Perché investire in un software di gestione per la flotta?

Introduzione: l’importanza del software di gestione per la flotta

Il panorama delle flotte aziendali sta cambiando: la telematica e i dati

Il panorama del settore flotte aziendali si presenta così:

• è sempre più digitalizzato,
• la telematica sta diventando parte integrante della vita dei veicoli e dei driver,
• i fleet manager si trovano ad avere a che fare con una quantità sempre crescente di dati.

Questi dati non possono essere ignorati:

• vanno monitorati, se possibile in tempo reale, per cogliere e far rientrare le criticità tempestivamente,
• per garantire che la flotta sia sicura e conforme,
• per identificare potenziali margini di efficienza e di risparmio.

Ecco perché l'implementazione di un buon pacchetto software per la gestione della flotta è ormai determinante.

L’archiviazione tradizionale dei dati

Il modo tradizionale di archiviare le informazioni sulla flotta:

• su file cartacei,
• in documenti archiviati localmente su dispositivi in formato Excel,
• è ancora relativamente comune, in particolare tra le piccole e medie imprese che gestiscono pochissimi veicoli.

Questo metodo però:

• è soggetto a margini importanti di errore,
• comporta un dispendio notevole di tempo ed energia,
• non consente la visione in tempo reale dei dati riguardanti veicoli e driver.

Il software di gestione

Il software di gestione della flotta consente ai fleet manager di:

• centralizzare i dati frammentati, che altrimenti potrebbero essere archiviati localmente su file cartacei o su più fogli di calcolo su un computer,
• utilizzare un'unica piattaforma per visualizzare i dati telematici, le transazioni delle carte carburante, la cronologia della manutenzione e i promemoria in un unico posto e in un formato standardizzato,
• organizzare i dati digitalizzati in base alla posizione, al conducente, al veicolo e altro ancora,
• visualizzare queste informazioni in dashboard personalizzabili, con i dati ordinati, ad esempio, per categoria, conducente, veicolo e altro ancora.

Passare a un software di gestione comporta alcuni vantaggi determinanti per l’azienda:

• garantisce una visibilità completa dei dati in tempo reale,
• permette di risparmiare tempo, grazie alle automazioni,
• consolida la flotta e la prepara per la crescita,
• consente di restare sempre aggiornati,
• garantisce la soddisfazione dei clienti,
• migliora la sicurezza di veicoli e driver,
• aiuta a mantenere la conformità della flotta,
• riduce sensibilmente i costi.

Vediamo allora in dettaglio:

• perché il Decision-maker dell’azienda dovrebbe investire in un software di gestione,
• cosa comporti, in termini di ROI, il passaggio al software.

Perché investire in un software di gestione per la flotta?

Il più grande vantaggio portato dal software gestione alla flotta è:

• una riduzione importante dei costi operativi complessivi.

Utilizzando i dati raccolti analizzandoli in tempo reale, è possibile infatti apportare miglioramenti in diverse aree operative chiave appena si presentano criticità, con conseguente:

• aumento dell'efficienza,
• miglioramento della produttività,
• miglioramento della pianificazione dei percorsi,
• ottimizzazione delle voci di spesa.

Vediamo, nello specifico, le aree sulle quali il software digestione agisce per un ritorno significativo in termini di ROI.

Risparmio sul carburante

Una delle maggiori voci di costo associate ai veicoli della flotta è il carburante.

Grazie al software:

• è possibile tenere traccia dell'utilizzo del carburante per gestirne i costi,
• il fatto che il consumo di carburante sia monitorato induce i driver a risparmiare carburante, riducendone l'uso in modo sostanziale.

Riduzione degli sprechi

Il monitoraggio dei tempi di inattività dei veicoli consente ai fleet manager di correggere i comportamenti dei conducenti per ridurre gli sprechi:

• un motore al minimo spreca carburante,
• un motore spento quando è opportuno che lo sia evita sprechi inutili.

Risparmio sulla manutenzione dei veicoli

Monitorando l’attività dei driver, migliorano le loro prestazioni alla guida. Si avranno dunque meno:

• frenate brusche,
• curve rapide,
• velocità eccessiva.

