Legislazione 2024: cosa devono sapere i fleet manager italiani

Introduzione: che cos’è la conformità?

La gestione delle flotte aziendali gravita, oltre agli innumerevoli altri aspetti, sul concetto di conformità.

Ma che cos’è la conformità?

La conformità è l’allineamento della flotta alla legislazione vigente.

Non essere conforme, per un parco auto, comporta sanzioni per l’azienda.

Vediamo allora insieme:

• quali leggi riguardanti la gestione flotte siano ancora in vigore nel 2024,
• cosa debbano sapere i fleet manager italiani sulla legislazione del 2024.

Daremo:

• uno sguardo approfondito alla normativa italiana,
• una panoramica sulle leggi europee (che tratteremo, in dettaglio, nel prossimo articolo).

La legislazione italiana 2024

La legislazione italiana che regola la gestione delle flotte in vigore nel 2024 riguarda soprattutto:

• la protezione dei propri driver da parte dell’azienda e la responsabilità in caso di sinistro,
• la tutela della privacy,
• la regolamentazione dei benefit,
• gli incentivi statali,
• il controllo delle patenti.

Protezione dei driver da parte dell’azienda e responsabilità in caso di sinistro

La protezione dei driver da parte dell’azienda e la responsabilità in caso di sinistro sono regolate, nello specifico, dal Decreto-legge 81/2008, secondo il quale:

• il dirigente è responsabile in caso di sinistro se non si è occupato di fornire ai dipendenti veicoli perfettamente a norma e funzionanti,
• il dirigente deve conoscere, in dettaglio, tutti gli eventuali rischi ai quali i suoi autisti possono essere esposti e prevenirli,
• il driver è responsabile, invece, di eventuali sinistri da lui causati, se al momento dell’incidente il mezzo utilizzato era perfettamente funzionante (mentre è sempre responsabile penalmente per sinistri che causano feriti o decessi).

Tutela della privacy

Le flotte oggi, grazie alla sempre crescente presenza della telematica:

• sono sempre più connesse.

Lo scambio di informazioni tra mezzi-autisti e fleet manager:

• è sempre più fitto.

I gestori della flotta:

• maneggiano ogni giorno dati che appartengono ai propri driver,
• sono gli incaricati di occuparsi del Trattamento dei dati personali dei dipendenti.

A livello legislativo, la tutela della privacy è regolata dalle normative che illustreremo di seguito.

Normative che regolano la tutela della privacy dei driver in una flotta aziendale

Articolo 4 dello Statuto dei Lavoratori, 1970  

• L’articolo prevede che gli impianti audiovisivi e gli altri strumenti dai quali derivi anche la possibilità di controllo a distanza dell’attività dei lavoratori  possono essere impiegati esclusivamente per esigenze organizzative e produttive, per la sicurezza del lavoro e per la tutela del patrimonio  aziendale.
• La norma precisa che questi strumenti possono essere installati previo accordo collettivo stipulato dalla rappresentanza sindacale unitaria o dalle rappresentanze sindacali aziendali.
• La disposizione non si applica agli strumenti utilizzati dal lavoratore per rendere la prestazione lavorativa e agli strumenti di registrazione degli accessi e delle presenze.

Garante per la protezione dei dati personali, ottobre 2011

Nel provvedimento n. 370 del4 ottobre 2011, l’Authority impone che i mezzi aziendali sui quali è installato un dispositivo GPS portino una vetrofania con la scritta: «Veicolo sottoposto a localizzazione» o comunque avvisi ben visibili ai dipendenti.

Jobs Act, 2015

Il Jobs Act, come questo studio ci illustra, ha implementato l’art. 4 e introdotto un regime diverso a seconda del tipo di strumento utilizzato prevedendo che:

• per gli impianti audiovisivi e gli altri strumenti che consentono il controllo a distanza del lavoratore permane il divieto di installazione salvo esigenze specifiche e l’accordo sindacale/l’autorizzazione dell’INL;
• per gli strumenti di lavoro e per gli strumenti di registrazione di accessi e presenze non opera alcun divieto e alcun obbligo di accordo sindacale o di autorizzazione dell’INL;
• sia per i primi che per i secondi il datore ha l’obbligo di fornire ai dipendenti adeguata informazione circa le modalità d’uso degli strumenti e di effettuazione dei controlli nonché l’obbligo di rispettare la normativa     sulla privacy nella raccolta e nel trattamento dei dati.

