Software di gestione: fornitori, vantaggi, funzionalità

Introduzione: l'importanza del software di gestione

L’utilizzo del software migliora la gestione della flotta in maniera radicale, rendendola:

• digitale,
• moderna,
• del tutto efficiente.

L'utilizzo di un sistema di questo tipo comporta diversi vantaggi per le aziende e per i fleet manager, su tutti, una gestione puntuale ed efficace di costi e tempi.

Analizzeremo allora, nello specifico:

• i principali fornitori italiani di software di gestione della flotta,
• i vantaggi legati all’utilizzo del software,
• le funzioni del software nella pratica quotidiana del parco auto.

Che cos'è un software di gestione della flotta?

Gestire una flotta significa:

• organizzare e controllare i veicoli dell'azienda.

Il compito fleet manager è quello di garantire che il parco veicoli:

• funzioni senza intoppi,
• sia gestito in modo efficiente,
• sia complessivamente il più conveniente possibile.

Le mansioni sono dunque numerose e le possibilità d’errore, elevate. Grazie all’utilizzo del software, invece, il margine d’errore si riduce praticamente a zero e l’organizzazione diventa estremamente valida

I dati vengono inseriti nel sistema tramite interfacce che forniscono informazioni su tutti i veicoli della flotta, tra le quali:

• localizzazione dei veicoli tramite localizzatori GPS, che consente di determinare la posizione dei mezzi in tempo reale,
• fatture carburante, che permettono di monitorare consumi e anomalie,
• scadenze e costi (pagamenti, contratti, manutenzione, assicurazione, bollo, …),
• report standard e personalizzati su qualsiasi aspetto legato al veicolo.

Proprio grazie alla capacità di analisi di innumerevoli dati, il software può supportare in modo affidabile il fleet manager in diversi compiti.

Va tuttavia sottolineato che non esiste un unico software, ma piuttosto diverse soluzioni proposte da diversi fornitori con diversi obiettivi. Ecco perché è determinante fare un confronto tra essi per trovare la soluzione ottimale per il proprio parco auto.

Come funzionano i software

In genere, sui veicoli della flotta viene installato un hardware, il quale genera e trasmette i dati relativi a ogni singola vettura al software. Questi dati:

• vengono letti attraverso un'interfaccia,
• raccolti nel software,
• analizzati,
• valutati ulteriormente.

Il software svolge insomma tutto il lavoro che altrimenti dovrebbe essere svolto a mano con il supporto di fogli di calcolo Excel e di altri strumenti. Il risparmio in termini di tempo e di costi è dunque impareggiabile. In più, come già accennato, esclude la possibilità dell’errore.

I più importanti fornitori di software di gestione flotta

A prima vista, il mercato può sembrare un po' confuso per quanto riguarda i vari fornitori di software di gestione. Tuttavia, ci sono alcuni grandi fornitori che si distinguono positivamente con le loro soluzioni e che possono essere utilizzate in modo particolarmente efficace nella pratica da flotte di diverse dimensioni. Per tutte le opzioni, va sottolineato che è sempre necessario verificare individualmente per la rispettiva flotta se possono essere utilizzate bene nella pratica.

Ecco i più importanti fornitori italiani.

Avrios

Avrios:

• fornisce un software completo che consente ai fleet manager di visualizzare i dati importanti su un’unica piattaforma, con un semplice click;
• offre la possibilità di sperimentare una fase di prova e di adattarsi alle esigenze individuali del cliente;
• permette, con un unico colpo d’occhio, di avere sotto controllo i costi totali del parco auto per poter mirare agli obiettivi di crescita della flotta in maniera del tutto efficace;
• fornisce un software con uso intuitivo che semplifica l'esecuzione dei compiti sia per gli autisti che per i fleet manager,
• consente la creazione gratuita di un account che offre i servizi di base della digitalizzazione della flotta, senza limiti di tempo. Questo aspetto lo porta dunque in una competizione ancor più serrata con il tradizionale foglio di calcolo Excel, nel momento in cui i fleet manager hanno la possibilità di esperire in maniera immediata, sul campo e senza costi, tutti i risvolti positivi della transizione al digitale. (Scegliendo, in seguito, il pacchetto Pro, è possibile controllare e ridurre i costi della flotta in modo molto efficace, mentre con il pacchetto Enterprise si può far fronte alle esigenze peculiari che caratterizzano, in particolare, la propria flotta.)

Bloomfleet

Bloomfleet offre:

• la gestione degli ordini dei veicoli a noleggio,
• il monitoraggio dei costi, attività di logistica e di manutenzione della flotta,
• l’assistenza ai driver in ogni fase di utilizzo del veicolo assegnato
• al fine di consolidare i costi della mobilità dei veicoli, monitorare il TCO della flotta e il comportamento di acquisto e di utilizzo attraverso indicatori e grafici.

Fleet Support

Fleet Support offre:

• un software centralizzato che permette di coprire tutte le attività inerenti la gestione del parco, sia esso acquisito in noleggio, leasing o proprietà, e di produrre ampia e puntuale reportistica.

Zucchetti

Zucchetti assicura:

• un’organizzazione ottimale e il controllo dei processi di gestione della flotta che consente di offrire un servizio puntuale all’interno dell’azienda, contenere i costi e prendere le giuste decisioni per un asset strategico dell’impresa;
• il controllo dei veicoli di proprietà, a noleggio o in leasing, riservati in benefit a un dipendente o messi a disposizione di tutta l’azienda.

