Gestione multe per divieto di sosta: come risparmiare tempo
Nell’ambito della gestione delle multe della flotta, le contravvenzioni per divieto di sosta rappresentano una sezione significativa. Vediamo insieme le soluzioni che consentono di risparmiare tempo e denaro nella pratica quotidiana.
Introduzione: il fleet manager e la gestione del tempo
La gestione del tempo nella flotta è un tema di grande rilevanza, perché:
- molti fleet manager si trovano a dover dedicare fin troppo tempo a questioni come la gestione delle multe per divieto di sosta,
- ma questi impegni riducono il tempo disponibile per compiti più importanti, come le questioni strategiche necessarie all’ottimizzazione della flotta.
- è determinante per evitare conseguenze legali e multe aggiuntive,
- ma può richiedere molto tempo, fino a diverse ore al mese aseconda delle dimensioni della flotta.
Vediamo allora l'importanza di una corretta gestione delle multe per divieto di sosta e le soluzioni più moderne e pratiche per risparmiare tempo.
Perché la gestione delle multe per divieto di sosta è importante per la flotta?
Le multe per divieto di sosta:
- possono arrivare di tanto in tanto,
- vengono inviate all'azienda dalle autorità competenti.
L’autista responsabile, poi:
- deve essere identificato dall'azienda o dal fleet manager
- trasmesso alle autorità, altrimenti è la stessa azienda arischiare di risultare responsabile.
Questa situazione va evitata, soprattutto in caso di infrazioni gravi.
Da un lato, quindi, la multa deve essere notificata agli autisti, dall'altro, i dati vanno inoltrati alle autorità.
Una flotta può incorrere in multe per varie infrazioni e il compito della gestione richiede molto tempo e spesso viene sottovalutato:
- perché il tempo impiegato al mese o all’anno è basso per singolo veicolo,
- ma se la flotta è composta da più veicoli, il carico dilavoro aumenta,
- attività che richiedono solo 10 minuti possono rapidamente diventare una sfida importante per una flotta di 100 veicoli.
Analizziamo allora le principali cause di perdita di tempo nella gestione multe e mostriamo i metodi utili ai fleet manager per impiegarci meno.
Metodo comune per gestire le multe per divieto di sosta: e-mail e registrazione in Excel
Il metodo più comune per gestire le multe per divieto disosta è l’invio dell’e-mail all’autista.
La procedura classica consiste nell'inviare un messaggio di posta elettronica al driver responsabile dopo aver ricevuto la contravvenzione.
A tal fine, i fleet manager:
- scansionano la multa,
- la allegano e inviano l'e-mail al driver,
- richiamano l'attenzione sull'importo da pagare.
La multa, l'importo della tessa e l’autista responsabile vengono poi in genere registrati su un foglio di calcolo Excel.
In questo modo, però:
- si può incorrere in errori nella registrazione manuale deidati
- si perde molto tempo,
- è possibile incappare in problemi a livello legale.
Vediamo come mai.
L'uso di e-mail e scansioni: la minaccia di problemi legali
Il problema dell'uso di e-mail con una multa scannerizzata come allegato, tuttavia, è che questo non garantisce una consegna conforme alla legge. Naturalmente, è importante:
- che l’automobilista sappia della multa,
- che la riceva,
- che la paghi.
Il problema è che questa procedura non trasferisce la responsabilità della multa al driver, perciò l’azienda non è tutelata legalmente.
Le alternative moderne per la gestione delle multe per divieto di sosta
Il metodo più semplice è quello di utilizzare un software come quello di Avrios, che velocizza notevolmente la gestione di questo tipo dimulte. Nel sistema, ogni veicolo è assegnato al suo autista. In questo modo è possibile sempre:
- leggere i dati,
- creare correttamente e automaticamente il questionario deitestimoni,
- inviarlo alle autorità.
Ciò richiede solo pochi minuti al mese, perché sono necessarie solo:
- una scansione,
- un'e-mail alle autorità.
Poiché tutti i dati vengono assegnati direttamente e in automatico, la suscettibilità agli errori è notevolmente ridotta.
Conclusione: una gestione rapida e sicura delle multe per divieto di sosta con il software
La gestione classica delle multe per divieto di sosta con la scansione della contravvenzione e l'inoltro all'automobilista non è dunque consigliabile perché:
- il rischio di possibili conseguenze legali è troppo alto,
- queste ultime possono rivelarsi troppo costose per l'azienda.
Pertanto, il fleet manager dovrebbe assumersi il compito di compilare e inoltrare correttamente il questionario dei testimoni.
Un software come quello di Avrios è l'opzione più semplice per ridurre al minimo il tempo di lavoro mensile per questo compito, che può essere implementato in modo rapido e sicuro.
Idealmente, ciò significa che la gestione delle multe per divieto di sosta può essere effettuata quasi incidentalmente, senza alcun impatto sul flusso di lavoro quotidiano.
