Software gestione flotte: quali sono le sue funzionalità?

Perché passare a un software di gestione per la flotta?

Se la gestione del parco auto tramite il tradizionale foglio di calcolo Excel può funzionare benissimo, soprattutto in presenza di flotte di dimensioni ridotte, perché risulta di semplice utilizzo, è gratuito, e ha sempre rappresentato un valido strumento di archiviazione dati,  esso ha in sé – senza dubbio – anche qualche limite: dipende dall’inserimento manuale di ogni singolo dato, il che può facilmente condurre in errore; richiede un copioso investimento in termini di tempo; il sistema non rileva né segnala eventuali errori e non assicura una visione d’insieme dei dati.

Al contrario, il software di gestione comporta invece, innegabilmente, alcuni vantaggi significativi: garantisce una visibilità completa dei dati (anche simultanea da diverse postazioni); riduce i costi; permette di risparmiare tempo, grazie alle automazioni; consolida la flotta e la prepara per la crescita; consente di restare sempre aggiornati.

È, insomma, uno strumento di grande supporto per il fleet manager che voglia avere una visione d’insieme di tutti i dati a portata di click (tipi di veicoli, assegnazione ai driver, condizioni contrattuali, condizione dei mezzi, …), che voglia risparmiare considerevole tempo nell’inserire e nel reperire gli stessi dati, che non voglia incorrere in errori, che abbia necessità di restare sempre aggiornato – in maniera capillare – su ogni singolo dettaglio di ciascun veicolo, e che non desideri esser colto di sorpresa da eventuali criticità o problemi.

Vediamone allora, nello specifico, le funzionalità peculiari, con uno sguardo conclusivo al software Avrios.

Le funzionalità del software di gestione flotte

1) Gestione dei dati

Centralizzazione dati

La digitalizzazione del parco auto consente di organizzare i dati e di centralizzare – su un’unica piattaforma – tutte le informazioni riguardanti la flotta (tipo di veicoli, gestione/utilizzo dei mezzi, condizioni contrattuali, stato delle vetture, emissioni,…), quindi di possedere una struttura coerente e completa dei dati (interni ed esterni) sempre disponibile in maniera immediata e totale.

Questo permette una gestione più sicura ed efficiente della flotta stessa e garantisce grande flessibilità: aspetti che danno modo di ottenere il massimo dalle informazioni di cui si dispone sui mezzi.

Inserimento automatico dati

I dati non devono più essere inseriti manualmente, con il rischio di compiere errori e con un copioso investimento di tempo. Essi vengono acquisiti, caricati, distribuiti e assegnati dalla piattaforma in maniera automatica, senza richiedere sforzo alcuno all’utente.

Con la digitalizzazione della flotta, infatti, ci si trova a poter registrare i nuovi veicoli, le fatture e altri documenti in maniera estremamente rapida e intuitiva.

Esempi pratici:

Per la registrazione dei veicoli è sufficiente, in genere, inserire nel database soltanto il numero di telaio (il software ricava poi, da sé, tutti i dati relativi a ciascun mezzo: modello, emissioni, e così via) e per quanto riguarda le fatture, basta semplicemente caricarle sulla piattaforma, lasciando che sia il software a trarne i dati in automatico.

La gestione del carburante risulta estremamente semplificata: tutte le fatture vengono inserite automaticamente, assegnate ai rispettivi veicoli e i costi vengono categorizzati. Sono le carte carburante a fornire i dati sul chilometraggio, quindi non è più necessario chiedere riscontro ai driver.

Dati connessi

Tutti i dati, inseriti in automatico, restano sempre connessi, il che comporta un’estrema semplicità e un’importante razionalizzazione nel loro reperimento.

Accessi multipli contemporanei ai dati

Tutti i dati risultano accessibili a più persone contemporaneamente, da più postazioni. Questo è, di certo, un aspetto fondamentale per le aziende con più sedi (su territorio nazionale e internazionale), ma si rivela estremamente importante anche nel momento in cui il fleet manager in carica sia impossibilitato all’accesso e si renda necessario l’intervento, sui dati, di qualsiasi altro addetto, anche in un’unica sede. Attraverso questi interventi incrociati e non vincolati dalla staticità di un sistema non reattivo, la gestione incrementa la propria efficienza in maniera esponenziale e può crescere senza essere frenata da problemi inattesi, perché tutto resta, sempre, sotto controllo.

2) Gestione dei processi e dei flussi di lavoro

Fluidità nella gestione dei processi

Con l’automatizzazione dell’inserimento dei dati sulla piattaforma, tutti i processi di reperimento dati subiscono una significativa velocizzazione e diventano estremamente chiari e semplici. Di conseguenza, anche la rapidità e l’efficacia di reazione da parte del fleet manager si fanno significative.

