Zeiteinsparung im Fuhrpark - Minimieren Sie Ihre tägliche Arbeitsbelastung

Der Fuhrpark ist bei jedem Unternehmen unterschiedlich groß, bedeutet jedoch stets eine große Arbeitsbelastung - das Thema Zeiteinsparung im Fuhrpark nimmt daher weiter an Bedeutung zu. Ganz egal, ob im Fuhrpark an einem Standort 5 Fahrzeuge zu managen sind oder ob die Flotte 50 Fahrzeuge an 3 Standorten umfasst, bedeuten verschiedene Aufgaben stets, dass viel Zeit einzuplanen ist. Dabei wird der Arbeitsaufwand im Fuhrpark unterschätzt, sowohl vom Management als auch von weniger erfahrenen Fuhrparkmanagern. Neben der reinen Beschaffung, der Wartung und der Zuweisung von Fahrzeugen an Fahrer stehen Aufgaben wie das Strafzettelmanagement, die Aktualisierung der Kilometerstände und die regelmäßige Prüfung des Führerscheins auf dem Plan. Darüber hinaus gilt es im Fuhrpark, Routen zu planen und stets im Blick zu haben, wer wann und wo das jeweilige Fahrzeug nutzt. Im Folgenden stellen wir Ihnen Möglichkeiten für eine Zeiteinsparung im Fuhrpark vor, um zu erkennen, welche Optionen Sie bei einzelnen Tätigkeiten haben.

Warum ist die Zeiteinsparung im Fuhrpark wichtig?

Durch die umfangreichen Aufgabenbereiche ist die Zeiteinsparung im Fuhrpark hilfreich, um den Fuhrparkmanager zu entlasten. Da einzelne Aufgaben unterschätzt werden und viel Zeit in Anspruch nehmen, bleibt im Normalfall nicht genug Zeit für weitreichende Planungen. Das wirkt sich nachteilig auf die zukünftige Entwicklung des Fuhrparks aus. In Zeiten, in denen Fuhrparkmanager sich immer mehr um den Umstieg auf E-Mobility, um Nachhaltigkeit und um die Einsparung von Kosten bemühen müssen, ist dieser Punkt besonders wichtig. Vor allem Routineaufgaben wie die Überprüfung von Fahrern, Fahrzeugen und dem Verbrauch von Diesel, Benzin oder Strom, müssen nicht mehr händisch vorgenommen werden. Hier gibt es modernere Lösungen jenseits von gängigen Excel-Sheets, die viele Arbeitsschritte automatisieren.

Klassische Aufgaben im Fuhrparkmanagement

Im Fuhrparkmanagement müssen die Fahrzeuge angeschafft, versichert, überwacht und bezüglich der Kosten, der Nutzung und bei möglichen Schäden überprüft werden. Mit zunehmender Größe des Fuhrparks nimmt die Arbeitsbelastung entsprechend zu, da eine größere Flotte mehr Arbeit mit sich bringt. Hier erfahren Sie mehr über die Aufgaben, die ein Fuhrparkmanager wahrnimmt und die im Alltag zu beachten sind. Aufgaben, die sich als echte Zeitfresser im Alltag herausgestellt haben, sind die folgenden Tätigkeiten:

• Die Aktualisierung von Kilometerständen
• Tankabrechnungen/ den Verbrauch erfassen, einspeisen und zuordnen
• Das Strafzettelmanagement
• Schäden verwalten und Beteiligte orchestrieren
• Transparenz zu Fahrzeugen und Verträgen schaffen
• Die regelmäßige Überprüfung einer gültigen Fahrerlaubnis
• Die Unterweisung nach UVV der Fahrer/ das Risikomanagement im Allgemeinen

In welchen Punkten ist die Zeiteinsparung im Fuhrpark besonders hervorzuheben?

