Gestione flotta: quali parametri monitorare

Quali sono i parametri che il fleet manager deve monitorare per fare in modo che la propria flotta sia gestita al meglio, sia sempre più efficiente e performante e i costi ad essa relativi siano contenuti? Vediamoli insieme.

I parametri da monitorare per la gestione della flotta: i KPI

Ogni fleet manager si trova di fronte a sfide quotidiane molto importanti. Le più significative riguardano:

• l’ottimizzazione del parco auto,
• il contenimento dei costi,
• il miglioramento della produttività,
• l’aumento dell’efficienza.

Per raggiungere questi obiettivi, il gestore della flotta deve:

• monitorare in maniera serrata diversi parametri che, in inglese, prendono il nome di KPI (Key Performance Indicators, indicatori chiave di prestazione),
• scegliere un a linea strategica da seguire e (se necessario) comunicarla in modo efficace al proprio team,
• avere un accesso completo ai dati della flotta in tempo reale, grazie soprattutto al supporto di un software di gestione.

Quali sono i principali KPI

I principali parametri da monitorare per una gestione ottimale della flotta riguardano principalmente:

• il consumo (e quindi il potenziale risparmio) del carburante,
• la gestione corretta della manutenzione dei mezzi (anche e soprattutto preventiva),
• la sostituzione delle vetture,
• il controllo del tempo di inattività dei veicoli,
• lo stile di guida dei driver,
• la sicurezza,
• la conformità,
• la programmazione dei percorsi (e i chilometri a vuoto),
• il TCO.

Analizziamoli nei dettagli.

Il consumo di carburante

Il consumo di carburante:

• rappresenta circa il 30% dei costi della flotta,
• è una delle voci di costo più significative,
• il suo monitoraggio è cruciale per ottimizzare la gestione del parco auto.

È quindi determinante monitorare costantemente questo parametro per contenere le spese. Ciò significa che il fleet manager deve:

• tenere traccia della quantità di carburante consumata da ciascun veicolo,
• controllare eventuali anomalie nei consumi e intervenire tempestivamente,
• muoversi con carte carburante e tessere di ricarica.

Man mano che le flotte procederanno sulla via dell’elettrificazione, naturalmente, questo parametro si sposterà sull’utilizzo delle batterie dei veicoli elettrici e sulle ricariche elettriche.

La manutenzione dei veicoli

Il fleet manager deve garantire che:

• i veicoli vengano sottoposti periodicamente a manutenzione,
• gli interventi di manutenzione siano rapidi, per mantenere la flotta produttiva e massimizzare l'efficienza.

Sarà dunque necessario:

• un monitoraggio serrato dello stato dei veicoli,
• un intervento tempestivo in caso di anomalie,
• il controllo dell'efficienza dei tecnici che si occupano della manutenzione, così che i veicoli entrino ed escano rapidamente dall'officina ed evitino eccessivi tempi di fermo.

La sostituzione dei mezzi

I mezzi si degradano con l’utilizzo e con il trascorrere del tempo, tanto da dover essere, a un certo punto, sostituiti. Tenere traccia:

• dello stato dei veicoli,
• di quanto si spende per la manutenzione ordinaria,
• delle manutenzioni straordinarie per ciascun veicolo,
• del grado di obsolescenza tecnologica delle vetture

è necessario per giungere alla decisione di sostituire il mezzo stabilendo un budget realistico per poter mantenere la flotta sempre efficiente e al passo con le innovazioni tecnologiche.

Il controllo del tempo di inattività dei veicoli

Lasciare il veicolo acceso durante soste più lunghe di un minuto (funzionamento al minimo) comporta un aumento del consumo di carburante e quindi dei costi. Eliminare le soste di questo tipo avendo l’accortezza di spegnere il motore comporta:

• minor spreco di carburante,
• minor inquinamento, dunque maggior sostenibilità,
• un risparmio di oltre diecimila euro annui per l’azienda.

Lo stile di guida dei driver

I problemi principali dello stile di guida dei driver riguardano:

• le eccessive accelerazioni,
• le frenate brusche,
• la velocità troppo elevata.

Lo stile di guida dei propri driver ha un impatto significativo su:

• consumo spropositato di carburante,
• usura prematura dei mezzi (freni, pneumatici, motore, …),
• sicurezza personale degli stessi autisti,
• sicurezza del carico trasportato.

Monitorare il loro comportamento e le loro prestazioni è dunque compito fondamentale dei fleet manager.

La sicurezza

Occuparsi della sicurezza di driver e veicoli è un altro compito di grande rilevanza per il gestore della flotta.

Il fleet manager si dovrà infatti impegnare a:

• fare in modo che i mezzi siano sempre performanti e controllati, così da non mettere a repentaglio la sicurezza di driver e carichi,
• fare in modo che gli autisti adottino uno stile di guida cauto e oculato, anche prevedendo eventuali premi per chi adotti tale stile ed eventuali corsi per chi necessiti di formazione in materia.

La programmazione dei percorsi (e i chilometri a vuoto)

Pianificare al meglio i percorsi e ridurre al minimo i chilometri percorsi a vuoto aiuta a:

• non sprecare tempo,
• non sprecare carburante,
• non usurare inutilmente i mezzi,
• essere più efficienti nelle consegne,
• ottimizzare i costi,
• risparmiare in maniera significativa.

Il TCO

Il TCO (Total Cost of Ownership) nella gestione della flotta aziendale:

• è il costo totale di proprietà di un veicolo o, più semplicemente, il costo totale di un veicolo per tutto l’arco di tempo del suo utilizzo,
• è il costo onnicomprensivo che riguarda ogni mezzo di un parco auto, dall’acquisto/noleggio/leasing, alla manutenzione, a ogni operazione/spesa a esso legata.

Comprende dunque:

• costi fissi (pagamento rate e/o canone fisso, tassa di proprietà, manutenzione ordinaria, assicurazione); e
• costi variabili (carburante, tasse di circolazione, pagamento dei pedaggi, manutenzione straordinaria).

Il TCO è determinante nella gestione della flotta aziendale perché:

• il compito del fleet manager è proprio quello di ottimizzare i costi del parco automezzi, incrementando i profitti,

Tenerlo dunque sotto controllo rende dunque la flotta sempre più efficiente e performante, perché si arginano le uscite economiche sul breve periodo e si possono pianificare quelle imprescindibili (e non) sul lungo, con strategie mirate.

Conclusioni

I parametri da monitorare per una gestione ottimale della flotta sono dunque tutti gli aspetti riguardanti il parco auto che il fleet manager deve tenere sotto controllo in maniera capillare, al fine di:

• ottimizzare la flotta,
• contenere i costi,
• ricavare il massimo.

Per farlo si avvarrà sempre più del supporto di:

• telematica (per recuperare quanti più dati possibili in tempo reale),
• software di gestione (per raccogliere, controllare e analizzare tutte le informazioni su ciascun mezzo).

Così facendo gli sarà possibile pianificare una linea strategica e applicarla alla propria gestione.