Tachigrafo digitale per le flotte: la normativa italiana

Introduzione: il tachigrafo digitale per i mezzi pesanti nelle flotte

La telematica per i mezzi pesanti prevede l'uso del cronotachigrafo digitale (ma non solo).

Il cronotachigrafo digitale, che per legge viene installato obbligatoriamente sui veicoli adibiti al trasporto di cose di peso complessivo superiore alle 3,5 tonnellate – dal 2026, superiore alle 2,5 tonnellate:

• indica i tempi di guida effettuati e quelli rimanenti,
• dà notifica delle soste,
• dà conto dei pedaggi corrisposti.

Un controllo capillare di questi dati consente al fleet manager di:

• ottimizzare le tempistiche per le consegne,
• rispettare la normativa vigente,
• controllare i percorsi e il loro costo,
• dunque, di risparmiare considerevolmente in termini di efficienza nei confronti dei clienti, di tempo, e di denaro.

Scopriamo allora quali siano i vantaggi che un sistema telematico apporta alla flotta in presenza di mezzi pesanti.

Che cos'è la telematica per mezzi pesanti?

Grazie alla telematica, i dati relativi ai mezzi pesanti:

• vengono registrati da una centralina o, più in generale, da un sensore durante la guida del veicolo,
• vengono trasmessi all’azienda in modo rapido e sicuro attraverso la rete mobile,
• possono essere ricevuti con un software adeguato.

In questo modo, il fleet manager può sempre sapere con esattezza:

• dove si trova ogni camion della propria flotta,
• per quanto tempo è stato in movimento,
• quali distanze ha percorso.

La telematica per i mezzi pesanti fornisce quindi ai fleet manager tutte le informazioni necessarie:

• per la localizzazione dei mezzi,
• per un monitoraggio molto preciso dei veicoli,
• per la pianificazione degli itinerari,
• per il conteggio delle ore di lavoro degli autisti,
• per il controllo del consumo di carburante.

Essendo il tachigrafo obbligatorio per gli autocarri sopra le 3,5 tonnellate di peso, la telematica nelle flotte, al momento, è molto più comune sui mezzi pesanti che non sulle classiche auto aziendali.

Vantaggi dei sistemi telematici per i mezzi pesanti

I sistemi telematici in generale comportano una serie di vantaggi che sono di grande interesse per la gestione delle flotte, in particolare per via dei dati che consentono di ottenere su:

• chilometri percorsi e i tragitti effettuati,
• tempi di lavoro e rispetto dei tempi di pausa,
• comportamento di guida (comprese frenate e accelerazioni),
• sicurezza,
• analisi dei costi e dei consumi di carburante,
• ottimizzazione dei percorsi e dell'impiego dei veicoli in tempo reale,
• modalità di utilizzo dei veicoli.

Grazie all’analisi di tutti questi dati e alla conseguente pianificazione di strategie mirate d’azione, il fleet manager può giungere a una significativa riduzione dei costi della flotta.

I vantaggi tachigrafo digitale nella flotta di automezzi

Ecco i vantaggi della telematica per una flotta di automezzi:

Giornali di bordo digitali o registri digitali

Lì vengono registrati con precisione i chilometri percorsi e gli orari di inizio e fine lavoro. Questi registri vengono utilizzati:

• per presentare le ore di lavoro,
• per dimostrare al cliente la distanza percorsa.

Questo migliora le condizioni di lavoro, poiché non ci saranno più ore al volante non pagate perché non viste. Inoltre, è possibile dimostrare che una certa distanza è stata percorsa all'ora stabilita. Un registro digitale basato sulla telematica per autocarri rappresenta quindi un importante vantaggio sia per gli autisti che per gli stessi fleet manager.

