Gestione flotte: da dove iniziare?

Introduzione

Numerose aziende possiedono veicoli (leggeri e/o pesanti) ad uso esclusivamente strumentale o ad uso promiscuo e giungono al punto in cui necessitano che gli stessi mezzi vengano gestiti:

• da una sola figura aziendale,
• nella maniera più efficiente possibile.

Come fare, dunque, per avviare il percorso di gestione flotta? Quali passaggi sarà necessario seguire per:

• amministrarla in modo efficace,
• contenerne i costi,
• diminuirne drasticamente gli sprechi,
• portarla a crescere?

Vediamo, in dettaglio, da dove iniziare per una corretta gestione flotte.

L’incarico è affidato: come si procede?

Il dirigente affida a quello che sarà il fleet manager l’incarico di gestione flotta aziendale.

Vediamo dunque quali step egli dovrà seguire. Quali saranno i suoi compiti.

Comprensione della linea strategica aziendale

Anzitutto, il nuovo fleet manager dovrà confrontarsi con la dirigenza per comprendere a fondo quali siano:

• la linea strategica aziendale,
• il piano aziendale.

Dovrà dunque comprendere:

• l’entità del budget che avrà a disposizione per la gestione flotta,
• se sarà necessario implementare i veicoli della flotta,
• quale strategia di approvvigionamento si riveli più efficace e conveniente, in prospettiva, per implementarli (acquisto, noleggio, leasing),
• se possa servire un piano di marketing anche per interagire con i partner commerciali,
• se siano necessari ulteriori autisti e su quale base contrattuale sarebbe più opportuno ingaggiarli al momento, perlomeno.

Computo dei veicoli

Il fleet manager dovrà avere percezione esatta di quanti veicoli compongano la flotta.

• Se il parco auto è di dimensioni ridotte, questo compito sarà abbastanza agevole,
• qualora invece la flotta sia di grandi dimensioni, il computo preciso potrebbe giungere dopo aver controllato i dati già archiviati sui mezzi e aver inserito i nuovi.

Implementazione dei veicoli della flotta

Se, in linea con la strategia aziendale, si deciderà di implementare il numero di veicoli della flotta, il fleet manager dovrà:

• scegliere modelli efficienti di veicoli,
• selezionare veicoli con potenza calibrata alla prestazione che devono effettuare (ai viaggi brevi e frequenti, ad esempio, meglio destinare mezzi poco potenti, di bassa cilindrata e viceversa per tratte lunghe),
• preoccuparsi della miglior strategia di approvvigionamento, come si diceva.

Come è attualmente gestita la flotta?

Una volta compreso in quale misura il piano aziendale sia declinato sulla flotta, il fleet manager avrà il compito di analizzare come la flotta sia gestita nel momento in cui inizia il proprio incarico e come (e se) sia stata gestita negli anni.

Gestione con fogli di calcolo Excel

Se la flotta era ed è gestita (forse sommariamente, ecco perché la necessità di una figura di riferimento, ora) attraverso fogli di calcolo Excel, l’attuale fleet manager si troverà di fronte a un lavoro importante di:

• reperimento dati esistenti su ciascun veicolo,
• reperimento dati nuovi,
• inserimento dati nuovi,
• prima analisi delle informazioni a disposizione,
• controllo di eventuali anomalie (se il responsabile della flotta, in fase di monitoraggio dati, si accorge ad esempio di un improvviso aumento nel consumo carburante, ecco l’immediato procedere con i controlli sul mezzo e sull'autista, così da arginare al più presto gli sprechi),
• comprensione e comunicazione ai vari autisti delle scadenze imminenti,
• pianificazione delle scadenze a venire.

Com’è noto, la gestione attraverso i fogli di calcolo Excel, per quanto gratuita e di semplice utilizzo, presenta numerosi limiti, i quali comportano un notevole dispendio di tempo, di energia e la possibilità assai concreta di cadere in errore a causa dell’inserimento/reperimento/analisi manuale dei dati.

Sarà dunque necessario che il fleet manager inizi a valutare anche la possibilità di passare a un sistema di gestione più efficace e immediato, come ad esempio quello del software, di cui tratteremo nei paragrafi successivi.

Uno sguardo alla conformità

Il fleet manager, una volta reperiti i dati importanti per ciascun veicolo, dovrà preoccuparsi di analizzarli per essere certo che la flotta rispetti la conformità alle norme di legge vigenti.

Sarà dunque necessario che egli dedichi attenzione, anzitutto, a questioni legali quali:

• la responsabilità del proprietario,
• la formazione dei driver (necessaria per aumentare la sicurezza alla guida, quindi la diminuzione di danni e sinistri, e il contenimento degli sprechi. Uno stile di guida poco attento, infatti, porta al logoramento degli pneumatici, del mezzo in sé, nonché a piccoli sinistri. Più il mezzo è ben funzionante, infatti, meno carburante richiede, meno si usura e più è sicuro),
• il controllo delle patenti,
• la gestione delle multe.

