Strafzettelmanagement: So sparen Sie gezielt Zeit im Fuhrpark

Das Thema Zeitmanagement im Fuhrpark ist von großer Bedeutung, da viele Fuhrparkleiter zu viel Zeit mit Themen wie mit dem Strafzettelmanagement aufwenden müssen. Klassische Zeitfresser im Fuhrpark reduzieren die vorhandene Zeit für wichtige Aufgaben wie für Strategiethemen und für eine effizientere Nutzung der Flotte. Außerdem ist das Strafzettelmanagement zur Vermeidung von rechtlichen Folgen und zusätzlichen Bußgeldern von Bedeutung. Allerdings kann diese Aufgabe recht viel Zeit kosten, die sich abhängig von der Flottengröße auf mehrere Stunden im Monat ausweiten kann. An dieser Stelle zeigen wir die Bedeutung des richtigen Umgangs mit Strafzetteln genau wie sinnvolle und moderne Lösungen auf, die mit einem geringen Zeitaufwand einhergehen.

Warum ist Strafzettelmanagement im Fuhrpark von Bedeutung?

Strafzettel können immer mal wieder anfallen und werden dem Unternehmen von der jeweiligen Behörde zugestellt. Als Halter des Fahrzeuges muss der zuständige Fahrer vom Unternehmen bzw. vom Fuhrparkleiter ermittelt und entsprechend an die Behörde weitergegeben werden. Andernfalls droht Unternehmen, dass sie selbst für den Strafzettel haften. Das ist gerade bei schwereren Vergehen unbedingt zu vermeiden. Die Fahrer müssen den Strafzettel zum einen zugestellt bekommen, zum anderen ist die Weitergabe der Daten an die zuständige Behörde entscheidend.

Im Fuhrpark können aufgrund verschiedenster Vergehen Strafzettel anfallen, die im Rahmen von einem guten Strafzettelmanagement pünktlich bearbeitet werden. Leider geht diese Aufgabe mit einem recht hohen Zeitaufwand einher, der häufig unterschätzt wird.

Wie immer ist im Fuhrpark zu beachten, dass bei einem einzelnen Fahrzeug der Zeitaufwand im Monat oder im Jahr gering ausfällt. Besteht die Flotte jedoch aus mehreren Fahrzeugen, summiert sich der Arbeitsaufwand. Aufgaben, die an sich nur 10 Minuten dauern, werden bei einer Flotte, die aus 100 Fahrzeugen besteht, sehr schnell zur großen Herausforderung. Hier informieren wir über die größten Zeitfresser im Fuhrpark und zeigen Möglichkeiten zur Zeiteinsparung auf, die für den Fuhrpark besonders von Interesse sind.

Gängige Methoden für Fuhrparkleiter

Die klassische Vorgehensweise ist die Versendung einer Mail nach dem Erhalt des Strafzettels an den jeweiligen Fahrer. Hierfür scannen Fuhrparkleiter den Strafzettel ein, senden diese Mail an den Fahrer und machen auf den offenen Betrag aufmerksam. Die zweite, bessere Option ist das Ausfüllen des rückseitigen Zeugenfragebogens, der auf dem Strafzettel enthalten ist. Diese Daten sendet der Fuhrparkleiter der zuständigen Behörde zu. In vielen Unternehmen findet das Ausfüllen des gesamten Zeugenfragebogens aber nur Anwendung, wenn ein schweres Vergehen vorliegt. Oder wenn gar ein Verfahren droht. Das Ausfüllen des Zeugenfragebogens stellt die beste Option dar, kostet jedoch je nach Vergehen und Fall zwischen 5 uns 15 Minuten. Die Versendung einer E-Mail mit eingesanntem Strafzettel ist damit die schnellere und einfachere Methode.

Diese beiden Vorgehensweisen sind damit im Fuhrpark gängig und finden bei den meisten Fuhrparkleitern Anwendung. Oftmals werden die vorhandenen Strafzettel, die Höhe des Bußgeldes sowie der zuständige Fahrer noch in einem Excel Sheet festgehalten. Auf diese Weise verlieren Sie nicht so schnell den Überblick.