Posizionamento GPS preciso

Grazie al GPS:

• i fleet manager possono seguire i veicoli in tempo reale,
• sapere dove si trovano e ottimizzare il loro utilizzo;
• i percorsi possono essere pianificati al meglio, in modo che l'uso complessivo del tempo di lavoro sia più efficiente nel migliore dei casi,
• a lungo termine, è possibile ridurre i costi della flotta e migliorare l'utilizzo di tutti i veicoli sfruttando la flotta in modo più efficiente.

Risparmio sui costi per il carburante

I camion della flotta sono associati a un elevato consumo di carburante, che si traduce in costi non trascurabili per la flotta. È dunque opportuno esaminare più da vicino il consumo di carburante, proprio grazie alla telematica al fine di risparmiare sui costi per il rifornimento, avantaggio della redditività dell'intera azienda.

Maggior sicurezza

Gli incidenti, purtroppo, non possono sempre essere evitati.

Un modo per ridurre la probabilità di sinistri, però, è una formazione dei conducenti che vada oltre la classica istruzione sulla conformità alle norme antinfortunistiche. Questo è possibile proprio grazie ai dati ottenuti dal sistema telematico dei camion e all’interpretazione del comportamento alla guida. Grazie all'analisi di questi dati, in molti casi è infatti possibile sviluppare istruzioni adeguate a ridurre il rischio di incidenti.

La sicurezza alla guida diventa dunque maggiore, perché in caso di incidente o furto del veicolo, i dati sono disponibili in tempo reale grazie alla telematica. Questo è quindi un vantaggio per autisti e fleet manager.

Conformità ai requisiti di legge

Non bisogna dimenticare che la telematica per i mezzi pesanti non è semplicemente un'opzione volontaria che l'autista può accettare o meno. Si tratta piuttosto di una questione di obblighi di legge, dal momento che il tachigrafo è obbligatorio per gli autocarri con peso lordo superiore a3,5 tonnellate.

Conclusione: la telematica per automezzi è un'opzione vantaggiosa per la flotta

La telematica per gli automezzi è un'opzione determinante per la gestione della flotta, poiché la tecnologia consente di:

• registrare dati importanti,
• adattare i percorsi,
• pianificare gli itinerari migliori,
• avere percezione netta delle ore di lavoro,
• conoscere il consumo di carburante.

L’analisi di questi dati è cruciale per ottimizzare la flotta.

Si rende dunque necessario un sistema telematico per autocarri e una scatola o un sensore sul veicolo per registrare i dati rilevanti nel modo più accurato possibile.

Dopotutto, misurazioni imprecise non sono auspicabili e portano solo a una base distorta sulla quale costruire poi un processo decisionale fallace.

Mezzi aziendali con tachigrafo digitale: cosa è consentito e cosa no?

Quando si parla di mezzi aziendali con GPS, ci si chiede immediatamente cosa sia consentito e cosa invece sia al di fuori dei limiti della legalità. Infatti, monitorare la posizione dei veicoli si traduce immediatamente in un monitoraggio GPS dei dipendenti.

In linea di principio, un'auto aziendale può essere dotata di GPS solo se vengono rispettate norme rigorose.

Le leggi italiane sul monitoraggio GPS

Ecco le tappe delle normative che regolano il monitoraggio GPS dei veicoli aziendali e come sono state implementate negli anni. Ogni prescrizione ulteriore è stata determinante per le condizioni attuali:

Articolo 4 dello Statuto dei Lavoratori, 1970  

• L’articolo prevede che gli impianti audiovisivi e gli altri strumenti dai quali derivi anche la possibilità di controllo a distanza dell’attività dei lavoratori possono essere impiegati esclusivamente per esigenze organizzative e produttive, per la sicurezza del lavoro e per la tutela del patrimonio aziendale.
• La norma precisa che questi strumenti possono essere installati previo accordo collettivo stipulato dalla rappresentanza sindacale unitaria o dalle rappresentanze sindacali aziendali.
• La disposizione non si applica agli strumenti utilizzati dal lavoratore per rendere la prestazione lavorativa e agli strumenti di registrazione degli accessi e delle presenze.