Drivevolve

Drivevolve punta a:

• controllare facilmente i costi di gestione;
• mantenere costanti i rapporti con i fornitori;
• avere sempre sotto controllo le scadenze ed eliminare il cartaceo,
• personalizzare i moduli in base alle tue esigenze.

I maggiori vantaggi del software per la flotta

Un software di gestione digitale della flotta comporta numerosi vantaggi per il parco auto:

• la gestione è più facile, più veloce e più efficiente da implementare
• i costi della flotta si riducono.

Soprattutto nelle flotte di medie e grandi dimensioni, il passaggio da una gestione manuale della flotta con Excel a una moderna gestione della flotta è accompagnato da vari miglioramenti nei processi.

Ecco i vantaggi principali:

• tutti i dati possono essere visualizzati con un solo click (in tempo reale, a seconda del sistema),
• i dati sono disponibili a livello centrale con un solo clic, anche da diverse sedi contemporaneamente,
• le criticità, i costi nascosti e i valori anomali delle spese possono essere identificati immediatamente,
• l'approccio efficiente comporta un grande risparmio di tempo,
• le attività ricorrenti vengono eseguite in modo semplice e sicuro in formato digitale (controllo della patente di guida, formazione degli autisti, ecc.),
• viene generato un promemoria per ogni scadenza (così che date e istruzioni importanti per la manutenzione non vengano perse),
• tutti i compiti vengono visualizzati in maniera molto intuitiva,
• i costi della flotta sono chiaramente visibili (questo è proprio il primo passo verso la riduzione dei costi),
• è facile e intuitivo da usare per fleet manager e autisti,
• il focus è sulla crescita della flotta e sui cambiamenti innovativi nel contesto della mobilità.

Le principali funzionalità del software di gestione

Per molte aziende era ed è tuttora prassi comune utilizzare Excel per la gestione del parco veicoli.

I vantaggi del software di gestione sono però determinanti e sono da sommare alle funzionalità che il software stesso svolge. Vediamo allora le sue funzioni più importanti.

Gestione dei documenti attraverso il sistema di gestione della flotta

Il software permette di gestire i documenti della flotta, così che si possa avere:

• ordine,
• una chiara visione di tutti i dati esistenti, i quali non devono essere inseriti manualmente, come avviene in assenza di software. (Minor carico di lavoro e ridotta probabilità di errori).

Tracciamento GPS con localizzazione del veicolo in tempo reale

Una funzione importante proposta da molti fornitori è la localizzazione GPS dei veicoli con il tracciamento della loro posizione in tempo reale. Il software mostra dove si trovano i veicoli e valuta i percorsi, il consumo di carburante e molti altri dati. Ciò richiede la presenza di localizzatori GPS montati sui veicoli, in modo che il software riceva le informazioni raccolte e possa leggerle.

Funzionalità ricorrenti nell'attività quotidiana della flotta

Tra le funzionalità del software, anche quelle che riguardano le attività ricorrenti della flotta:

• fatturazione delle carte carburante,
• gestione delle multe,
• controllo delle patenti di guida,
• formazione dei dipendenti.

Analisi e ottimizzazione dei costi

Una funzione molto importante nella gestione della flotta è l'ottimizzazione dei costi. In tempi di inflazione e pressione sui prezzi, è particolarmente difficile svolgere questo compito in modo affidabile. Il software di gestione della flotta è progettato in modo tale che i costi siano chiaramente visualizzati e assegnati ai singoli veicoli. In questo modo è possibile individuare i costi anomali, proprio come altri costi troppo elevati. Il software aiuta quindi il fleet manager a tenere sotto controllo i costi e a ridurli gradualmente.

Registro digitale dei conducenti

Il registro dei conducenti è un buono strumento per:

• tenere traccia accurata delle distanze percorse,
• per registrare accuratamente le ore di lavoro (per i mezzi pesanti, ad esempio).

Promemoria delle scadenze

Le scadenze da rispettare in una flotta aziendale sono numerose, dal rinnovo delle patenti, alla formazione dei conducenti, alla prossima manutenzione del veicolo.

Più la flotta è grande, più diventa difficile tener conto di quali scadenze siano state rispettate e quali no. Il software ricorda ai conducenti gli appuntamenti in scadenza, semplificando così notevolmente la gestione della flotta.

Gestione efficiente dei sinistri

La gestione di danni e sinistri è di solito una delle funzioni più importanti del software.:

• la fornitura di mobilità sostitutiva, se necessaria,
• il confronto delle offerte delle diverse officine.

Una gestione professionale dei sinistri con un fascicolo digitale affidabile è uno dei punti in cui le aziende possono ridurre i costi della flotta. Se lo si desidera e a seconda del fornitore, è quindi possibile implementare la gestione dei sinistri come parte dei compiti classici.

Conclusione: l’importanza dell'uso di un software di gestione della flotta

Poiché sul mercato esiste più di una tipo di software di gestione della flotta, è importante:

• confrontare le diverse opzioni fin dalle prime fasi.

La soluzione scelta deve rispondere alle esigenze della flotta e deve essere adattabile in modo flessibile. L'uso di un sistema efficiente semplifica numerosi processi nell'attività quotidiana e crea tempo sufficiente per implementare innovazioni nella flotta. Numerosi compiti possono essere svolti dal sistema, in modo che a lungo termine il tempo necessario per la gestione del parco auto si riduca, così come i costi sostenuti.

Un sistema di gestione del parco veicoli si rivela quindi determinante per l'amministrazione della flotta.