Registrazione dati anagrafici dei veicoli: come risparmiare tempo

Excel o altre soluzioni per risparmiare tempo nella registrazione dei dati anagrafici?

La gestione della flotta con i tradizionali fogli di calcolo Excel:

• comporta perdite di tempo per il fleet manager,
• in passato era l'opzione più semplice e disponibile,
• oggi comporta però sfide maggiori, molto tempo perso e un alto tasso di possibile errore nell’inserimento e nell’analisi dei dati.

La registrazione dei dati anagrafici dei veicoli è un argomento chiave nella gestione della flotta. Vedremo allora insieme:

• l'importanza dei dati anagrafici dei veicoli,
• il tempo necessario per la gestione tradizionale di tutti i dati in Excel,
• le possibili alternative di gestione di questi dati per risparmiare tempo.

Cosa si intende per dati anagrafici dei veicoli?

Nel settore delle flotte, i dati anagrafici dei veicoli si riferiscono a tutti i dati relativi al veicolo:

• l'acquisto,
• il modello,
• il contratto per il leasing,
• qualsiasi informazione legata alla vettura.

Per ciascun mezzo viene generata una grande quantità di dati rilevanti. È perciò essenziale che il fleet manager registri con precisione questi dati per poter prendere decisioni importanti. I dati anagrafici dei veicoli vengono raccolti per ogni veicolo della flotta, senza eccezioni, e aiutano a determinare:

• l'età della flotta,
• l'entità dei costi,
• le condizioni attuali del parco auto in generale.

Perché i dati anagrafici dei veicoli sono così importanti?

I dati anagrafici dei veicoli:

• costituiscono la base per numerose altre decisioni nella gestione della flotta,
• vanno registrati con la massima attenzione, così da trovarsi poi un inventario esatto,
• non devono essere superficiali, bensì molto approfonditi e precisi, in modo che il fleet manager abbia una visione d'insieme di tutti i punti rilevanti.

La corretta registrazione dei dati anagrafici dei veicoli è fondamentale per le seguenti attività:

• determinazione dell'età dell'intera flotta,
• semplificazione del budget e della pianificazione finanziaria,
• panoramica dell’attuale composizione della flotta, compresi i tipi di trazione e i modelli di veicoli esistenti,
• possibile assegnazione dei veicoli possono in modo trasparente a centri di costo o organizzazioni,
• identificazione, pianificazione e implementazione dei possibili nuovi acquisti in tempo utile,
• miglioramento delle condizioni di acquisto raggruppando diversi veicoli,
• disponibilità di report dettagliati e tempestivi per i bilanci,
• pianificazione di strategie per il futuro o per un eventuale passaggio a sistemi di trazione alternativi.

Quali dati anagrafici dei veicoli sono essenziali per gestire la flotta?

Ecco i dati anagrafici essenziali dei veicoli per una corretta gestione della flotta.

Dati di base del veicolo

Modello, numero di immatricolazione, marca, tipo di motore o di trazione, immatricolazione iniziale, data di inizio della flotta, fornitore, prestazioni esatte.

Polizze assicurative

Tipo di assicurazione, premio assicurativo, classe di non responsabilità, franchigia, fornitore dell'assicurazione, data di inizio dell'assicurazione.

Leasing

Dati del contratto di leasing con data di inizio e fine, chilometri concordati, costi chilometrici aggiuntivi o ridotti, indennità chilometrica, società di leasing, voci di costo.

Dati organizzativi

Autisti, carta carburante, centro di costo.

Tasse ed emissioni

Pneumatici, valori di emissione e classe di emissione, tasse.

Gestione della flotta con Excel: l'approccio tradizionale

Come abbiamo visto, nella gestione della flotta è necessario registrare i dati di ogni veicolo. Molti fleet manager utilizzano, a questo scopo, una tabella di Excel, che però richiede tempo notevole, data l'enorme quantità di dati che devono essere inseriti manualmente.

Le sfide della gestione della flotta con Excel

La quantità di dati: un esempio pratico

La registrazione precisa dei dati anagrafici dei veicoli comporta una notevole quantità di lavoro e una delle maggiori sfide nella gestione della flotta con Excel è la dimensione dei fogli di calcolo risultanti. Vediamo un esempio pratico.

Ipotizziamo che:

• i dati più importanti per ogni veicolo siano divisi in circa 30 punti.
• A prima vista, sembrerebbe un numero piuttosto piccolo,
• ma occorre tenere conto delle dimensioni della flotta.
• Supponiamo che la vostra flotta contenga 100 veicoli e che si debbano registrare 30 dati per ogni veicolo.
• Si tratta di ben 3.000 valori che devono essere registrati, analizzati e, non da ultimo, creati.

