Perché la gestione della flotta aziendale con Excel è problematica

Introduzione

Sebbene Excel sia uno strumento molto pratico e versatile nell’utilizzo quotidiano per i lavori d’ufficio, esso raggiunge i propri limiti quando si tratta di gestione della flotta.

Conserva comunque qualche vantaggio, come:

• i bassi costi di implementazione,
• la facilità di creazione e gestione pur con conoscenze limitate,
• la relativa semplicità nell’inserimento dei dati.

Excel può dunque essere un ottimo strumento per:

• inserire dati tabulari,
• utilizzare moduli semplici,
• essere utilizzato come un semplice database.

Vediamo però gli svantaggi di Excel da considerare quando si gestiscono i veicoli di una flotta, al di là della grandezza del parco auto.

Mancanza di automazione

Excel non è uno strumento automatizzato, perciò:

• occorre inserire tutti i dati manualmente,
• è necessario aggiornarli costantemente.

Di conseguenza, c'è il rischio di:

• errori,
• perdita di dati,

che possono portare a risultati inefficienti e imprecisi.

L'inserimento manuale dei dati è inoltre molto dispendioso in termini di tempo e di risorse.

Ritardi nell’inserimento dei dati

I ritardi causati dall'inserimento manuale dei dati (a differenza di quello in tempo reale attraverso il software) possono comportare la circolazione di informazioni troppo datate che compromettono:

• la creazione di report,
• un processo decisionale efficiente.

Difficoltà nella valutazione dei dati

Sebbene Excel offra varie funzioni per l'analisi dei dati, è ancora difficile elaborare volumi di dati complessi e creare report significativi.

I fogli di calcolo Excel diventano dunque poco pratici:

• con lo scorrere del tempo (il futuro ci parla di una quantità sempre più ingente di dati provenienti dai veicoli e dai driver),
• con il progredire della flotta (più sono i mezzi, più informazioni sarà necessario raccogliere e analizzare).

Mancanza di integrazione dei dati

Excel non è in grado di:

• interagire senza problemi con altri sistemi,
• scambiare informazioni.

Ciò significa che rende difficoltoso, se non impossibile:

• riunire i dati provenienti da fonti diverse per raccoglierli,
• elaborare i dati in modo chiaro in un unico luogo,
• integrarsi con fornitori e servizi esterni.

Difficoltà con il ridimensionamento della flotta

Se la flotta cresce, cresce anche la quantità di dati da raccogliere, inserire e analizzare.

Il compito di gestire e organizzare correttamente tutti questi dati e informazioni sulla gestione della flotta in Excel può diventare insostenibile per i fleet manager che devono occuparsene.

Bassa flessibilità

Un modello Excel non è flessibile come un software specializzato per la gestione della flotta. Se si desidera creare report e analisi personalizzati o se sono necessari moduli aggiuntivi per la gestione oil controllo dei veicoli, Excel rivela i suoi limiti.

Rischi per la sicurezza informatica

I modelli di Excel sono passibili di:

• perdita di dati,
• attacchi informatici,

che possono mettere a rischio dati e informazioni.

Un file Excel, pur se protetto da password, non è mai veramente sicuro:

• esistono strumenti online che possono essere utilizzati per sbloccare un file Excel protetto senza conoscere la password.

Questo potrebbe essere estremamente dannoso se si registrano:

• dati personali,
• informazioni sensibili.

Inoltre, sarà necessario fare affidamento su sistemi esterni per eseguire il backup dei fogli di calcolo, perché in Excel non è possibile stabilire se, quando e con quale frequenza è stato eseguito un backup.

Aumento dei tempi amministrativi

Aumento dei tempi amministrativi per completare processi come il controllo della patente di guida.

Limiti collaborativi

Uno degli svantaggi più significativi di Excel è la mancanza di supporto per la collaborazione. Anche quando si abilita la modifica multiutente e si archivia il file Excel su un server condiviso, il processo è soggetto a errori e può comportare la sovrascrittura del lavoro degli altri.

Poca personalizzazione

Excel è uno strumento efficace se:

• resta in uso entro i limiti di ciò per cui è stato progettato,
• si utilizza a un livello generico, senza pretesa di personalizzazione.

Se è necessario aggiungere:

• interfacce specifiche,
• attività più complesse

è il momento di sostituirlo con soluzioni automatizzate.

Sicurezza, conformità, contenimento costi

Se i dati relativi a ciascun veicolo non sono registrati, monitorati e analizzati in tempo reale e con grande precisione, c’è il rischio che il fleet manager non si accorga immediatamente delle criticità. Questo comporta:

• un problema di sicurezza, perché si potrebbero lasciar circolare mezzi non perfettamente performanti o driver non attenti alla guida,
• un problema di conformità, perché potrebbero sfuggire scadenze importanti con conseguenze legali e finanziarie significative,
• un problema di mancato contenimento dei costi, perché senza un monitoraggio serrato di driver e veicoli, sfuggono le criticità nei consumi, nelle manutenzioni, nelle sanzioni.

Ecco perché è importante investire in un software di gestione della flotta.

Conclusione

Nonostante Excel sia un sistema:

• di relativamente semplice utilizzo,
• dai costi limitatissimi,

esso presenta importanti svantaggi, in particolar modo per la gestione delle flotte.

La mancata automazione nell’inserimento, nel recupero e nell’analisi dei dati relativi al parco auto comporta un limite cruciale, dal quale poi scaturiscono tutti gli altri:

• il fleet manager non ha una visione d’insieme in tempo reale dello stato di ogni veicolo e di ogni driver.

In questo modo non gli è possibile individuare tempestivamente le criticità, il che comporta:

• una significativa perdita in termini di denaro e di tempo e di immagine.

I rischi del mancato utilizzo del software di gestione sono dunque ingenti.