Der Fuhrpark erzeugt unterschiedliche Arten von Aufgaben, die die tägliche Arbeit ausmachen. Während die Beschaffung eines Fahrzeugs nur einmal anfällt und Themen wie die Versicherungen sowie die Halterhaftung nur bei neuen Fahrern sowie zum Beginn der Nutzung der Fahrzeuge wichtig sind, gibt es noch andere Tätigkeiten. Stellen Sie sich vor, dass Sie bei einem Privatfahrzeug vielleicht zwei oder dreimal im Jahr einen Strafzettel erhalten. Kilometerstände sind zu aktualisieren, jedoch müssen Sie sich nicht wöchentlich mit diesen Tätigkeiten auseinandersetzen.

Im Fuhrpark ist das aufgrund der höheren Anzahl an Fahrzeugen und Fahrern anders. Dadurch ist viel Zeit erforderlich, um an sich einfach klingende Tätigkeiten wie das Strafzettelmanagement im Griff zu behalten. Ein genauer Blick auf die anfallenden Tätigkeiten und die Möglichkeiten, die sich durch die passende Software ergibt, ist damit hilfreich. Auf diese Weise bleibt im Arbeitsalltag noch Zeit für die passende Strategie sowie für Gedanken rund um die Umstellung auf nachhaltige Fahrzeuge. Anders gesagt nehmen Ihnen sonst kleinere Tätigkeiten die Zeit, die Sie für große Veränderungen benötigen. Oder für eine Strategie, um Kosten zu sparen oder effizienter zu agieren.

Eine klassische Aufgabe: Aktualisierung der Kilometerstände

Die Aktualisierung der Kilometerstände ist aus verschiedenen Gründen von Bedeutung. Sie können die IST-Leistung des Fahrzeugs mit den Leistungen vergleichen, die mit einer Leasingesellschaft abgesprochen wurden. Sie werten den Verbrauch jedes Fahrzeuges präzise aus und sind in der Lage, eine vollkommen transparente Kostenanalyse zu erstellen. Grundsätzlich sind die Kosten pro gefahrenem Kilometer aussagekräftiger als die Gesamtkosten eines Fahrzeugs. Weiter gedacht ergeben sich folgende Vorteile aus der regelmäßigen Aktualisierung der Kilometerstände:

• Die ideale Nutzungsdauer lässt sich bestimmen
• Leasingverträge werden optimiert
• Der optimale Zeitpunkt für den Verkauf eines Fahrzeuges lässt sich bestimmen
• Die Fuhrparkauslastung wird verbessert, da transparent ist, welche Fahrzeuge viel und welche weniger gefahren werden

Ohne die Aktualisierung der Kilometerstände ist damit eine Aufschlüsselung der Kosten pro Kilometer und Fahrzeug nicht möglich. Damit handelt es sich um eine wichtige Aufgabe im Fuhrpark, die in der Regel durch den Einsatz von Tankkarten umsetzbar ist. Tankkarten zeigen nicht nur, wie viel Kraftstoff exakt verbraucht wird. Möglich ist die Eingabe der aktuellen Kilometerstände beim Tanken. Die Verwendung von Tankkarten ist daher in der Praxis üblich, um eine bessere Abrechnung sowie eine gewisse Kontrolle zu ermöglichen. Der Fuhrparkmanager arbeitet im klassischen Fall mit einem Excel Sheet sowie mit E-Mails. In E-Mails werden möglicherweise falsch oder gar nicht eingetragene Kilometerstände noch einmal angefragt, um die Daten zu erhalten. Fuhrparkmanager arbeiten hier mit Copy und Paste, kopieren die Daten daher und fügen diese in die jeweilige Tabelle ein.