Direzione interregionale del Lavoro di Milano, maggio 2016  

La direzione interregionale del Lavoro di Milano, nel maggio 2016, ha ritenuto che l’auto fornita in uso ai dipendenti per scopi lavorativi fosse da considerarsi strumento di lavoro, e lo fosse nella sua interezza, quindi comprensiva anche del sistema GPS, pur se installato in un momento successivo alla consegna del veicolo.

Ispettorato Nazionale del Lavoro, novembre 2016

Con la circolare n. 2/2016, l’Ispettorato Nazionale del Lavoro ha stabilito che i sistemi di geolocalizzazione rappresentano un elemento «aggiunto» agli strumenti di lavoro, e, salvo specifici casi, possono essere installati sull’auto aziendale solo previa autorizzazione sindacale o amministrativa.

Garante per la protezione dei dati personali, aprile 2018

Nel provvedimento n. 232,del 18 aprile 2018, l’Authority ha stabilito che:

• se la localizzazione è attiva deve essere segnalata al dipendente  con apposita icona;
• il tracciamento deve essere disabilitato durante le pause  lavorative previste;
• la posizione geografica dev’essere oscurata nella centrale operativa dopo un certo periodo di inattività dell’operatore.

Corte d’Appello di Roma, febbraio 2021

Anche la Corte d’Appello di Roma si è pronunciata con la sentenza n. 641/21. Secondo i giudici «I sistemi di controllo via GPS rientrano nel campo di applicazione del comma 1, art. 4, l. n. 300/70 e pertanto le relative apparecchiature possono essere installate solo previo accordo stipulato con la rappresentanza sindacale ovvero, in assenza di tale accordo, previa autorizzazione da parte dell’Ispettorato del Lavoro».

Se, dunque, questi requisiti non vengono rispettati, anche in presenza di un’infrazione, la sanzione applicata al dipendente viene considerata illegittima.

Eccezioni

Esistono però casi del tutto particolari in cui i dispositivi GPS possono trasformarsi in veri e propri strumenti di lavoro, cioè quando:

• la prestazione lavorativa non può essere effettuata senza ricorrere al  loro utilizzo,
• la loro installazione è richiesta da specifiche leggi, come nel caso dei sistemi GPS per il trasporto di valori superiori a 1,5 milioni di euro.

Queste normative:

• rendono possibile il tracciamento a distanza dei veicoli,
• tutelano, comunque, la privacy dei driver.

Regolamentazione dei benefit

Ecco le norme in vigore per l’anno corrente.

Fringe benefit: le novità del 2024

 Il governo attuale ha modificato, con la Legge di Bilancio 2024, le soglie di tassazione dei fringe benefit in busta paga dal 1' gennaio 2024:

• per i lavoratori dipendenti senza figli a carico, il tetto del valore dei benefit non tassati in busta paga sale da 258,23 a 1.000 euro all'anno;
• per i lavoratori dipendenti con figli a carico, il tetto del valore dei benefit non tassati in busta paga scende da 3.000 a 2.000 euro all'anno;
• in ciascuna famiglia, però, i benefit dei due coniugi saranno cumulabili, quindi sia il marito che la moglie avranno la possibilità di percepire, ciascuno, i propri benefit.

Come risultano i fringe benefit in busta paga?

Per comprendere, a livello pratico, come i fringe benefit possano risultare nella busta paga del dipendente, ci rifaremo a uno studio approfondito di IPSOA,

Caso 1: dipendente con figli a carico

Nel 2023, il fringe benefit è stato pari a 3.000 euro(non tassati).

Nel 2024, se il fringe benefit sarà ancora di 3.000euro:

• 2.000 euro non verranno tassati (secondo la nuova Legge di Bilancio)
• 1.000 euro verranno tassati.

Al dirigente questo costerà circa 280 euro, mentre aldipendente circa 270, con IRPEF al 24% e INPS al 3,19%.

