Car Policy aziendale: come adattarla alle flotte elettriche

Introduzione: la tendenza all’elettrificazione delle flotte

La tecnologia automobilistica fa rapidi passi in avanti, le tendenze globali sono sempre più green e le flotte aziendali guardano in maniera ormai decisa all’elettrificazione, ossia all’includere sempre più veicoli elettrici (EV) e ibridi (PHEV) seguendo i dettami europei in materia di sostenibilità (in particolare, quelli del Green Deal che prevede «zero emissioni nette entro il 2035»).

Vediamo allora in che modo sia necessario adattare la Car Policy aziendale se il parco auto comprende veicoli a basse e bassissime emissioni.

Che cos’è la Car Policy

La Car Policy:

• è un documento, stilato dall’azienda, che riassume tutte le regole in essere riguardanti l’utilizzo dei mezzi della flotta;
• è rivolto a tutti coloro che abbiano a che fare con i veicoli aziendali, perciò, in prima istanza, ai driver, al fleet manager e ai fornitori, ma non esclude tutte le altre figure che si trovino a interessarsi del parco auto;
• garantisce, nello specifico, i diritti e i doveri di ciascuno;

Regola, in particolare:

• i soggetti coinvolti nell’uso/gestione dei veicoli;
• le modalità d’uso dei mezzi;
• la sicurezza;
• le modalità di approvvigionamento dei mezzi;
• le norme per l’assegnazione dei veicoli ai rispettivi driver;
• la scelta dei veicoli;
• tutti gli aspetti relativi a un utilizzo opportuno degli automezzi e a un’organizzazione efficiente della flotta.

Questo documento deve:

• essere reso noto con estrema trasparenza,
• essere sempre aggiornato e sottoscritto in ogni sezione da tutte le parti coinvolte, così da tener lontane eventuali diatribe.

Affinché, infatti, il parco automezzi possa funzionare in maniera efficace, è necessario che ciascuno svolga al meglio il proprio ruolo, seguendo queste linee guida dettate dall’azienda.

Con l’introduzione nella flotta di auto elettriche, alcune sezioni di questo documento potranno restare invariate e altre andranno necessariamente aggiunte e/o implementate.

Vediamo quali.

Sezioni della Car Policy che possono restare (quasi del tutto) invariate

Le sezioni della Car Policy aziendale che possono rimanere invariate nonostante l’elettrificazione della flotta sono:

• l’assegnazione del veicolo, ossia la possibilità di ottenere un’auto in base all’anzianità di servizio o al chilometraggio che si percorre. (Tuttavia, dato che il costo di acquisto delle vetture elettriche è elevato, ma il TCO delle stesse rispetto a quello delle endotermiche è sensibilmente ridotto, l’azienda potrebbe permettersi di assegnare veicoli elettrici anche a chi occupa i gradini più bassi della propria gerarchia. Ciò dipenderà, naturalmente, dalla politica retributiva specifica di ogni compagnia);
• procedure in caso di cambi di posizione lavorativa;
• idoneità alla guida (criteri per capire se il conducente possa guidare in sicurezza – patenti/controlli oculistici/...);
• formula di mobilità (leasing, noleggio, acquisto);
• l’uso aziendale, promiscuo o personale dell’auto, secondo le regole previste dal patto firmato tra dirigenti e dipendenti;
• le procedure in caso di incidente (franchigia; gestione sinistri; esclusione da copertura/cancellazione dell'assicurazione; ...);
• le responsabilità dell’azienda (ad esempio: l'assicurazione, il ritiro e la sostituzione delle auto rimarranno invariati, ma potrebbe essere necessario introdurre una politica sulle modalità di addebito dei costi al lavoro e sulla strada);
• le responsabilità del conducente (il pagamento delle multe per divieto di sosta o per eccesso di velocità, ad esempio, rimarrà invariato, ma occorrerà evidenziare l’obbligo provvedere alla ricarica del veicolo);
• la consegna e la restituzione.

Sezioni della Car Policy che subiranno modifiche

Emissioni di CO2

La Car Policy dovrà prevedere una sezione in cui verrà specificato il limite consentito di emissioni totali della flotta. In base a questo, regolerà l’assegnazione di un determinato numero di veicoli tradizionali ed elettrici tra i dipendenti, così da poter avere un bilancio aziendale sostenibile.

La scelta del veicolo

La Car Policy prevede, in genere, una sezione dedicata alla scelta dell’auto, la quale comprende, solitamente, una lista (la car list) all’interno della quale i driver possono individuare il proprio veicolo in base a preferenze e necessità.

Questa sezione dovrà essere sottoposta a una profonda revisione, perché dovrà tenere conto dell’ingresso dei veicoli elettrici e ibridi e dovrà incoraggiare l’orientamento delle scelte dei dipendenti proprio su questi ultimi.

