Car sharing aziendale: quando conviene?

Introduzione: che cos’è il car sharing aziendale?

Quando conviene il car sharing aziendale? È meglio assegnare i veicoli ai dipendenti o adottare una soluzione di condivisione? Per quali tipi di aziende è più indicato il car sharing?

Il car sharing aziendale:

• è una strategia di welfare aziendale,
• è un metodo di utilizzo condiviso dei veicoli della compagnia (siano essi di proprietà o a noleggio/in leasing) tra i dipendenti, i quali possono prenotare le singole vetture da utilizzare per trasferimenti da e verso il lavoro e per trasferte;
• si tratta dunque di un benefit condiviso;
• si dimostra, in maniera sempre crescente, una soluzione efficace e sostenibile per soddisfare le esigenze di mobilità delle aziende,
• offre una serie di vantaggi sia alle aziende che ai dipendenti e ai fleet manager.

In questo articolo cercheremo di capire:

• se sia meglio assegnare i veicoli ai dipendenti,
• oppure adottare soluzioni di condivisione delle vetture,
• e per quali aziende convenga il car sharing.

I vantaggi del car sharing aziendale

Per le aziende

Introdurre il car sharing in azienda offre molti vantaggi alle imprese:

• riduce significativamente i costi di gestione e manutenzione della flotta,
• aumenta l'efficienza della flotta grazie all'uso condiviso dei veicoli,
• rafforza la loro sostenibilità aziendale riducendo le emissioni di CO2, perché si riduce il numero totale di mezzi usati dall’azienda.

Per i dipendenti

Il car sharing aziendale offre anche diversi vantaggi anche per i dipendenti:

• permette una mobilità flessibile, in quanto i veicoli possono essere utilizzati a seconda delle necessità personali e contingenti,
• riduce lo stress legato alla manutenzione e alla riparazione della propria auto,
• promuove una guida responsabile, poiché l'uso del veicolo viene registrato,
• porta una riduzione dei costi per i pendolari, perché possono utilizzare l'auto aziendale per recarsi al lavoro,
• comporta una guida più ecologica, in quanto le aziende spesso optano per vetture sostenibili e in generale ne sono necessarie in minor numero.

Per i fleet manager

I fleet manager, grazie all’introduzione del car sharing, beneficiano di un processo di gestione semplificato, anche se, a monte, devono provvedere a:

• una pianificazione efficace delle prenotazioni dei veicoli,
• una comunicazione chiara con i dipendenti che utilizzeranno le vetture,
• una tecnologia adeguata che supporti l’organizzazione (ad esempio, la funzionalità specifica nel software di gestione flotta).
• I vantaggi di questo sistema d’uso condiviso delle auto aziendali per i fleet manager riguardano:
• la riduzione al minimo del numero di veicoli inutilizzati, con una conseguente significativa riduzione dei costi;
• l’ottimizzazione dell'utilizzo delle risorse, che consente a diversi dipendenti di accedere ai veicoli in momenti diversi. Questo porta a un uso più efficiente della flotta e riduce significativamente i tempi di inattività;
• la digitalizzazione dei processi di prenotazione e utilizzo delle vetture, che semplifica notevolmente la gestione della flotta, con conseguente risparmio di tempo e risorse.

Gli svantaggi del car sharing aziendale

Per le aziende

Gli svantaggi per le aziende sono legati a:

• gli alti costi iniziali per l'introduzione del sistema;
• i problemi di accettazione e utilizzo da parte dei dipendenti, i quali devono abituarsi a non avere un veicolo assegnato ad personam e a prenotarlo per tempo in base alle proprie esigenze;
• una gestione in genere complessa e lunga (soprattutto per le grandi flotte);
• la difficoltà nel monitorare l'uso e le condizioni dei veicoli (soprattutto nelle grandi aziende, con un numero importante di vetture), che possono comportare maggiori costi di manutenzione e riparazione.

Per i dipendenti

Anche per i dipendenti si presenta qualche svantaggio:

• la disponibilità irregolare dei veicoli, soprattutto nelle ore di punta e nelle grandi aziende;
• il problema degli effetti personali nei veicoli condivisi;
• la confusione iniziale dovuta all'adattamento a nuovi processi e tecnologie;
• i problemi di privacy dovuti al frequente monitoraggio dell'uso dei veicoli.

‍Per quali aziende conviene il car sharing

Alla luce dei vantaggi e degli svantaggi appena analizzati, il car sharing si rivela particolarmente conveniente soprattutto per le aziende:

• piccole,
• medie.

