio della flotta in tempo reale

I dati di posizione dei veicoli che giungono al fleet manager in tempo reale consentono di:

• reagire rapidamente di fronte a eventuali criticità impreviste e prendere decisioni informate,
• scegliere quale driver e quale mezzo possano svolgere un nuovo compito più velocemente,
• avere un accesso immediato a importanti dati riguardanti il veicolo,
• analizzare informazioni sul comportamento del driver alla guida (eccesso di velocità, frenate brusche, ...).

Pianificazione degli interventi di manutenzione

Integrando i localizzatori GPS sui veicoli, le aziende possono monitorare lo stato di salute della propria flotta in tempo reale. Ciò consente una pianificazione precisa degli interventi di manutenzione in base ai dati di utilizzo effettivi. Invece, dunque, di eseguire la manutenzione in base al chilometraggio o a scadenze fisse prestabilite, i veicoli possono essere sottoposti a manutenzione individualmente e in base alla necessità contingente. Ciò comporta un prolungamento della durata dei veicoli e una riduzione dei costi operativi a lungo termine.

Controllo dei tempi di inattività

Altra necessità della flotta può essere quella riguardante il monitoraggio dei tempi di inattività dei propri veicoli, che consente di segnalare tempestivamente potenziali criticità. Grazie ai dati in tempo reale su:

• prestazioni del motore,
• pressione dell'olio,
• altri parametri chiave,

le aziende possono infatti essere proattive prima che si verifichino guasti. In questo modo non solo si riducono i costi di riparazione, ma si riducono al minimo i tempi di fermo del veicolo. Un'azienda costantemente aggiornata può reagire più rapidamente e garantire che tutti i veicoli siano sempre pronti per l'uso.

Pianificazione efficiente delle rotte

Grazie ai localizzatori GPS le aziende possono tracciare la posizione dei propri veicoli in tempo reale. Ciò consente una pianificazione ottimizzata dei percorsi per:

• ridurre al minimo il consumo di carburante,
• massimizzare l'efficienza delle consegne.

Le aziende hanno anche la possibilità di rilevare i problemi di traffico in tempo reale e suggerire percorsi alternativi per risparmiare tempo e risorse.

Protezione antifurto

Un altro bisogno importante delle aziende riguarda la protezione dai furti. I localizzatori GPS consentono di individuare i veicoli rubati e di essere misura preventiva scoraggiando potenziali ladri.

Miglioramento dello stile di guida dei driver

Il monitoraggio dei veicoli può inoltre consentire alle aziende di analizzare il comportamento di guida dei driver. Valutando i dati di:

• velocità,
• frenata,
• tempi di inattività,

le aziende possono implementare programmi di formazione e istruzione per migliorare il comportamento di guida.

Questo contribuisce a:

• aumentare la sicurezza sulla strada,
• migliorare l'efficienza del carburante,
• essere attenti alla manutenzione del veicolo.

Riduzione dei costi

La pianificazione precisa degli intervalli di manutenzione e l'eliminazione dei tempi di inattività portano a una riduzione dei costi operativi.

Soddisfazione del cliente

Un monitoraggio efficiente della flotta consente alle aziende di fornire i propri servizi in modo più affidabile e puntuale, aumentando la soddisfazione del cliente.

Localizzazione dei veicoli (in tempo reale o a posteriori)

Installando dispositivi GPS sui veicoli della flotta, i gestori della flotta possono monitorare la posizione e lo stato dei conducenti, oltre a ottenere importanti informazioni sull'efficienza della flotta.

I sistemi di localizzazione GPS sono una parte cruciale del monitoraggio della flotta per monitorare le posizioni e l'attività dei veicoli della flotta e per contribuire a migliorare l'efficienza e la sicurezza. Inoltre, questo dispositivo rende l'instradamento e l'invio più accurati e molto più semplici.

A seconda della necessità dell'azienda e delle implicazioni sulla privacy dei propri driver, il dispositivo GPS potrà prevedere o meno l'utilizzo di una SIM

GPS con SIM e abbonamento (tracciamento GPS attivo o a due vie)

• I dispositivi GPS, commerciali e non, sono spesso utilizzati per registrare la posizione dei veicoli durante i loro viaggi e sono in genere abbinati a una tessera SIM (con abbonamento). In questi casi inviano regolarmente i dati, in tempo reale, a un database centralizzato attraverso un modem. Nelle aziende, quest’ultimo dialoga in genere con il software di gestione della flotta, che raccoglie e organizza tutti i dati, rendendoli disponibili per le osservazioni e le analisi dei fleet manager.
• Questo tipo di dispositivo implica un discorso importante sulla privacy dei driver, che affronteremo nei paragrafi successivi.

Vantaggi:

In questi localizzatori GPS la scheda SIM non è fornita dal produttore. Il vantaggio è la possibilità di selezionare la scheda SIM e l'operatore che si preferiscono, oltre ad avere il controllo dei relativi costi.

