Perché monitorare il chilometraggio delle auto aziendali è importante

Introduzione: perché monitorare il chilometraggio è importante

Monitorare il chilometraggio delle auto aziendali è di fondamentale importanza nella gestione della flotta, perché aiuta il fleet manager a:

• controllare a che punto le vetture siano sui chilometri da percorrere mensilmente a seconda dei vari contratti di leasing,
• monitorare tutto ciò che riguarda il carburante (le quantità usate, gli eventuali usi impropri, la distanza percorsa con un pieno, …),
• sorvegliare il consumo energetico di ciascun mezzo e le emissioni di CO2 in vista della sostenibilità,
• focalizzare lo sguardo sulla necessità di manutenzione preventiva (il che garantisce una flotta sicura e performante),
• valutare accuratamente il veicolo e la fase del ciclo di vita in cui esso si trova,
• determinare il valore del veicolo ed essere in grado di prendere decisioni su quando e se smaltirlo o destinarlo ad altre aree di lavoro (se la flotta è obsoleta, incorre in costi eccessivi, che vanno dalla manutenzione eccessiva a un maggiore consumo di carburante, a un utilizzo ridotto, a una minor sicurezza e maggior rischio di sinistri),
• fornire una resa accurata sull'utilizzo del veicolo,
• prendere una serie di altre decisioni importanti sulla gestione della flotta in termini di risparmio sui costi e sul TCO di ogni vettura (avendo chiaro quali veicoli possano generare potenziale risparmio, quali siano utilizzati a target, quali sottoutilizzati e quali sovrautilizzati).

I contratti a chilometraggio

Quando i contratti di leasing prevedono un determinato chilometraggio mensile e il veicolo supera tale soglia, in genere:

• i chilometri in eccesso costano circa il 50/100% in più all’azienda,
• quelli inutilizzati vengono rimborsati solo del 50/80%.

Se il chilometraggio non è ben monitorato e gestito, dunque, si rischia di dover pagare cifre considerevoli non preventivate.

Occorre allora gestire al meglio il chilometraggio adisposizione per ciascun mezzo della flotta.

La gestione ottimale del chilometraggio: l’importanza del software di gestione

Una gestione ottimale del chilometraggio passa attraverso due strategie:

• l’acquisto del chilometraggio corretto al momento della stipulazione del contratto (il che comporta fare delle registrazioni preventive accurate dei chilometraggi, così da avere un quadro preciso delle distanze che ciascun veicolo percorre e pianificare un acquisto oculato senza timori legati alla potenziale insufficienza di km a disposizione. Un software di gestione è lo strumento più utile per il fleet manager in questo caso),
• il monitoraggio del chilometraggio di tutti i veicoli (reso più immediato e agevole grazie all’utilizzo di un software di gestione che permette di mettere in campo, per tempo, misure efficaci di fronte alle eventuali criticità).

Come monitorare, ad oggi, il chilometraggio dei veicoli della propria flotta e le possibili difficoltà

Le soluzioni al momento più efficaci per il recupero delle letture del contachilometri sono:

• l’integrazione delle carte carburante,
• la lettura delle fatture (il software di Avrios si serve già dell’IA per estrapolare i dati necessari e inserirli nel sistema. Farlo manualmente comporta infatti lavoro extra per driver e fleet manager),
• il GPS (che però comporta anche problemi legati alla privacy),
• l’inserimento manuale dei dati da parte del fleet manager(soluzione tradizionale che però, spesso, può far incorrere in errori).

Queste soluzioni, però, possono rivelarsi non pienamente efficaci e presentare varie difficoltà, qui accennate in parentesi e che approfondiremo nel prossimo articolo.

Una scarsa qualità dei dati chilometrici, però, peggiora la qualità della gestione di tutta la flotta, ecco perché è importante introdurre un software di gestione.

Perché è importante automatizzare la lettura del chilometraggio

La lettura del chilometraggio, se automatizzata, porta:

• accuratezza nella raccolta dei dati che non dipende più dalla collaborazione dei driver né da un inserimento manuale del fleet manager,
• il recupero dei dati facile e immediato,
• una gestione dei costi efficace,
• analisi precise e trasparenti.

Soluzioni per migliorare la qualità dei dati del chilometraggio: la nuova funzionalità di Avrios

Avrios, per ovviare ai limiti delle soluzioni attualmente in essere per il monitoraggio del chilometraggio nella flotta ha introdotto una nuova funzionalità che permette di:

• effettuare analisi sulla flotta senza attendere che la fattura delle transazioni del carburante sia disponibile a fine mese,
• avere buona affidabilità delle analisi che non siano dipendenti dal livello di collaborazione dei driver,
• fare in modo che i veicoli sprovvisti di carta carburante (come quelli elettrici, ad esempio) siano sempre monitorati in base al chilometraggio percorso.
• L’unico modo per avere un dato del chilometraggio in tempo reale affidabile e disponibile su tutta la flotta è tramite la telematica integrata del veicolo:
• essa funziona attraverso un cloud,
• il veicolo è sempre connesso,
• i dati possono essere trasmessi in tempo reale ad altre interfacce (Avrios ha stretto accordi con i vari produttori che restano i proprietari dei dati e così Avrios interagisce e rende disponibili le informazioni sulla propria piattaforma attraverso una chiamata dell’IA).

Il veicolo, quindi, si collega con Avrios attraverso un'infrastruttura apposita, quindi senza necessità di installare dispositivi fisici aggiuntivi e il veicolo manda quotidianamente e automaticamente il dato riguardante il chilometraggio così come mostrato sull’odometro del veicolo.

Quali conseguenze sulla protezione dei dati con l’automatizzazione della lettura del chilometraggio?

Tutto ciò che Avrios propone:

• è conforme alle leggi europee,
• il sistema non consente la localizzazione dei veicoli per proteggere la privacy del driver,
• nn viene tracciato il comportamento alla guida,
• non vengono tenuti registri dettagliati,
• non viene monitorata né registrata la velocità del veicolo.

Conclusioni

Tenere monitorato il chilometraggio è dunque di fondamentale importanza al fine di controllare i veicoli affinché:

• non eccedano nei chilometri previsti dai contratti di leasing caricando l'azienda di spese importanti,
• emergano eventuali anomalie e siano immediatamente risolte,
• non ci siano sprechi di carburante.

È comunque opportuno automatizzare questi processi al fine di:

• non incorrere in errori nell'implementazione dei dati,
• avere le informazioni sempre a disposizione, in tempo reale,
• non dipendere dalla disponibilità dei driver nella condivisione dei dati.