Garante per la protezione dei dati personali, ottobre 2011

Nel provvedimento n. 370 del 4 ottobre 2011,l’Authority impone che i mezzi aziendali sui quali è installato un dispositivo GPS portino una vetrofania con la scritta: «Veicolo sottoposto a localizzazione» o comunque avvisi ben visibili ai dipendenti.

Jobs Act, 2015

Il Jobs Act, come questo studio ci illustra, ha implementato l’art. 4 e introdotto un regime diverso a seconda del tipo di strumento utilizzato prevedendo che:

• per gli impianti audiovisivi e gli altri strumenti che consentono il controllo a distanza del lavoratore permane il divieto di installazione salvo esigenze specifiche e l’accordo sindacale/l’autorizzazione dell’INL;
• per gli strumenti di lavoro e per gli strumenti di registrazione di accessi e presenze non opera alcun divieto e alcun obbligo di accordo sindacale o di autorizzazione dell’INL;
• sia per i primi che per i secondi il datore ha l’obbligo di fornire ai dipendenti adeguata informazione circa le modalità d’uso degli strumenti e di effettuazione dei controlli nonché l’obbligo di rispettare la normativa sulla privacy nella raccolta e nel trattamento dei dati.

Direzione interregionale del Lavoro di Milano, maggio 2016  

La direzione interregionale del Lavoro di Milano, nel maggio2016, ha ritenuto che l’auto fornita in uso ai dipendenti per scopi lavorativi fosse da considerarsi strumento di lavoro, e lo fosse nella sua interezza, quindi comprensiva anche del sistema GPS, pur se installato in un momento successivo alla consegna del veicolo.

Ispettorato Nazionale del Lavoro, novembre 2016

Con la circolare n. 2/2016, l’Ispettorato Nazionale del Lavoro ha stabilito che i sistemi di geolocalizzazione rappresentano un elemento «aggiunto» agli strumenti di lavoro, e, salvo specifici casi, possono essere installati sull’auto aziendale solo previa autorizzazione sindacale o amministrativa.

Garante per la protezione dei dati personali, aprile 2018

Nel provvedimento n. 232, del 18 aprile 2018, l’Authority ha stabilito che:

• se la localizzazione è attiva deve essere segnalata al dipendente con apposita icona;
• il tracciamento deve essere disabilitato durante le pause lavorative previste;
• la posizione geografica dev’essere oscurata nella centrale operativa dopo un certo periodo di inattività dell’operatore.

Corte d’Appello di Roma, febbraio 2021

Anche la Corte d’Appello di Roma si è pronunciata con la sentenza n. 641/21. Secondo i giudici «I sistemi di controllo via GPS rientrano nel campo di applicazione del comma 1, art. 4, l. n. 300/70 e pertanto le relative apparecchiature possono essere installate solo previo accordo stipulato con la rappresentanza sindacale ovvero, in assenza ditale accordo, previa autorizzazione da parte dell’Ispettorato del Lavoro».

Se, dunque, questi requisiti non vengono rispettati, anche in presenza di un’infrazione, la sanzione applicata al dipendente viene considerata illegittima.

Eccezioni

Esistono però casi del tutto particolari in cui i dispositivi GPS possono trasformarsi in veri e propri strumenti di lavoro, cioè quando:

• la prestazione lavorativa non può essere effettuata senza ricorrere al loro utilizzo,
• la loro installazione è richiesta da specifiche leggi, come nel caso dei sistemi GPS per il trasporto di valori superiori a 1,5 milioni di euro.

Che cosa fare prima di installare il GPS sui veicoli

Affinché si possa installare il GPS sui veicoli, però, si rende necessario:

• un accordo con il sindacato di riferimento o con l’INL,
• informare il dipendente della presenza del dispositivo a bordo.

