Monitoraggio GPS delle auto aziendali: cosa è consentito?

Introduzione

Il monitoraggio GPS delle auto aziendali risulta di particolare interesse per le aziende con un proprio parco auto, ma in genere è fonte di:

• disagio per molti lavoratori,
• preoccupazione per i datori di lavoro.

Ci si chiede infatti se sia del tutto legale, se ci siano conflitti con i diritti dei dipendenti.

In effetti, il monitoraggio GPS dei dipendenti è consentito a determinate condizioni, quindi solo se vengono rispettate alcune norme.

Scopriamo allora cosa sia consentito in questo contesto e quando il monitoraggio GPS si spinga oltre.

Monitoraggio GPS delle auto aziendali: considerazioni di fondo

Le nuove tecnologie e i software sempre più avanzati possono semplificare notevolmente il lavoro di gestione della flotta. Tuttavia, molti di questi nuovi metodi non possono essere implementati se non è possibile monitorare:

• la posizione dei propri veicoli,
• il consumo di carburante,
• il comportamento degli autisti alla guida.

In altre parole, non è possibile pianificare e tracciare in modo ottimale i percorsi ed evitare i tempi morti se non si conosce la posizione del veicolo. Pertanto, il monitoraggio GPS delle auto aziendali è fondamentale per le aziende che dispongono di parco auto.

Come funziona il GPS

Grazie al monitoraggio GPS, è possibile:

• localizzare con precisione il veicolo in qualsiasi momento,
• registrare diversi dati rilevanti.

La strategia della localizzazione con GPS della flotta (GPS tracking) permette di avere, in tempo reale, una visione completa di tutti i dati importanti riguardanti ciascun veicolo: la posizione; lo stile di guida; il consumo carburante; i tempi di sosta/guida; i tempi di consegna carichi per i mezzi pesanti; e così via.

Questa localizzazione si può ottenere:

• montando un GPS tracker su ciascun mezzo;
• attraverso app dedicate (che non necessitano di hardware particolari), scaricate sullo smartphone/tablet personale del driver che, in questo modo, non è costretto ad avere a bordo troppi dispositivi;
• con dispositivi built-in, ossia hardware già installati nei veicoli. Questi richiedono semplicemente che ci si registri online con il proprio account aziendale affinché il sistema si connetta con il software di gestione, trasmettendo tutte le informazioni necessarie.

Auto aziendali con GPS: cosa è consentito e cosa no?

Quando si parla di auto aziendali con GPS, ci si chiede immediatamente cosa sia consentito e cosa invece sia al di fuori dei limiti della legalità. Infatti, monitorare la posizione dei veicoli si traduce immediatamente in un monitoraggio GPS dei dipendenti.

In linea di principio, un'auto aziendale può essere dotata di GPS solo se vengono rispettate norme rigorose.

Le leggi italiane sul monitoraggio GPS

Ecco le tappe delle normative che regolano il monitoraggio GPS dei veicoli aziendali e come sono state implementate negli anni. Ogni prescrizione ulteriore è stata determinante per le condizioni attuali:

Articolo 4 dello Statuto dei Lavoratori, 1970  

• L’articolo prevede che gli impianti audiovisivi e gli altri strumenti dai quali derivi anche la possibilità di controllo a distanza dell’attività dei lavoratori possono essere impiegati esclusivamente per esigenze organizzative e produttive, per la sicurezza del lavoro e per la tutela del patrimonio aziendale.
• La norma precisa che questi strumenti possono essere installati previo accordo collettivo stipulato dalla rappresentanza sindacale unitaria o dalle rappresentanze sindacali aziendali.
• La disposizione non si applica agli strumenti utilizzati dal lavoratore per rendere la prestazione lavorativa e agli strumenti di registrazione degli accessi e delle presenze.

Garante per la protezione dei dati personali, ottobre 2011

Nel provvedimento n. 370 del 4 ottobre 2011, l’Authority impone che i mezzi aziendali sui quali è installato un dispositivo GPS portino una vetrofania con la scritta: «Veicolo sottoposto a localizzazione» o comunque avvisi ben visibili ai dipendenti.

