Gestionale flotte aziendali: come scegliere quello giusto

Introduzione: l’importanza del software di gestione

Il software di gestione della flotta consente ai fleet manager e all’azienda di:

• centralizzare i dati frammentati, che altrimenti potrebbero essere archiviati localmente su file cartacei o su più fogli di calcolo su un computer,
• utilizzare un'unica piattaforma per visualizzare i dati telematici, le transazioni delle carte carburante, la cronologia della manutenzione e i promemoria in un unico posto e in un formato standardizzato,
• organizzare i dati digitalizzati in base alla posizione, al conducente, al veicolo e altro ancora,
• visualizzare queste informazioni in dashboard personalizzabili, con i dati ordinati, ad esempio, per categoria, conducente, veicolo e altro ancora.

Passare a un software di gestione comporta alcuni vantaggi determinanti per l’azienda:

• garantisce una visibilità completa dei dati in tempo reale,
• permette di risparmiare tempo, grazie alle automazioni,
• consolida la flotta e la prepara per la crescita,
• consente di restare sempre aggiornati,
• garantisce la soddisfazione dei clienti,
• migliora la sicurezza di veicoli e driver,
• aiuta a mantenere la conformità della flotta,
• riduce sensibilmente i costi.

Ma come scegliere quello giusto per la propria azienda? Vediamolo insieme.

Scegliere il gestionale giusto

La scelta del software di gestione della flotta perfetto richiede considerazioni molto ponderate.

La considerazione chiave per fare una scelta consapevole è quella che riguarda le dimensioni della propria azienda.

A seconda della dimensione dell’azienda

Piccole imprese

Per le piccole imprese sono fondamentali:

• l'economicità del prodotto,
• la facilità d'utilizzo.

Se l’azienda è di piccole dimensioni, è bene dunque che cerchi un software con funzionalità essenziali come:

• il tracciamento GPS,
• la pianificazione della manutenzione,
• la reportistica di base.

Meglio sarebbe se, inoltre, fosse previsto un pacchetto base gratuito (come accade per Avrios), integrabile via via in base al crescere della flotta e delle esigenze.

Medie imprese

Le aziende di medie dimensioni dovrebbero puntare su:

• adattabilità,
• versatilità.

Il software dovrebbe adattarsi alla crescita e offrire funzionalità avanzate, come:

• il monitoraggio del comportamento dei driver,
• la gestione del carburante.

Grandi imprese

Le grandi aziende richiedono soluzioni robuste che offrano:

• analisi dei dati complete,
• diverse opzioni di integrazione dati e sistemi,
• funzionalità di gestione avanzate.

L’adattabilità e la personalizzazione giocano un ruolo chiave per le imprese di grandi dimensioni.

Cosa considerare quando si sceglie un software di gestione della flotta

Quando si sceglie un software di gestione della flotta, è dunque essenziale definire le caratteristiche specifiche di cui l'azienda ha bisogno.

Queste caratteristiche possono includere diversi aspetti che analizzeremo qui di seguito.

Il monitoraggio di mezzi e driver in tempo reale

Il monitoraggio della posizione e dello stato della flotta in tempo reale è fondamentale per una gestione efficace, perché consente di:

• individuare immediatamente le criticità,
• risolvere i problemi in poco tempo,
• ottimizzare i percorsi,
• effettuare consegne puntuali,
• soddisfare i clienti.

La reportistica

Una reportistica completa e personalizzabile permette di:

• analizzare i dati in maniera capillare,
• prendere decisioni consapevoli.

È opportuno allora cercare un software che offra report personalizzabili per soddisfare le specifiche esigenze aziendali.

La pianificazione della manutenzione

Una manutenzione efficace è essenziale per mantenere la flotta in condizioni ottimali. Se il software include la pianificazione della manutenzione aiuta a:

• monitorare e pianificare la manutenzione ordinaria,
• ridurre i tempi di inattività dei veicoli,
• prolungare la vita dei veicoli stessi,
• risparmiare considerevolmente su eventuali interventi straordinari, che possono essere, così, evitati.

L’integrazione con altri sistemi

Se l’azienda è di grandi dimensioni, sarebbe opportuno che prendesse in considerazione un software che possa ben integrarsi con altri sistemi già in uso (come, ad esempio, il software di contabilità per i dati finanziari o i sistemi di gestione dell'inventario).

L'integrazione:

• semplifica il flusso di dati,
• riduce l'inserimento manuale dei dati stessi.

La facilità d'utilizzo

Un software di facile utilizzo può avere un impatto significativo sull'efficacia della gestione della flotta. Un software intuitivo:

• è facilmente utilizzabile da tutto il gruppo di lavoro,
• consente un rapido adattamento alle nuove funzionalità,
• garantisce una transizione fluida, priva di interruzioni.

