Come Ottimizzare la Gestione delle Fatture Carburante per una Flotta più Efficiente

Fatture carburante: un argomento fondamentale nella gestione della flotta

Un argomento fondamentale nella gestione della flotta è rappresentato:

• dalle fatture del carburante,
• dalla loro registrazione,
• dalla loro corretta assegnazione.

Ogni veicolo ha infatti necessità di rifornimento, ecco perché le fatture a esso legate sono argomento imprescindibile nel parco auto, sia per i veicoli con motore endotermico, sia per i veicoli con trazione elettrica.

Perché è importante la corretta assegnazione delle fatture

La ricarica o il rifornimento sono sempre associati a dei costi. A seconda delle dimensioni della flotta, il fleet manager si trova difronte a un'enorme quantità di dati che è molto complessa da controllare. Egli deve dunque:

• procedere con una corretta assegnazione delle fatture ai singoli veicoli,
• per prendere ulteriori decisioni
• e per analizzare i costi della flotta.

Vediamo allora più da vicino:

• il tempo necessario per assegnarle,
• la procedura,
• le alternative moderne per la corretta assegnazione delle fatture carburante.

Fatture carburante nella flotta: perdita di tempo per i fleet manager? Un esempio pratico

Le fatture carburante nella flotta comportano senza dubbio una vera e propria perdita di tempo per il fleet manager se devono essere assegnate correttamente.

Supponiamo che:

• un veicolo consumi in media 6 litri ogni 100 chilometri,
• il serbatoio abbia una capacità media di 55 litri.

Con un chilometraggio di 30.000 chilometri all'anno e 100 veicoli nella flotta, questo porta a poco meno di 3.300 operazioni di rifornimento all'anno.

Utilizzando le carte carburante con fatturazione mensile, si contano in media poco più di 270 transazioni su ogni singolo estratto conto della carta carburante.

Queste cifre mostrano rapidamente l'enorme quantità di dati e il gran numero di fatture carburante necessarie per la flotta. Anche con una flotta più piccola, l'impegno resta comunque enorme.

Perché è importante la valutazione delle transazioni del rifornimento?

Così come i costi della flotta, anche le fatture del carburante sono dati importanti per il processo decisionale. La valutazione dei processi di rifornimento viene quindi effettuata per diversi motivi:

• determinare il comportamento di guida dei driver (questa è la causa principale dei costi eccessivi della flotta),
• determinare le emissioni,
• riconoscere gli errori nel rifornimento e le frodi,
• misurare e analizzare l'efficienza del veicolo,
• identificare il rifornimento con carburante premium e portare i driver a evitarlo per motivi di costo.

Come risulta evidente dal calcolo precedente, l'analisi di un insieme di dati così ampio non è semplice:

• spesso il rifornimento non viene preso in considerazione nel modo corretto,
• viene utilizzata la reportistica del fornitore della carta carburante, che di solito è a carico del fornitore del servizio stesso.

Tuttavia, se i dati non vengono controllati e le fatture non vengono assegnate in modo preciso, ciò può portare rapidamente a costi eccessivi per l'intera flotta. Pertanto, un'attenta analisi delle fatture carburante è fondamentale per un lavoro efficiente.

Sfida per i fleet manager: una registrazione efficiente

Il controllo a campione

La sfida più grande con le fatture carburante della flotta è la mole di dati da gestire. Per motivi di tempo, i fleet manager potrebbero controllare i singoli rifornimenti:

• solo a campione,
• o in caso di sospetto (se si pensa che ci siano errori da parte dei driver nella scelta del carburante).

Esistono infatti due casi di rifornimento errato da parte dei driver:

• la scelta di carburanti premium,
• la selezione di un carburante non adatto al veicolo che stanno guidando.

Il carburante premium

Nel caso del carburante premium, si tratta di un carburante molto costoso, che non è necessario e comporta spese elevate e ingiustificate perla flotta. Il fleet manager potrebbe bloccare le transazioni per quel driver, il quale poi avrebbe però problemi con qualsiasi tipo di rifornimento. Non c’è, ancora, una soluzione pratica, se non quella di sensibilizzare i propri autisti alla scelta esclusiva di carburanti standard.

Il rifornimento errato

Nel caso in cui il driver effettui un errato rifornimento di carburante, però, è quasi impossibile per il fleet manager rilevarlo nella pratica, a meno che l’errore provochi danni al motore del veicolo. In quel momento, sarebbe comunque troppo tardi.

In breve

In breve, quindi:

• il monitoraggio delle fatture di carburante nella pratica è ancora un ostacolo importante che causa problemi,
• tuttavia, è possibile trarre molte conclusioni dalle cifre chiave ottenute sul consumo di carburante e sulle fatture di rifornimento.

È perciò urgente trovare alternative alla rendicontazione a pagamento da parte del fornitore di carte carburante.

Il controllo tramite i tradizionali fogli di calcolo Excel

Una possibile alternativa per molti fleet manager al controllo a campione delle fatture è quella di utilizzare un foglio di calcolo Excel.

Di norma:

• le fatture dei fornitori di carte carburante hanno infatti un formato standard
• è possibile dunque servirsi di una macro per leggere i dati della tabella e assegnarli ai veicoli.

Con Excel, però, è difficile riconoscere le frodi: l’unica soluzione possibile è quella di fissare un importo massimo per mese e per carta, così da individuare gli eccessi anomali nei consumi.

Excel è quindi la soluzione più semplice, ma non è in grado di proteggere dalle frodi.

La soluzione più auspicabile è quella digitale, ossia un software che:

• legga in automatico le fatture,
• estrapoli i dati,
• analizzi le informazioni,
• segnali le anomalie,
• dia al fleet manager la possibilità di risparmiare tempo e di arginare inutili perdite di denaro.

Avrios come alternativa per le fatture carburante della flotta

Il software di gestione di Avrios:

• integra facilmente tutti i più comuni fornitori di carte carburante,
• verifica la plausibilità di tutte le transazioni di rifornimento,
• notifica ai gestori di flotte eventuali transazioni insolite,
• con l'avviso premium, segnala anche i processi di rifornimento che contengono carburanti premium,
• rileva anche i rifornimenti effettuati da terzi,
• è in grado di confrontare il consumo effettivo di carburante con le specifiche del produttore,
• riconosce rapidamente le anomalie che non corrispondono allo standard,
• valuta l'efficienza dei singoli veicoli della flotta,
• analizza anche le emissioni effettive di CO2.

In questo modo, il fleet manager può:

• tenere sotto effettivo controllo l’andamento delle transazioni legate al carburante,
• raggiungere gli obiettivi di sostenibilità.

Conclusioni: il controllo digitalizzato delle fatture carburante

Essendo quella legata al rifornimento una delle voci dispesa più cospicue di una flotta, il fleet manager deve tenere sotto controllo le fatture carburante.

Ha diverse opzioni:

• controllo a campione delle fatture,
• analisi delle fatture con fogli di calcolo Excel,
• analisi elle fatture digitalizzata e automatizzata con software.

Nel primo caso, non c’è la certezza di individuare anomalie e frodi.

Nel secondo, l’analisi è più accurata, ma non rileva le frodi.

Nel terzo, tutto è sotto controllo in tempo reale e a portata di click.

È dunque auspicabile che il fleet manager opti per una soluzione digitalizzata, così da risparmiare tempo e denaro.