Gestione flotta aziendale: come ottimizzare i costi

Introduzione

Ogni fleet manager si trova di fronte a determinate sfide e criticità, nella gestione della flotta aziendale. Deve infatti assicurarsi che ogni azione – propria e altrui – sia mirata a ridurre i costi e a incrementare i profitti.

È necessario, ad esempio, che: controlli che i veicoli siano usati in maniera opportuna, così da arginare gli sprechi di carburante; utilizzi al meglio i fogli di calcolo o, meglio ancora, si serva di un software che lo aiuti nelle fasi di reperimento, inserimento e gestione dei dati; faccia riparare e sostituire i veicoli non più idonei per il lavoro, così che le spese di manutenzione, sicurezza, e carburante si abbassino; scelga in maniera oculata tra le soluzioni di leasing, noleggio e acquisto; e così via.

Vediamo allora, in dettaglio, i succitati (e ulteriori) punti sui quali il fleet manager debba focalizzare la propria attenzione per ottimizzare la flotta aziendale:

Strategie per ottimizzare la gestione della flotta aziendale

1) Utilizzo del software

Se il tradizionale foglio di calcolo Excel può funzionare benissimo, soprattutto in presenza di parchi auto di dimensioni ridotte, perché risulta di semplice utilizzo, è gratuito, e ha sempre rappresentato un valido strumento di archiviazione dati,  esso ha in sé – senza dubbio – anche qualche limite: dipende dall’inserimento manuale di ogni singolo dato, il che può facilmente condurre in errore; richiede un copioso investimento in termini di tempo; il sistema non rileva né segnala eventuali errori; non assicura una visione d’insieme dei dati; non concede che vi si intervenga, contemporaneamente, da più postazioni; non aggiorna su scadenze, né su altro.

Al contrario, il software di gestione comporta invece, innegabilmente, alcuni vantaggi significativi: garantisce una visibilità completa dei dati (anche simultanea da diverse postazioni); riduce i costi; permette di risparmiare tempo, grazie alle automazioni; consolida la flotta e la prepara per la crescita; consente di restare sempre aggiornati.

È, insomma, uno strumento di grande supporto per il fleet manager che voglia avere una visione d’insieme di tutti i dati a portata di click (tipi di veicoli, assegnazione ai driver, condizioni contrattuali, condizione dei mezzi, …), che voglia risparmiare considerevole tempo nell’inserire e nel reperire gli stessi dati, che non voglia incorrere in errori, che abbia necessità di restare sempre aggiornato – in maniera capillare – su ogni singolo dettaglio di ciascun veicolo, e che non desideri esser colto di sorpresa da eventuali criticità o problemi.

2) Carburante e usura veicoli

Il fleet manager si trova a dover controllare in maniera serrata i dati relativi allo stato dei veicoli e i consumi di carburante di ciascun mezzo della flotta, considerando anche quante volte ognuno di essi venga rifornito, così da contenere le spese e, in prospettiva, diminuirle.

Perciò:

l’adozione mirata di carte carburante porterà un significativo contenimento dei costi grazie a sconti dei fornitori. Creando occasioni di offerte multiple e gare d’appalto, inoltre, si avranno trasparenza e ottimizzazione dei costi;

• il fleet manager dovrà sensibilizzare i driver verso la scelta di carburanti standard (anziché premium, che hanno un prezzo decisamente troppo elevato e non portano valore aggiunto all’azienda nel breve termine);
• egli si troverà, inoltre, a sensibilizzare i driver verso uno stile di guida sicuro e oculato che sia mirato a contenere gli sprechi nel rifornimento e l’usura del veicolo. Uno stile di guida poco attento, infatti, porta al logoramento degli pneumatici, del mezzo in sé, nonché a piccoli sinistri. Più il mezzo è ben funzionante, infatti, meno carburante richiede e meno si usura. Se dunque il responsabile della flotta, in fase di monitoraggio dati, si accorge di un improvviso aumento nel consumo carburante, ecco l’immediato procedere con i controlli sul mezzo;
• la revisione periodica dei veicoli, peraltro, (olio, filtro aria, pressione gomme, pneumatici, motore, parti meccaniche, freni,…) è un accorgimento che consente di ridurre il degrado dei mezzi e di garantire minor consumo di carburante (nonché maggior sicurezza);
• l’acquisto, il cambio e lo stoccaggio degli pneumatici possono essere, poi, affidati a un fornitore esterno, così da ridurre i costi e renderli prevedibili grazie a offerte mensili trasparenti;
• la scelta di modelli efficienti di veicoli, infine, contribuirà al contenimento dei costi;
• così come la selezione di veicoli con potenza calibrata alla prestazione che devono effettuare (ai viaggi brevi e frequenti, ad esempio, meglio destinare mezzi poco potenti, di bassa cilindrata).

