Gestione della flotta: contenere i costi di manutenzione delle auto in leasing

Introduzione

Nel momento in cui un’azienda ha necessità di acquisire nuovi veicoli per implementare la propria flotta, si trova di fronte a tre vie principali: l’acquisto della vettura, il noleggio o il leasing.

• Con l’acquisto del veicolo, l’azienda ne acquisisce subito la proprietà;
• il noleggio a lungo termine consente all’azienda un uso protratto del mezzo che si termina con la sua restituzione alla società di noleggio;
• grazie al leasing, infine, dopo l’uso protratto del veicolo, l’azienda può procedere al riscatto dello stesso attraverso il pagamento di una maxi-rata finale e giungere quindi all’acquisizione definitiva.

Vediamo allora, in dettaglio:

• le caratteristiche del leasing,
• le strategie necessarie a contenere i costi di manutenzione delle vetture in leasing.

Le caratteristiche del leasing  

Il leasing:

• consente di usufruire del veicolo per un tempo prolungato (in genere più di 48 mesi), da concordare con la società di leasing, a fronte del pagamento di una rata mensile.
• Nel canone mensile, che è più basso rispetto a quello di noleggio, non sono comprese tutte le spese legate alla vettura (le spese di manutenzione sono infatti escluse, mentre restano bollo e assicurazione).
• La rata mensile comprende un determinato chilometraggio da concordare con la società di leasing a inizio contratto e ogni eccedenza ha prezzo molto elevato.
• Offre possibilità di riscatto del mezzo una volta terminato il contratto attraverso il pagamento di una maxi-rata finale, da concordare con la società.
• Come per il noleggio si può scegliere tra un contratto di leasing single- o multi-sourcing, cioè, con uno o con più fornitori.

Come ridurre i costi di manutenzione e di riparazione delle auto aziendali in leasing

I costi per la manutenzione/riparazione dei veicoli aziendali (strettamente legati a quelli per i sinistri) rappresentano circa il 23% delle spese totali di una flotta. Sono dunque una delle voci di costo più rilevanti di un parco auto. Se pensiamo, poi, che:

• i costi per le riparazioni possono addirittura variare fino al 33/50% da un’officina all’altra, a parità di servizio,
• e che – come specificato nel paragrafo precedente – per i veicoli in leasing queste spese esulano dal contratto, quindi rappresentano un esborso ulteriore,

lo scenario appare di difficile gestione. I fleet manager, però, possono contenere queste spese grazie ad alcune importanti strategie:

• 1) la risoluzione delle cause tecniche dei sinistri e sguardo attento alla sicurezza;
• 2) la risoluzione delle cause umane dei sinistri;
• 3) l’ottimizzazione dell’acquisto di servizi di riparazione e manutenzione dalle officine;
• 4) il controllo delle prestazioni delle officine;
• 5) il raggruppamento degli ordini alle officine per tipo di danno;
• 6) la gestione strategica dei sinistri di lieve entità.

Le prime due strategie puntano al contenimento della frequenza e dell’entità dei sinistri. Cercando infatti di evitare il più possibile, a monte, gli incidenti, le spese legate a manutenzione e riparazione dei veicoli diminuiscono sensibilmente:

Capiamone i risvolti.

Le prime due strategie

1) Risoluzione delle cause tecniche dei sinistri e sguardo attento alla sicurezza

Per risolvere le cause tecniche dei sinistri e dunque abbattere i costi di manutenzione/riparazione, il fleet manager deve:

• monitorare la frequenza dei sinistri;
• adottare misure di assistenza, come ad esempio i sensori di parcheggio, di distanza e le telecamere posteriori sui veicoli e contrassegnare eventuali pilastri o ostacoli lungo i percorsi/nei parcheggi aziendali;
• preoccuparsi di procedere con la revisione periodica dei veicoli (olio, filtro aria, pressione gomme, pneumatici, motore, parti meccaniche, freni,…), che è un accorgimento che consente di ridurre il degrado dei mezzi (nonché maggior sicurezza);
• affidare l’acquisto, il cambio e lo stoccaggio degli pneumatici a un fornitore esterno, così da ridurre i costi e renderli prevedibili grazie a offerte mensili trasparenti;
• scegliere modelli efficienti di veicoli;
• selezionare veicolicon potenza calibrata alla prestazione che devono effettuare (ai viaggi brevi e frequenti, ad esempio, meglio destinare mezzi poco potenti, di bassa cilindrata);
• valutare con cura la portata dei danni e decidere che quelli minori (alla verniciatura, ad esempio) potrebbero essere riparati in una sola volta, contestualmente alla revisione o, addirittura, risolti autonomamente anziché essere denunciati puntualmente all’assicurazione, per un risparmio sulle spese dei premi assicurativi;
• farsi proporre e selezionare con attenzione varie offerte comparate di prezzi per le riparazioni e scegliere i più vantaggiosi.