Assegnazione spese/veicoli

Il fleet manager dovrà impegnarsi nell’assegnare correttamente ogni spesa al veicolo corrispondente, così da avere una panoramica completa del TCO di ogni mezzo e poter prendere le decisioni migliori per arginare le spese e ottimizzare i costi.

Le carte carburante

Priorità per il fleet manager saranno anche le carte carburante da:

• tracciare,
• riorganizzare,
• redistribuire.

Il fleet manager si occuperà di controllare:

• a chi siano assegnate,
• a chi spettino,
• come vengano usate,
• se esistano fornitori più competitivi, creando occasioni di offerte multiple e gare d’appalto, scegliendo i migliori per offerta, sconti e disponibilità dei punti di rifornimento rispetto all’azienda/alle tratte percorse.

In questo modo, e con l’inserimento e controllo capillare delle fatture carburante si avrà un controllo serrato e un netto risparmio sul rifornimento.

La Car Policy

Altro passaggio cruciale per il fleet manager sarà la creazione o l’aggiornamento (se già esistente) di una Car Policy completa che servirà a stabilire e a dettare:

• le condizioni e le regole imprescindibili per utilizzare correttamente ogni vettura/mezzo,
• i doveri reciproci di dipendenti e azienda in materia di veicoli.

Assicurazione, manutenzione, fornitori

Il fleet manager, al fine mantenere un controllo serrato su tutti i mezzi della flotta e di contenere i costi, avrà il compito di:

• mirare a risparmiare sull'assicurazione (anche contenendo il più possibile danni e sinistri),
• preoccuparsi della revisione periodica dei veicoli (olio, filtro aria, pressione gomme, pneumatici, motore, parti meccaniche, freni, …), accorgimento che consente di ridurre il degrado dei mezzi e di garantire minor consumo di carburante (nonché assicurare maggior sicurezza),
• scegliere i fornitori più competitivi a tutti i livelli (acquisto, contratti di noleggio e leasing, officine, assicuratori, ...).

Scegliere il corretto software di gestione

Dato che la gestione flotta attraverso i fogli di calcolo Excel, come abbiamo visto, comporta numerosi limiti (dati caricati manualmente, possibilità d'errore, dispendio di troppo tempo, no visione d'insieme dei dati, no segnalazione errori, no generazione di promemoria, ...), è bene che un fleet manager si impegni nella ricerca del miglior software di gestione per la propria flotta, da scegliere a seconda delle esigenze specifiche del proprio parco auto.

In generale, un software di gestione:

• garantisce una visibilità completa dei dati, che sono sempre disponibili, a portata di click;
• porta una riduzione dei costi (carburante/manutenzione), un aumento della sicurezza, e un’ottimizzazione dei tempi (nelle consegne, per i mezzi pesanti);
• permette di risparmiare tempo nell’inserimento e nel reperimento dati, grazie alle automazioni;
• consolida la flotta e la prepara per la crescita;
• consente un aggiornamento costante;
• mantiene la conformità.

È, insomma, una soluzione che:

• si rende necessaria per una gestione flotta davvero ottimale ed efficiente,
• risponde alle esigenze della flotta si adatta in modo flessibile,
• semplifica numerosi processi nell’attività quotidiana,
• crea tempo sufficiente per implementare innovazioni nella flotta,
• svolge numerosi compiti in autonomia, in modo che a lungo termine il tempo necessario per la gestione del parco auto si riduca, così come i costi sostenuti.

Un sistema di gestione del parco veicoli si rivela quindi determinante per l’amministrazione della flotta.

Pianificazione e implementazione di possibili innovazioni: elettrificazione della flotta

Quello della transizione della flotta all’elettrico è un trend di grande tendenza, oggi. Molte aziende avvertono la necessità e la volontà di ridurre le loro emissioni di CO2 e l’elettrificazione della flotta è un approdo estremamente efficace:

• per abbracciare una filosofia più green,
• per guadagnare in termini di immagine,
• per agire nell’ottica della svolta ecologica auspicata dal piano del Green Deal europeo che prevede «zero emissioni nette entro il 2035».

Questo passaggio è quindi un argomento-chiave che non può che farsi, via via, sempre più rilevante. Com’è naturale, l’elettrificazione della flotta rappresenta, per l’azienda, una sfida nuova e molto significativa.

Il fleet manager dovrà allora occuparsi principalmente di pensare:

• alla possibilità di installazione di infrastrutture di ricarica in azienda,
• alla scelta del tipo di veicoli per implementare il parco auto (auto e mezzi commerciali),
• alla sicurezza e alla manutenzione delle vetture a basse o bassissime emissioni,
• alla gestione di una flotta di tipo nuovo,
• alla modifica della Car Policy aziendale in funzione del nuovo tipo di veicoli.

Conclusioni

Per il fleet manager, l'avvio della gestione di una flotta aziendale rappresenta un compito arduo, impegnativo e significativo che, se organizzato al meglio, sfruttando tutte le risorse dedicate possibili, si rivela estremamente proficuo e determinante per la crescita dell'azienda stessa.