La Car Policy aziendale: cosa non può mancare

Che cos’è la Car Policy aziendale

La Car Policy è un documento, stilato dall’azienda, che riassume tutte le regole in essere riguardanti l’utilizzo dei mezzi della flotta. È rivolto a tutti coloro che abbiano a che fare con i veicoli aziendali, perciò, in prima istanza, ai driver, al fleet manager e ai fornitori, ma non esclude tutte le altre figure che si trovino a interessarsi del parco auto. Garantisce, nello specifico, i diritti e i doveri di ciascuno.

La car policy regola, in particolare, i soggetti coinvolti nell’uso/gestione dei veicoli; le modalità d’uso dei mezzi; la sicurezza; le modalità di approvvigionamento dei mezzi; le norme per l’assegnazione dei veicoli ai rispettivi driver; la scelta dei veicoli; e tutti gli aspetti relativi a un utilizzo opportuno degli automezzi e a un’organizzazione efficiente della flotta.

Questo documento deve essere reso noto con estrema trasparenza, sempre aggiornato e sottoscritto in ogni sezione da tutte le parti coinvolte, così da tener lontane eventuali diatribe.

Affinché, infatti, il parco automezzi possa funzionare in maniera efficace, è necessario che ciascuno svolga al meglio il proprio ruolo, seguendo queste linee guida dettate dall’azienda.

Vediamo allora, in particolare:

• le caratteristiche della Car Policy,
• la sua interconnessione con il concetto – che va ormai sempre più affermandosi – di Mobility Policy,
• come Avrios possa sostenere le aziende nelle loro Car Policy. 

Le caratteristiche della Car Policy

La Car Policy è determinante per attuare la strategia della propria azienda, indipendentemente dalle dimensioni della flotta e ha un impatto notevole sui costi, sulla sicurezza, sulla gestione dei dipendenti, e sull’immagine dell’azienda.

L’orientamento strategico

Per quanto riguarda il suo orientamento strategico, esso si articola in diverse declinazioni:

• l’orientamento economico, l’attenzione rivolta all’efficienza dei costi e alla razionalizzazione delle strutture dei veicoli è importantissima;
• l’orientamento verso la sostenibilità, che si fa via via determinante, in linea con il Green Deal europeo, il quale prevede «zero emissioni nette entro il 2050»;
• l’allineamento motivazionale, è fondamentale che la politica aziendale – anche in materia di veicoli – tenga in grande considerazione le esigenze e le inclinazioni dei dipendenti, così che la loro soddisfazione cresca di pari passo con la loro motivazione;
• il branding e l’immagine aziendale, è anche attraverso le vetture circolanti ogni giorno che l’azienda si fa pubblicità. Ecco perché i veicoli aziendali devono rispecchiare fedelmente l’immagine aziendale.

Cosa non può mancare in una Car Policy

Esistono aspetti imprescindibili in una Car Policy:

• il criterio di selezione dei veicoli, come scegliere le vetture in base all’orientamento strategico dell’azienda e alle necessità di percorrenza;
• la definizione dei veicoli per la flotta, a che cosa servano i veicoli aziendali e quali siano le loro caratteristiche principali (motorizzazione, equipaggiamento, pneumatici, …);
• la scelta della formula di mobilità, ossia la selezione tra leasing, acquisto, e noleggio;
• la classificazione dei veicoli in categorie, a seconda del titolo/della gerarchia/dei campi di attività del dipendente e della definizione di idoneità;
• la selezione dei veicoli per i dipendenti, con scelta tra car pooling vs car sharing, esclusività dell’utilizzo del mezzo, decisione sulla possibilità che le vetture siano solo strumento di lavoro o fringe benefit;
• la consegna e l’utilizzo dei veicoli, ossia le norme contrattuali per l’utilizzo della vettura, quindi, per quanto tempo un veicolo può essere utilizzato da un dipendente (termini di restituzione; termini di revoca che dipendono dal tipo di uso – aziendale, promiscuo, privato; comportamento in caso di congedi parentali/malattie prolungate); e in quale forma il mezzo possa essere usato per gli spostamenti privati (uso illimitato; chilometraggio annuale; limitazione su weekend/viaggi internazionali; uso da parte dei familiari del dipendente, manuale d’uso); 
• la considerazione sul passaggio all’elettrico, quindi un’attenzione peculiare alla scelta tra flotta di auto ibride o totalmente elettriche, tra i migliori modelli elettrici; e il pensiero rivolto alle stazioni di ricarica (interne all’azienda o presso il domicilio dei dipendenti), così come all’utilizzo delle stazioni e degli accessori.

Il controllo dei costi

Una Car Policy ben ponderata può far risparmiare fino al 25% dei costi per ogni nuovo veicolo acquisito dalla flotta grazie:

• alla descrizione dettagliata dei costi da preventivare, con un’analisi che metta a confronto il TCO di ciascuna vettura al fine di valutare con precisione la scelta dei veicoli, prestando attenzione alla loro alimentazione, al loro equipaggiamento, ai loro pneumatici;
• all’attuazione di una politica di taglio dei costi superflui, con una gestione del consumo carburante molto efficace;
• alla sensibilizzazione dei dipendenti verso una guida più ecologica.

L’aggiornamento della car Policy

Il fatto che la Car Policy sia tenuta in aggiornamento costante, la rende estremamente efficace. È dunque necessario che voi sia:

• un confronto serrato con la dirigenza sull’orientamento strategico, molto importante è infatti che si mantenga un allineamento preciso con gli obiettivi aziendali;
• una continua valutazione di dati e costi, grazie all’utilizzo di un software di gestione;
• una costante attenzione verso le esigenze reali dei dipendenti, attraverso la collaborazione con i dirigenti delle Risorse Umane e le altre figure aziendali;
• la valutazione costante della mobilità aziendale, attraverso il monitoraggio di tutte e soluzioni disponibili;
• un controllo serrato sui canali di distribuzione, così da assicurarsi che tutti i destinatari della Car Policy comprendano e applichino al meglio ciò che vi è previsto;
• un aggiornamento costante sulla tecnologia, in un mondo nel quale i cambiamenti sono all’ordine del giorno.

La Mobility Policy

Dalla concezione di Car Policy, si andrà via via migrando verso il concetto di Mobility Policy (o comunque, i due temi si interconnetteranno). Si tratta di una concezione più ampia, che non riguarderà soltanto una condivisione di regole focalizzate strettamente sull’utilizzo dei mezzi della flotta, ma uno sguardo di amplissimo respiro sulla mobilità della flotta stessa e dei dipendenti.

Il mobility manager si occuperà dunque di creare un giro di mobilità il più possibile sostenibile a livello ambientale e sociale, inserendo nel parco auto anche la micromobilità (biciclette, scooter, monopattini, …) e preoccupandosi addirittura delle modalità di spostamento dei dipendenti da e verso il luogo di lavoro, proponendo loro le soluzioni più convenienti in termini di risparmio di tempo, di costi, e di emissioni di CO2.

Avrios vi sostiene nella vostra Car Policy

Avrios può sostenervi in maniera determinante nelle fasi di esecuzione e di controllo della vostra Car Policy, attraverso:

• un’ottimizzazione dei costi dei veicoli grazie all’automatizzazione dei flussi di lavoro e a report dettagliati e personalizzabili;
• un supporto decisivo sulle decisioni strategiche di mobilità aziendale grazie alla centralizzazione e al collegamento di tutti i dati;
• la trasparenza delle informazioni;
• il supporto nel calcolo e nella fase decisionale in base al vostro vero TCO;
• la gestione delle multe.