2) Risoluzione delle cause umane dei sinistri

In quasi tutte le flotte, i responsabili della maggior parte dei danni ai veicoli sono solitamente solo una parte dei guidatori. Con l‘aiuto di un software, è relativamente facile identificarli. Una volta identificati i conducenti, esistono vari approcci per prevenire i sinistri:

• formazione degli autisti verso uno stile di guida sicuro e oculato al fine di contenere l’usura del veicolo. Uno stile di guida poco attento, infatti, porta al logoramento degli pneumatici, del mezzo in sé, nonché a piccoli sinistri. Più il mezzo è ben funzionante, meno si usura;
• colloquio con i conducenti che causano la maggior parte degli incidenti per mostrare loro i costi che i sinistri comportano per l’azienda;
• organizzazione di un programma motivazionale con incentivi per i driver che riescono a limitare al massimo il numero di incidenti. In genere, infatti, gli incentivi funzionano più delle sanzioni. Però occorre fare molta attenzione e tenere in considerazione quanto un autista sia effettivamente su strada, perché è naturale che un driver che lavora di più in auto può incorrere più facilmente in incidenti rispetto a chi percorre pochi chilometri. È opportuno dunque non punire ingiustamente autisti diligenti che però si trovano spessissimo sull’auto aziendale.

Le ulteriori quattro strategie 

Attraverso questi ulteriori accorgimenti, il fleet manager può giungere a un significativo contenimento dei costi legati alla manutenzione/riparazione dei veicoli della propria flotta.

Vediamo in dettaglio le caratteristiche di queste soluzioni.

3) Ottimizzazione dell’acquisto di servizi di riparazione e manutenzione dalle officine

Il fleet manager deve preoccuparsi di identificare i fornitori con modelli di business competitivi e negoziare sconti, con questi, facendo loro promesse di elevati volumi d’acquisto in periodi prestabiliti.

4) Controllo delle prestazioni delle officine

È necessaria la verifica dei servizi e delle fatture con i preventivi. I servizi delle officine sono infatti poco trasparenti, spesso vengono gonfiati, anche fino al 30% in più. Il fleet manager deve dunque controllare con grande attenzione le fatture di riparazione e fare reclamo qualora i conti non tornassero.

5) Raggruppamento degli ordini alle officine per tipo di danno

È opportuno stipulare accordi-quadro con 2-3 reti di officine o un contratto con un intermediario, poi creare un sistema per la diagnosi da remoto e il controllo dei danni. Di solito, a questo scopo si utilizza un software. Una volta trovato il software adatto per la valutazione dei sinistri, può iniziare la gestione operativa dei danni e dunque il contenimento dei costi di riparazione/manutenzione.

6) Gestione strategica dei sinistri di lieve entità

È bene impegnarsi nella riparazione di più danni in un unico intervento (riparazione congiunta) o nell’alienazione dei veicoli danneggiati lievemente (non riparare i danni di entità modesta alle vetture prima della messa fuori servizio).

Conclusioni

Contenere i costi di manutenzione e di riparazione è una sfida particolarmente difficile per i fleet manager, data l’entità molto gravosa di queste spese sul bilancio generale del parco auto.

A maggior ragione quando si tratta di veicoli in leasing, perché per queste vetture l’azienda paga il canone, nel quale sono compresi bollo e assicurazione, ma non la manutenzione (come invece accade per il noleggio a lungo termine).

Al costo del canone, infatti, si somma quello per il controllo ordinario e straordinario delle auto, che deve essere calcolato in maniera strategica grazie alle soluzioni sopra illustrate e al supporto di un valido software di gestione della flotta, che aiuti i fleet manager nella raccolta e nell’analisi attenta e puntuale di tutti i dati necessari per:

• la scelta dei giusti fornitori,
• il controllo capillare dei preventivi delle officine,
• il contenimento di danni e sinistri,
• la cadenza sistematica degli interventi di manutenzione ordinaria per avere veicoli sempre efficienti,
• la formazione degli autisti così che adottino uno stile di guida sicuro e opportuno,
• il controllo attento delle fatture delle riparazioni e gli eventuali reclami qualora i conti non siano pienamente trasparenti.

Si tratta di accorgimenti fondamentali per una gestione ottimale di queste spese.