Gestione attività con notifiche personalizzate

Le notifiche e i promemoria assolutamente personalizzabili fanno in modo che il fleet manager sia sempre aggiornato, in tempo reale, su scadenze (revisioni, …), incombenze (controllo patenti, …), e criticità (aumento consumo carburante del dato veicolo, …), così che non si verifichino ritardi o inadempienze e che la flotta sia costantemente efficiente.

Gestione dei danni

La gestione dei danni ai veicoli diventa immediata e intuitiva. Tutti i dati e le comunicazioni relativi a constatazioni di sinistro, preventivi per le riparazioni, e altro sono infatti riuniti in un unico file digitale. Questo permette di prendere decisioni in maniera molto rapida su assicurazioni, riparazioni, e metodi di risoluzione (se, ad esempio, si nota un incremento negli incidenti durante il parcheggio, si installeranno, prontamente, sistemi di parcheggio assistito per ridurre i casi di danni e i premi assicurativi, e così via).

Gestione dell’approvvigionamento

Anche il processo di approvvigionamento viene digitalizzato: la visibilità completa di tutte le offerte e di tutti i preventivi e la reperibilità di tutti i dati su un'unica piattaforma rendono semplici e immediati i confronti, così da poter decidere in maniera più snella se acquistare, prendere in leasing o a noleggio i veicoli e presso quale fornitore sia più vantaggioso.

Essendo, i finanziamenti, la voce di spesa maggiore per le flotte aziendali, avere tutti i dati a portata di click può far risparmiare in maniera considerevole.

3) Conformità

Verifiche automatiche delle patenti

La verifica delle patenti dei driver è un passaggio fondamentale per la conformità della flotta aziendale. Se avviene per via telematica grazie a software, diventa estremamente rapida e semplice. Questo permette d’essere sempre in regola (conformi, per l’appunto) e di evitare problemi legali, nonché esborsi economici imprevisti.

Formazione dei driver

Nella fase di digitalizzazione della flotta e una volta effettuato il passaggio, spesso, sono compresi anche i corsi online di formazione sulla sicurezza per i driver. Punto fondamentale per sensibilizzarli a una guida oculata e opportuna e per aggiornarli su tutte le norme in vigore, così da evitare il più possibile sinistri e sprechi, e da contenere i costi.

Gestione dei file per sanzioni

Le sanzioni, in una flotta aziendale, sono inevitabili, ma grazie al software digestione, è possibile tenerle sotto controllo in maniera molto immediata e intuitiva: esse vengono lette, infatti, dal software stesso, il quale permette poi di interagire direttamente con i driver e con le autorità.

4) Analisi

Analisi dei costi

Grazie alla presenza del software, tutti i dati relativi a ogni veicolo sono disponibili a portata di click e visibili in qualsiasi momento, con uno sguardo ampio e capillare. Si ha dunque la percezione netta del costo di ogni fattura, delle spese generali e particolari per ogni veicolo, sia per quanto riguarda il carburante, che per la manutenzione, che per qualsiasi altro aspetto. Nel momento in cui, dunque, è noto il costo di gestione, è più semplice, per il fleet manager, agire al meglio, per poter contenere al massimo le uscite economiche.

Monitoraggio dei consumi

Grazie alla disponibilità di tutti i dati che giungono in automatico sulla piattaforma digitale dalle carte carburante, il fleet manager ha a disposizione una panoramica esaustiva sui costi per il rifornimento e sul chilometraggio di ogni veicolo: nel momento in cui si accorge di consumi anomali rispetto alla norma, dunque, può intervenire per ridurli in una prospettiva a breve e a lungo termine (manutenzione, controllo criticità/scelta di veicoli più efficienti).

Controllo delle emissioni

Sia il consumo che le tipologie di carburante hanno un impatto significativo sulle emissioni di una flotta. Grazie all’analisi dei dati, quindi, il fleet manager/mobility manager ha la possibilità di prendere decisioni mirate sulla mobilità del proprio parco auto e dei propri dipendenti, in vista di una gestione che sia sempre più conforme agli standard europei in materia di obiettivi ambientali. 

Controllo del chilometraggio

Il software è in grado di fornire, in tempo reale, tutte le informazioni riguardanti il chilometraggio d’ogni veicolo, comprese quelle sul chilometraggio residuo previsto da ogni contratto di leasing/noleggio, così da non incorrere in eccessi, che comportano esborsi importanti.

Il software Avrios

Avrios, oltre a offrire, in toto, tutte le funzionalità appena esplicitate, consente la creazione gratuita di un account che offre i servizi di base della digitalizzazione della flotta, senza limiti di tempo. Questo aspetto lo porta dunque in una competizione ancor più serrata con il tradizionale foglio di calcolo Excel, nel momento in cui i fleet manager hanno la possibilità di esperire in maniera immediata, sul campo e senza costi, tutti i risvolti positivi della transizione al digitale. (Scegliendo, in seguito, il pacchetto Pro, è possibile controllare e ridurre i costi della flotta in modo molto efficace, mentre con il pacchetto Enterprise si può far fronte alle esigenze peculiari che caratterizzano, in particolare, la propria flotta.)