La funzionalità Avrios per il calcolo del fringe benefit

Che cosa sono i fringe benefit

I fringe benefit sono benefici secondari, accessori. Si tratta di una forma di retribuzione – elargita dall’azienda al dipendente – che affianca e completa quella tradizionale, è il cosiddetto «compenso in natura», dunque beni e servizi che l’impresa concede (per scelta autonoma o concordata) ai lavoratori. Fanno parte del piano di welfare dell’azienda e, in effetti, hanno proprio lo scopo di gratificare i collaboratori per la bontà del lavoro svolto e di motivarli affinché operino sempre meglio. Sono un incentivo mirato a soddisfare, a donare benessere, e a incoraggiare i propri salariati ed è la legge a prevedere il fatto che possano esistere (articolo 2099 comma 3 del Codice Civile).

Ce ne sono di diversi tipi e coprono numerosissimi aspetti, perché sono estremamente personalizzabili, a seconda delle inclinazioni e delle necessità dei destinatari.

Vediamo allora:

• 1) l’auto aziendale come fringe benefit;
• 2) la tassazione dell’auto aziendale come fringe benefit;
• 3) come calcolare la tassazione sull’auto aziendale come fringe benefit senza il software Avrios;
• 4) i problemi del calcolo manuale;
• 5) i vantaggi del calcolo con Avrios;
• 6) come calcolare la tassazione sull’auto aziendale come fringe benefit con il software Avrios.

1) L’auto aziendale come fringe benefit

Tra i fringe benefit prediletti dai dipendenti, accanto ai buoni pasto, ai dispositivi elettronici (telefono/pc/tablet), alle polizze assicurative, alla cassa sanitaria, al supporto per mutui/finanziamenti, ai buoni scuola, ecco proprio l’auto, la quale può essere concessa:

• (come nella maggior parte dei casi) a uso promiscuo (sia per scopi lavorativi che personali, nel caso in cui il veicolo sia a noleggio o in leasing),
• oppure a uso personale (quando il mezzo è di proprietà dell’azienda).

Per i lavoratori:

• poter usufruire di un’auto in questa chiave è altamente vantaggioso perché non devono accollarsi le spese dell’acquisto/noleggio del veicolo, né tantomeno quelle relative alla manutenzione, all’assicurazione, al bollo, al carburante (se presente carta carburante fornita dalla compagnia). Si ritrovano, insomma, a utilizzare il mezzo per spostamenti legati al lavoro durante la settimana e a sfruttarlo per le proprie necessità nel tempo che eccede rispetto a quello lavorativo.

Tuttavia, pur essendo un servizio che agevola e motiva il dipendente, non è del tutto gratuito, proprio perché si somma al suo reddito. Sull’auto aziendale come fringe benefit grava dunque una forma di tassazione regolata dall’Art. 51 del T.U.I.R. (Testo Unico delle Imposte sui Redditi).

Cerchiamo di capirne i risvolti e di fare chiarezza.

2) La tassazione dell’auto aziendale come fringe benefit

Entrando, l’auto aziendale, a far parte – in qualità di fringe benefit – del reddito del dipendente, essa viene tassata. Ma in che modo?

• Per gli accordi sulla concessione dell’auto come fringe benefit presi prima dell’1 luglio 2020, la tassazione si basa sulle tabelle chilometriche Aci (si tratta di tabelle pubblicate annualmente sulla Gazzetta Ufficiale. Vi si trovano i valori per tutti i veicoli esistenti sul mercato, suddivisi per tipologia, per motorizzazione e per il loro essere in produzione o meno): «è considerato reddito del dipendente il 30% del costo che deriva dal percorrere quindicimila chilometri in un anno con quel determinato tipo di automobile», recita la normativa.
• Per gli accordi sulla concessione dell’auto come fringe benefit presi a partire dall’1 luglio 2020, invece, la tassazione dei veicoli a uso promiscuo è inversamente proporzionale al livello di emissioni dell’automobile in questione (più inquinano, più costano ai dipendenti).
• Per i contratti stipulati dall’1 gennaio 2021, inoltre, grazie a un emendamento al Decreto Sostegni-bis, cambiano le soglie di pagamento, si allargano leggermente le maglie: se prima, ad esempio, la tassazione era del 30% alla luce di emissioni di CO2 comprese tra i 61 e i 160 g/km, ora quel 30% comprende veicoli con emissioni tra i 61 e i 190g/km. Per emissioni tra 191 e 230 g/km diventa del 50%, e sopra i 230 g/km, è del 60%. La soglia resta invece immutata per la tassazione del 25% (veicoli con emissioni tra 0 e 60 g/km). 

