Approvvigionamento dei veicoli della flotta: strategie per risparmiare

Introduzione

Ogni fleet manager si trova di fronte al compito fondamentale di ottimizzare la fotta che gestisce contenendone i costi, a tutti i livelli.

Anche in fase di approvvigionamento è possibile risparmiare in maniera significativa, addirittura sino al 25/30%.

Ma come?

Cercando di ottenere sconti considerevoli sui singoli veicoli durante l’acquisto delle vetture e agevolazioni in fase di stipulazione di contratti di leasing/noleggio.

Gli sconti in fase di approvvigionamento dei veicoli della flotta

I fleet manager possono beneficiare di tre tipi di sconto:

• 1. quello offerto dai produttori di autoveicoli (OEM), con i quali hanno un rapporto diretto;
• 2. quello offerto dai concessionari;
• 3. le agevolazioni che arrivano dai contratti di leasing/noleggio.

1. Gli sconti dei produttori di autoveicoli

Il ruolo dei produttori nel rapporto con i fleet manager

Per le flotte aziendali, la maggior parte degli sconti giunge dai produttori, per i quali, infatti, le flotte sono clienti molto appetibili, perché permettono loro di raggiungere piena capacità produttiva e di arrivare alla standardizzazione della produzione. Per questo motivo tendono ad aggirare i propri partner commerciali (grossisti/concessionari), ad entrare in rapporto diretto con i fleet manager (attraverso i propri key account, rappresentanti delle case automobilistiche), e a trattenerli con sconti:

se la flotta è di piccole dimensioni, i produttori offrono, in genere, sconti standard,

se di medie o grandi dimensioni, propongono soluzioni personalizzate.

Inoltre, i fornitori possono offrire due tipi di sconto:

• sui volumi. Il produttore può concedere sconti significativi se gli viene garantito un certo volume di acquisto per un determinato periodo;
• per i pacchetti business. Sconti da parte del produttore nel momento in cui il fleet manager richieda dotazioni di alto livello, le quali accrescono il valore di rivendita dei veicoli.

Il ruolo dei fleet manager nel rapporto con i produttori

I fleet manager, dal canto loro, hanno la possibilità – per ottenere sconti dai produttori – di richiedere configurazioni standardizzate dei veicoli, anziché modelli user chooser, ove sono i dipendenti a configurare la vettura secondo le loro esigenze individuali. Se infatti i fleet manager optano per un allestimento anche di alto livello, ma uguale per tutti i veicoli, il produttore può concedere condizioni di certo molto favorevoli, perché non deve differenziare la propria produzione.

2. Gli sconti dei concessionari

Sono poche le flotte che approfittano delle negoziazioni e degli sconti offerti dai concessionari. Per lo più, infatti, esse usufruiscono di quelli dei produttori, perché il margine di contrattazione con i concessionari è ridotto. Ma qualcosa si può comunque ottenere, dato che le flotte offrono ben quattro vantaggi fondamentali a questi intermediari, che quindi sono interessati a un minimo di negoziazione:

• acquisti continuativi. Oltre all’approvvigionamento, la flotta si rivolgerà al concessionario per manutenzioni/riparazioni;
• cross-selling, con vendita di altri prodotti legati ai veicoli, come le polizze assicurative, ad esempio;
• incentivo dai produttori nei confronti dei concessionari, affinché agiscano nei loro interessi nella vendita, in particolare alle flotte;
• standardizzazione dei processi, che abbassa il costo per veicolo.

Come ottenere gli sconti dei produttori/dei concessionari

Per ottenere questi sconti, il fleet manager deve seguire tre passaggi:

• negoziazione con i key account o concessionari. Per farlo, deve esporre le proprie esigenze sui veicoli (quantità, tipo, equipaggiamento. Che in genere sono previsti dalla car policy aziendale). Questo, ovviamente, è più semplice se fatto attraverso un software di gestione della flotta, che consente di avere un’analisi precisa in tempi brevissimi.
• Gara di fornitura e contatti con i concessionari. Le piccole flotte, in genere, si rivolgono direttamente ai concessionari per l’approvvigionamento dei veicoli, mentre quelle grandi bandiscono gare di fornitura per raggiungere accordi con uno o  più produttori/concessionari.
• Valutazione offerte e negoziazioni. Le offerte per ogni veicolo vanno valutate in base al TCO che, oltre alle spese di alle spese di approvvigionamento, comprende quelle di gestione (manutenzione, carburante, …).

