Approvvigionamento delle flotte: serve la gara di fornitura?

Introduzione

La quota di ammortamento e di finanziamento dei veicoli rappresenta circa il 41% dei costi totali della flotta, è perciò determinante che il fleet manager, in linea con le posizioni delle altre figure aziendali, presti la massima attenzione alle strategie di approvvigionamento delle flotte e si impegni nelle contrattazioni, valutando, con precisione estrema:

• il fabbisogno della propria flotta (grazie al supporto di un software di gestione),
• la scelta tra le offerte ricevute per far fronte alle proprie necessità e contenere i costi.

Le modalità di approvvigionamento possono infatti essere molteplici, ma a monte occorre che chi gestisce il parco auto abbia curato nei dettagli:

• l’individuazione delle esigenze della propria flotta,
• la gara di fornitura,
• la valutazione delle offerte,
• la fase di negoziazione,
• la scelta dei fornitori migliori,
• la decisione di procedere con un approvvigionamento single o multi sourcing.

Analizziamo allora queste fasi, il cui centro nevralgico risiede proprio nell'importanza della gara di fornitura.

L’individuazione delle esigenze della flotta

Ogni fleet manager deve avere un quadro chiaro delle necessità della propria flotta in merito ai veicoli utili per implementarla e alla miglior formula di approvvigionamento da adottare (acquisto, leasing, noleggio).

Dovrà dunque, attraverso un’analisi puntuale dei dati (facilitata dall’utilizzo di un software di gestione) capire:

• la quantità di veicoli necessari,
• il tipo di vetture,
• l’equipaggiamento/la configurazione (standard pe tutti i dipendenti e di livello medio; standard per tutti i dipendenti e di alto livello; personalizzata, attraverso la soluzione user chooser, la quale consente ai dipendenti di configurare il proprio mezzo secondo le proprie preferenze).

La gara di fornitura

Una volta individuate le necessità della flotta e specificate nella Car Policy aziendale e nei contratti quadro:

• le flotte di piccole dimensioni si rivolgono direttamente ai locatori di leasing/noleggio o ai concessionari per l’approvvigionamento dei veicoli;
• le flotte di medie e grandi dimensioni solitamente bandiscono gare di fornitura.

Perché la gara di fornitura per l'approvvigionamento delle flotte è determinante

La gara di fornitura per l'approvvigionamento delle flotte è uno strumento determinante per la flotta perché consente al fleet manager di valutare le migliori offerte tra produttori/locatori/concessionari che faranno di tutto per essere competitivi e aggiudicarsi la fornitura di veicoli.

Per i produttori, ad esempio, le flotte sono clienti molto appetibili, perché permettono loro di raggiungere piena capacità produttiva e di arrivare alla standardizzazione della produzione. Per questo motivo tendono ad aggirare i propri partner commerciali (grossisti/concessionari), ad entrare in rapporto diretto con i fleet manager (attraverso i propri key account, rappresentanti delle case automobilistiche), e a trattenerli con sconti:

• se la flotta è di piccole dimensioni, i produttori offrono, in genere, sconti standard;
• se di medie o grandi dimensioni, propongono soluzioni personalizzate (sui volumi di acquisto e sui pacchetti business).

Attraverso il bando di una gara di fornitura, quindi, il fleet manager:

• esporrà le proprie esigenze in materia di veicoli,
• attenderà la candidatura dei diversi fornitori,
• riceverà numerose proposte,
• potrà selezionare la migliore per il proprio parco auto.

In questa procedura, quindi:

• tutte le caratteristiche importanti dell’approvvigionamento di veicoli sono predefinite da contratto, come i modelli o l’interno dei veicoli (ad esempio gli optional: cambio automatico, sistemi di navigazione, e così via);
• la gara si basa sull’analisi dei fabbisogni delle aziende e sulla Car Policy.

La valutazione delle offerte

Spesso le offerte per nuovi veicoli sono valutate dalle aziende sulla base del:

• canone di leasing/noleggio a lungo termine,
• prezzo netto del veicolo.
• È però necessario valutare i costi dei veicoli sulla base al Total Cost of Ownership (TCO) della vettura, o costo totale di proprietà. Infatti, oltre alle spese di approvvigionamento, il TCO comprende anche le spese di gestione. Nel caso dei veicoli, ad esempio, si tratta dei costi di manutenzione o del carburante.

Una volta valutate attentamente tutte le offerte ricevute e individuato quelle più opportune per la propria flotta, si procede con le negoziazioni.

L’importanza del software di gestione in fase di selezione delle offerte

È importante sottolineare come, anche nella fase di ricezione e selezione delle offerte, sia determinante il supporto di un software di gestione, perché:

• la definizione dei requisiti,
• la compilazione manuale e il confronto fra le offerte dei fornitori
• possono richiedere molto tempo e causare molti errori. Può anche ritardare acquisti importanti.

