Flottenmanagement

9/17/2024

1 min

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Die Mobilität im Unternehmen mit Dienstwagen, Poolfahrzeugen oder gar Diensträdern führt zum wichtigen Flottenmanagement. Im Flottenmanagement finden die Koordination, Planung und Bereitstellung von Fahrzeugen und den zugehörigen Kosten statt. Sobald ein Fahrzeug zum Unternehmen gehört, ist die Flotte zu verwalten. Das ist in zahlreichen Branchen von der Spedition über dem Lieferdienst bis hin zu Handelsunternehmen aller Art erforderlich. Nur noch wenige Branchen kommen ganz ohne eine Flotte aus, selbst wenn es sich um eine kleine Flotte handelt. Effizientes und professionelles Flottenmanagement ist eine ganz besondere Aufgabe für sich, die Fachwissen, passende Tools und einen Blick auf verschiedene Tätigkeiten fordert.

In diesem Artikel erfahren Sie:

Flottenmanagement: Definition und Bedeutung: Erläuterung der Aufgaben und Ziele des Flottenmanagements in Unternehmen mit eigener Fahrzeugflotte.
Rolle des Fuhrparkleiters: Wichtigkeit der Position des Fuhrparkleiters und erforderliche Fähigkeiten für effektives Flottenmanagement.
Anwendungsbereiche und Herausforderungen: Verschiedene Aspekte des Flottenmanagements, wie Beschaffung, Schadenmanagement und E-Mobilität, sowie die Herausforderungen bei der Verwaltung.

Was versteht man unter Flottenmanagement?

Eine Definition

Unter dem Oberbegriff Flottenmanagement lassen sich sämtliche Tätigkeiten zusammenfassen, die für die Organisation, Verwaltung und Steuerung der betrieblichen Flotte erforderlich sind. Das Flottenmanagement muss Fahrzeuge mieten oder kaufen, diese Fahrern zuteilen und sämtliche Tätigkeiten rund um Abrechnungen, die Reparatur von Schäden bis hin zum Kostenmanagement der Flotte übernehmen. Damit hat effizientes Flottenmanagement eine einwandfrei laufende Flotte zum Ziel, die möglichst kosteneffizient und zuverlässig arbeitet. Das Flottenmanagement ist für jedes Unternehmen relevant, welches über Fahrzeuge verfügt, die vom Unternehmen selbst gemietet oder gekauft werden. Die Größe der im Flottenmanagement zu betreuenden Flotte variiert dabei stark je nach Unternehmen und Branche.

Flottenmanagement Flotte — Die Verwaltung der Flotte steht im Fokus

Ein Erklärvideo zum Thema Flottenmanagement

Wer ist für das Flottenmanagement verantwortlich?

Sofern das Flottenmanagement intern umgesetzt wird, ist der Fuhrparkleiter für das Flottenmanagement verantwortlich. Dieser ist extra zu ernennen und kann unter anderem in passenden Webinaren und verschiedenen Weiterbildungen die vielseitigen Kenntnisse für den Beruf erwerben. Die externe Verwaltung der Flotte ist über spezielle Dienstleister ebenfalls möglich. Dabei ist jedoch ein gewisser Kontrollverlust über die exakten Einsparungs- und Optimierungsmöglichkeiten vorhanden. Nicht zu unterschätzen sind zusätzlich die hohen Kosten, die für externe Dienstleister anfallen.

Der Beruf des Fuhrparkleiters

Sobald das Flottenmanagement im eigenen Unternehmen umgesetzt wird, bietet sich die Einrichtung der Position des Fuhrparkleiters an. In vielen Unternehmen mit sehr kleiner Flotte übernehmen andere Stellen wie beispielsweise die Sekretärin oder die Assistenz der Geschäftsführung eine solche Zusatzfunktion. Wichtig ist dafür jedoch, dass der Fuhrparkleiter über die für die Position erforderlichen Kompetenzen verfügt. Kenntnisse rund um die Bedeutung des Flottenmanagements, der Aufgaben und das Verständnis für die Bedeutung der Halterhaftung sind dabei zu nennen. Andernfalls kann es schnell passieren, dass wesentliche Aufgaben oder Regelungen versäumt werden. Die Folgen sind oftmals hohe Kosten für das Unternehmen sowie mögliche rechtliche Konsequenzen. Diese ergeben sich unter anderem aus der nicht vorhandenen Übertragung der Halterhaftung von der Geschäftsführung an den Fuhrparkleiter.