3) Sicurezza

La sensibilizzazione dei driver da parte del fleet manager verso uno stile di guida tranquillo e sicuro non comporterà soltanto il contenimento degli sprechi di carburante e dell’usura del mezzo, ma anche un aumento della sicurezza grazie alla diminuzione degli incidenti. Quest’ultima determina un calo significativo nelle spese legate alla riparazione dei veicoli e all’impossibilità del dipendente di lavorare, in caso di sinistro.

Occorrerà dunque:

• monitorare la frequenza dei sinistri;
• proporre ai driver periodici corsi di formazione sulla sicurezza, così che restino sempre aggiornati;
• adottare misure di assistenza, come ad esempio i sensori di parcheggio, di distanza e le telecamere posteriori sui veicoli e contrassegnare eventuali pilastri o ostacoli lungo i percorsi/nei parcheggi aziendali;
• valutare con cura la portata dei danni e decidere che quelli minori (alla verniciatura, ad esempio) potrebbero essere riparati in una sola volta, contestualmente alla revisione o, addirittura, risolti autonomamente anziché essere denunciati puntualmente all’assicurazione, per un risparmio sulle spese dei premi assicurativi;
• farsi proporre e selezionare con attenzione varie offerte comparate di prezzi per le riparazioni e scegliere i più vantaggiosi.

4) Leasing, noleggio, acquisto dei veicoli aziendali

Vediamo quali, tra queste soluzioni, si rivelino più efficaci per le flotte aziendali:

volendo procedere con l’acquisto dei veicoli, nel caso in cui ci sia liquidità disponibile, sarebbe opportuno non far ricadere la scelta su mezzi low-cost, perché – sul lungo periodo – comportano crescenti spese di manutenzione e rifornimento, e grande svalutazione.

È dunque preferibile puntare su mezzi di fascia medio-alta, se non addirittura alta, che permettono di contenere i costi per il carburante e per la manutenzione. L’usura sarà, in ogni caso, imprescindibile, ma, come già detto, occorrerà comunque formare i dipendenti affinché adottino uno stile di guida appropriato e cauto.

L’acquisto dei veicoli comporta, inoltre, il fatto che l’azienda debba farsi carico di tutte le pratiche amministrative e manutentive e che debba pagare l’Iva sul mezzo comprato.

Potrà, però (a  seconda dell’uso del veicolo e quindi del regime di agevolazione spettante), detrarre la stessa Iva e alcuni costi (carburanti e lubrificanti, bollo, assicurazione, tassa di proprietà, riparazioni, e così via).

Parlando di leasing, invece, l’azienda si troverà a pagare una rata mensile per poter utilizzare il veicolo, ma avrà la possibilità di riscattare lo stesso con una rata finale più consistente e di diventarne proprietaria. Come nel caso dell’acquisto, anche per la soluzione di leasing, le spese amministrative e manutentive, dopo il riscatto, sono a carico dell’azienda, la quale può però usufruire di agevolazioni fiscali.

Qualora l’azienda non voglia appropriarsi del veicolo al termine del contratto di noleggio, essa ha la possibilità di restituire l’auto all’agenzia di leasing e/o prenderne in leasing una nuova.

Il noleggio a lungo termine, infine, è un’alternativa validissima all’acquisto e comporta una significativa ottimizzazione dei costi.

I veicoli, in effetti, in dodici mesi dall’acquisto perdono circa il 25% del loro valore e con il trascorrere del tempo, con l’usura ed eventuali sinistri, la svalutazione cresce in maniera esponenziale. Il noleggio a lungo termine, invece, permette di non essere proprietari del mezzo, perciò consente di non risentire dell’effetto della svalutazione, perché alla scadenza del contratto si sceglie un nuovo veicolo, generalmente di ultima generazione.

I contratti variano dai 24 ai 60 mesi, l’azienda corrisponde all’agenzia un canone mensile fisso e non è gravata da oneri gestionali (bollo, assicurazione, manutenzione, gomme, assistenza stradale, …), che sono invece a carico della società che noleggia.

Per avere contratti sempre più vantaggiosi, poi, è bene aumentare il numero di agenzie di noleggio coinvolte, così che entrino in competizione sul prezzo e che l’azienda possa scegliere il più conveniente.