Software di gestione flotta aziendale: la reportistica essenziale

L’importanza del software nella gestione della flotta aziendale

Passare a un software di gestione della flotta aziendale comporta, senza dubbio, alcuni vantaggi significativi:

• garantisce una visibilità completa dei dati, che sono sempre disponibili, a portata di click;
• porta una riduzione dei costi (carburante/manutenzione), un aumento della sicurezza, e un’ottimizzazione dei tempi (nei viaggi, così come nelle consegne, per i mezzi pesanti);
• permette di risparmiare tempo nell’inserimento e nel reperimento dati, grazie alle automazioni;
• consolida la flotta e la prepara per la crescita;
• consente un aggiornamento costante.

Di fondamentale importanza per questa gestione ottimale, la reportistica. 

L’importanza della reportistica nella gestione della flotta aziendale

Il software permette di creare report standard o personalizzati in maniera molto intuitiva, così da consentire di reperire/organizzare i dati e ottenere una centralizzazione di tutte le informazioni riguardanti la flotta (tipo di veicoli, gestione/utilizzo dei mezzi, condizioni contrattuali, emissioni, tempi di riposo/guida degli autisti dei mezzi pesanti, pedaggi, cadenza dei rifornimenti, stato di usura/manutenzione dei mezzi, …) su un’unica piattaforma.

Fornisce dunque una struttura coerente e completa dei dati (interni ed esterni), che è sempre disponibile in maniera immediata e totale. In questo modo, la gestione della flotta stessa si fa più sicura ed efficiente.

Quali sono, dunque, nello specifico, i report che non possono mancare nella gestione di una flotta munita di software?