La mole di lavoro, da affrontare manualmente, è considerevole.

Il tempo necessario per inserire i dati: un esempio pratico

Per i fleet manager, il tempo necessario per inserire manualmente i dati anagrafici dei veicoli è notevole.

Se si ipotizza:

• un tempo di elaborazione dai 5 ai 15 minuti per un intero veicolo,
• se si considera che la vita utile dei veicoli della flotta è in media di 4 anni,
• e si assume che la flotta comprenda 100 veicoli in totale,
• ciò significa che ogni due settimane deve essere implementato un nuovo veicolo.
• Il tempo richiesto al fleet manager per inserire tutti i dati relativi ai nuovi mezzi è quindi di 15 minuti ogni due settimane (sembra decisamente poco. In fondo, solo 30 minuti al mese non sono molti),
• ma le tabelle Excel portano spesso a commettere errori,
• e i 30 minuti al mese possono facilmente trasformarsi in 1 o 2 ore o addirittura in un'alta percentuale di errori, con conseguenti effetti problematici.
• La ricerca e il reperimento di dati che non sempre si trovano rapidamente diventa difficile e costituisce dunque una vera sfida.

Gestire in questo modo i dati anagrafici dei veicoli non rappresenta quindi una soluzione semplice ed efficiente.

Tasso di errore elevato

Quando si inseriscono i dati manualmente occorre tenere inconsiderazione la possibilità di errore.

Ipotizziamo:

• un tasso basso, dell'1%, che nell'esempio precedente si traduce in 30 errori in un intero foglio di calcolo.
• Non tutti gli errori hanno un effetto sulle decisioni.
• Tuttavia, può accadere alcuni di essi abbiano un effetto immediato sulle decisioni e portino a valutazioni errate.

Se si tratta di contratti di leasing o di assicurazione, ciò può portare a costi inattesi ed elevati.

Tracciabilità dati difficoltosa

Un altro aspetto da tenere presente quando si ha a che fare con i fogli di calcolo Excel è che i dati non sono sempre rintracciabili:

• essi, infatti, cambiano nel tempo (nuovi driver, carte carburante o altri contratti),
• i dati nuovi vengono sovrascritti su quelli esistenti oppure è necessario creare nuove righe.
• Con il passare degli anni diventa sempre più difficile avere una visione d'insieme e tenere traccia di tutte le informazioni.
• Inoltre, Excel non offre la possibilità di controllare chi ha sovrascritto o aggiunto informazioni (se ci sono più persone che lavorano insieme, la confusione è dietro l’angolo).

Le alternative per la registrazione dei dati: risparmio di tempo, riduzione degli errori

Un'alternativa valida per la registrazione dei dati è quella del software di gestione.

Con la digitalizzazione, infatti, si risparmia tempo (si elimina tutta la parte manuale del lavoro) e non si incorre in errori.

Con il software di Avrios, ad esempio:

• i dati anagrafici dei veicoli vengono letti in automatico,
• il software è anche in grado di leggere i dati dei contratti di leasing da file PDF utilizzando l'intelligenza artificiale,
• il software legge inoltre tutti i contratti di assicurazione sotto forma di accordi quadro e li assegna ai singoli veicoli della flotta,
• infine, vengono registrati e assegnati in automatico i dati dei driver, le carte carburante e tutte le modifiche apportate ai veicoli.
• grazie alla funzione di ricerca integrata, poi, la ricerca dei singoli dati, l'elencazione e l'ulteriore utilizzo dei dati anagrafici dei veicoli risultano particolarmente semplici.

Conclusione: gestione della flotta con Excel e alternative valide

La gestione della flotta con Excel è ancora in uso tra i fleet manager, anche per quanto riguarda la registrazione dei dati anagrafici dei veicoli, ma essa comporta:

• un'enorme quantità di lavoro manuale quotidiano,
• numerose ore di lavoro per la lettura e l’inserimento,
• confusione nella registrazione e nel reperimento,
• un tasso di possibile errore elevato,
• il mancato rilevamento di informazioni importanti,
• la perdita in termini di denaro per via degli errori di registrazione/reperimento/analisi dati.

La soluzione più efficiente è quindi sempre quella di passare al giusto software di gestione, che può lavorare in modo più rapido e preciso.