Caso 2: dipendente senza figli a carico

Nel 2023, il fringe benefit è stato pari a 1.000 euro(tassati).

Nel 2024, se il fringe benefit sarà ancora di 1.000euro, ma non verranno tassati

Incentivi statali

Quali incentivi sono ancora disponibili nel 2024?

Gli incentivi per i veicoli che emettono tra i 61 e i 135g/km di CO2 sono terminati.

Sono però ancora disponibili gli incentivi per i veicoli con emissioni inferiori, perciò elettrici e ibridi (contributi che oscillano tra i 2 e i 5 mila euro).

Disponibili gli incentivi per le auto elettriche e ibride (ma non per le imprese)

Uno studio approfondito in materia ci rivela che:

• A fine marzo 2023, sulla piattaforma ecobonus, risultavano utilizzati solo     l’8,5% dei fondi per le auto elettriche e il 3,5% per le ibride plug-in.
• Per le emissioni tra 0 e 20 g/km (puramente elettriche) vengono elargiti 5.000 euro con rottamazione di una vecchia auto di classe  inferiore a Euro 5; senza rottamazione, il contributo è di 3.000 euro.
• Per la fascia 21-60 g/km (le ibride plug-in), con rottamazione si ricevono 4.000 euro, senza, 2.000 euro.

Disponibili gli incentivi per auto elettriche/ibride per le società di noleggio e car sharing

Il contributo è di:

• 2.500 euro con rottamazione e 1.500 euro senza per le auto     completamente elettriche;
• 2.000 euro con rottamazione e 1.000 euro senza per vetture ibride     plug-in.

Disponibili gli incentivi per mezzi commerciali totalmente elettrici

Gli incentivi ecobonus sono estesi solo ai mezzi totalmente elettrici, in queste proporzioni:

• 4.000 euro se si acquistano veicoli N1 fino a 1,5 tonnellate;
• 6.000 euro per N1 tra 1,5 e 3,5 tonnellate;
• 12.000 euro per veicoli N2 tra 3 e 7 tonnellate;
• 14.000 euro N2 fra 7 e 12 tonnellate.

Incentivi per i veicoli commerciali (per piccole e medie imprese)

Le piccole e medie imprese (comprese anche le persone giuridiche) che esercitano l’attività di trasporto di merci in conto proprio o in conto terzi, possono beneficiare di incentivi per l’acquisto di veicoli commerciali di categoria N1 e N2, nuovi di fabbrica, ad alimentazione esclusivamente elettrica. Il contributo viene concesso con la contestuale rottamazione di un veicolo omologato in una classe inferiore a Euro 4.

(I veicoli N1 sono quelli destinati al trasporto di merci, aventi massa massima non superiore a 3,5 t; mentre i veicoli N2 hanno massa massima superiore a 3,5 t ma non superiore a 12 t).

Ecco lo schema degli incentivi per i veicoli commerciali elettrici previsti negli anni 2022, 2023 e 2024:

• 4.000 euro per l’acquisto di veicoli N1 fino a 1,5 t;
• 6.000 euro per i veicoli N1 superiori a 1,5 t e fino a     3,5t;
• 12.000 euro per i veicoli N2 da 3,5 fino a 7 t;
• 14.000  euro per i veicoli N2 superiori a 7 t e fino a 12     t.

Incentivi per installazione colonnine di ricarica (per aziende – e privati)

Come accennato, le aziende, in Italia, non possono approfittare degli incentivi sull’acquisto o sul leasing di auto a basse, bassissime o zero emissioni, ma di un altro tipo di bonus: il «Bonus Colonnine Elettriche» (gestito dalla società Invitalia, dovrebbe essere prorogato anche per il 2024 – il decreto attuativo si avrà in febbraio).

Il Governo e il Ministero della Transizione Ecologica hanno stanziato 90milioni di euro per l’acquisto e l’installazione di infrastrutture e punti di ricarica per auto elettriche (Decreto del Ministero della Transizione Ecologica del 25 agosto 2021).