Le eccezioni

Come visto nei paragrafi precedenti, se il dispositivo GPS è fondamentale o funzionale allo svolgimento dell’attività lavorativa, o addirittura previsto dalla legge (per esempio, per il trasporto di valori superiori a 1,5 milioni di euro), non è necessario alcun accordo.

Monitoraggio GPS per auto aziendali a uso promiscuo

Se fino ad ora abbiamo analizzato gli scenari della liceità del GPS per le auto concesse ai dipendenti ad uso esclusivamente lavorativo, è bene fare alcune precisazioni sui veicoli concessi ad uso promiscuo.

Le auto aziendali ad uso promiscuo

L’auto aziendale ad uso promiscuo:

• viene assegnata al dipendente sia per scopi lavorativi che per uso personale;
• è usata durante l’orario lavorativo;
• viene utilizzata durante il tempo libero e i giorni festivi (a seconda degli accordi previsti dal contratto);
• è un benefit e come tale verrà conteggiato in busta paga (si vedano i prossimi paragrafi);
• potrà essere guidata dai familiari (coniuge e figli) del dipendente. Questa opportunità è, invero, abbastanza rara e deve essere prevista dal contratto. Inoltre, può capitare che per motivi legati all’assicurazione possa essere fissata un’età minima per la guida del mezzo;
• potrà essere guidata da persone esterne alla strettissima cerchia familiare del dipendente. Opzione rarissima e sempre prevista o meno dal contratto stipulato tra azienda e lavoratore.

Il monitoraggio GPS è consentito se l’auto è ad uso promiscuo?

Il monitoraggio GPS:

• è consentito, nel rispetto delle norme in vigore, mentre il veicolo è in uso per scopi lavorativi,
• deve poter essere escluso quando il dipendente utilizza la vettura per scopi personali.

Il trattamento dei dati personali

Se i dati riguardanti la posizione coinvolgono non soltanto un veicolo, ma anche una persona, entra in gioco la normativa sulla GDPR.

Per quanto riguarda le auto aziendali, dunque, i dirigenti dovranno prendere in considerazione il trattamento dei dati, analizzando (ce lo illustra uno studio dettagliato sull'argomento):

• le modalità del trattamento dei dati;
• le finalità perseguite dall'azienda,
• l'interesse dell’azienda;
• i rischi preventivati e le misure necessarie.

Importanti saranno anche le misure organizzative adottate:

• la designazione di un responsabile del trattamento dei dati (che in genere è il fornitore del software di tracciamento);
• la data retention, ossia i tempi di conservazione dei dati trattati;
• l’individuazione dei profili autorizzati ad accedere ai dati con l’indicazione delle operazioni che possono svolgere.

Inoltre occorrerà:

• trattare i dati dovranno secondo le direttive del Regolamento UE 2016/679: liceità, correttezza, trasparenza e minimizzazione;
• utilizzare i dati dovranno nel rispetto del dipendente e delle finalità aziendali;
• informare i lavoratori attraverso un'apposita informativa.

Riassumendo: il tachigrafo digitale nella flotta in che misura è consentito dalla legge italiana?

Per installare un localizzatore GPS occorre per legge l'approvazione:

• del sindacato
• o dell’Ispettorato del lavoro.

Inoltre:

• non è consentita l'installazione di un dispositivo GPS su veicoli  aziendali per ragioni non strettamente connesse allo svolgimento dell’attività lavorativa.

Se il GPS viene installato su un veicolo in maniera illecita da parte dell'azienda:

• le sanzioni imposte a un dipendente di cui è stata accertata un’infrazione (proprio grazie al GPS) non sono valide.

Infine:

• i mezzi aziendali che possiedono localizzatori GPS devono recare la scritta “Veicolo sottoposto a localizzazione” o comunque avvisi ben visibili al dipendente,
• il monitoraggio deve essere disabilitato durante le pause lavorative,
• la posizione dev’essere oscurata dopo un certo periodo di inattività dell’operatore.