Monitoraggio dei costi della flotta

Introduzione: il monitoraggio dei costi

Ogni veicolo della flotta genera costi che il fleet manager deve monitorare per mantenere una visione d'insieme sul proprio parco auto.

Il responsabile della flotta deve infatti:

• ricevere le fatture per tutte le spese legate a ogni veicolo,
• registrare tutte le fatture e quindi tutti i costi per vettura,
• monitorare l’andamento dei costi per ogni mezzo del proprio parco auto,
• individuare eventuali criticità (costi inattesi, troppo elevati, …),
• intervenire tempestivamente in caso di anomalia,

il tutto, al fine di ottimizzare e contenere gli esborsi relativi alla flotta.

Si tratta di:

• una grande responsabilità,
• un investimento importante in termini di tempo (specialmentese la registrazione dei costi avviene manualmente, con i tradizionali fogli di calcolo Excel, soggetti peraltro facilmente anche a errore).

Vediamo allora da vicino come monitorare i costi della propria flotta in maniera semplice, sicura e veloce.

Perché è importante il monitoraggio dei costi della flotta?

I costi della flotta devono essere registrati e monitorati dal fleet manager per vari motivi. Questi costi, infatti:

• permettono di capire se la flotta è efficiente,
• indicano quali sono le spese necessarie per veicolo,
• forniscono la base per i rapporti da consegnare alladirezione.

Fare un’analisi precisa dei costi, però, è possibile solo se tutte le fatture sono registrate e assegnate correttamente. In caso contrario,i dati risulteranno incompleti e non si evincerà quanto siano effettivamente elevate le spese legate ai singoli veicoli.

Le fatture da registrare riguardano:

• l'assicurazione,
• la manutenzione,
• i contratti di leasing,
• molti altri costi ordinari e straordinari.

Ogni veicolo genera costi e monitorarli è dunque l’operazione necessaria per poter prendere decisioni strategiche fondamentali per l’ottimizzazione delle spese dell’azienda.

Come allocare i costi della flotta?

Allocare correttamente i costi della flotta è un compito determinante per il fleet manager.

Ecco, quindi,una serie di punti che egli deve tenere sotto controllo:

• la determinazione della vita utile ideale di ogni vettura,
• la scelta tra leasing, acquisto e altre soluzioni di approvvigionamento,
• il riconoscimento del corretto utilizzo dei veicoli e l’eliminazione dei fattori di costo sotto forma di veicoli utilizzati raramente,
• la prevedibilità dei costi e dell'utilizzo dei veicoli,
• la gestione dei fornitori,
• il confronto tra veicoli e modelli diversi,
• l’individuazione di veicoli per i quali sono disponibili possibili alternative di mobilità.

Le sfide nella registrazione e nell'allocazione dei costi: un esempio pratico

La sfida per i fleet manager non sta solo nel tenere sottostretto controllo i punti citati nel paragrafo precedente, bensì nella registrazionee allocazione dei costi sostenuti per ciascun veicolo del proprio parco auto.

Normalmente, le fatture vengono elaborate, per il pagamento,dal reparto contabilità dell’azienda, che mette poi a disposizione cifre e informazioni sui costi in un sistema condiviso. Nonostante questo, molti fleet manager preferiscono tenere un elenco personale di tutti i costi e in genere registrano manualmente le informazioni provenienti dalle fatture per poterle poi analizzare.

È qui che inizia la sfida vera, quella che coinvolge iltempo impiegato dal fleet manager per compiere queste operazioni.

Infatti:

• in media ci sono tra le 3 e le 5 fatture per veicolo all'anno,
• supponiamo che ogni fattura comporti dai 3 ai 5 minuti di lavoro,
• con una flotta di 100 veicoli ciò significa, nella miglioredelle ipotesi, 15 ore di lavoro annuali e, nella peggiore, 42 ore all'anno,
• non va dimenticato che molti tipi di fattura si presentano con una certa frequenza (ciò comporta un numero particolarmente elevato di ore di lavoro nei singoli mesi solo per l'elaborazione di quei documenti).

Il carico per il fleet manager è davvero notevole.

Quali sono, allora, le possibili soluzioni?