Fähigkeiten und Qualitäten für die erfolgreiche Rolle

Bestimmte Fähigkeiten und Qualitäten machen es ganz klar leichter, erfolgreich als Fuhrparkleiter aufzutreten. Relevant ist an erster Stelle ein großes Organisationstalent, um alle Bereiche zu organisieren und den Überblick nicht so schnell zu verlieren. Zusätzlich sollte Verhandlungsgeschick für Gespräche und Verhandlungen mit Lieferanten vorhanden sein. Weitere Fähigkeiten zur Verwaltung einer Flotte sind ein gutes Gespür für Zahlen sowie die Offenheit, neues zu lernen und sich auch in rechtliche Aspekte einzuarbeiten. Nicht zuletzt gehört umfassendes Wissen über Fahrzeuge, Fahrzeugmodelle und Flottenmanagement mit dazu, um den Beruf erfolgreich zu erfüllen.

Eine Weiterbildung als Fuhrparkleiter ist ebenfalls empfehlenswert. Da es sich um sehr umfangreiche Kenntnisse handelt, die für die Verwaltung der Flotte erforderlich sind, sind entsprechende Seminare und Weiterbildungen für den Erfolg besonders wichtig. Sonst kann es schnell passieren, dass die Rolle als Fuhrparkleiter am Ende nicht im Sinne des Unternehmens umgesetzt werden kann. Fehlendes Wissen ist in der Regel mit hohen Kosten und möglicherweise mit rechtlichen Konsequenzen verbunden.

Anwendungen des Flottenmanagements

Flottenmanagement zeichnet sich durch zahlreiche Anwendungsgebiete aus, da in der Praxis viele Bereiche zu optimieren sind. Von der Verwaltung der Leasingverträge über die Beschaffung von neuen Fahrzeugen bis hin zur effizienten Kostenkontrolle sind die Anwendungsbereiche vielseitig. Die unterschiedlichen Aufgaben im Flottenmanagement ergeben sich aus der Notwendigkeit, die Flotte ganzheitlich, professionell und zugleich effizient zu verwalten. Im Rahmen des Flottenmanagements werden die Fahrzeuge in allen Belangen verwaltet, was bei anfallenden Schäden genauso gilt wie es bei der Planung von Routen und bei einem Blick auf die Auslastung der Fahrzeuge der Fall ist.

Einsatzbereiche und Industrien in der Praxis

In der Praxis ist Flottenmanagement in verschiedenen Branchen und Industrien gefragt. Von der Logistik bis hin zu Dienstleistern (Pflegedienste etc.) über Unternehmen mit umfangreichem Außendienst gibt es hier viel Bedarf. Überall dort wo Unternehmen über eigene Fahrzeuge verfügen, die auch dienstliche Fahrten übernehmen, ist Bedarf vorhanden. Doch in Unternehmen, in denen es weniger um Poolfahrzeuge als vielmehr um fest zugewiesene Dienstwagen geht, ist Flottenmanagement ebenfalls gefragt. Die professionelle Verwaltung und Optimierung aller Bereiche der Flotte ist für Unternehmen zur Senkung von Kosten genau wie für eine Absicherung vor rechtlichen Konsequenzen von Bedeutung. Daher ist das Flottenmanagement in der Praxis für ein Unternehmen aus der Baubranche genauso relevant wie für ein Unternehmen, welches als Spedition oder Taxiunternehmen gilt.

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Flottenmanagement Fuhrparkleiter — Der Fuhrparkleiter besitzt eine verantwortungsvolle Position

Welche Aufgaben hat ein Flottenmanagement?

Es handelt sich beim Flottenmanagement um einen sehr umfassenden Bereich, der sich in verschiedene Themen unterteilt. Wesentliche Aufgaben sind unter anderem:

Beschaffung von Fahrzeugen
Vergleich von Angeboten zum Leasing/ zum Kauf
Schaden- und Risikomanagement
Zeitmanagement
Kostenoptimierung
Compliance/ Sicherung des Fuhrparks inklusive Umsetzung von Regeln und Vorschriften
Unfallverhütung
Falls erforderlich: Analyse und Optimierung von Auslastung und Routen der Fahrzeuge
Blick auf die Zukunft inklusive Umsetzung von Themen wie Nachhaltigkeit
Reifenmanagement
Eventuell: Fahrzeugortung über ein Telematiksystem für das Unternehmen für die Optimierung von Routen/ dem Kraftstoffverbrauch

Beschaffung

Das Flottenmanagement beinhaltet die Beschaffung von Fahrzeugen, die zur Flotte gehören. Zur Beschaffung zählen die Auswahl von Fahrzeugen, die Entscheidung für bestimmte Konditionen sowie der Vergleich von Optionen. Ein Blick auf Finanzierungsarten sowie auf das Thema Abschreibung bei einem Fahrzeugkauf ist in diesem Zusammenhang ebenfalls von Bedeutung. Die Entscheidung, Fahrzeuge zu kaufen oder zu Leasen, fällt ebenfalls in den Bereich der Beschaffung. Ein Vergleich von Kosten sowie der Blick auf die jeweiligen Konditionen gehört mit zur Arbeit dazu, um später keine unangenehmen Überraschungen zu erleben.

