Software di gestione: i vantaggi per il monitoraggio

Perché il software di gestione è fondamentale per le attività di monitoraggio della flotta aziendale? Quali sono i vantaggi principali che esso porta al lavoro del fleet manager? Quali sono i vantaggi peculiari del software offerto da Avrios? Rispondiamo, in maniera dettagliata, a questi e ad altri quesiti.

Introduzione: l’importanza del software di gestione della flotta

Oltre che per il fleet manager e per la gestione della flotta, il software si rivela di cruciale importanza per l’azienda in sé, perché permette di:

• raccogliere tutti i dati utili relativi a ogni veicolo in maniera semplice e intuitiva,
• analizzare i dati relativi alle spese.

Consente quindi:

• la pianificazione del budget aziendale,
• l’ottimizzazione dei costi.

I fleet manager sono perciò supportati nel loro lavoro capillare di monitoraggio su tutti gli aspetti della flotta.

Vediamo allora, in dettaglio, in che modo il software di gestione porti vantaggi al monitoraggio.

Raccolta dati

Il monitoraggio della flotta si basa sulla raccolta di dati (che siano chiari e disponibili) come base per tutti i calcoli.

Nelle flotte, i dati esistenti spesso non sono del tutto completi e talvolta è difficile ricavarne le informazioni necessarie. Ecco, dunque, che il software di gestione si rende particolarmente utile, in quanto consente soprattutto di migliorare il controllo dei costi sostenuti grazie alla raccolta e memorizzazione dei dati relativi a:

• consumo di carburante,
• utilizzo dei veicoli,
• percorsi effettuati.

Tutti i dati della flotta:

• possono quindi essere richiamati in maniera semplice e rapida,
• sono disponibili nel sistema, in tempo reale, senza errori.

Ciò significa che tutti i dipendenti addetti al monitoraggio possono:

• orientarsi sui dati disponibili per effettuare valutazioni e proiezioni,
• sapere di avere a che fare con informazioni affidabili,
• visualizzare tutti i costi con un solo click,
• visualizzare tutti i costi per ciascun veicolo.

La flotta, grazie al software di gestione, diventa quindi più trasparente ed è possibile mantenere un controllo finanziario affidabile anche sui parchi auto di grandi dimensioni.

Ottimizzazione dei costi della flotta

Un vantaggio particolarmente importante che il software di gestione porta alla flotta è la possibilità di ottimizzare i costi. Se questi costi sono molto elevati, infatti:

• possono portare a una significativa riduzione della redditività dell’azienda,
• vanno ridotti in tutti i settori aziendali (costi del carburante, manutenzione, riparazioni, … Sono molte le voci in cui una riduzione diventa necessaria e possibile).

Le strategie che il software garantisce per contribuire alla riduzione dei costi prevedono:

• la gestione digitale dei sinistri,
• l’integrazione della carta carburante,
• i promemoria automatici degli appuntamenti.

L’uso del software è dunque determinante per:

• il lavoro di monitoraggio,
• la semplificazione dell’analisi dei costi,
• la riduzione delle spese.

Budgeting e previsioni appropriate grazie al software di gestione

Il software di gestione aiuta a:

• rispettare il budget aziendale,
• pianificarlo al meglio per il futuro.

Il software è infatti in grado di analizzare e utilizzare i dati storici in modo mirato per ottenere previsioni di spesa per il futuro. Di particolare interesse in questo contesto sono, ad esempio:

• i consumi storici di carburante e di CO2,
• le analisi automatiche dei costi.

Questi dati consentono di trarre conclusioni dirette sui possibili sviluppi futuri. In questo modo è molto più facile per i dipendenti che si occupano del monitoraggio stabilire un budget e ottenere calcoli su come i costi della flotta si svilupperanno in futuro.

Gestione del rischio

Un’altra questione importante per qualsiasi flotta è la gestione del rischio.

Fondamentali per ridurre al minimo i sinistri, attraverso l’adozione di varie misure preventive non appena si identifica un’anomalia, sono:

• il monitoraggio delle date di manutenzione di ciascun veicolo,
• l’analisi dei possibili danni,
• il controllo elettronico delle patenti di guida,
• la formazione degli autisti sulla sicurezza,
• la gestione dei sinistri (con un archivio digitale degli incidenti e con informazioni su ogni caso che si verifica. Grazie a questo controllo, non solo è possibile ridurre al minimo i sinistri, ma anche i rischi esistenti, e le richieste di risarcimento da parte delle assicurazioni o, in generale, delle compagnie assicurative ).

Il software permette di generare promemoria per tutte queste scadenze, così che non si tralasci alcun intervento manutentivo o di controllo.

Il software per flotte supporta il reporting e l’analisi

Il lavoro quotidiano di monitoraggio ha principalmente a che fare con determinati indicatori di prestazione (frequenza di danni e sinistri, chilometraggio quotidiano/mensile/annuo, …). Il software di gestione può sensibilmente ridurre il carico di lavoro attraverso la creazione di report definiti dall’utente. Grazie a questi report speciali, i responsabili del monitoraggio possono visualizzare gli indicatori di prestazione desiderati, così da:

• monitorare,
• analizzare,
• contestualizzare

le spese della flotta.

Il software aiuta dunque i dipendenti ad accedere alle cifre chiave desiderate con il minimo sforzo e fornisce sempre dati affidabili.

Vantaggi del software di gestione di Avrios

Oltre ai vantaggi già citati di un software di gestione, in particolare per il monitoraggio, ci sono anche alcuni vantaggi peculiari del software di Avrios:

• la visualizzazione dei costi totali (questo report sui costi totali aiuta poi a calcolare il costo totale di proprietà – TCO – della flotta),
• la possibilità di visualizzare i costi anomali (in questo modo, i costi improvvisamente più elevati vengono immediatamente notati e possono essere richiamati con un click)
• la possibilità di visualizzare i costi nascosti, altrimenti non facilmente identificabili,
• la disponibilità, dunque, di una panoramica trasparente di tutti i costi con l’attribuzione di questi ai singoli veicoli, che semplifica l’elaborazione dei dati per il monitoraggio.

Grazie a questi interventi, la pianificazione del budget e le previsioni per il futuro sono molto più facili da realizzare.

Conclusione: il software di gestione offre vantaggi per il monitoraggio

Per avere un monitoraggio efficace sulla flotta è necessario che i dati a disposizione siano completi e chiari. Il software di gestione serve proprio a:

• avere una visione d’insieme dei dati relativi a ciascun veicolo,
• calcolare le cifre chiave rilevanti,
• ridurre i costi.

Tutte le aziende che vogliono ottimizzare il controllo della propria flotta dovrebbero dunque passare alla gestione automatizzata del parco auto.

Infatti, più è chiaro quale veicolo causi costi anomali, richieda troppo carburante o venga utilizzato in misura non consona, tanto più è possibile ottimizzare le spese in tutti i settori.

Avrios offre, oltre a due pacchetti a pagamento (Pro e Enterprise), un primo approccio gratuito necessario a sondare le capacità del proprio software di gestione, grazie alla possibilità di aprire un account gratuito che mostra chiaramente le opportunità necessarie al monitoraggio.

Se implementata correttamente, la gestione digitale della flotta con un software intelligente risparmia molto lavoro al personale e semplifica il calcolo delle cifre chiave, la ricerca dei dati e la pianificazione e il budget in generale.

‍