Il fleet manager potrà poi decidere se l’approvvigionamento sarà single- o multi-sourcing, ossia presso uno o più fornitori.

3. Le agevolazioni che arrivano dai contratti di leasing/noleggio

Per ridurre i costi di leasing/noleggio, infine, il fleet manager deve – com’è naturale – ottimizzare i processi di approvvigionamento strategico e operativo.

L’ottimizzazione dell’approvvigionamento strategico

L’approvvigionamento strategico riguarda l’analisi e le negoziazioni annuali dei contratti quadro della flotta (che prevedono informazioni su: messa fuori servizio dei veicoli, valutazione dei sinistri, riparazione preventiva, chilometraggio, e così via).

La sua ottimizzazione avviene determinando, anzitutto, il fabbisogno della flotta di nuovi veicoli in leasing/noleggio con un software di gestione e, successivamente, stipulando i contratti tramite gara o trattativa diretta.

L’ottimizzazione dell’approvvigionamento operativo

L’approvvigionamento operativo:

• riguarda i contratti di leasing/noleggio singoli, per ogni veicolo, e avviene in genere secondo le condizioni previste dagli accordi quadro.
• Se però i veicoli non vengono ordinati in conformità con gli standard del contratto quadro, ma ogni dipendente configura il veicolo personalmente (modello user chooser), allora i dipendenti devono contattare il rivenditore e con lui configurare il veicolo. Una volta verificata la fattibilità della configurazione scelta, il rivenditore la invierà al fleet manager, che ordinerà la vettura.
• Se si lavora con un solo fornitore di leasing/noleggio (in single sourcing), il processo di approvvigionamento è piuttosto semplice, perché ci si rivolge al partner via e-mail per ottenere un’offerta (sempre alle condizioni dell’accordo quadro).
• Nel caso del multi sourcing, invece, l‘approvvigionamento operativo si fa più articolato, perché è necessario richiedere diverse offerte a diversi fornitori. Si contattano i responsabili via e-mail e si ricevono le offerte corrispondenti per poterle confrontare. (Nel modello user chooser, il fleet manager utilizza la configurazione del rivenditore per richiedere alle società di leasing/noleggio le offerte corrispondenti).

In generale, comunque, in fase di stipulazione di questi contratti, occorre prestare particolare attenzione:

• al chilometraggio richiesto per il leasing/noleggio. Va infatti calcolato con estrema precisione il fabbisogno e inserito nelle richieste, per evitare spese esorbitanti in caso si ecceda e rimborsi esigui in caso si percorra meno strada (i chilometri in eccesso costano infatti circa il 50%-100% in più rispetto ai chilometri inclusi nel contratto, mentre i chilometri inutilizzati sono rimborsati solo al 50%-80% rispetto ai chilometri previsti dal contratto).
• Alla messa fuori servizio dei veicoli. Occorre controllare con grande attenzione le fatture delle revisioni professionali che precedono la restituzione del veicolo alla società di leasing/noleggio e, se necessario, fare reclamo laddove siano stati addebitati costi fittizi anziché effettivi e cambiare officina di riferimento;
• Alla riparazione preventiva delle vetture. Spesso è conveniente far revisionare il veicolo prima della restituzione finale alla società, però questa pratica nasconde anche delle insidie: mentre è in officina, l’auto non può essere utilizzata dai dipendenti, perciò la flotta ha già un mezzo in meno; vanno controllate a fondo le fatture per capire i costi addebitati, ma ci vuole una grande competenza specifica in materia.
• Alla valutazione dei sinistri.

Conclusioni

Dato che la quota di ammortamento e di finanziamento dei veicoli rappresenta circa il 41% dei costi totali della flotta, è davvero determinante che il fleet manager, in linea con le posizioni delle altre figure aziendali, ponga la massima attenzione e un considerevole impegno in queste strategie volte al maggior risparmio possibile sull’approvvigionamento e si impegni nelle contrattazioni, valutando, con precisione estrema, il fabbisogno della propria flotta (grazie al supporto di un software di gestione) e ogni offerta ricevuta.