Schadenmanagement

In jedem Fuhrpark können Schäden auftreten. Dabei kann es sich um kleinere Vorfälle wie um einen Schaden beim Ein- oder Ausparken genau wie um einen größeren Unfall handeln. Schäden, ganz gleich welcher Größe und in welchem Ausmaß, führen grundsätzlich zu Kosten und sind weiter im Unternehmen zu bearbeiten. Ein gutes Schadenmanagement ist jedoch in der Lage, die Vorfälle auszuwerten, frühzeitig zu reagieren und weitere Schritte zu veranlassen. Dazu zählt beispielsweise die Auswahl von Werkstätten sowie die mögliche Organisation einer Ersatzmobilität, falls dies erforderlich ist. Ein Blick auf die Schadenquote ist in diesem Zusammenhang auch für die Versicherung von Bedeutung.

E-Mobilität

Die Zukunft von Morgen ist bei den Fahrzeugen nicht mehr der Verbrenner-Motor, sondern vielmehr das Elektroauto. Fahrzeuge mit alternativen Antrieben spielen in Zukunft eine deutlich größere Rolle als es bisher der Fall war. Daher lässt sich die E-Mobilität als sehr umfassenden Themenbereich dem Flottenmanagement zuordnen. Auf diese Weise können Unternehmen Klimaziele erreichen, CO2-Emissionen reduzieren und zusätzlich etwas für ein modernes, innovatives Image unternehmen. Themen wie der Ladestrom, erforderliche Ladestecker und die Ladeinfrastruktur im Allgemeinen sind genau wie die Reichweite der Fahrzeuge wichtige Punkte im Zusammenhang mit der E-Mobilität.

Im Rahmen des Flottenmanagements fallen zahlreiche klassische Aufgaben an, die Tag für Tag abzuarbeiten sind. Von der Führerscheinkontrolle mit Formular über die Organisation von Strafzetteln (Bußgeldmanagement), Schäden an Fahrzeugen und der Eingabe von Tankbelegen sowie einem Blick auf die jeweilige Arbeitszeit ist dabei vieles zu bedenken. Das führt zur großen Bedeutung von einem guten Zeitmanagement, sobald es um das Flottenmanagement geht. Andernfalls bleibt nur wenig Zeit für zusätzliche Aufgaben oder für positive Veränderungen in der Flotte, die aber für den Mobilitätswandel erforderlich sind.

Flottenmanagement Zeitmanagement — Zeitmanagement ist entscheidend im Flottenmanagement

Compliance

In jedem Unternehmen herrschen Regeln und Vorschriften, die einzuhalten und beispielsweise in einer Unternehmensrichtlinie festgehalten sind. Doch Compliance umfasst noch mehr. Die Einhaltung von Regeln bei der Nutzung der Fahrzeuge sind ebenfalls zu beachten, genau wie das Aufsetzen von Verträgen und Regelwerken, die zu unterzeichnen sind. So erstellen die Verantwortlichen im Flottenmanagement meist in Zusammenarbeit mit weiteren Mitarbeitern die Car Policy und einen Dienstwagenüberlassungsvertrag, falls erforderlich und gewünscht.

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Flottenmanagement Compliance — Compliance im Flottenmanagement

Unfallverhütung

Die Verhütung von Unfällen stellt einen wichtigen Aufgabenbereich im Flottenmanagement dar. Dabei sind die Auswahl der Fahrzeuge, die Unterweisung der Fahrer sowie die Analyse von Unfällen und Schäden ein wichtiger Bestandteil der Unfallverhütung. Im Rahmen der Unfallverhütung und Betriebssicherheit sind folgende Themen relevant:

Fahrerunterweisung nach UVV
Fahrzeug-UVV
Einhaltung der Unfallverhütungsvorschriften (UVV) im Allgemeinen

Kostenmanagement

Die Optimierung und Analyse von Kosten im Fuhrpark gehören mit zu den wesentlichen Aufgaben im Flottenmanagement. Da es sich beim Fuhrpark um einen großen Kostenblock in vielen Unternehmen handelt, wirken sich kleinere Einsparungen bereits positiv auf das Gesamtergebnis aus. Geringere Kosten in Zeiten von steigenden Preisen zu erreichen ist beim Kostenmanagement besonders schwierig, jedoch für Fuhrparkleiter mit modernen Tools zu erreichen. In diesem Zusammenhang sind neben den laufenden Kosten auch die Anschaffungskosten sowie das gesamte Kostenmanagement zu beachten. Ein Themenbereich, der in Bezug auf die Bedeutung für die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens nicht zu unterschätzen ist.