Questo comporta:

• processi più efficaci,
• un ritorno significativo in termini di ROI.

La versatilità

Anche le flotte delle piccole aziende possono crescere. Per questo motivo è bene che si prenda in considerazione un software di gestione della flotta che stia al passo con lo sviluppo.

Fondamentale si rivela dunque la versatilità, che comporta:

• la soddisfazione delle esigenze di una flotta in crescita,
• la continua evoluzione,
• la non necessità di una revisione totale dei processi già in essere.

La versatilità garantisce la bontà dell’investimento sul lungo periodo.

Il costo

Le considerazioni sui costi sono fondamentali nella scelta del software di gestione del parco auto. È essenziale valutare:

• i costi iniziali,
• le spese di abbonamento.

È importante che il software scelto:

• sia in linea con il budget aziendale,
• offra un ritorno sull'investimento migliorando l'efficienza, riducendo i costi operativi e aumentando la sicurezza.

L’assistenza clienti

Un'assistenza clienti affidabile è fondamentale quando si utilizza un gestionale per la flotta aziendale. In caso di problemi o di necessità di assistenza, avere a disposizione di un team di supporto reattivo e competente può significare molto.

Occorre dunque assicurarsi che il fornitore del software offra un'assistenza solida ed efficiente così da poter sempre mantenere integri i processi di gestione.

Le recensioni e i case study

È importante, prima di acquistare un software, ricercare eleggere le recensioni delle aziende del proprio settore che hanno implementato con successo un gestionale per la flotta.

Le esperienze reali di colleghi e competitor possono fornire indicazioni preziose su:

• prestazioni,
• caratteristiche,
• affidabilità

delle diverse soluzioni software.

Un periodo di prova

È bene scegliere un software che offra un periodo di prova. Questo consentirà di testare la compatibilità del software con le operazioni specifiche della propria azienda.

È un modo eccellente per valutare se il software sia:

• in linea con le proprie esigenze,
• semplice da usare,
• supportato da un team di esperti

prima di impegnarsi in un contratto a lungo termine.

I tipi di software di gestione della flotta a seconda delle esigenze

Esistono vari tipi di gestionali della flotta aziendale tra cui scegliere, ognuno dei quali risponde a diverse esigenze aziendali.

On-Premise

Il software di gestione della flotta on-premise viene installato e gestito sui server dell'azienda. Questa opzione offre:

• controllo,
• sicurezza

completi sui dati. È una scelta valida se l’azienda ha requisiti rigorosi in materia di privacy e sicurezza dei dati. Tuttavia, può richiedere un investimento iniziale più elevato in hardware e infrastruttura IT.

Basato sul cloud

Il software di gestione della flotta basato sul cloud (come quello di Avrios):

• è ospitato nel cloud,
• offre l'accesso da qualsiasi luogo con una connessione a internet,
• è una soluzione flessibile e personalizzabile,
• spesso include aggiornamenti automatici,
• riduce l’impegno per il reparto IT.

Le soluzioni basate sul cloud sono adatte alle aziende che cercano la comodità e la possibilità di accedere ai dati da remoto.

Soluzioni integrate

Il gestionale per la flotta aziendale integrato:

• va oltre la semplice gestione del parco veicoli,
• combina la gestione del parco veicoli con altre funzioni aziendali, come la gestione dell'inventario, la contabilità e la gestione delle relazioni con i clienti,
• migliora l'efficienza complessiva semplificando lo scambio di dati tra i vari reparti, con il risultato di un'attività più coesa e produttiva.

Il software Avrios

Avrios, oltre a offrire, in toto, le funzionalità sopra esplicitate, consente:

• la creazione gratuita di un account che offre i servizi di base della digitalizzazione della flotta, senza limiti di tempo.

Questo aspetto lo porta dunque in una competizione ancor più serrata con il tradizionale foglio di calcolo Excel, nel momento in cui i fleet manager hanno la possibilità di esperire in maniera immediata, sul campo e senza costi, tutti i risvolti positivi della transizione al digitale.

Inoltre:

• scegliendo il pacchetto Pro, è possibile controllare e ridurre i costi della flotta in modo molto efficace,
• con il pacchetto Enterprise si può far fronte alle esigenze peculiari che caratterizzano, in particolare, la propria flotta.

Conclusioni

La scelta del giusto gestionale per la flotta è una decisione fondamentale per qualsiasi azienda con un parco auto. Il software può infatti:

• migliorare l'efficienza,
• portare un grande il risparmio sui costi,
• aumentare la sicurezza e la protezione delle risorse.

È di fondamentale importanza, dunque:

• considerare le esigenze specifiche della propria azienda,
• valutare attentamente i parametri sopracitati,
• fare una scelta consapevole.

Questa scelta richiede un investimento iniziale di:

• tempo,
• risorse

necessario per avere riscontri positivi a lungo termine.