Questo significa che le auto green, quindi a basse o bassissime emissioni (ibride ed elettriche) comportano una tassazione minima. Ecco il motivo per il quale, attualmente, sono le più richieste anche dai dipendenti. Pesantemente penalizzate, invece, le endotermiche con emissioni elevate.

Il tutto in accordo con la svolta ecologica auspicata dal piano del Green Deal europeo, quella che prevede «zero emissioni nette entro il 2050».

3) Come calcolare la tassazione sull’auto aziendale come fringe benefit senza il software di Avrios

Per procedere al calcolo della tassazione sull’auto aziendale come fringe benefit manualmente, senza usare il software Avrios, è necessario:

• connettersi al sito ACI, scegliendo la sezione dedicata al fringe benefit;
• scegliere l’anno (in questo caso il 2022. Non è infatti possibile anticipare il calcolo per l’anno successivo, perché le nuove tabelle non sono ancora state pubblicate. Occorrerà dunque controllare periodicamente il sito per spere quando saranno disponibili);
• selezionare tra «autoveicoli, caravan e motoveicoli», a seconda del tipo di mezzo posseduto;
• selezionare il tipo di alimentazione del proprio veicolo (benzina, diesel, metano, elettricità,..);
• scegliere tra mezzi «in produzione e fuori produzione»;
• una volta operate le scelte appropriate, si aprirà una tabella Excel nella quale si dovrà cercare il modello della propria vettura.
• Nel momento in cui non fosse contemplato il modello esatto, sarà necessario selezionare un modello che si avvicini il più possibile al proprio, con il rischio di sbagliare.
• A questo punto, con un controllo incrociato tra il libretto di circolazione del proprio veicolo (per capire l’entità delle emissioni) e i valori contemplati dalla normativa (dei quali abbiamo discusso al paragrafo precedente), si troverà la cifra giusta.
• Questa cifra andrà divisa per 12 (le mensilità) e trasmessa a chi si occupa delle buste paga in azienda, così che possa inserirla nei pagamenti da effettuare.

Queste operazioni vanno ripetute, manualmente, per ogni singolo veicolo della flotta, con il grande rischio di poter commettere errori (in qualsiasi passaggio) e con un impiego di tempo considerevole.

Si tratta di un processo lungo, laborioso e complicato.

Facciamo allora un punto sui principali problemi che sorgono calcolando i fringe benefit manualmente e, subito dopo, come il software di Avrios possa snellire in maniera decisiva queste operazioni grazie all’automatizzazione di ogni  passaggio.

4) I problemi del calcolo manuale

I principali problemi legati al calcolo manuale dei fringe benefit riguardano:

• 4a. il tempo,
• 4b. l’errore umano,
• 4c. la corrispondenza,
• 4d. le diverse figure coinvolte in azienda.

4a. Il tempo  

• Il calcolo dei fringe benefit richiede un elevato tempo di elaborazione, perché è un processo macchinoso, che va ripetuto per ciascun veicolo della flotta. Occorre, infatti, identificare anzitutto il giusto modello tra quelli proposti dalle tabelle ACI, a seconda del tipo di motorizzazione e dell’attualità del modello e poi procedere.
• Inoltre, è necessario presentare entro una determinata data i giusti valori per ogni vettura all’ufficio paghe o all’agenzia esterna che si occupa delle buste paga.

4b. L’errore umano

La probabilità di commettere errori in fase di calcolo manuale è elevatissima, per via delle variabili numerose di cui tener conto e molto rischiosa, perché le informazioni incidono poi sulla busta paga dei dipendenti.

