Gestione della flotta: l’evoluzione del ruolo del fleet manager

Il fleet manager

Quella del fleet manager è la figura fondamentale, di riferimento, per la gestione della flotta aziendale. È la persona che si occupa, a trecentosessanta gradi, del funzionamento del parco auto.

I suoi obiettivi principali sono:

• una gestione della flotta che sia del tutto efficiente,
• l’ottimizzazione dei costi, con minimizzazione delle spese e predisposizione/utilizzo oculato del budget aziendale,
• il rientrare in un’ottica di sostenibilità che sia fedele alla svolta green prospettata dalle disposizioni del Green Deal europeo, quello delle «zero emissioni entro il 2050».

Il fleet manager deve dunque:

• preoccuparsi di raccogliere, convogliare e tenere sotto costante controllo tutti i dati riguardanti ogni veicolo,
• mantenere i rapporti con i fornitori,
• controllare l’uso di ogni mezzo della flotta,
• pensare alla loro manutenzione,
• scegliere i veicoli più adatti alle esigenze della mobilità aziendale,
• individuare le migliori soluzioni di approvvigionamento,
• garantire la sicurezza dei driver e formarli,
• comprendere le necessità dei dipendenti,
• stendere una car policy (ora anche mobility policy) efficace e farla sottoscrivere e rispettare.

Spesso, per svolgere al meglio le proprie mansioni si avvale del supporto:

• di altre figure di riferimento, quali i dirigenti dell’azienda e i manager delle Risorse Umane,
• di un software di gestione, così da evitare sprechi di tempo ed errori nelle fasi di reperimento e inserimento dati (grazie al software, infatti, attraverso report personalizzabili e caricamento automatico di informazioni, documenti, e fatture, la gestione e il controllo diventano più precisi, più semplici e più immediati), e da monitorare, in maniera puntuale e millimetrica, tutto il parco auto, in pochi click.

Ma non è sempre stato così.

Vediamo allora le fasi dell’evoluzione del ruolo del fleet manager nel tempo, in relazione ai supporti tecnologici a sua disposizione e allo sviluppo del concetto di mobilità, così come inquadrato dagli esperti di Avrios:

• 1) il fleet manager come cervello della flotta,
• 2) il fleet manager come comandante della flotta,
• 3) il fleet manager come eroe della flotta.

1) Il fleet manager come cervello della flotta

• Agli esordi, la gestione dei dati della flotta era puramente manuale per il fleet manager, quindi dispendiosa in termini di tempo, faticosa e soggetta ad errore: i documenti erano cartacei e si archiviavano in infinite cartelle.
• Un primo passo verso la digitalizzazione ha comportato l’utilizzo di copie digitali in PDF e, in molti casi, di fogli di calcolo Excel per contenere e analizzare i dati. In questo contesto, ogni scadenza e processo doveva essere monitorato e gestito ancora manualmente. Si è trattato di un miglioramento rispetto alla carta, ma l’inserimento e l’analisi dei dati dipendeva ancora quasi esclusivamente dal fleet manager che era quindi il cervello della flotta, colui che aveva a disposizione molti dati, ma poche informazioni.

2) Il fleet manager come comandante della flotta

Passando invece alla situazione di oggi, vediamo che tre sono le aree tecnologiche in grande sviluppo: la digitalizzazione, l’automazione dei processi, e lo sviluppo dell’Intelligenza Artificiale per un’analisi approfondita dei dati. Un software di gestione (come quello di Avrios, ad esempio) si colloca nel punto d’intersezione tra queste e offre al Fleet Manager il potere di:

• agire basandosi su un’analisi dei dati approfondita e automatizzata,
• spendere meno tempo su mansioni manuali,
• prendere decisioni strategiche che possano portare a processi più efficienti e al contenimento dei costi.

Il fleet manager, dunque, passa dalla pura gestione al controllo di tutto il sistema, con mansioni più strategiche. Diventa il comandante della flotta.

Le sue priorità sono, come accennato nell’introduzione:

• l’affidabilità della gestione, affinché possa soddisfare tutte le figure aziendali responsabili, così come i conducenti, attraverso processi che siano il più efficiente possibile;
• la riduzione dei costi, identificando le opportunità di risparmio a tutti i livelli;
• gli obiettivi di sostenibilità, che sono sempre più importanti e portano le aziende alla transizione all’elettrico e alla riduzione delle emissioni.

3) Il fleet manager come eroe della flotta

La mobilità del futuro prospetta sviluppi epocali, fatti di Intelligenza Artificiale, di tecnologie sempre più avanguardistiche dei veicoli, di guida autonoma, di scelte a zero impatto ambientale, e di una quantità via via più consistente e articolata dei dati a disposizione per ciascun mezzo. In questo contesto digitale, interconnesso e dinamico, il comandante della flotta si trasformerà quindi nell’eroe della mobilità, ossia colui che supervisiona tutti questi sistemi integrati e li allinea con le esigenze dell’azienda.

Conclusioni

La tecnologia non andrà dunque a sostituire il lavoro del fleet manager, anzi lo eleverà, portandolo a un livello superiore, più prestigioso:

• dalle mansioni di pura gestione con i fogli di calcolo Excel,
• a quelle di controllo del sistema e di decisioni strategiche,
• a quelle di supervisione dei sistemi interconnessi e di allineamento degli stessi con le esigenze dell’azienda.