Gestione flotta aziendale: come prevenire danni e sinistri

Introduzione

Come sappiamo, i sinistri non si possono evitare del tutto, ma il fleet manager ha a disposizione diversi strumenti per contenerne la portata e per diminuirli, così da abbattere le spese legate a riparazione, manutenzione e premi assicurativi.

Vediamo allora, in dettaglio:

• 1) le strategie per il contenimento di danni e sinistri;
• 2) l’importanza del software di gestione nella flotta aziendale;
• 3) l’importanza del software nella gestione dei sinistri;
• 4) l’importanza del software di Avrios nella gestione dei sinistri.

1) Le strategie per il contenimento di danni e sinistri

Le strategie principali puntano al contenimento della frequenza e dell’entità di danni e sinistri: cercando di evitare il più possibile, a monte, gli incidenti, i costi di riparazione, manutenzione e premi assicurativi  diminuiscono sensibilmente:

• A) la risoluzione delle cause tecniche dei sinistri e sguardo attento alla sicurezza,
• B) la risoluzione delle cause umane dei sinistri.

Capiamone i risvolti.

A) Risoluzione delle cause tecniche dei sinistri e sguardo attento alla sicurezza

Per risolvere le cause tecniche dei sinistri e dunque abbattere i costi di riparazione/manutenzione, il fleet manager deve:

• monitorare la frequenza dei sinistri;
• adottare misure di assistenza, come ad esempio i sensori di parcheggio, di distanza e le telecamere posteriori sui veicoli e contrassegnare eventuali pilastri o ostacoli lungo i percorsi/nei parcheggi aziendali;
• preoccuparsi di procedere con la revisione periodica dei veicoli (olio, filtro aria, pressione gomme, pneumatici, motore, parti meccaniche, freni,…), che è un accorgimento che consente di ridurre il degrado dei mezzi (nonché avere maggior sicurezza);
• affidare l’acquisto, il cambio e lo stoccaggio degli pneumatici a un fornitore esterno, così da ridurre i costi e renderli prevedibili grazie a offerte mensili trasparenti;
• scegliere modelli efficienti di veicoli;
• selezionare veicoli con potenza calibrata alla prestazione che devono effettuare (ai viaggi brevi e frequenti, ad esempio, meglio destinare mezzi poco potenti, di bassa cilindrata);
• valutare con cura la portata dei danni e decidere che quelli minori (alla verniciatura, ad esempio) potrebbero essere riparati in una sola volta, contestualmente alla revisione o, addirittura, risolti autonomamente anziché essere denunciati puntualmente all’assicurazione, per un risparmio sulle spese dei premi assicurativi;
• farsi proporre e selezionare con attenzione varie offerte comparate di prezzi per le riparazioni e scegliere i più vantaggiosi.

B) Risoluzione delle cause umane dei sinistri

In quasi tutte le flotte, i responsabili della maggior parte dei danni ai veicoli sono solitamente solo una parte dei guidatori. Con l‘aiuto di un software, è relativamente facile identificarli. Una volta identificati i conducenti, esistono vari approcci per prevenire i sinistri:

• formazione degli autisti verso uno stile di guida sicuro e oculato al fine di contenere l’usura del veicolo. Uno stile di guida poco attento, infatti, porta al logoramento degli pneumatici, del mezzo in sé, nonché a piccoli sinistri. Più il mezzo è ben funzionante, meno si usura;
• colloquio con i conducenti che causano la maggior parte degli incidenti per mostrare loro i costi che i sinistri comportano per l’azienda;
• organizzazione di un programma motivazionale con incentivi per i driver che riescono a limitare al massimo il numero di incidenti. In genere, infatti, gli incentivi funzionano più delle sanzioni. Però occorre fare molta attenzione e tenere in considerazione quanto un autista sia effettivamente su strada, perché è naturale che un driver che lavora di più in auto può incorrere più facilmente in incidenti rispetto a chi percorre pochi chilometri. È opportuno dunque non punire ingiustamente autisti diligenti che però si trovano spessissimo sull’auto aziendale.