4c. La corrispondenza

• Corrispondenza tra nomenclatura del veicolo sul libretto o sul contratto di leasing/noleggio e le diciture sulle tabelle ACI: non sempre precisa, perciò spesso si rende necessario consultare numerose tabelle per trovare l’esatta attinenza.
• Corrispondenza tra le unità di misura: la potenza del motore, sul libretto, è espressa in kW, mentre sulle tabelle ACI è in CV. La conversione è fonte di sprechi di tempo e di errore.
• Corrispondenza tra parametri nel tempo: è importante che si considerino gli stessi parametri nel tempo, per garantire la coerenza del calcolo per lo stesso veicolo negli anni.

 4d. Le diverse figure coinvolte in azienda

Il calcolo dei fringe benefit coinvolge, spesso, diverse figure nell’azienda. Per questo motivo si ha:

• complessità nel flusso di lavoro, che diventa lungo e laborioso, perché non tutte le figure aziendali hanno accesso allo stesso modo agli stessi dati. Occorrono dunque numerosi momenti di confronto per integrare la frammentarietà dei dati a disposizione di ciascuno;
• complessità e tempi lunghi nell’ottenere uno storico per controllare i valori (ad esempio a fronte di una richiesta di chiarimento da parte di un dipendente).

5) I vantaggi del calcolo del fringe benefit con Avrios

Il software Avrios, dunque, grazie all’automatizzazione dei processi, consente di calcolare la tassazione dell’auto come fringe benefit in maniera rapida e sicura, escludendo qualsiasi tipo di errore (legato invece al calcolo manuale) e consentendo un enorme risparmio in termini di tempo (e, di conseguenza, di denaro per l’azienda).

Avrios, per ovviare ai problemi legati al calcolo manuale (cfr. paragrafo precedente, 4) I problemi del calcolo manuale) ha sviluppato, in particolare:

• un algoritmo che individua la corrispondenza perfetta tra modello del veicolo sul libretto o sul contratto di leasing/noleggio e di quello presente sulle tabelle ACI, oppure una lista di potenziali alternative tra cui scegliere la più adatta, senza scorrere tutte le tabelle.
• Un sistema di conversione automatica da kW a CV.
• Una chiara panoramica del calcolo per ogni veicolo nel tempo.

I principali punti di forza di Avrios rispetto alla concorrenza sono:

• il ricalcolo automatico dei valori dei fringe benefit ogni anno, sulla base delle ultime tabelle ACI;
• l’aggiornamento automatico delle tabelle ACI;
• il suggerimento intelligente del veicolo ACI più adatto, che semplifica e velocizza l'intero processo.

Vediamo ora come funzioni, nella pratica, questa funzionalità di Avrios per il calcolo dell’auto aziendale come fringe benefit.

6) Come calcolare la tassazione sull’auto aziendale come fringe benefit con il software di Avrios

Con il software di Avrios, il calcolo si fa estremamente semplice e rapido, grazie all’automatizzazione che la piattaforma offre:

• le informazioni sulle emissioni vengono estrapolate tramite il numero di telaio, che è identificativo per ciascuna vettura. (Dal numero di telaio si ricavano infatti informazioni molto dettagliate su tutti gli aspetti del veicolo: colore carrozzeria, combustibile, tipo di cambio, configurazione, equipaggiamento, consumi, emissioni, …).
• È bene, comunque, operare un doppio controllo, perché a volte il solo numero di telaio non basta (questo accade se, ad esempio, il costruttore non ha dichiarato tutti i dati relativi alle emissioni con estrema precisione).
• Si caricherà, dunque, sulla piattaforma del software, anche il libretto del veicolo, che, sulla seconda pagina, al numero v.7, reca la specifica sulle emissioni della vettura.
• Una volta noto, con precisione, il volume delle emissioni in grammi al chilometro, il software individuerà in autonomia, in pochi secondi, la classe di tassazione in cui inserire il veicolo concesso come fringe benefit al dipendente, in base agli aggiornamenti dei parametri operati dalla legge e dalle tabelle Aci e la proporrà già divisa nelle 12 mensilità.
• Nel momento in cui si volesse avere il calcolo per l’anno successivo, poi, appena le nuove tabelle ACI saranno disponibili, Avrios, in autonomia, preparerà (sempre in pochi secondi) la cifra e la renderà disponibile accanto a quella passata, così che il fleet manager possa confrontarle direttamente.

Si tratta dunque di un’interfaccia estremamente dinamica, interattiva e reattiva, che consente ai fleet manager una svolta cruciale nella gestione del loro parco auto.