• Invece:
  la creazione intelligente di documenti,
• il coinvolgimento nelle trattative,
• la selezione dei fornitori

utilizzano le best practice di negoziazione per ottenere i risultati auspicati. La collaborazione social integrata semplifica l'impegno di tutti verso la creazione di documenti di negoziazione più efficaci.

La digitalizzazione della flotta consente di valutare rapidamente le offerte dei fornitori in base a fattori predeterminati:

• prezzo,
• qualità,
• valore

e di arrivare alla migliore decisione di attribuzione possibile in base a requisiti aziendali specifici.

Le negoziazioni

Durante le negoziazioni lo scopo dei produttori è quello di diventare i fornitori unici di veicoli in flotta. Di conseguenza, in cambio di contratti in esclusiva, di solito concedono condizioni migliori.

Non è sempre garantito, però, che queste condizioni favorevoli possano essere raggiunte anche senza un contratto in esclusiva tra l’azienda e il fornitore.

Compito del fleet manager è proprio quello di negoziare in maniera estremamente acuta con i fornitori in gara per riuscire ad ottenere le migliori condizioni in assoluto.

La scelta della modalità di approvvigionamento: Single o Multi Sourcing

Il risultato della gara di fornitura è rappresentato da accordi generali con uno o più produttori e/o concessionari.

Occorre pertanto decidere tra le strategie di single sourcing e di multi sourcing.

Single sourcing: vantaggi e limiti

La strategia di single sourcing prevede che l’approvvigionamento avvenga presso un unico fornitore.

• Vantaggi: con un unico fornitore, e quindi con un contratto in esclusiva, di solito al cliente (flotta) vengono concesse condizioni migliori, sia a livello economico che a livello di prodotto (che è adattato alle sue esigenze e avrà tempi di consegna piuttosto rapidi).
• Limiti: i processi, in genere, tendono a consolidarsi. Se da un lato questo può essere un aspetto positivo, è però anche vero che più i processi sono consolidati, più è difficile cambiare fornitore. E quando lo si fa, si devono considerare costi supplementari di transizione. Dato che un parco auto, peraltro, viene di solito rinnovato ogni paio d’anni, una strategia di single sourcing non facilita un cambio di produttore per le successive trattative di approvvigionamento. Inoltre, avendo un solo fornitore, se si verificano problemi nello stabilimento di quest’ultimo, l’approvvigionamento subirebbe significativi ritardi.

Multi sourcing: vantaggi e limiti

La strategia del multi (o multiple) sourcing prevede che l’approvvigionamento avvenga presso più fornitori.

• Vantaggi:  anzitutto, la gestione del rischio. Questa strategia riduce infatti l’impatto sulla flotta in caso di richiami di un determinato veicolo dal mercato o di altri problemi. Inoltre, il cliente (flotta) ha un potere di negoziazione elevato, dato il numero di fornitori in competizione. Infine, il cliente può sfruttare al meglio gli sconti speciali sulle scorte residue dei fornitori.
• Limiti: le numerose relazioni da gestire, quindi lo sforzo, notevole, di coordinamento. Se infatti non si acquista da un solo rivenditore indipendente che vende più marche di automobili, si avranno diverse persone di riferimento e canali logistici per la consegna, la restituzione e la revisione in officina dei veicoli. In particolare, le ordinazioni di veicoli richiedono il coordinamento con diversi partner. Si rende dunque necessaria una soluzione digitale per l’approvvigionamento dei veicoli.

Esistono poi anche:

• il Sole sourcing, l’approvvigionamento avviene presso un unico fornitore che però è anche monopolista. Questo succede perché è l’unico in grado di fornire quel determinato veicolo che incontra le peculiari necessità della flotta.
• il Parallel sourcing, l’approvvigionamento avviene presso un numero limitato di fornitori per la fornitura di uno stesso prodotto. Se sono i fornitori sono due, si parla di dual sourcing.

Conclusioni: la gara di fornitura è davvero importante

Grazie alla gara di fornitura, quindi, il fleet manager:

• avrà esposto le proprie esigenze in materia di veicoli,
• avrà ricevuto numerose proposte in linea con le proprie necessità,
• avrà selezionato le migliori per il proprio parco auto,
• avrà negoziato per raggiungere condizioni ancora più vantaggiose,
• avrà la possibilità di contenere il più possibile i costi legati all'approvvigionamento del proprio parco auto.

La gara di fornitura si rivela perciò uno strumento davvero cruciale per la gestione di una flotta aziendale di medie e grandi dimensioni.