Jobs Act, 2015

Il Jobs Act, come questo studio ci illustra, ha implementato l’art. 4 e introdotto un regime diverso a seconda del tipo di strumento utilizzato prevedendo che:

• per gli impianti audiovisivi e gli altri strumenti che consentono il controllo a distanza del lavoratore permane il divieto di installazione salvo esigenze specifiche e l’accordo sindacale/l’autorizzazione dell’INL;
• per gli strumenti di lavoro e per gli strumenti di registrazione di accessi e presenze non opera alcun divieto e alcun obbligo di accordo sindacale o di autorizzazione dell’INL;
• sia per i primi che per i secondi il datore ha l’obbligo di fornire ai dipendenti adeguata informazione circa le modalità d’uso degli strumenti e di effettuazione dei controlli nonché l’obbligo di rispettare la normativa sulla privacy nella raccolta e nel trattamento dei dati.

Direzione interregionale del Lavoro di Milano, maggio 2016  

La direzione interregionale del Lavoro di Milano, nel maggio 2016, ha ritenuto che l’auto fornita in uso ai dipendenti per scopi lavorativi fosse da considerarsi strumento di lavoro, e lo fosse nella sua interezza, quindi comprensiva anche del sistema GPS, pur se installato in un momento successivo alla consegna del veicolo.

Ispettorato Nazionale del Lavoro, novembre 2016

Con la circolare n. 2/2016, l’Ispettorato Nazionale del Lavoro ha stabilito che i sistemi di geolocalizzazione rappresentano un elemento «aggiunto» agli strumenti di lavoro, e, salvo specifici casi, possono essere installati sull’auto aziendale solo previa autorizzazione sindacale o amministrativa.

Garante per la protezione dei dati personali, aprile 2018

Nel provvedimento n. 232, del 18 aprile 2018, l’Authority ha stabilito che:

• se la localizzazione è attiva deve essere segnalata al dipendente con apposita icona;
• il tracciamento deve essere disabilitato durante le pause lavorative previste;
• la posizione geografica dev’essere oscurata nella centrale operativa dopo un certo periodo di inattività dell’operatore.

Corte d’Appello di Roma, febbraio 2021

Anche la Corte d’Appello di Roma si è pronunciata con la sentenza n. 641/21. Secondo i giudici «I sistemi di controllo via GPS rientrano nel campo di applicazione del comma 1, art. 4, l. n. 300/70 e pertanto le relative apparecchiature possono essere installate solo previo accordo stipulato con la rappresentanza sindacale ovvero, in assenza di tale accordo, previa autorizzazione da parte dell’Ispettorato del Lavoro».

Se, dunque, questi requisiti non vengono rispettati, anche in presenza di un’infrazione, la sanzione applicata al dipendente viene considerata illegittima.

Eccezioni

Esistono però casi del tutto particolari in cui i dispositivi GPS possono trasformarsi in veri e propri strumenti di lavoro, cioè quando:

• la prestazione lavorativa non può essere effettuata senza ricorrere al loro utilizzo,
• la loro installazione è richiesta da specifiche leggi, come nel caso dei sistemi GPS per il trasporto di valori superiori a 1,5 milioni di euro.

Perché il GPS è necessario per la flotta

Il monitoraggio GPS dei veicoli della flotta risulta necessario per:

• gestire e ottimizzare il parco auto,
• aumentare il grado di sicurezza dei propri mezzi,
• lavorare in maniera più efficiente.

Che cosa fare prima di installare il GPS sui veicoli

Affinché si possa installare il GPS sui veicoli, però, si rende necessario:

• un accordo con il sindacato di riferimento o con l’INL,
• informare il dipendente della presenza del dispositivo a bordo.

Le eccezioni

Come visto nei paragrafi precedenti, se il dispositivo GPS è fondamentale o funzionale allo svolgimento dell’attività lavorativa, o addirittura previsto dalla legge (per esempio, per il trasporto di valori superiori a 1,5 milioni di euro), non è necessario alcun accordo.

Riassumendo: il monitoraggio GPS è dunque consentito?

Per installare un localizzatore GPS occorre per legge l'approvazione:

• del sindacato
• o dell’Ispettorato del lavoro.

Inoltre:

• non è consentita l'installazione di un dispositivo GPS su veicoli aziendali per ragioni non strettamente connesse allo svolgimento dell’attività lavorativa.

Se il GPS viene installato su un veicolo in maniera illecita da parte dell'azienda:

• le sanzioni imposte a un dipendente di cui è stata accertata un’infrazione (proprio grazie al GPS) non sono valide.

Infine:

• i mezzi aziendali che possiedono localizzatori GPS devono recare la scritta “Veicolo sottoposto a localizzazione” o comunque avvisi ben visibili al dipendente,
• il monitoraggio deve essere disabilitato durante le pause lavorative,
• la posizione dev’essere oscurata dopo un certo periodo di inattività dell’operatore.