Svantaggi:

Questa scheda SIM avrà accesso a una sola rete (a differenza delle schede SIM integrate che di solito coprono diversi paesi e diversi operatori nello stesso paese). Sarà allora necessario prestare attenzione alle aree con scarsa connessione.

GPS senza SIM e senza abbonamento (tracciamento GPS passivo)

• Alcuni sistemi memorizzano le informazioni all'interno del sistema GPS stesso, e questo è chiamato tracciamento passivo. Il tracciamento GPS passivo monitora la posizione e memorizza i dati sui viaggi in base a eventi specifici. Questo tipo di sistema può registrare i dati su dove sono stati i dispositivi nelle ultime 12 ore. Memorizza i dati internamente o su una scheda di memoria, che viene poi scaricata su un computer per essere analizzata in seguito. In alcuni sistemi, le informazioni vengono scaricate automaticamente a un'ora prestabilita o possono essere richieste periodicamente durante il viaggio. Non ha bisogno di SIM perché non trasmette i dati in tempo reale.
• A livello di privacy, questi dispositivi salvaguardano la riservatezza dei driver, perché non trasmettono informazioni in tempo reale, bensì a posteriori.

I limiti della telematica: la privacy

Quanto è legale il monitoraggio GPS dei mezzi aziendali?

Il monitoraggio GPS delle auto aziendali risulta di particolare interesse per le aziende con un proprio parco auto, ma in genere è fonte di:

• disagio per molti lavoratori,
• preoccupazione per i datori di lavoro.

Ci si chiede infatti se sia del tutto legale, se ci siano conflitti con i diritti dei dipendenti.

In effetti, il monitoraggio GPS dei dipendenti è consentito a determinate condizioni, quindi solo se vengono rispettate alcune norme.

Il monitoraggio GPS della flotta è consentito?

Per installare un localizzatore GPS occorre per legge l’approvazione:

• del sindacato
• o dell’Ispettorato del lavoro.

Inoltre:

• non è consentita l’installazione di un dispositivo GPS su veicoli aziendali per ragioni non strettamente connesse allo svolgimento dell’attività lavorativa.

Se il GPS viene installato su un veicolo in maniera illecita da parte dell’azienda:

• le sanzioni imposte a un dipendente di cui è stata accertata un’infrazione (proprio grazie al GPS) non sono valide.

Infine:

• i mezzi aziendali che possiedono localizzatori GPS devono recare la scritta “Veicolo sottoposto a localizzazione” o comunque avvisi ben visibili al dipendente,
• il monitoraggio deve essere disabilitato durante le pause lavorative,
• la posizione dev’essere oscurata dopo un certo periodo di inattività dell’operatore.

Il monitoraggio GPS è consentito se l’auto è ad uso promiscuo?

Il monitoraggio GPS:

• è consentito, nel rispetto delle norme in vigore, mentre il veicolo è in uso per scopi lavorativi,
• deve poter essere escluso quando il dipendente utilizza la vettura per scopi personali.

Il trattamento dei dati personali

Se i dati riguardanti la posizione coinvolgono non soltanto un veicolo, ma anche una persona, entra in gioco la normativa sulla GDPR.

Per quanto riguarda le auto aziendali, dunque, i dirigenti dovranno prendere in considerazione il trattamento dei dati, analizzando (ce lo illustra uno studio dettagliato sull’argomento):

• le modalità del trattamento dei dati;
• le finalità perseguite dall’azienda,
• l’interesse dell’azienda;
• i rischi preventivati e le misure necessarie.

Importanti saranno anche le misure organizzative adottate:

• la designazione di un responsabile del trattamento dei dati (che in genere è il fornitore del software di tracciamento);
• la data retention, ossia i tempi di conservazione dei dati trattati;
• l’individuazione dei profili autorizzati ad accedere ai dati con l’indicazione delle operazioni che possono svolgere.

Inoltre occorrerà:

• trattare i dati dovranno secondo le direttive del Regolamento UE 2016/679: liceità, correttezza, trasparenza e minimizzazione;
• utilizzare i dati dovranno nel rispetto del dipendente e delle finalità aziendali;
• informare i lavoratori attraverso un’apposita informativa.

Conclusioni: il sistema migliore per la tua flotta

Il fleet manager, di fronte alle sempre crescenti possibilità offerte dalla telematica, dovrà analizzare approfonditamente le necessità della propria flotta e focalizzare l'impianto dei dispositivi a seconda di tali bisogni, riguardino essi, in particolare:

• l'installazione dei dispositivi su veicoli che sono già dell'azienda,
• la pianificazione della manutenzione,
• il controllo dei tempi di inattività,
• l'organizzazione delle rotte,
• la valutazione dello stile di guida dei propri driver,
• il monitoraggio in tempo reale della posizione dei propri mezzi,
• la protezione dal furto,
• l'ottimizzazione dei costi,
• la soddisfazione del cliente.

Oltre a queste necessità specifiche, il gestore della flotta dovrà fare i conti anche con i limiti legati alla telematica, ossia:

• il costo (ancora abbastanza elevato) dei dispositivi,
• le questioni legali concernenti la privacy dei driver e il trattamento dei dati.

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