Herausforderungen sowie ein hoher Zeitaufwand: So lassen sich Kilometerstände aktualisieren

In der Praxis sind pro Tankabrechnung rund 1 bis 2 Arbeitsstunden einzuplanen. Beim kopieren und speichern kommt es häufig zu Fehlern. Zeitaufwendig ist außerdem die zusätzliche Abfrage per E-Mails sowie das manuelle Nachtragen von Kilometerständen. Hier sind je nach Fuhrparkgröße rund 2 Arbeitsstunden monatlich einzuplanen. Außerdem kann der Fuhrparkmanager kaum nachprüfen, ob die angegebenen Kilometerstände stimmen. Je nach Fuhrparkgröße ist hier höchstens eine Überprüfung mit Stichproben möglich, da der Arbeitsaufwand sonst kaum abzusehen ist.

Wir erkennen zwei Alternativen, die für die Zeiteinsparung im Fuhrpark in Frage kommen:

1. Weitergehende Programmierung in Excel in Zusammenhang mit Visual Basic

Die klassische Arbeit mit Excel ist besonders fehleranfällig. Etwas genauer wird die Erfassung durch die Arbeit mit Visual Basic, mit dieser einfachen Programmiersprache lassen sich Plausibilitätschecks auch in Excel programmieren. Hier lässt sich leichter erkennen, ob die gesendeten Zahlen zu hoch oder zu niedrig sind. Dadurch ist es möglich, sich die Arbeit bis zu einem gewissen Punkt zu ersparen. Die Nachfrage per E-Mail kostet jedoch noch immer Zeit, Fehler durch das Kopieren und Einfügen sind möglich.

2. Die Umstellung auf Avrios

Tankkarten lassen sich automatisch erfassen und durch den integrierten Algorithmus auf deren Plausibilität prüfen. Die Software sendet dem Fahrer direkt einen Link, falls der Kilometerstand nicht stimmt. Die Fahrer können den Kilometerstand tagesaktuell per Link einpflegen, wodurch dieser Stand direkt dem Fahrzeug zugeordnet wird. Einpflegen oder das Nachfragen per E-Mail durch den Fuhrparkmanager entfallen.

Die genauen Möglichkeiten bei der Zeiteinsparung im Fuhrpark hängen immer von der Flotte ab. Pauschale Zahlen lassen sich daher nicht nennen. In der Praxis hat sich allerdings gezeigt, dass 5 bis 15 Stunden Arbeit eingespart werden. Nach der Umstellung sind nur noch wenige Minuten erforderlich, falls doch einmal einzelne Besonderheiten telefonisch mit den Fahrern zu klären sind.

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Schauen Sie sich hier an, wie so etwas aussehen könnte:

Typische Fälle: Besonderheiten beim Strafzettelmanagement

In einigen Unternehmen nimmt das Strafzettelmanagement ziemliche Ausmaße an, die den Fuhrparkmanager viel Zeit in der Bearbeitung kosten. Stellen Sie sich hier vor, dass Ihre zu verwaltende Flotte aktuell 50 Fahrzeuge umfasst und Sie gerade jeden Tag einen Strafzettel erhalten. Das es zu viel ist und Sie dringend mit den Fahrern sprechen und Maßnahmen zur Vorbeugung treffen sollten, ist an dieser Stelle nicht das Problem. Vielmehr geht es um den enormen Zeitaufwand, der durch das Management der Strafzettel entsteht. Dennoch handelt es sich hier um typische, nicht ganz vermeidbare Fälle, die immer wieder bei einem Fuhrpark zu bearbeiten sind.

Zu beachten ist hier, dass der Strafzettel normalerweise erst dem Halter des Fahrzeuges zugestellt wird, also dem Unternehmen. Der Fuhrparkmanager bekommt die Strafzettel und ist dafür verantwortlich, der Behörde den Fahrer mitzuteilen. Da im schlimmsten Fall die Firma selbst haftet, ist ein gutes Management genau wie eine genaue Arbeit beim Thema Halterhaftung von Bedeutung. Fuhrparkmanager scannen in der Regel den Strafzettel ein und leiten diesen per E-Mail an den jeweiligen Fahrer weiter. Dabei handelt es sich nicht um ein rechtssicheres Vorgehen, sodass die Verantwortlichkeit nicht auf den Fahrer übergeht. Bei schwereren Verstößen wird der rückseitige Zeugenfragebogen ausgefüllt und an die zuständige Polizeistation gesendet. In einem solchen Fall muss je nach Vergehen mit 5 bis zu 15 Minuten pro Strafzettel gerechnet werden. Im schlimmsten Fall würde das bei 10 Strafzetteln im Monat schnell 2,5 Stunden Arbeitszeit bedeuten, wenn nicht mehr.

