Tankkarten für Ihren Fuhrpark - so funktioniert's

Wie nutzen viele Fuhrparkmanager das Angebot von Tankkartenanbietern? Was gilt es bei der Auswahl eines Anbieters zu beachten? Welche Vorteile hat eine Tankkarte im Zusammenspiel mit einer Fuhrparkmanagement-Software?

Kraftstoffkosten sind für viele Fuhrparkmanager ein sehr mühsames, aber wichtiges Thema. Ohne Tankkarten müssen sie Tankquittungen bei den Fahrern einsammeln, überprüfen, private Ausgaben streichen und das Unternehmen muss dann die Kosten an den Mitarbeiter zurückerstatten. Das ist ein sehr mühsamer und zeitraubender Prozess. Zudem bedeuten einzelne Belege auch viel manuellen Aufwand, wenn es darum geht, Kraftstoffkosten, Kilometerstände und Verbräuche zu analysieren - zum einen auf Einzelfahrzeug-Ebene, aber auch auch die gesamte Flotte gesehen. 

Tankkarten funktionieren im Flottenalltag als eine Art Kreditkarte. Der Fahrer tankt bei einer Tankstelle im Netzwerk und die Abrechnung geht direkt and das Unternehmen.

Tankkarten können so den bürokratischen Aufwand für Flottenmanager und Unternehmen reduzieren. Darüber hinaus sorgen sie bei den Fahrern für mehr Komfort beim Tanken und bescheren den Flottenverantwortlichen mehr Transparenz bei den Kraftstoffkosten - durch automatische Abrechnungen und je nach Fuhrparkmanagement-System durch Integrationen und Reportings.

Die Vorteile von Tankkarten liegen klar auf der Hand:

• Gesenkte Kraftstoffkosten durch Rabatte im Netz (oft auf den Tagesfestpreis)
• Erleichtertes Tanken und dadurch zufriedenere Fahrer
• Bargeldlos tanken
• Bezahlen von Maut und Spesen, sowie z.T. kleineren Reparaturen und Beträgen bei Werkstätten
• Sperren privater Ausgaben
• Erfassung von km-Ständen an der Kasse
• Reduzierter Verwaltungsaufwand fürs Unternehmen (z.B. da Spesenrückerstattung entfällt)
• Tankkarten und die Erstattung von Kraftstoffkosten als zusätzliches Instrument der Mitarbeitermotivation
• Einfache Handhabung für die Betankung von Poolfahrzeugen mit einer im Wagen deponierten Tankkarte 
• Aktuelle Reportings der Kraftstoffkosten durch Abrechnungen und Berichte, die der Flottenmanager vom Tankkartenanbieter erhält

Dabei gibt es Tankkarten bekannter Ölgesellschaften, die sogenannten Single-Brand-Tankkarten (z.B. Aral, Avia, Esso, OMV, Shell, Total). Mehrere verschiedene Tankstellen decken hingegen die Multi-Brand-Anbieter ab, dadurch kann sich die geografische Ausbreitung und die Dichte des Tankstellennetzes erhöhen (z.B. DKV, UTA).

Neben der Ausbreitung und Dichte kann es auch preislich einen UNterschied machen, ob man einen Single- oder Multi-Brand-Anbieter wählt. Durch die geschickte Auswahl der besten Tankstelle im Netzwerk kann man gezielt Kosten beim Tanken einsparen, und hat in der Regel überall auch günstige Tankstellen verfügbar.

Was ist der Tagesfestpreis?

Grundsätzlich funktioniert eine Tankkarte in Deutschland mit folgendem Gebührenmodell: Es wird ein monatlicher Grundpreis für die Tankkarte bezahlt und der Anbieter gewährt einen Rabatt auf den Kraftstoff-Preis oder den Tagesfestpreis für die jeweils getankte Menge. 

Anbieter wie bspw. Aral verrechnen ihren Geschäftskunden den gewährten Rabatt nicht auf den Preis, den der Fahrer an der Zapfsäule sieht. Vielmehr wird der Rabatt auf den jeweiligen Tagesfestpreis berechnet. Dies ist für jeweils 24h der festgelegt Preis, der an allen Tankstellen des jeweiligen Anbieters gilt, also egal um welche Uhrzeit und ob an der Autobahntankstelle oder im kleinen Ort getankt wird. Der  Tagesfestpreis kann also manchmal höher liegen als der angezeigte Preis an der Zapfsäule.

