Gestionale intuitivo che ottimizza i processi

L’azienda‍

System Logistics è “leader a livello globale di soluzioni innovative di intra-logistica e material handling per l’ottimizzazione della supply chain all’interno di magazzini, centri di distribuzione e stabilimenti produttivi in tutto il mondo”.

Nata in Italia, a Fiorano Modenese, nel 1987, è stata successivamente acquisita dal Gruppo tedesco Krones. L’azienda conta un migliaio di dipendenti in diverse filiali, di cui 450 solo in quella italiana.

 La digitalizzazione

Grazie al processo di digitalizzazione dei dati della flotta con l’utilizzo del software di Avrios, System Logistics è riuscita a organizzare in maniera razionale, sistematica ed efficiente il proprio parco auto, automatizzando i processi e avendo uno sguardo d’insieme, costante e in tempo reale, di ogni aspetto legato a veicoli e autisti.

 Sfide incontrate nella gestione della flotta con fogli di calcolo Excel

La flotta di SystemLogistics si compone di circa 120 auto aziendali, tra veicoli ad uso promiscuo come benefit per i dipendenti e veicoli in pool. Entro la fine del 2024, 50 di esse saranno a trazione completamente elettrica. Si è dunque fatta sempre più stringente la necessità di automatizzare i processi. Precedentemente, la gestione era basata sui tradizionali fogli di calcolo Excel, che, per quanto comodi, rischiano sempre di far incorrere in:

• errori di implementazione dati,
• perdite in termini di tempo speso nel reperimento delle informazioni necessarie,
• grande fatica nel gestire, in maniera particolare per System Logistics, non solo le vetture-benefit, ma anche e soprattutto i veicoli in pool, per via della difficile pianificazione delle prenotazioni, che, se avviene a mano, rischia di essere disastrosa.

‍La necessità di un software di gestione

 Si è reso necessario, insomma, un cambiamento che:

• portasse uno sguardo molto più approfondito su tutti i dati,
• fosse in grado di ridimensionare sensibilmente la situazione della flotta a livello globale e capillare,
• fornisse certezza a livello di scadenze e prenotazioni,
• seguisse e supportasse, a livello pratico, il grande slancio green in cui l’azienda crede profondamente con la progressiva transizione verso auto full electric.

System Logistics ha dunque avvertito l’urgenza di passare a un software di gestione.

 La scelta del software Avrios e la transizione

 Ecco allora il vaglio di diverse proposte e la scelta immediata, da parte di System Logistics, di Avrios su tutte le altre per:

• l’intuitività delle pagine che si rivelano, sin da subito, user-friendly,
• l’immediatezza e la semplicità del suo software,
• il grande e tempestivo supporto da parte del referente Avrios per qualsiasi necessità,
• la possibilità di creare una reportistica personalizzata,
• il controllo e la segnalazione, in automatico, di tutte le scadenze riguardanti veicoli e driver,
• la pianificazione automatizzata delle prenotazioni dei veicoli in pool,
• il risparmio in termini di tempo,

Si è dunque dato avvio al processo di transizione che ha condotto la flotta alla digitalizzazione e, nel giro di poco tempo (circa un mese, il periodo fisiologico che consente l’implementazione di tutti i dati e l’inizio della gestione vera e propria),sono stati subito chiari i vantaggi.

 I vantaggi della transizione ad Avrios

 La digitalizzazione completa ha portato:

• una visione d’insieme immediata dell’intera flotta,
• la possibilità di reperire tutti i dati in maniera veloce

Vediamo allora, in dettaglio, le funzionalità chiave di Avrios che hanno reso semplice e imprescindibile la transizione da Excel al software.

 I vantaggi-chiave di Avrios per System Logistics

 Anagrafica‍

Avere tutta l’anagrafica a disposizione con un solo click è stato di grande supporto per i responsabili del parco auto che, in tempo reale, possono recuperare qualsiasi informazione legata a ogni vettura e a ogni autista.

I mezzi, i driver e le assegnazioni vengono registrati in maniera rapida e intuitiva. Per la registrazione dei veicoli, ad esempio, è infatti sufficiente inserire nel database soltanto il numero di telaio (il software ricava poi, da sé, tutti i dati relativi a ciascun mezzo: modello, emissioni, e così via).

 Prenotazione e monitoraggio veicoli in pool

 Con ben 38 veicoli in pool, System Logistics necessitava di una gestione automatizzata delle prenotazioni, che non si è rivelata utile soltanto per i momenti in cui le auto devono essere riservate per un giorno o per l’altro senza sovrapposizioni (i referenti di ciascun pool hanno infatti accesso ad Avrios e gestiscono le assegnazioni), ma anche per il monitoraggio puntuale di ciascun veicolo.