Quest’iniziativa è dedicata ad aziende, enti pubblici, e privati che svolgono attività commerciali (quindi: persone fisiche che esercitano attività commerciali, artistiche e professionali e persone soggette all’imposta sul reddito delle società – IRES).

Costo installazione colonnina in azienda

Secondo lo studio condotto da Luce Gas, il costo per l’installazione di una colonnina in azienda prevede:

• circa 3.500 euro per le opere murarie,
• circa 1.000 euro per la connessione alla rete elettrica,
• dai 700 ai 12.000 euro per la colonnina in sé.

Al totale, però, è necessario applicare lo sconto del40% previsto dal finanziamento statale (valido fino al 2024 compreso) destinato proprio alle aziende per l’installazione delle colonnine presso la loro sede.

Incentivi fino al 2024 compreso, ma poi?

Gli incentivi per l'acquisto di auto elettriche e ibride resteranno validi fino al 2024.

Attendiamo le mosse in materia da parte del nostro governo dal 2025, per comprendere se estenderà gli incentivi anche alle aziende, iniziativa che darebbe una spinta decisa alla transizione all'elettrico di molte flotte.

Controllo delle patenti

In quanto proprietario dei veicoli, la direzione:

• è solitamente responsabile del controllo delle patenti di guida,
• può però delegare gli obblighi di controllo e di responsabilità ai fleet manager,
• è bene che controlli tutte le patenti dei driver almeno due volte l’anno,
• se avrà evidenze che indicano che un driver sta rischiando di perdere la patente, ad esempio a causa di frequenti infrazioni, dovrà sottoporlo a un controllo più frequente.

In caso di non conformità della patente di un driver:

• l’azienda sarà passibile di sanzioni (anche) penali.

La legislazione europea 2024

La legislazione europea che regola la gestione delle flotte in vigore nel 2024 riguarda soprattutto:

• la sostenibilità e le emissioni di CO2,
• la scatola nera,
• il cronotachigrafo peri mezzi pesanti.

Sostenibilità ed emissioni di CO2

L’Europa:

• è orientata alla sostenibilità delle flotte,
• prevede un futuro con “zero emissioni nette” entro il 2035,
• ha stilato e sta preparando una serie di piani legislativi che regolano le aziende in materia di sostenibilità.

Questi piani, secondo il Consiglio Europeo, prevedono che:

• le aziende si assumano un “dovere di diligenza”, ossia si impegnino a operare secondo un piano sostenibile sulla linea degli accordi di Parigi (pena, ingenti sanzioni),
• le aziende si impegnino a dichiarare la propria “rendicontazione di sostenibilità” (pena, ingenti sanzioni).

Questi due impegni dovrebbero essere posticipati, nella loro effettività, al 30/06/2026.

Nel frattempo, per avere risposte precise alle domande sulla svolta green europea, l’EFRAG (European Financial Reporting Advisory Group) ha fornito una serie di spiegazioni dettagliate su tutta la prima serie di ESRS (European Sustainability Reporting Standards).

La scatola nera

Un esempio di telematica applicata alla flotta sono le black box o scatole nere, dispositivi necessari:

• per la sicurezza,
• per ottimizzare i costi e i consumi,
• per gestire la flotta.

La normativa prevede che dal 6 luglio 2022 sia presente la black box (scatola nera) sui nuovi veicoli affinché abbiano omologazione UE; dal 7 luglio 2024 sulle nuove immatricolazioni; e dal 2029 anche sui mezzi pesanti.

Il cronotachigrafo

Il cronotachigrafo, che per legge viene installato obbligatoriamente sui veicoli adibiti al trasporto di cose di peso complessivo superiore alle 3,5 tonnellate – dal 2026, superiore alle 2,5 tonnellate:

• indica i tempi di guida effettuati e quelli rimanenti,
• dà notifica delle soste,
• dà conto dei pedaggi corrisposti.

Un controllo capillare di questi dati consente al fleet manager di:

• ottimizzare le tempistiche per le consegne,
• rispettare la normativa vigente,
• controllare i percorsi e il loro costo,
• dunque, di risparmiare considerevolmente in termini di efficienza nei confronti dei clienti, di tempo, e di denaro.