Erfahren Sie hier mehr über Strafzettelmanagement.

Herausforderungen bewältigen: Strafzettel rechtssicher zustellen

Die einfachere und schnellere Variante, die aus Einscannen und der Zustellung per Mail besteht, stellt keine rechtssichere Option dar. Hier lässt sich nicht abschätzen, wie die rechtlichen Folgen und damit die Kosten für das Unternehmen ausfallen. Die sichere Option ist damit stets das Ausfüllen des Zeugenfragebogens mit anschließender Sendung an die Polizeistation. Das ist sicherlich bei einem Strafzettel im Jahr kein Problem und stellt keinen großen Aufwand dar. Umfasst Ihre Flotte jedoch 100 Fahrzeuge und es fallen 2 Strafzettel jährlich an, sieht es schon anders aus. Jedenfalls, wenn es 2 Strafzettel jährlich pro Fahrzeug sind, die Sie pro Strafzettel 10 Minuten im Durchschnitt kosten. Das macht etwa 33 Stunden im Jahr und rund 3 Stunden monatlich. Zahlen, die sich summieren und bei denen die Zeiteinsparung im Fuhrpark schnell deutlich wird.

Als Alternative zum bisherigen Vorgehen lässt sich unsere Software ansehen. Avrios hilft Ihnen dabei, die Strafzettel automatisch auszulesen, die Fahrer zu identifizieren und den Zeugenfragebogen auszufüllen. Sie benötigen im Anschluss für ein rechtssicheres Strafzettelmanagement lediglich wenige Minuten monatlich. Diese ergeben sich aus dem Einscannen der Daten und der Übermittlung an die Behörden.

Mehr dazu auch in diesem kurzen Video:

Fazit: Sinnvolle Lösungen zur Zeiteinsparung im Fuhrpark nutzen

Der genaue monatliche Zeitaufwand durch das Fuhrparkmanagement lässt sich nicht pauschal nennen. Dafür sind zu viele Faktoren individuell, zu denen die Anzahl der Fahrzeuge, der Fahrer und die täglichen sowie die besonderen Routen gehören. Fest steht, dass die Erfassung und Pflege der Daten im klassischen Excel-Sheet recht fehleranfällig ist. Diese Form der Arbeit kostet den Fuhrparkmanager viel Zeit, die sich sinnvoller nutzen lässt. Die mögliche Zeiteinsparung im Fuhrpark beträgt durch die Umstellung auf die Avrios Software in Form einer modernen, transparenten Lösung mehrere Stunden wöchentlich.

Ob am Ende 5 oder 10 Stunden Arbeit in der Woche eingespart werden, hängt somit von der bisherigen Organisation ab. Hervorzuheben ist aber ebenfalls, dass die automatisierte Lösung nicht nur Zeit spart, sondern die Wahrscheinlichkeit von Fehlern verringert. Routinetätigkeiten wie das Management von Strafzetteln, die Abfrage von Kilometerständen sowie die Einpflegung der Tankabrechnungen müssen daher nicht mehr manuell getätigt werden. Gleiches gilt für die Zuordnung von Fahrzeugen, die Planung von Routen und die Überprüfung der gültigen Fahrerlaubnis der Fahrer. Wir von Avrios glauben daher daran, dass eine digitale Lösung, die alle Daten direkt zusammenträgt, die beste Wahl darstellt.

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