Der Einsatz von E-Mails und Scans: Rechtliche Probleme drohen

Die Schwierigkeit bei der Verwendung von Mails mit eingescanntem Strafzettel als Anhang ist allerdings, dass so keine rechtssichere Zustellung erfolgt. Natürlich ist es wichtig, den Fahrern ihre Strafzettel zuzustellen, damit diese ihr Bußgeld bezahlen. Nicht zuletzt muss der Fahrer darüber in Kenntnis gesetzt werden, wenn ein solcher Bußgeldbescheid vorhanden ist. Allerdings wird durch diese Vorgehensweise die Verantwortung für den Strafzettel nicht an den Fahrer übergeben. Die rechtlichen Folgen dieser Vorgehensweise sind damit nicht einschätzbar.

Wenn Sie sich in rechtlicher Hinsicht abgesichert fühlen wollen, dann müssen Sie den Zeugenfragebogen ausfüllen. Dieser wird im Anschluss an die zuständige Behörde senden. Nehmen wir einmal an, dass in Ihrem Fuhrpark 100 Fahrzeuge vorhanden sind, die 2 Strafzettel jährlich pro Fahrzeug erzeugen. Bei einem durchschnittlichen Zeitfaktor von 10 Minuten durch das Ausfüllen des Fragebogens entstehen damit pro Jahr etwa 33 Stunden Arbeitsaufwand. Auf den Monat heruntergerechnet ergibt das knapp 3 Stunden im Monat.

Das hört sich im ersten Moment nach eher wenig Zeit an, die sich aber zusammen mit anderen Zeitfressern im Fuhrpark summiert. Wenn es bei den Fahrern in Ihrem Fuhrpark weniger zivilisiert zugeht, können Sie eventuell mit mehr Strafzetteln rechnen. Zu beachten sind ebenfalls veränderte Regelungen im Ausland, sodass bei Fahrten im Ausland ebenfalls Strafzettel drohen können. Im Rahmen der Halterhaftung und des Risikomanagements ist es für Fuhrparkleiter wichtig, entsprechende Verstöße so weit wie nur möglich zu reduzieren.  

Verdreifachen Sie einmal die Anzahl der Strafzettel, da vielleicht aktuell zum Beispiel besonders viele Tempoverstöße geblitzt werden. Bei 6 Strafzetteln pro Jahr bekommen Sie von jedem Fahrer einen Strafzettel alle zwei Monate. Bei einer kleinen Flotte ist das Strafzettelmanagement noch immer überschaubar. Beläuft sich die Flotte aber auf die genannten 100 Fahrzeuge, wären wir bereits bei einem durchschnittlichen Aufwand von 9 Stunden im Monat. Viel Zeit, die sich sinnvoller nutzen lässt. Hier können Sie mehr darüber erfahren:

Moderne Alternativen beim Strafzettelmanagement

Die einfachste Methode ist die Verwendung der Avrios Software, die das Strafzettelmanagement deutlich beschleunigt. Alle Fahrer sind im System den Fahrzeugen zugeordnet. Damit lassen sich die Daten auslesen, der Zeugenfragebogen wird korrekt und automatisch erstellt und an die Behörden übermittelt. Der Zeitaufwand beträgt im Anschluss wenige Minuten monatlich, da nur noch ein Scan und eine E-Mail an die Behörde erforderlich ist. Da alle Daten direkt zugeordnet werden, ist die Anfälligkeit in Bezug auf Fehler deutlich geringer.

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Fazit: Strafzettelmanagement schnell und sicher umgesetzt

Die klassische Bearbeitung von Strafzetteln mit eingescannten Strafzetteln und der Weiterleitung an den Fahrer ist nicht empfehlenswert. Zu hoch ist das Risiko möglicher rechtlicher Folgen. Diese fallen schnell kostspielig für das Unternehmen aus. Daher sollte sich jeder Fuhrparkleiter der Aufgabe annehmen, den Zeugenfragebogen korrekt auszufüllen und weiterzuleiten. Zur Minimierung der monatlichen Arbeitszeit für diese Aufgabe ist die Software von Avrios die einfachste Option, die sich sicher und schnell umsetzen lässt. Hier können Sie sich für Ihren kostenlosen Account anmelden und beginnen, bei klassischen Aufgaben eines Fuhrparkleiters Zeit und Nerven zu sparen. Im Idealfall findet das Strafzettelmanagement damit so gut wie nebenbei statt, ohne den täglichen Arbeitsablauf weiter zu beeinflussen.

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