2) L’importanza del software di gestione per la flotta aziendale

Digitalizzare la flotta attraverso l’introduzione di un software di gestione comporta alcuni vantaggi significativi: garantisce una visibilità completa dei dati (anche simultanea da diverse postazioni); riduce i costi; permette di risparmiare tempo, grazie alle automazioni; consolida la flotta e la prepara per la crescita; consente di restare sempre aggiornati.

Guardando al futuro, inoltre, il software si renderà assolutamente necessario, considerando quanto complesse saranno le automobili e quanto ingente diventerà la quantità di dati da convogliare, smistare, leggere in automatico e in tempo reale da parte dei fleet e dei mobility manager.

Il software è quindi uno strumento di grande supporto per:

• avere una visione d’insieme di tutti i dati a portata di click (tipi di veicoli, assegnazione ai driver, condizioni contrattuali, condizione dei mezzi, …),
• risparmiare considerevole tempo nell’inserire e nel reperire gli stessi dati,
• non incorrere in errori,
• restare sempre aggiornati – in maniera capillare – su ogni singolo dettaglio di ciascun veicolo,
• non esser colti di sorpresa da eventuali criticità o problemi.

Quanto è importante, infine, nella gestione dei sinistri?

3) L’importanza del software per la gestione dei sinistri

Anche la gestione dei danni ai veicoli, grazie al software, diventa immediata e intuitiva. Tutti i dati e le comunicazioni relativi a constatazioni di sinistro, preventivi per le riparazioni, e altro sono infatti riuniti in un unico file digitale. Questo permette di prendere decisioni in maniera molto rapida su assicurazioni, riparazioni, e metodi di risoluzione (se, ad esempio, si nota un incremento negli incidenti durante il parcheggio, si installeranno, prontamente, sistemi di parcheggio assistito per ridurre i casi di danni e i premi assicurativi, e così via).

Vediamo allora, in dettaglio, le funzionalità del software in relazione ai sinistri:

• rileva le collisioni in automatico e genera immediatamente le notifiche degli incidenti per i fleet manager;
• semplifica la gestione delle richieste di risarcimento. Questo velocizza le pratiche e consente di far tornare operativi più velocemente conducenti e veicoli;
• mantiene un contatto perenne (24/7) con il servizio di rimorchio, al fine di spostare rapidamente il veicolo danneggiato dal luogo dell'incidente e di portarlo nel minor tempo possibile presso l’officina per la riparazione;
• permette di contenere i costi, automatizzando l'elaborazione dei documenti e la gestione dei processi;
• consente ai fleet manager di controllare senza difficoltà tutto il processo, dalla raccolta dei preventivi di spesa, alla riparazione, alla gestione della garanzia;
• automatizza la comunicazione con le compagnie assicurative e consente di controllare comodamente l'evasione del sinistro, riducendo ulteriormente i costi grazie all'eliminazione degli intermediari nel processo di gestione del caso;
• automatizza la gestione dei singoli casi, riducendo così notevolmente il tempo dedicato a ogni sinistro;
• consente di reagire al sinistro in modo rapido grazie al controllo in tempo reale dei dati. I fleet manager possono infatti seguire lo stato degli incidenti passo per passo, nell’immediato;
• permette di generare report, anche altamente personalizzati, così da consentire ai fleet manager di analizzare i dati relativi ai sinistri per migliorare e pianificare ulteriormente anche le azioni future;
• genera in automatico tutta la documentazione pertinente al sinistro.

4) Il software Avrios nella gestione dei sinistri

Il software Avrios, oltre a offrire, in toto, tutte le funzionalità appena esplicitate, consente, in particolare, di creare un profilo unico per ogni incidente, completo di tutte le informazioni relative ai danni (dinamica degli eventi, immagini, perizie, dati assicurativi, proposte di costo, e così via). In questo modo il fleet manager è in grado di tenere sotto stretto controllo il premio assicurativo e di programmare interventi per cercare di evitare sinistri futuri.

Avrios, dunque, fornisce:

• una gestione dei danni altamente efficiente volta al contenimento dei costi, grazie a una documentazione esaustiva di ogni sinistro;
• una riduzione – in prospettiva – dei danni, grazie all’analisi capillare dei sinistri passati e all’individuazione di abitudini di guida non oculate;
• il controllo del premio assicurativo.