La reportistica essenziale per la gestione della flotta

• Report per visualizzare il TCO: consente di visualizzare anche i singoli importi per ogni categoria di costo, addirittura personalizzando il periodo di riferimento per estrapolare i costi di interesse e applicando dei filtri sulla base delle caratteristiche dei veicoli (emissioni, modalità di acquisto, centro di costo, tipo di carburante, e così via). La sua interfaccia è personalizzabile e il report è estraibile in Excel.
• Report per panoramica dei costi totali: serve a visualizzare e confrontare i costi totali per categoria di costo sostenuti dall’azienda tramite un grafico (la stessa funzione è disponibile in formato percentuale). Il periodo di riferimento è personalizzabile per estrapolare i costi relativi all’arco temporale di interesse ed è possibile applicare dei filtri sulla base delle caratteristiche dei veicoli (emissioni, modalità di acquisto, centro di costo, tipo di carburante, e così via). Permette di visualizzare le sottocategorie per ogni tipo di costo con i relativi importi e le liste dei veicoli che ricadono nella specifica sottocategoria con i relativi importi.
• Report per analisi avanzata dei costi: permette di ottenere un'analisi avanzata dei costi attraverso una visione completa della flotta e dettagliata per singole transazioni. Il periodo di riferimento è personalizzabile per estrapolare i costi relativi all’arco temporale di interesse ed è possibile applicare dei filtri sulla base dell’oggetto dell’analisi (veicolo, centro di costo, fornitore, e così via). Consente di raggruppare le voci interessate per personalizzare le visualizzazioni ed è estraibile in Excel.
• Report sui dati completi relativi alla flotta: fornisce non solo i costi, ma i dati completi relativi alla flotta come se fosse una fotografia dello stato della flotta durante il periodo di tempo selezionato. Permette di calcolare i mesi attivi per ogni veicolo. Il periodo di riferimento è personalizzabile per estrapolare i costi relativi all’arco temporale di interesse e il report è estraibile in Excel.
• Report di analisi sulla flotta: il periodo di riferimento è personalizzabile per estrapolare i costi relativi all’arco temporale di interesse e i dati vengono visualizzati tramite grafici. Consente di monitorare la qualità dei dati della flotta (in questo caso, Avrios elabora e combina i dati con i quali viene alimentato: più i dati sono accurati e completi, più le elaborazioni e i report generati da Avrios saranno precisi). Inoltre, permette di avere un riepilogo dei dati mancanti; di analizzare la composizione della flotta nel tempo sulla base del tipo e dell’età dei veicoli; di esaminare l’andamento dell’utilizzo del veicolo; di osservare l’andamento del chilometraggio rispetto alle clausole contrattuali; di monitorare il costo totale della flotta nel tempo, i costi del carburante nel tempo, e il consumo carburante nel tempo.
• Report sull’andamento chilometrico di ogni veicolo: consente di applicare dei filtri sulla base delle caratteristiche dei veicoli, delle clausole contrattuali, così come delle informazioni sul chilometraggio. Fornisce una stima del chilometraggio a fine contratto, dei chilometri eccedenti previsti, e una stima del costo supplementare. Il report è esportabile su Excel.
• Report sull’utilizzo del veicolo da parte del guidatore: permette di visualizzare l'utilizzo del veicolo da parte del guidatore per il periodo selezionato (possibilità di visualizzare l’utilizzo veicolo per mese) e di vedere i periodi di assegnazione di un veicolo ai diversi guidatori con la durata in giorni. Il periodo di riferimento è personalizzabile per estrapolare i costi relativi all’arco temporale di interesse e il report è estraibile in Excel.
• Report sulle scadenze contrattuali: (Avrios inizia a notificare 180 giorni prima della scadenza contrattuale di un veicolo per evitare costi in eccesso). Prevede la procedura guidata per la dismissione del veicolo; consente di applicare dei filtri sulla base delle caratteristiche dei veicoli (emissioni, modalità di acquisto, centro di costo, tipo di carburante, e così via); ed è esportabile su Excel.
• Report per il controllo sul consumo carburante e sulle emissioni di CO2: permette di applicare dei filtri sulla base delle caratteristiche dei veicoli (emissioni, modalità di acquisto, centro di costo, tipo di carburante, e così via). Il periodo di riferimento è personalizzabile per estrapolare i costi relativi all’arco temporale di interesse. I dati effettivi sulle emissioni e sul consumo carburante vengono paragonati ai dati del costruttore e ogni veicolo viene poi classificato sulla base del risultato del confronto in “consumi a norma”, “consumi elevati”, “consumi molto elevati”. Il report è estraibile in Excel. Propone inoltre un grafico per la visualizzazione delle emissioni medie di CO2 e di consumo carburante e indica il consumo medio di carburante e di emissioni per tipo di rifornimento.
• Report sui danni: fornisce una panoramica dei casi di danno della flotta, delle loro circostanze e tipologie, dei costi e dei conducenti coinvolti. Il periodo di riferimento è personalizzabile per estrapolare i costi relativi all’arco temporale di interesse. È possibile applicare dei filtri sulla base delle caratteristiche dei veicoli (emissioni, modalità di acquisto, centro di costo, tipo di carburante, e così via).

Il software e la reportistica Avrios

Il software Avrios, oltre a offrire, in toto, la reportistica e i vantaggi-chiave sopra esplicitati:

• consente di creare report altamente personalizzabili, tarati sulla base delle esigenze di ogni singola flotta;
• consente la creazione gratuita di un account (pacchetto Essentials) che offre i servizi di base della digitalizzazione della flotta, senza limiti di tempo. Questo aspetto lo porta dunque in una competizione ancor più serrata con il tradizionale foglio di calcolo Excel, nel momento in cui i fleet manager hanno la possibilità di esperire in maniera immediata, sul campo e senza costi, tutti i risvolti positivi della transizione al digitale.
• Permette la scelta, successiva, del pacchetto Pro, attraverso il quale è possibile controllare e ridurre i costi della flotta in modo molto efficace grazie alla reportistica sui rischi e alle opzioni di analisi personalizzabili.
• Propone, infine, la selezione del pacchetto Enterprise, grazie al quale si può far fronte alle esigenze peculiari che caratterizzano, in particolare, la propria flotta, integrando la propria struttura informatica (TI) in Avrios e utilizzando tutte le interfacce.