Was sind die größten Herausforderungen?

Die größten Herausforderungen im Flottenmanagement liegen in der manuellen Verwaltung der Daten und Prozesse. Viele Fuhrparkmanager beklagen sich, dass die Verwaltung sehr viel Zeit und Kosten in Anspruch nimmt, da keine Transparenz oder optimierte Prozesse vorhanden sind. Durch eine fehlende Übersicht können Entscheidungen nicht datenbasiert getroffen werden und somit werden häufig Einsparpotentiale nicht erkannt. Operative Aufgaben, die eigentlich automatisiert werden könnten, nehmen zudem viel Zeit in Anspruch. Dazu kommt, dass durch manuelle Prozesse bei der Fuhrparkverwaltung mit Papier und Excel leicht Fehler passieren können, die durch Automatisierung vermieden werden.

Digitales Flottenmanagement vs. herkömmliche Methoden

Vor allem bei kleineren Flotten ist weiterhin manuelles Flottenmanagement in vielen Unternehmen üblich. Bewährt haben sich dabei vor allem Excel-Sheets für die Verantwortlichen. Zwar haben sich diese Prozesse oft über Jahre hinweg etabliert, dennoch ist digitales Flottenmanagement eine sehr interessante Alternative. In einer Fuhrparkmanagement Software finden sich alle wichtigen Daten rund um die Flotte in digitaler Form. Auf diese Weise stehen die Daten mit einem Klick zur Verfügung, sodass sich Kosten und Problemfälle in Echtzeit beobachten und behandeln lassen. Manuelles Flottenmanagement, beispielsweise mit Excel, ist im Tagesgeschäft zeitintensiv und eher fehleranfällig, da bei der Eingabe von Daten ein Fehler vorkommen kann. Versteckte Kosten lassen sich weniger erkennen, Reportings stehen mit einem gewissen Zeitaufwand für die Zusammenstellung von Daten zur Verfügung. Digitales Flottenmanagement ermöglicht daher eine effiziente, schnelle und genaue Übersicht und Bearbeitung von wichtigen Aufgaben.

So kann eine Tankkarte (mit einem Blick auf verschiedene Tankkartenanbieter) beispielsweise dabei helfen, Zeit zu sparen. Die elektronische Führerscheinkontrolle funktioniert schneller als eine manuelle Kontrolle. Es gibt mittlerweile zahlreiche Möglichkeiten, um durch digitales Flottenmanagement effizienter und in kürzester Zeit die Verwaltung zu bewältigen.

Vorteile von digitalem Flottenmanagement

Digitales Flottenmanagement stellt nicht nur die moderne Alternative zu herkömmlichen Lösungen rund um die Fuhrparkverwaltung dar. Die Arbeit mit einer Software, in der sich alle Daten mit einem Klick finden lassen, bietet noch weitere wichtige Vorteile für das Unternehmen:

Alle Daten und Reportings sind mit einem Klick einsehbar
Kosten, Problemfälle und besondere Vorkommnisse lassen sich in Echtzeit einsehen
Starke Zeiteinsparung im Tagesgeschäft bei zahlreichen wiederkehrenden Aufgaben
Effiziente Vorgehensweise
Alle Daten stehen direkt und von überall aus zur Verfügung (ideal bei mehreren Standorten)
Erinnerung an fällige Wartungstermine sowie wichtige weitere Termine (beispielsweise die Führerscheinkontrolle)
Versteckte Kosten lassen sich identifizieren
Es bleibt Zeit für wichtige Entscheidungen sowie für das allgemeine Wachstum der Flotte

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Ausblick in die Zukunft des Flottenmanagements

Spannend ist ohne Frage in Zeiten des Mobilitätswandels ein Blick auf die Zukunft des Flottenmanagements. Die Mobilität verändert sich vom klassischen Diesel-Dienstwagen hin zu elektrischen Alternativen und zu flexiblen Optionen. Mehr Nachhaltigkeit steht in der Zukunft genauso im Fokus wie eine größere Flexibilität insgesamt, wenn es um die Fahrzeugwahl geht. Alternative Fahrzeuge wie beispielsweise ein Dienstrad zählen zu den Optionen, möglicherweise bietet sich auch ein modernes Mobilitäts-Budget für die Mitarbeiter als direkte Alternative zum Dienstwagen an. Zusätzlich ist von einer weiteren Zunahme der Bedeutung von vorhandenen Daten, deren Analyse und der weiteren Verwendung auszugehen. Big Data ist damit aus dem Flottenmanagement genauso wenig wegzudenken wie ein Blick auf alternative Antriebe und Lösungen bei den verwendeten Fahrzeugen an sich. Effizienter, innovativer und mit Blick auf die Zukunft zu handeln, wird immer mehr zur Voraussetzung im Rahmen eines funktionsfähigen Flottenmanagements.

