Gestione della flotta aziendale: quali sono le figure coinvolte?

Gestione della flotta aziendale

Affinché la gestione della flotta aziendale sia ben funzionante e assolutamente efficiente, occorrono figure preparate e in costante aggiornamento che si occupino dei vari aspetti che la riguardano.

Com’è naturale, se il parco auto è di dimensioni ridotte, può essere che tutte le mansioni siano svolte da un’unica persona incaricata.

Accade anche che la gestione della flotta sia affidata a figure professionali che sono già dedite ad altri compiti, ma il rischio, in questi casi, è di perdere di vista scadenze importanti e di non avere quello sguardo capillare e perenne sui dati che si rivela, invece, necessario per una funzionalità ottimale.

Vediamo allora, nello specifico, le figure coinvolte nella gestione della flotta aziendale e quali siano le loro mansioni principali.

Le figure aziendali coinvolte

Il fleet manager

Si tratta della figura fondamentale, di riferimento, per tutta la gestione del parco auto. È la persona che si occupa, a trecentosessanta gradi, del funzionamento della flotta.

I suoi obiettivi principali sono una gestione del tutto efficiente del parco e l’ottimizzazione dei costi, con minimizzazione delle spese e predisposizione/utilizzo oculato del budget aziendale. Il tutto, in un’ottica di sostenibilità che rientri nella visione green europea che va, via via, sempre più affermandosi.

Il fleet manager deve dunque preoccuparsi di raccogliere, convogliare e tenere sotto costante controllo tutti i dati riguardanti ogni veicolo.

In genere, per agire al meglio, sfrutta le funzionalità di un software di gestione, così da evitare sprechi di tempo ed errori nelle fasi di reperimento e inserimento dati (grazie al software, infatti, attraverso report personalizzabili e caricamento automatico di informazioni, documenti, e fatture, la gestione e il controllo diventano più precisi, più semplici e più immediati), e da monitorare, in maniera puntuale e millimetrica, tutto il parco auto, in pochi click.

Egli è incaricato, inoltre, di mantenere i rapporti con i fornitori, di controllare l’uso di ogni mezzo della flotta, di pensare alla loro manutenzione, di scegliere i veicoli più adatti alle esigenze della mobilità aziendale, di garantire la sicurezza dei driver e di formarli, di comprendere le necessità dei dipendenti, di stendere una car policy efficace e farla sottoscrivere e rispettare.

Spesso, per svolgere al meglio alcune mansioni, si avvale del supporto di altre figure di riferimento, quali i dirigenti dell’azienda e i manager delle Risorse Umane.

I dirigenti dell’azienda

La dirigenza si rivela fondamentale per l’orientamento strategico della flotta. Il fleet manager si avvale infatti della sua collaborazione per indirizzare al meglio tutte le proprie scelte mirate alla minimizzazione dei costi, alla selezione dei veicoli migliori, alla sostenibilità della flotta, e all’aggiornamento costante della car policy.

Lo sguardo dirigenziale è dunque determinante per dettare una linea uniforme, efficace, lungimirante e sempre aggiornata per la flotta. A questo, naturalmente, si affiancano la perizia e l’esperienza del fleet manager.

I manager delle Risorse Umane

Il fleet manager si appoggia ai manager delle Risorse Umane per capire al meglio le esigenze del personale. Grazie al loro supporto, infatti, è più immediata la comprensione delle necessità legate alla scelta dei veicoli più consoni alle necessità dei dipendenti.

La loro intermediazione, inoltre, è cruciale per fare in modo che la car policy venga rispettata e che si proceda con il sanzionare le inadempienze in tal senso.   

Il mobilty manager

Sempre più importante, accanto alla figura del fleet manager, si palesa quella del mobilty manager. Spesso, le due mansioni sono svolte dalla stessa persona, ma via via si manifesterà la necessità crescente di avere un incaricato che si dedichi soltanto alle mansioni riguardanti la mobilità.

Il mobility manager, infatti, si occupa di creare un giro di mobilità il più possibile sostenibile a livello ambientale e sociale, inserendo nel parco auto anche la micromobilità (biciclette, scooter, monopattini, …) e preoccupandosi delle modalità di spostamento dei dipendenti da e verso il luogo di lavoro, proponendo loro le soluzioni più convenienti in termini di risparmio di tempo, di costi, e di emissioni di CO2 (puntando, inoltre, su car sharing, car pooling, mezzi pubblici, bike sharing, e così via).

Egli si avvarrà del Piano spostamenti casa-lavoro (PSCL) dove illustrerà le soluzioni di spostamento più idonee in vista di una riduzione del traffico e dell’inquinamento, così come della tutela dell’ambiente e della sicurezza stradale. 

Dalla concezione di car policy, si andrà dunque, via via migrando verso il concetto di mobility policy (o comunque, i due temi si interconnetteranno). Si tratta di una concezione più ampia, che non riguarderà soltanto una condivisione di regole focalizzate strettamente sull’utilizzo dei mezzi della flotta, ma uno sguardo di amplissimo respiro sulla mobilità della flotta stessa e dei dipendenti.

Il mobility manager dovrà perciò avere uno sguardo attento e capillare sul territorio, sulle offerte in termini di mezzi pubblici, sui costi, sulle possibilità di metodi di spostamento alternativi, e sulle soluzioni più efficaci per l’azienda e per la società.  

Il travel manager

È la figura che si occupa dell’organizzazione dei viaggi di lavoro.

In genere, è presente nelle aziende di grandi dimensioni che hanno molti dipendenti spesso in viaggio. Nelle piccole aziende, invece, le sue mansioni sono svolte, di consueto, dalla segreteria di direzione o dai manager delle Risorse Umane.

Il travel manager deve quindi preoccuparsi di pianificare i viaggi di lavoro tenendo monitorate le spese dell’azienda: prenota (o controlla che i dipendenti abbiano prenotato) l’hotel, il volo (o altre modalità di trasporto), controlla i documenti necessari al viaggio, si assicura che i dipendenti giungano a destinazione e che tutto sia ben predisposto per il loro soggiorno. Tra le sue mansioni, anche la risoluzione degli eventuali problemi che possono sorgere durante la permanenza dei viaggiatori.

Egli deve, inoltre, redigere una travel policy (con annesso piano dei rischi) efficace che regoli al meglio i viaggi aziendali e tutto ciò che ad essi è connesso, così che gli spostamenti dei dipendenti siano il più possibile efficienti, la sicurezza garantita, e non vi siano sprechi economici a nessun livello.

Non da ultimo, si troverà a organizzare anche pranzi/cene di lavoro e soggiorni dei clienti dell’azienda.