Soluzioni per i fleet manager: alternative per la registrazione dei costi della flotta

La registrazione manuale tramite fogli Excel è solitamente:

• difficoltosa,
• lunga,
• spesso soggetta a errori (può succedere che i costi vengano attribuiti al veicolo sbagliato, o che la cifra inserita non sia corretta).

Data l'importanza della gestione del parco veicoli, però, icosti della flotta devono essere sempre corretti. Questo significa che si rendenecessaria un'alternativa moderna e automatizzata alla registrazione manuale.

Con la soluzione giusta, il fleet manager può infatti:

• risparmiare tempo,
• concentrarsi maggiormente sulle decisioni strategiche importanti.

Tra le soluzioni da prendere in considerazione:

• i sistemi di contabilità ERP e BI,
• l’esternalizzazione della gestione della flotta,
• un software di gestione (come quello di Avrios, ad esempio),che automatizza registrazione, recupero e analisi dei costi.

Analizziamone insieme vantaggi e svantaggi e capiamo come mai la terza soluzione, quella del software di gestione, sia la più adatta.

I sistemi ERP e BI

Il fleet manager può ricorrere alla registrazione dei costi per veicolo grazie a sistemi contabili dedicati, ERP e BI.

Questi sistemi:

• assegnano i costi a ciascun veicolo,
• rendono più semplice la valutazione delle spese.

In pratica, tuttavia, è stato dimostrato che il collegamento di più sistemi comporta uno sforzo aggiuntivo a livello di gestione.

Un'alternativa comune è l'uso dei cosiddetti sistemi di business intelligence, che permettono di visualizzare i dati provenienti dasistemi diversi.

Questa soluzione comporta comunque uno sforzo di analisi da parte del fleet manager che, perlomeno, non deve più registrare manualmente i costi della propria flotta, quindi può risparmiare tempo.

L’esternalizzazione della gestione della flotta

L'esternalizzazione (outsourcing) della gestione della flotta e delle informazioni di fatturazione a terzi rappresenta spesso un'opzione valida. È possibile stipulare accordi con queste terze parti per quanto riguarda i rapporti e le analisi necessarie. Tuttavia, questi servizi:

• sono piuttosto costosi,
• devono essere calcolati con un costo aggiuntivo di 10-20 euro per veicolo al mese.
• Ciò significa che una flotta di 100 veicoli comporta costiaggiuntivi di 12.000 euro all'anno nel migliore dei casi e di circa 24.000 euronel peggiore.

Questa non è dunque una soluzione valida per le numerose aziende che cercano di ridurre il più possibile i costi della loro flotta.

La soluzione più completa: il software di gestione

Grazie a:

• tecnologia OCR
• e all'intelligenza artificiale,

la piattaforma Avrios:

• legge,
• registra,
• analizza

le informazioni presenti sulle fatture in modo completamenteautomatico e fin nei minimi dettagli.

Ecco come avviene il procedimento:

• si invia la fattura ad Avrios come file PDF o immagine per ottenere un'elaborazione completa,
• il software assegna automaticamente i costi al veicolo in base al numero di targa della fattura,
• anche i tipi di costo vengono determinati nello stesso modo.
• Inoltre, il software analizza le informazioni sul fornitore e sul chilometraggio, se questi dati sono disponibili.
• In questo modo l'utente dispone di informazioni trasparenti su tutti i costi della flotta senza dovervi dedicare tempo.

A seconda della struttura e delle dimensioni della flotta,si possono risparmiare fino a diverse ore al mese. Tempo che i fleet managerpossono dedicare alle decisioni strategiche.

Conclusione: gestire la flotta in modo efficiente monitorando i costi di ogni veicolo

Per:

• gestire in maniera efficiente
• e registrare correttamente

i costi della flotta, è importante che il fleet manager presti attenzione a ogni fattura che si presenta. Per tenere sotto controllo i costi, le opzioni più praticate sono:

• la registrazione manuale con utilizzo di fogli di calcolo Excel (richiede troppo tempo ed è soggetta a errori),
• l’uso di sistemi ERP e BI (complesso e non del tutto automatizzato),
• l'outsourcing (molto costoso).

Pertanto, lavorare con un software di gestione come quello di Avrios, ad esempio, rappresenta probabilmente la soluzione più semplice e moderna per monitorare e registrare i costi della propria flotta.