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Flottenmanagement Elektroauto — Elektroautos gehören mit zur Zukunft der Flotte

Fazit

Im Zusammenhang mit dem Flottenmanagement ist ein ganzheitlicher Ansatz besonders von Bedeutung. Es hilft der Flotte und damit dem Unternehmen nur bedingt, lediglich auf den Kraftstoffverbrauch oder auf die Schadenquote zu achten und dafür andere Bereiche komplett zu ignorieren. Selbst wenn es im ersten Moment nach einem großen Vorhaben aussieht ist es wichtig, sich auf eine ganzheitliche Optimierung beim Flottenmanagement zu konzentrieren. Mit einer intelligenten Software fällt es leichter, sich auf verschiedene Bereiche zu fokussieren und Veränderungen im Flottenmanagement ganzheitlich anzugehen.

Die erfolgreiche Implementierung von einem System, mit dem das Flottenmanagement professionell möglich ist, muss überlegt erfolgen. Damit kein Chaos die Folge ist und die Möglichkeit besteht, verschiedene Baustellen zu bearbeiten, geht es zunächst einmal um eine sehr bewusste Auswahl von einem Anbieter nach einem entsprechenden Vergleich. Die jeweiligen Funktionen, der Support und die Handhabung müssen stimmen. Im Idealfall steht eine kostenfreie Demoversion zur Verfügung, um sich erst einmal an die neue Form der Verwaltung heranzutasten. Ein passendes System bietet individuelle Lösungen für alle Beteiligten und lässt sich auf die Bedürfnisse eines Unternehmens anpassen. Daher ist zu überlegen, welche Funktionen entscheidend sind und welche eventuell eine Lösung darstellen. So kann es beispielsweise eine sinnvolle Veränderung sein, auf Telematik zu setzen und so mehr Kontrolle über den Fuhrpark, die gefahrenen Routen und den Kraftstoffverbrauch zu erhalten.

FAQ:

1. Was ist Flottenmanagement?

‍Flottenmanagement umfasst die Organisation, Verwaltung und Steuerung der betrieblichen Fahrzeugflotte. Es beinhaltet Aufgaben wie die Beschaffung von Fahrzeugen, Zuweisung an Fahrer, Abrechnungen, Reparaturmanagement und Kostenkontrolle.

2. Wer ist für das Flottenmanagement verantwortlich?

‍In der Regel wird das Flottenmanagement von einem Fuhrparkleiter übernommen, der speziell für diese Aufgabe ausgebildet ist. In kleineren Unternehmen können auch andere Mitarbeiter wie Sekretäre oder Assistenten der Geschäftsführung diese Rolle übernehmen.

3. Welche Fähigkeiten sind für einen erfolgreichen Fuhrparkleiter wichtig?

‍Ein erfolgreicher Fuhrparkleiter sollte über Organisationstalent, Verhandlungsgeschick, ein gutes Zahlenverständnis, rechtliche Kenntnisse und umfassendes Wissen über Fahrzeuge und Flottenmanagement verfügen. Weiterbildungen und Seminare sind für den Erfolg in dieser Rolle oft entscheidend.

4. Welche Herausforderungen gibt es im Flottenmanagement?

‍Zu den größten Herausforderungen gehören die manuelle Verwaltung von Daten und Prozessen, der Mangel an Transparenz und optimierten Prozessen, sowie die Zeitintensität operativer Aufgaben, die eigentlich automatisiert werden könnten.

5. Wie kann digitales Flottenmanagement herkömmliche Methoden verbessern?

‍Digitales Flottenmanagement ermöglicht eine effizientere, schnellere und genauere Übersicht und Bearbeitung von Aufgaben. Es bietet Vorteile wie sofortigen Zugriff auf alle Daten und Reportings, Echtzeiteinblick in Kosten und Probleme, starke Zeiteinsparung im Tagesgeschäft und die Möglichkeit, versteckte Kosten zu identifizieren.

Weitere Infos zum Flottenmanagement

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Text von:

Yvonne Cremerius

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