L’auto aziendale come fringe benefit

L'inclusione di veicoli a bassissime emissioni nella car list richiederà una guida aggiuntiva, in quanto le auto potrebbero essere concesse:

• ad uso esclusivamente lavorativo,
• ad uso promiscuo.

Nel caso di uso promiscuo sarà necessario specificare i significativi vantaggi fiscali dei mezzi elettrici rispetto a quelli endotermici come fringe benefit in busta paga, così che gli autisti possano scegliere in maniera ponderata e vantaggiosa tra mezzi tradizionali e non.

La Car Policy aziendale svolge un ruolo chiave in questo senso, perché può illustrare chiaramente l'impatto economico che la scelta dell’auto ha sulle tasse personali. Illustrando il minor impatto delle auto più ecologiche sulle tasche degli autisti rispetto alle tradizionali, essi potranno prediligerli, consentendo alla compagnia di avere un’impronta sempre più sostenibile.

La formazione dei dipendenti sull’uso corretto del veicolo elettrico o ibrido

La scelta del veicolo adatto a ciascun autista dipende dallo di guida di ciascuno. I driver dovranno allora essere istruiti prima di scegliere l’auto giusta, al fine di poter operare la scelta migliore per loro stessi e per l’azienda.

Ad esempio:

• molti veicoli elettrici puri possono percorrere parecchi chilometri senza bisogno di essere ricaricati. In questo modo è possibile coprire la maggior parte dei brevi tragitti quotidiani molte volte prima che l’auto debba essere collegata alla presa di corrente.
• Se invece si percorrono regolarmente distanze più lunghe, i dipendenti devono essere a conoscenza del fatto che si possa procedere a una ricarica rapida, d’emergenza, ossia una sosta di circa venti minuti in una stazione di servizio, senza attendere di lasciare il veicolo fermo un’intera notte.
• Per quanto riguarda i veicoli ibridi, sarà necessario specificare come e quando guidarli in modalità elettrica (quanti km alla settimana percorrere in elettrico) e quando in modalità tradizionale, affinché non siano utilizzati soltanto in maniera endotermica, rendendo vana la svolta green dell’azienda (la maggior parte del chilometraggio giornaliero dovrebbe essere effettuato in modalità EV, mentre il motore a combustione interna dovrebbe essere utilizzato solo per viaggi occasionali e più lunghi).

Nel momento in cui i dipendenti vengono indirizzati, attraverso le indicazioni chiare presenti nella Car Policy, a comprendere le capacità dei veicoli elettrici/ibridi e le peculiarità della guida degli stessi, è più probabile che scelgano le auto più adatte a loro.

In questo modo l’azienda avrà sensibili vantaggi. Essa potrà infatti:

• beneficiare di una riduzione significativa nei costi generali (consumi/TCO),
• ridurre sensibilmente le proprie emissioni di carbonio.

Rifornimento 

Nel caso in cui la Car Policy si sia sempre e solo applicata alle auto a benzina e diesel, sarà necessario un aggiornamento che preveda anche l’aggiunta di "energia" a qualsiasi menzione di carburante. È bene dunque fornire una guida, sia nella Car Policy che come documento a parte, su come caricare un veicolo elettrico o ibrido.

Ricarica in azienda, presso il domicilio, o presso infrastrutture pubbliche

Se l’azienda deciderà di concedere le proprie auto ad uso promiscuo, sarà necessario dare specifiche molto precise sulle modalità di ricarica delle stesse.

Ricarica presso il domicilio dei dipendenti

Avverrà attraverso l’installazione di colonnine presso l’abitazione del driver e si specificherà (in Car Policy) se:

• esse verranno pagate dall’azienda (così come la ricarica che avverrà overnight e sarà conteggiata grazie a sistemi di rilevamento smart, che forniranno alla compagnia il resoconto mensile dei consumi per il rimborso);
• o dallo stesso driver.

Ricarica in azienda

In questo caso, il dirigente provvederà all’installazione di colonnine in azienda e sulla Car Policy andrà specificato:

• chi potrà ricaricare il veicolo in loco;
• quando sarà possibile effettuare le ricariche;
• quanto sarà opportuno ricaricare ogni auto.

Si renderanno necessarie smart card per un controllo capillare di queste operazioni e anche il loro utilizzo verrà illustrato in Car Policy.

Ricarica presso infrastrutture pubbliche

Nel caso in cui l’azienda non disponga di punti di ricarica e non si provveda a istallarne presso il domicilio dei dipendenti, si renderanno necessarie soste presso le infrastrutture pubbliche.

La Car Policy illustrerà allora quali siano le più convenienti (per distanza, portata e costo) e quindi quali debbano essere meta per il rifornimento, che avverrà, anche in questo caso, in maniera smart, così che tutti i dati siano trasmessi in tempo reale all’azienda.

Ricarica come servizio e come benefit

La Car Policy dovrà inoltre specificare se la ricarica sarà per i dipendenti un servizio a pagamento o un benefit.