Con la digitalizzazione di tutti i dati, infatti, il fleet manager è sempre a conoscenza di chi stia usando quale mezzo in quale momento. In questa maniera diventa semplice anche:

• individuare chi abbia causato (piccoli o grandi) danni al veicolo,
• a chi assegnare le eventuali multe una volta ricevute in azienda,
• garantire un utilizzo omogeneo di tutti i veicoli del pool.

Calcolo automatico dei fringe benefit in busta paga

È determinante, a livello pratico, il calcolo del fringe benefit.

Il fatto che Avrios calcoli in automatico (con un algoritmo che individua la corrispondenza perfetta tra modello del veicolo sul libretto o sul contratto di leasing/noleggio e di quello presente sulle tabelle ACI, oppure una lista di potenziali alternative tra cui scegliere la più adatta, senza scorrere tutte le tabelle), è molto utile per evitare di calcolare a mano l’entità del benefi tnella busta paga di ciascun dipendente.

‍Reportistica standard e personalizzata

Il software di Avrios siè rivelato, per System Logistics, da subito utilissimo anche per la creazione –agile e veloce – di report standard e soprattutto personalizzati (sull’anagrafica, sui carburanti premium, sui chilometri percorsi, sul telepass, …) che hanno permesso e permettono all’azienda di mappare minuziosamente tutti i veicoli, i driver, i contratti di noleggio, le emissioni di CO2, l’approvvigionamento e qualsiasi altro aspetto riguardante la flotta, raccogliendo, catalogando e rendendo disponibile (a qualsiasi responsabile ne abbia bisogno e non soltanto al fleet manager) ogni dato.

‍Scadenze

Determinante, per SystemLogistics, il supporto di Avrios sulle scadenze relative ai veicoli e ai driver. Una volta inseriti i dati dei veicoli e i documenti degli autisti, il software genera poi costantemente delle notifiche (sempre personalizzabili), che raggiungono responsabili della flotta e/o gli autisti, in base alle necessità.

In questo modo, nessuna incombenza può più sfuggire:

• la manutenzione ordinaria,
• l’assicurazione,
• le revisioni
• il controllo delle patenti.

‍Monitoraggio del consumo di carburante, delle ricariche elettriche e del chilometraggio

Fondamentale si è rivelata la digitalizzazione dei dati per un controllo stringente sui consumi di carburante (e di energia elettrica) e sul chilometraggio mensile.

Con i dati sempre a disposizione, l’azienda può infatti controllare in tempo reale:

• quanto i veicoli consumino,
• eventuali criticità nel consumo e immediata risoluzione del problema,
• chilometri già percorsi e ancora da percorrere per ciascuna vettura, in base ai contratti di noleggio con i fornitori.

Controllo sull’utilizzo dei carburanti premium

Grazie al controllo digitalizzato e alla reportistica personalizzata, System Logistics riesce a individuare, in automatico, quale veicolo sia stato rifornito con carburanti premium (non previsti dalla politica aziendale) e a generare un richiamo, peril driver che ne ha fatto uso, così che non si ripeta.

 Supporto nella svolta green: il controllo delle emissioni

System Logistics, parte del Gruppo Krones, sta percorrendo un cammino significativo verso la sostenibilità aziendale, adottando la Sustainability Strategy di Krones che si pone obiettivi precisi nella riduzione delle emissioni di CO2.

Di cruciale importanza, dunque, per l’azienda, un controllo serrato (trimestrale) sulle emissioni diCO2 di ciascun mezzo, reso possibile, in forma automatizzata e quindi intuitiva e immediata, proprio dal software di Avrios.

 Grande flessibilità

Altro punto chiave perSystem Logistics risiede nella grande flessibilità del software di Avrios rispetto ai competitor. I moduli proposti da Avrios sono scindibili e si possono implementare man mano che l’azienda incorre in nuove necessità digestione.

È dunque possibile partire da un pacchetto base e aggiungere, via via, funzionalità, in base al crescere delle esigenze del parco auto. Avrios si rivela dunque un software in continua evoluzione, che supporta l’azienda stando al passo con i tempi e il mercato

• i tempi,
• il mercato delle automobili,
• le richieste del mercato.

 Supporto del team di esperti

I responsabili della flotta di System Logistics riscontrano, come aspetto di grande pregio, il supporto efficiente del referente  di Avrios, che resta a disposizione del cliente in maniera continuativa e puntuale:

• risolvendo dubbi,
• proponendo soluzioni,
• ascoltando e aprendosi agli eventuali suggerimenti per migliorare il proprio software, modellandolo sempre più sulle esigenze peculiari dell'azienda.

System Logistics consiglia Avrios

 System Logistics, a fronte:

• di tutti i benefici ottenuti,
• del risparmio in termini di tempo,
• dell'organizzazione precisa e capillare del proprio parco auto,
• del controllo puntuale e in tempo reale di veicoli e driver,

ha ritenuto opportuno consigliare Avrios ad altre aziende.