Digitalizzazione della Flotta: Efficienza e Risparmio con Avrios

«Rispetto ad altri software sul mercato, quello di Avrios si è rivelato più performante. È stato ed è un validissimo supporto: ha portato un risparmio consistente in termini di tempo, una riduzione dei costi, un’organizzazione migliore dei dati.», Nicoletta Rinaldi, Fleet Manager, Lottomatica SpA.

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L’azienda

Lottomatica SpA “è il primo operatore italiano del mercato del gioco autorizzato dall’Agenzia delle Dogane e dei Monopoli e uno dei maggiori player a livello europeo […] Può contare sulle competenze di 2.600 dipendenti diretti e di oltre 18.000 persone che lavorano nella rete specialistica in franchising”.

La digitalizzazione

Da fine 2018, grazie al processo di digitalizzazione dei dati della flotta con l’utilizzo del software di Avrios, Lottomatica SpA è riuscita a organizzare in maniera razionale, sistematica ed efficiente il proprio parco auto, automatizzando i processi e avendo uno sguardo d’insieme, costante e in tempo reale, di ogni aspetto legato a veicoli e autisti.

Sfide incontrate nella gestione della flotta con fogli di calcolo Excel‍

La flotta di Lottomatica SpA si compone di circa 200 auto aziendali e il numero tende alla crescita.

Dal 2018/2019, la gestione del parco auto è passata nelle mani di Nicoletta Rinaldi, la quale si è resa conto della sempre più stringente necessità di automatizzare i processi.

La gestione era, infatti, basata sui tradizionali fogli di calcolo Excel, che, per quanto comodi, rischiano sempre di far incorrere in:

• errori di implementazione dati, 
• perdite in termini di tempo speso nella compilazione e nel reperimento delle informazioni necessarie,
• perdite in termini di denaro, per via della mancata individuazione e conseguente risoluzione tempestiva delle criticità

in particolar modo via via che la flotta si fa più consistente in termini di numero di veicoli presenti.

La necessità di un software di gestione

Si è reso necessario, insomma, un cambiamento significativo che:

• portasse uno sguardo molto più approfondito su tutti i dati,
• fosse in grado di rendicontare ciascun aspetto in maniera capillare,
• fornisse la possibilità di creare report ad hoc,
• aiutasse a fare il punto su costi e altri aspetti della flotta.

Lottomatica SpA ha dunque avvertito l’urgenza di passare a un software di gestione.

La scelta del software Avrios e la transizione

Lottomatica SpA si è dapprima affidata a un altro tool ma, insoddisfatta, ha di nuovo cercato in rete, facendo ricadere la propria scelta definitiva su Avrios, avendolo trovato più performante rispetto ai concorrenti per:

• la possibilità di avere una reportistica ad hoc,
• le importanti funzionalità per flotte (anche) di numero consistente,
• il supporto del team di esperti che ha seguito la crescita del parco auto.

Si è dunque dato avvio al processo di transizione e, dopo l’implementazione massiva di tutti i dati relativi a veicoli e driver, nel giro di circa un anno, chiari sono stati i vantaggi e le potenzialità di Avrios.

All’inizio, Lottomatica SpA si è affidata al pacchetto basic, per poi passare ai livelli più avanzati dell’offerta.

I vantaggi della transizione ad Avrios 

Il passaggio ad Avrios ha portato:

• una visione d’insieme immediata dell’intera flotta,
• la possibilità di reperire tutti i dati in maniera immediata,
• un risparmio in termini di tempo sull’implementazione/estrapolazione dei dati e sulla modulistica,
• la riduzione dei costi (tenendo sott’occhio i contratti di noleggio, il carburante, …).

Vediamo allora, in dettaglio, le funzionalità chiave di Avrios per Lottomatica SpA.

I vantaggi-chiave di Avrios per Lottomatica SpA

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Implementazione/estrapolazione dati

L’implementazione e l’estrapolazione dati sono rapide, intuitive e semplici.

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Modulistica

Avere tutta la modulistica a disposizione con un solo click è stato di grande supporto per la fleet manager che, in tempo reale, uò recuperare qualsiasi informazione legata a ogni vettura e a ogni autista.

I mezzi, i driver e le assegnazioni vengono registrati in maniera estremamente rapida e intuitiva. 

Reportistica standard e personalizzata‍

Il software di Avrios si è rivelato, per Lottomatica SpA, da subito determinante anche per la creazione – agile e veloce – di report standard e soprattutto personalizzati (sull’anagrafica, sui carburanti premium, sui chilometri percorsi, sul telepass, sulle multe, …) che hanno permesso e permettono all’azienda di mappare minuziosamente tutti i veicoli, i driver, i contratti di noleggio, il rifornimento e qualsiasi altro aspetto riguardante la flotta, raccogliendo, catalogando e rendendo disponibile ogni dato. 

Monitoraggio del consumo di carburante‍

Fondamentale si è rivelata la digitalizzazione dei dati per un controllo stringente sui consumi di carburante.

Con i dati sempre a disposizione e senza dover controllare le fatture carburante in versione pdf, ma direttamente nel sistema, l’azienda può infatti controllare in tempo reale:

• quanto i veicoli consumino, 
• eventuali criticità nel consumo e immediata risoluzione del problema,
• chilometri già percorsi e ancora da percorrere per ciascuna vettura, in base ai contratti di noleggio con i fornitori.

Controllo sull’utilizzo dei carburanti premium

Grazie al controllo digitalizzato e alla reportistica personalizzata, Lottomatica SpA riesce a individuare, in automatico, quale veicolo sia stato rifornito con carburanti premium (non previsti dalla politica aziendale) e a generare alert, sempre automatizzati, così che non si ripeta.

Controllo sul noleggio

Il software si rivela importante anche per tenere sotto controllo gli aspetti fondamentali dei contratti di noleggio delle vetture.

Come Avrios potrebbe evolvere secondo Lottomatica SpA?

Al momento, afferma Nicoletta Rinaldi, il software di Avrios ha ottime funzionalità e performance soddisfacenti. Aveva infatti riscontrato piccoli problemi sul caricamento delle fatture in pdf, che sono però stati immediatamente risolti dal team di esperti.

La funzionalità che gestisce gli ordini dei veicoli, invece, potrebbe essere resa più snella, così da poter far risparmiare al fleet manager ulteriore tempo, senza passare per e-mail e per il coinvolgimento di diversi attori.  

Lottomatica SpA consiglia Avrios

Lottomatica SpA, a fronte:

• di tutti i benefici ottenuti,
• del risparmio in termini di tempo,
• dell’ottimizzazione dei costi,
• dell’organizzazione precisa e capillare del proprio parco auto,
• del controllo puntuale e in tempo reale di veicoli e driver,

consiglia il software di Avrios, aiutante valido e performante, anche rispetto ai tool concorrenti.