Monitoraggio GPS per auto aziendali a uso promiscuo

Se fino ad ora abbiamo analizzato gli scenari della liceità del GPS per le auto concesse ai dipendenti ad uso esclusivamente lavorativo, è bene fare alcune precisazioni sui veicoli concessi ad uso promiscuo.

Le auto aziendali ad uso promiscuo

L’auto aziendale ad uso promiscuo:

• viene assegnata al dipendente sia per scopi lavorativi che per uso personale;
• è usata durante l’orario lavorativo;
• viene utilizzata durante il tempo libero e i giorni festivi (a seconda degli accordi previsti dal contratto);
• è un benefit e come tale verrà conteggiato in busta paga (si vedano i prossimi paragrafi);
• potrà essere guidata dai familiari (coniuge e figli) del dipendente. Questa opportunità è, invero, abbastanza rara e deve essere prevista dal contratto. Inoltre, può capitare che per motivi legati all’assicurazione possa essere fissata un’età minima per la guida del mezzo;
• potrà essere guidata da persone esterne alla strettissima cerchia familiare del dipendente. Opzione rarissima e sempre prevista o meno dal contratto stipulato tra azienda e lavoratore.

Il monitoraggio GPS è consentito se l’auto è ad uso promiscuo?

Il monitoraggio GPS:

• è consentito, nel rispetto delle norme in vigore, mentre il veicolo è in uso per scopi lavorativi,
• deve poter essere escluso quando il dipendente utilizza la vettura per scopi personali.

Il trattamento dei dati personali

Se i dati riguardanti la posizione coinvolgono non soltanto un veicolo, ma anche una persona, entra in gioco la normativa sulla GDPR.

Per quanto riguarda le auto aziendali, dunque, i dirigenti dovranno prendere in considerazione il trattamento dei dati, analizzando (ce lo illustra uno studio dettagliato sull'argomento):

• le modalità del trattamento dei dati;
• le finalità perseguite dall'azienda,
• l'interesse dell’azienda;
• i rischi preventivati e le misure necessarie.

Importanti saranno anche le misure organizzative adottate:

• la designazione di un responsabile del trattamento dei dati (che in genere è il fornitore del software di tracciamento);
• la data retention, ossia i tempi di conservazione dei dati trattati;
• l’individuazione dei profili autorizzati ad accedere ai dati con l’indicazione delle operazioni che possono svolgere.

Inoltre occorrerà:

• trattare i dati dovranno secondo le direttive del Regolamento UE 2016/679: liceità, correttezza, trasparenza e minimizzazione;
• utilizzare i dati dovranno nel rispetto del dipendente e delle finalità aziendali;
• informare i lavoratori attraverso un'apposita informativa.

I vantaggi del monitoraggio GPS dei veicoli aziendali

I vantaggi del monitoraggio GPS dei veicoli aziendali non riguardano solo il datore di lavoro, ma anche i dipendenti.

I vantaggi per i dipendenti

• I dati del monitoraggio GPS possono essere considerati una valida prova per i clienti se si deve dimostrare che un autista si trovava nel luogo desiderato a una certa ora.

I vantaggi per l'azienda

Per le aziende, i vantaggi del monitoraggio GPS sono diversi:

• maggiore sicurezza, soprattutto per i veicoli utilizzati da molti autisti diversi,
• analisi chiare dell'utilizzo dei veicoli,
• informazioni precise su consumi e costi del carburante,
• riduzione del rischio di incidenti grazie a una localizzazione più accurata (ad esempio per gli autisti di camion),
• pianificazione ottimale degli itinerari con adeguamento degli appuntamenti, dei percorsi e degli orari esatti degli appuntamenti,
• minore impegno amministrativo (non è più necessaria la compilazione manuale di un registro di bordo),
• prova per il cliente per tutelarsi da eventuali malintesi.

Conclusione

Il monitoraggio GPS delle auto aziendali comporta diversi vantaggi per le aziende:

• è una fonte di dati importante che può essere utilizzata in molti modi nella gestione della flotta,
• permette di determinare meglio il consumo di carburante, la pianificazione degli itinerari e l'utilizzo dei singoli veicoli,
• consente di avere prove sulla posizione esatta degli autisti in caso di malintesi con i clienti.

Ma:

• è importante che il monitoraggio non venga effettuato di nascosto.

È quindi sempre necessario lavorare secondo le disposizioni di legge in vigore e avvisare in maniera adeguata i dipendenti dell'installazione dei dispositivi.