Praxistipp: Mögliche Kostenfalle der Tagesfestpreise vermeiden: Achten Sie darauf, ob Ihre Tankkarte an den Tagesfestpreis gekoppelt ist und ob im Netzwerk Ihrer Tankkarte auch Tankstellen ohne Tagesfestpreis verfügbar sind.

Wie wähle ich nun also erfolgreich den für mich geeigneten Anbieter aus?

• Nutze ich bereits Tankkarten und bin immer auf der Suche nach einer besseren Lösung?
• Habe ich bereits Erfahrungen mit einem oder mehreren Anbietern gemacht?
• Welche geografische Abdeckung brauchen meine Fahrer? Sind meine Fahrer regional, national oder sogar international unterwegs? 
• Möchte ich mit einem oder mehreren Anbietern arbeiten, um den geografischen Raum vollständig abzudecken?
• Bevorzuge ich tendenziell Single- oder Multi-Brand-Anbieter?
• Wie sieht es mit den Kosten aus?
• Welche Anforderungen an die technische Integration, z.b. Fuhrparkmanagement-Software, habe ich?

Praxistipp: Man kann Tankkarten auch außerhalb der Leasing-Gesellschaft wählen und beziehen, Sie sind dabei nicht an Ihren Leasing-Anbieter gebunden!

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Wie wähle ich nun also erfolgreich den für mich geeigneten Anbieter aus?

Wie bereits betrachtet, ist ein Schritt in Richtung Digitalisierung der Fuhrparkverwaltung bereits getan, wenn man mit Tankkartenanbietern arbeitet - hin zur aktuellen Abrechnung des Tankkartenanbieters und weg von einzelnen Quittungen und viel Papier.

Um nun noch einen Schritt weiterzugehen, greifen viele Fuhrparkmanager nun auf eine Software wie Avrios zurück, um neben den Kraftstoffkosten noch weitere Kostenblöcke und Daten im Fuhrpark transparent zu machen und dadurch handlungsfähig zu sein.

Jedes Fahrzeug ist inklusive aller Vertragsdaten in Avrios hinterlegt, inklusive aller relavten Informationen wie z.B. Leasing-Konditionen, und kann nun hinsichtlich aller Kosten betrachtet und kontrolliert werden. Alle Tankkosten sind mit wenigen Klicks einsehbar, genauso wie alle weiteren Kosten zur Finanzierung, Reparaturen, etc. 

In Avrios sind alle gängigen Tankkartenanbieter integriert und die jeweiligen Abrechnungen, Kilometerstände und Tankkosten werden automatisch ins System geschickt, verarbeitet und direkt dem jeweiligen Fahrzeug zugeordnet.

Durch die Anbindung werden ebenfalls die Kilometerstände laufend aktualisiert und ergänzt - ohne manuelles Zutun durch den Flottenmanager. Der Fahrer gibt beim Tanken an der Kasse den Kilometerstand ein, dieser wird durch den Tankkartenanbieter an Avrios übermittelt und Avrios hält tagesaktuelle Hochrechnungen hinsichtlich der Leasing-Laufleistung für jedes Fahrzeug bereit - somit können Zusatzkosten durch Mehr- oder Minderkilometer bei Vertragsende vermieden werden.

• Avrios integriert alle gängigen Tankkarten in ein System
• Alle Daten zu, Fahrzeug sind so an einem Ort verfügbar - ohne manuelles Abtippen
• Tankkosten sind bis auf Fahrzeugebene einsehbar
• Auf Fahrzeuge-Ebene sind durch die hinterlegten Fahrzeug- und Vertragsdaten der tatsächliche Kraftstoffverbrauch und die Laufleistung immer gut zu überwachen, einfach und ohne Zusatzaufwand seitens Fuhrparkmanager
• Dadurch behält der Flottenmanager immer die Kontrolle und kann bei Bedarf gegensteuern.

Nutzen Sie bereits Tankkarten? Sind diese in Ihre bestehende Lösung zur Fuhrparkverwaltung integriert? Wir bieten Ihnen über den Avrios Marketplace in Zusammenarbeit mit UTA eine Avrios Tankkarte an - voll integriert und mit attraktiven Konditionen. Mehr dazu hier: www.avrios.com/de/marketplace/

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