In questo modo i veicoli si usureranno meno e richiederanno minori interventi di manutenzione straordinaria.

Ottimizzazione del ciclo di vita dei veicoli

È fisiologico che un veicolo della flotta subisca usura durante il suo ciclo di vita.

Monitorandolo in tempo reale, però, il fleet manager può determinare tempestivamente la necessità di ritirare e sostituire il mezzo, senza che circoli per tempi lunghi, richiedendo spese di manutenzione straordinaria elevate e ripetute.

Risparmio sugli straordinari dei driver

Monitorare le ore di lavoro dei driver in tempo reale aiuta a evitare:

• straordinari ingiustificati,
• violazioni dell’alternanza tra tempo di guida e di riposo,
• costi aggiuntivi.

Ottimizzazione dell’efficienza di veicoli e driver

Il rilevamento della posizione dei veicoli aiuta:

• i driver e i fleet manager che pianificano i percorsi a creare rotte efficienti,
• a correggere in tempo reale gli autisti che non seguono le direttive.

Più i percorsi sono ottimizzati:

• più la flotta risparmia (il chilometraggio e il rifornimento vengono programmati in anticipo),
• più i clienti sono soddisfatti (consegne sempre puntuali e tempestive correzioni in caso di disguidi improvvisi).

Risparmio su assicurazione e riparazioni in caso di sinistro

Se i driver sono consapevoli di essere monitorati, il loro stile di guida diventa più sicuro. In questo modo:

• si evitano numerosi incidenti,
• il premio assicurativo scende,
• occorrono meno riparazioni straordinarie dovute a sinistri.

Risparmio su sanzioni per non conformità

Grazie al controllo serrato di tutti gli aspetti riguardanti veicoli e driver, tutte le scadenze sono programmate e notificate per tempo.

In questo modo la flotta non rischia la non conformità e resta sempre in linea con la legislazione italiana ed europea che regola i parchi auto:

• controllo puntuale delle patenti,
• manutenzione effettuata regolarmente (veicoli sempre a norma),
• rispetto rigoroso dei tempi di guida e di riposo.

Il software di Avrios

Avrios, nello specifico:

• fornisce un software completo che consente ai fleet manager di visualizzare i dati importanti su un’unica piattaforma, con un semplice click;
• offre la possibilità di sperimentare una fase di prova e di adattarsi alle esigenze individuali del cliente;
• permette, con un unico colpo d’occhio, di avere sotto controllo i costi totali del parco auto per poter mirare agli obiettivi di crescita della flotta in maniera del tutto efficace;
• fornisce un software con uso intuitivo che semplifica l'esecuzione dei compiti sia per gli autisti che per i fleet manager,
• consente la creazione gratuita di un account che offre i servizi di base della digitalizzazione della flotta, senza limiti di tempo. Questo aspetto lo porta dunque in una competizione ancor più serrata con il tradizionale foglio di calcolo Excel, nel momento in cui i fleet manager hanno la possibilità di esperire in maniera immediata, sul campo e senza costi, tutti i risvolti positivi della transizione al digitale. (Scegliendo, in seguito, il pacchetto Pro, è possibile controllare e ridurre i costi della flotta in modo molto efficace, mentre con il pacchetto Enterprise si può far fronte alle esigenze peculiari che caratterizzano, in particolare, la propria flotta.)

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Conclusione: investire in un software di gestione fa risparmiare

Una gestione della flotta efficiente:

• è essenziale per una flotta di veicoli che funzioni senza intoppi,
• indipendentemente dalle dimensioni.

Il monitoraggio del proprio parco auto attraverso l’utilizzo di un software consente di:

• tenere traccia della posizione e delle condizioni dei veicoli, dei programmi di manutenzione e del consumo di carburante,
• aiuta a gestire i costi e a mantenere le apparecchiature in funzione più a lungo,
• individuare nell’immediato le criticità e risolverle.

In sostanza, il software:

• porta un notevole risparmio all’azienda,
• su ogni aspetto legato alla gestione della flotta.