Gestione flotta automezzi: cosa non può mancare

Flotte aziendali con automezzi

Una flotta aziendale composta da autoveicoli e da automezzi (van, furgoni, autocarri, autotreni, autoarticolati, …) comporta, da parte del fleet manager, attenzioni peculiari nella fase di organizzazione dei mezzi; in quella della scelta dei dispositivi utili per una guida il più possibile efficace; e in quella che riguarda tutte le operazioni di monitoraggio, reperimento, e inserimento dati.

I mezzi pesanti, infatti, oltre a richiedere tutti i controlli che il gestore della flotta riserva alle automobili e ai veicoli di medie dimensioni, necessitano anche di avere a bordo device particolari e di un’osservazione serrata su tutta la serie di dati che deriva dal rispettivo cronotachigrafo (dispositivo che, per legge, viene installato obbligatoriamente proprio sui veicoli adibiti al trasporto di cose di peso complessivo superiore alle 3,5 tonnellate – dal 2026, superiore alle 2,5 tonnellate) e da tutti gli altri dispositivi.

Vediamo allora, in dettaglio, che cosa non possa mancare nella gestione di un parco automezzi.

Che cosa non può mancare nella gestione di un parco automezzi

 Car policy  

Si tratta di un documento, stilato dall’azienda, che riassume tutte le regole in essere riguardanti l’utilizzo dei mezzi della flotta. È rivolto a tutti coloro che abbiano a che fare con i veicoli aziendali, perciò, in prima istanza, ai driver, al fleet manager e ai fornitori, ma non esclude tutte le altre figure che si trovino a interessarsi del parco auto.

La car policy regola, in particolare, i soggetti coinvolti nell’uso/gestione dei veicoli; le modalità d’uso dei mezzi; la sicurezza; le modalità di approvvigionamento dei mezzi; le norme per l’assegnazione dei veicoli ai rispettivi driver; la scelta dei veicoli; e tutti gli aspetti relativi a un utilizzo opportuno degli automezzi e a un’organizzazione efficiente della flotta.

Questo documento deve essere reso noto con estrema trasparenza, sempre aggiornato e sottoscritto in ogni sezione da tutte le parti coinvolte.

Affinché, infatti, il parco automezzi possa funzionare in maniera efficace, è necessario che ciascuno svolga al meglio il proprio ruolo, seguendo queste linee guida dettate dall’azienda.

Software di gestione

Numerosi fleet manager si servono, ancor oggi, di espedienti tradizionali (classico foglio di calcolo Excel) per gestire la loro flotta aziendale, che, in effetti, possono funzionare benissimo, soprattutto in presenza di parchi auto di dimensioni ridotte: risultano di semplice utilizzo, sono gratuiti e hanno sempre rappresentato un valido strumento di archiviazione dati.

Purtroppo, però, queste soluzioni possono presentare anche diversi limiti, in particolare in presenza di automezzi nella flotta (che necessitano della registrazione di numerosi dati ulteriori rispetto alle automobili): inserimento manuale dei dati, lungo, laborioso e soggetto a errori che non vengono poi segnalati; no visione d’insieme; no interazione con l’utente, né con altri sistemi; no utilizzo contemporaneo da più postazioni; no adattamento a smartphone/smartwatch; e così via.

Il passaggio al software di gestione, dunque, comporta una serie di vantaggi di valore inestimabile per il fleet manager e per la flotta stessa, che viene organizzata in maniera indubbiamente più efficace: visibilità completa dei dati, che sono sempre disponibili, a portata di click; riduzione dei costi (carburante/manutenzione), aumento della sicurezza, e ottimizzazione dei tempi (nelle consegne, per i mezzi pesanti); risparmio di tempo nell’inserimento e nel reperimento dati, grazie alle automazioni; consolidamento della flotta e preparazione per la crescita; aggiornamento costante.

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Localizzazione con GPS

La strategia della localizzazione con GPS della flotta (GPS tracking) permette di avere, in tempo reale, una visione completa di tutti i dati importanti riguardanti ciascun veicolo: la posizione; lo stile di guida; il consumo carburante; i tempi di sosta/guida; i tempi di consegna carichi per i mezzi pesanti; e così via.

Questa localizzazione si può ottenere:

• montando un GPS tracker su ciascun mezzo;
• attraverso app dedicate (che non necessitano di hardware particolari), scaricate sullo smartphone/tablet personale del driver che, in questo modo, non è costretto ad avere a bordo troppi dispositivi;
• con dispositivi built-in, ossia hardware già installati nei veicoli. Questi richiedono semplicemente che ci si registri online con il proprio account aziendale affinché il sistema si connetta con il software di gestione, trasmettendo tutte le informazioni necessarie.

Navigatori specifici per mezzi pesanti

Si tratta di software di navigazione che:

• selezionano solo rotte adatte alla taglia del mezzo, evitando di proporre strade con restrizioni di peso/larghezza/altezza;
• indicano parcheggi sicuri per poter sostare di notte;
• forniscono mappe con restituzioni realistiche dell’ambiente per preparare l’autista allo scenario che gli si presenterà;
• aggiornano in tempo reale sullo stato/sulla viabilità delle rotte da percorrere;
• inviano messaggi personalizzati ai driver in base alle necessità preventivamente inserite;
• avvisano su quale lato della strada sarà la destinazione, così da evitare al driver impreviste e pericolose manovre di inversione di marcia in loco.

Manutenzione preventiva veicoli

Necessaria per evitare malfunzionamenti improvvisi e sprechi inutili, dunque, di fondamentale importanza affinché ciascuno sia sempre del tutto operativo, si possano evitare eventuali sinistri e  i costi siano il più possibile contenuti.

Tracking dei rimorchi

Al fine di avere percezione esatta e in tempo reale di dove siano ubicati i rimorchi e addirittura sapere quando abbiano i portelloni aperti.

Previsione dei tempi di arrivo

Notifiche in tempo reale per rendere del tutto efficienti i rapporti con i clienti, rendendoli edotti del momento in cui arriverà il carico, così che essi possano organizzarsi al meglio tra consegne e ritiri e non vi siano sprechi di tempo né per loro, né per l’azienda.

Geofencing

Si tratta di un perimetro virtuale che viene monitorato. Può essere una zona geografica (ad esempio l’area di carico/scarico merci, per controllare, a seconda che un mezzo vi sia o meno presente, se abbia già effettuato o meno la consegna), o il perimetro esterno del veicolo (così da tenere sotto controllo chi/che cosa entri nella sua area di manovra e tener monitorato, anche a distanza e a mezzo fermo, la sua sicurezza e il suo utilizzo).

Gestione carico

Il carico degli automezzi deve essere assolutamente proporzionato alla loro portata, per evitare di incorrere in sanzioni e di usurare i mezzi stessi, con conseguenti e ingenti costi extra.

Organizzazione interna dei rimorchi

Quando nella flotta sono presenti mezzi pesanti, è bene organizzare le merci in maniera molto oculata, così che i driver non siano poi costretti ad arrampicarsi tra i pacchi, o a fare movimenti scomposti per raggiungere il carico rischiando sinistri. Questo aspetto è importantissimo, dunque, per la sicurezza e per il contenimento di tempi e di costi.