Carte carburante aziendali: come scegliere quelle giuste

Che cosa sono le carte carburante

Le carte carburante, o fuel card, rappresentano una modalità tracciabile di pagamento per il carburante, usata per fare rifornimento alle auto aziendali presso le stazioni di servizio.

Dal 1º gennaio 2019, infatti – da normativa – non è più possibile utilizzare contanti per rifornire i veicoli aziendali e queste carte, documentate con fattura elettronica, rendono deducibili le spese per il carburante e l’Iva, rimborsabile. Questo non è l’unico vantaggio che comportano. Vediamo, dunque, in dettaglio, i punti di forza di queste carte.

I vantaggi delle carte carburante per l’azienda

Le carte carburante facilitano numerosi aspetti nella gestione della flotta aziendale:

• pongono la flotta in regola con le normative sul pagamento carburante;
• rendono più semplice e più immediata la gestione delle fatture e dei rimborsi;
• come accennato, sono necessarie per dedurre le spese del carburante e avere il rimborso Iva;
• consentono di monitorare in maniera immediata le spese per veicolo e generali della flotta, rendendo possibile lo sviluppo di un piano mirato di ottimizzazione dei costi, attraverso una consapevolezza capillare del TCO (Total Cost of Ownership) e supportato dall’utilizzo di un software di gestione;
• permettono di risparmiare considerevolmente sul carburante, grazie agli sconti offerti dai fornitori;
• azzerano il rischio di errori durante la segnalazione/registrazione delle spese di rifornimento, perché automatiche.   

I vantaggi, peraltro, variano a seconda dei diversi tipi di carta. Analizziamone gli aspetti peculiari.

Le diverse tipologie

Le fuel card si distinguono, anzitutto, per fornitore e per tipo di pagamento. In ciascuna di queste due categorie,  le varie declinazioni.

A seconda del FORNITORE, abbiamo:

Carte monomarca, che arrivano da un unico fornitore, ossia le carte che consentono di fare rifornimento presso una sola compagnia.

Può sembrare, sulle prime, una scelta dotata di poca flessibilità, perché vincola nella scelta delle stazioni di servizio, ma si rivela molto vantaggiosa nel momento in cui il fornitore offre sconti estremamente significativi e premi all’azienda, che abbatte dunque in maniera considerevole i costi per il carburante.

È sicuramente un’opzione validissima per le aziende i cui driver compiono sempre lo stesso percorso (lungo il quale sono dislocati punti di rifornimento della compagnia petrolifera in questione) e per le compagnie che, nelle vicinanze della sede, hanno una stazione di rifornimento idonea.

Carte multimarca, che arrivano da più fornitori, ossia le carte che consentono di rifornirsi presso diversi distributori.

Questa scelta assicura, senza dubbio, grande flessibilità, perché non vincola nella scelta delle stazioni di servizio e, anzi, consente di selezionare – tra tutte quelle disponibili, grazie ad app dedicate – quelle che offrono il prezzo più conveniente.

Com’è naturale, però, queste card non danno accesso a sconti e premi e rendono le procedure di scelta del distributore più economico piuttosto lunghe e macchinose.

Carte universali, che permettono di fare rifornimento presso qualsiasi stazione di servizio, anche quelle prive di brand, perciò con prezzi estremamente ribassati.

Queste card azzerano qualsiasi vincolo e permettono ai driver di scegliere la stazione di rifornimento più economica sul loro tragitto. Non comportano, chiaramente, sconti e premi.

A seconda del TIPO DI PAGAMENTO, abbiamo:

Carte prepagate, che non sono collegate ad alcun conto bancario, ma hanno un credito che si paga in anticipo, si reintegra via via e resta a disposizione per i vari rifornimenti.

Queste carte donano grande tranquillità sia ai driver (i quali non devono pretendere dall’azienda anticipi o rimborsi tramite note spese, ma si trovano a richiedere, semplicemente, la fattura elettronica al distributore), che alle aziende (che possono lasciare in mano ai driver un budget determinato).

I limiti risiedono nel fatto che con queste card, anche in caso di emergenza, se il credito è esaurito, occorre attendere che si effettui una nuova ricarica.

Sono carte che, di solito, hanno un costo fisso mensile irrisorio e che non richiedono grandi garanzie fiscali per essere acquistate.

Carte con addebito su conto corrente, che quindi sono direttamente collegate a un conto. Il loro grande vantaggio è che permettono che trascorra del tempo (fino a 45 giorni, a seconda degli accordi con i fornitori) tra l’erogazione del carburante e il pagamento dello stesso. In questo modo la liquidità di cassa resta maggiore, più a lungo, per qualsiasi evenienza.

Richiedono, però, garanzie o cauzioni per poter essere concesse.

Ogni fleet manager potrà dunque scegliere, a seconda delle caratteristiche e delle esigenze della propria flotta, le carte carburante migliori per la gestione di tempi e costi.