I 5 vantaggi di utilizzare un software per la gestione della flotta

La gestione tradizionale

Quali sono i vantaggi di utilizzare un software per la gestione della flotta rispetto a metodi tradizionali? Numerosi fleet manager si servono, ancor oggi, di soluzioni tradizionali per gestire la loro flotta aziendale. Si tratta, in genere, del classico foglio di calcolo Excel che, in effetti, può funzionare benissimo, soprattutto in presenza di parchi auto di dimensioni ridotte: risulta di semplice utilizzo, è gratuito e ha sempre rappresentato un valido strumento di archiviazione dati.

Per quale motivo, dunque, pensare di sostituirlo?

Criticità nella gestione tradizionale

Questa soluzione in Excel ha in sé – senza dubbio – anche qualche limite:

• dipende dall’inserimento manuale di ogni singolo dato, il che può facilmente condurre in errore in fase di aggiornamento/scelta formule/creazione-rimozione celle, e così via
• per il medesimo motivo, richiede un copioso investimento in termini di tempo, che si estende anche alla fase di reperimento dati
• il sistema non rileva né segnala eventuali errori
• non assicura una visione d’insieme di costi/risparmio/dati generali e particolari
• non concede che vi si intervenga, contemporaneamente, in più di una persona, da più di una postazione
• non aggiorna su scadenze, né su altro. Insomma, non interagisce con l’utente

I vantaggi del passaggio a un software di gestione della flotta

Passare a un software di gestione della flotta aziendale comporta invece, innegabilmente, alcuni vantaggi significativi:

1. garantisce una visibilità completa dei dati

2. riduce i costi

3. permette di risparmiare tempo, grazie alle automazioni

4. consolida la flotta e la prepara per la crescita

5. consente di restare sempre aggiornati

Vediamo, in dettaglio, questi punti di forza:

1. Visibilità completa dei dati

Avere la possibilità di generare report standard e/o personalizzati con estrema facilità per il reperimento e l’organizzazione dei dati, ottenere una centralizzazione – su un’unica piattaforma – di tutte le informazioni raccolte riguardanti la flotta (tipo di veicoli, gestione/utilizzo dei mezzi, condizioni contrattuali, stato delle vetture, emissioni,…), quindi possedere una struttura coerente e completa dei dati (interni ed esterni), sempre disponibile in maniera immediata e totale, sono aspetti chiave che permettono una gestione più sicura ed efficiente della flotta stessa.

2. Riduzione dei costi

Con l’automatizzazione della flotta, la registrazione, il controllo e l’analisi in tempo reale, e la visione completa e sempre disponibile di tutti i dati, è semplice individuare eventuali criticità e problemi e intervenire tempestivamente. Inoltre, il rendiconto e l’analisi finanziaria non sono più effettuati sulla base di dati provenienti da fonti plurime, ma sono accessibili direttamente e velocemente, a portata di click. Il monitoraggio continuo e serrato dei costi della flotta, dunque, evita che si venga colti impreparati di fronte a impasse di qualsivoglia natura.

3. Risparmio in termini di tempo

Con la digitalizzazione della flotta ci si trova a poter registrare i nuovi veicoli, le fatture e altri documenti in maniera estremamente rapida e intuitiva. Per la registrazione dei veicoli è infatti sufficiente, in genere, inserire nel database soltanto il numero di telaio (il software ricava poi, da sé, tutti i dati relativi a ciascun mezzo: modello, emissioni, e così via) e per quanto riguarda le fatture, basta semplicemente caricarle sulla piattaforma, lasciando che sia il software a trarne i dati in automatico.

Il risparmio in termini di tempo è, dunque, considerevolmente consistente.

4. Consolidamento della flotta e preparazione per la crescita

Con la gestione della flotta su cloud, tutti i dati risultano accessibili a più persone contemporaneamente, da più postazioni. Questo è, di certo, un aspetto fondamentale per le aziende con più sedi (su territorio nazionale e internazionale), ma si rivela estremamente importante anche nel momento in cui il fleet manager in carica sia impossibilitato all’accesso e si renda necessario l’intervento, sui dati, di qualsiasi altro addetto, anche in un’unica sede.

Attraverso questi interventi incrociati e non vincolati dalla staticità di un sistema non reattivo, la gestione della flotta incrementa la propria efficienza in maniera esponenziale e può crescere senza essere frenata da problemi inattesi, perché tutto resta, sempre, sotto controllo.

5. Aggiornamento costante

Essendo, il software, in continua evoluzione, esso consente di restare al passo con i tempi e a prepararsi, per tempo, ai grandi trend, come può essere, ad esempio, il macro-tema della transizione della flotta all’elettrico.

Il software Avrios

Il software Avrios, oltre a offrire, in toto, i cinque vantaggi-chiave appena esplicitati, consente la creazione gratuita di un account che offre i servizi di base della digitalizzazione della flotta, senza limiti di tempo. Questo aspetto lo porta dunque in una competizione ancor più serrata con il tradizionale foglio di calcolo Excel, nel momento in cui i fleet manager hanno la possibilità di esperire in maniera immediata, sul campo e senza costi, tutti i risvolti positivi della transizione al digitale.