Perché il car sharing aziendale conviene più per le imprese di piccole e medie dimensioni?

Il car sharing aziendale conviene più per le piccole e medie imprese perché:

• rappresenta una soluzione flessibile per gestire numerose esigenze di trasporto senza che l’azienda debba per forza dover investire in una flotta di proprietà (che una grande azienda, probabilmente, già invece possiede),
• è un'opzione eccellente per le imprese con un numero contenuto di dipendenti. Che si tratti del tragitto casa-ufficio o di viaggi di lavoro a lunga percorrenza, i dipendenti possono contare su un'auto ogni volta che ne hanno bisogno (mentre nelle grandi aziende i dipendenti potrebbero trovarsi a non avere sempre un veicolo a disposizione, essendo tanti gli utenti),
• il car sharing rimuove alla radice tutti i costi legati alla proprietà d'auto: bollo auto, assicurazione, revisioni, cambio gomme, potenziali tariffe per il parcheggio (risparmi significativi su aziende piccole e medie, che devono gestire i costi in maniera estremamente oculata, specialmente se agli inizi del business),
• è una soluzione che consente ai dipendenti di prenotare autonomamente un veicolo quando ne hanno bisogno. Possono creare prenotazioni e ricevere notifiche sulle prenotazioni imminenti direttamente dal proprio smartphone. I dipendenti possono accedere all'app ovunque si trovino e visualizzare una panoramica completa dei veicoli disponibili e prenotati (meno auto e meno dipendenti sono coinvolti nel turnover, meno confusione si crea),
• è anche ottimo per chi ha bisogno di spostare merci senza grande preavviso (come magari accade nelle piccole e medie imprese, spesso meno inquadrate, sulle scadenze, rispetto alle grandi),
• è un servizio flessibile: le vetture possono essere prenotate quando servono, evitando così sprechi di denaro in veicoli che rimangono fermi quando non vengono utilizzati.

Che siano piccole, medie o grandi, le imprese si affidano comunque a un software per organizzare il car sharing

Le aziende di qualsiasi dimensione devono anche tenere conto delle potenziali sfide, come:

• gli investimenti iniziali consistenti, per implementare la flotta con i veicoli necessari,
• i problemi di accettazione del nuovo sistema da parte dei dipendenti, magari abituati ad avere un veicolo in esclusiva,
• la complessità dell'organizzazione.

Sulla complessità dell’organizzazione, però, in soccorso ai fleet manager, ecco le funzionalità specifiche dei software digestione, come ad esempio quella offerta da Avrios.

La funzionalità di Avrios per il car sharing aziendale

Avrios ha di recente aggiornato la propria funzionalità per supportare i fleet manager nella gestione del car sharing aziendale. Le funzioni sono state potenziate e il sistema è sempre più performante:

• per le diverse categorie di dipendenti (in base al lavoro che svolgono e all’uso che fanno dei veicoli) possono essere messi a disposizione i veicoli in base al chilometraggio, così che l’azienda sia in grado di ottimizzare costi e chilometri residui sul contratto di ciascun mezzo,
• ogni dipendente può prenotare la propria vettura in totale autonomia, senza che il fleet manager debba concedere il proprio ok,
• il fleet manager vedrà, direttamente sull’interfaccia dedicata (calendario), tutte le prenotazioni in tempo reale e potrà modificare e/o cancellare qualsiasi prenotazione in qualsiasi momento, a seconda dell’urgenza.

Conclusione: il car sharing aziendale conviene per le piccole e medie imprese

Considerati tutti i pro e i contro del car sharing, emerge dunque chiaramente come si tratti di una soluzione che conviene, in particolar modo, per le aziende medie e piccole. Infatti:

• le piccole/medie imprese tendono a lavorare con margini economici ristretti,
• devono adattarsi frequentemente ai cambiamenti della domanda,
• durante i periodi di rallentamento, i veicoli sono spesso sottoutilizzati, ma ovviamente i loro costi di gestione rimangono fissi, indipendentemente dal loro utilizzo.
• Il car sharing aiuta a evitare questo problema, poiché:
• le aziende devono pagare i veicoli solo quando ne hanno effettivamente bisogno,
• abbattono i costi di gestione legati alla proprietà,
• la semplificazione dei costi rende più facile la stesura del budget,
• le aziende possono tagliare rapidamente i costi nei periodi di crisi,
• c’è una miglior organizzazione quando dipendenti e veicoli da lasciare a disposizione sono in numero minore.