Lead-Country in der Fuhrparkverwaltung: So geht’s

Heute werden bei vielen international agierenden Firmen regionale Cluster gebildet. Sogenannte Lead Countries verantworten die regionalen Cluster, wo gewisse Funktionen wie das Fuhrpark-Management gebündelt werden. 

Im Fuhrpark-Management sieht dies folgendermaßen aus: Das Lead Country (auch regionale HQ: z.B. regionales HQ Central Europe mit Sitz in Wien) übernimmt das strategische Fuhrpark-Management und überlässt die operative Fuhrparkverwaltung der Landesgesellschaft. Klassischerweise wird die Vor-Ort-Verwaltung mittels Excel, Ordnerstrukturen und Outlook erledigt.

Zahlreiche Gespräche mit CEOs, internationalen Flottenmanagern als auch Directors mit Verantwortung für Indirect Spend, die wir an Lead Country Hotspots wie Wien, Zürich und Köln in den letzten Monaten geführt haben, zeigen, dass das Reporting und die effiziente lokale Verwaltung große Herausforderungen darstellen, welche in den nächsten Monaten adressiert werden müssen. 

Treffen Sie diese Schwierigkeiten auch in Ihrem Unternehmen an? Wir zeigen Ihnen auf, wie Sie diese Themen in Ihrem Unternehmen adressieren und entsprechend optimieren können.

Heutige Situation und die damit verbundene Herausforderung des Reporting

Die lokale Datenaufbereitung für das geforderte Reporting auf Basis von Papierakten oder Excel in den jeweiligen Landesgesellschaften ist sehr ineffizient und fehleranfällig.

Die Daten werden aufgrund der konservativen Strukturen meistens spärlich in die regionale Zentrale geschickt, was dazu führt, dass das Reportingintervall und die Qualität des Reporting leidet. Das „Sammeln der Daten“ durch das regionale HQ für das Reporting ist zeitintensiv, da oft 10+ Länder involviert sind. Zudem müssen die in unterschiedlicher Form gelieferten Daten in mühsamer Handarbeit auf einen Nenner gebracht und auf Fehler überprüft werden, sodass ein einheitliches und aussagekräftiges Reporting für sich und das globale Konzern HQ erstellt werden kann.

Alles in Excel. Sehr mühsam und zeitraubend. In den lokalen Landesgesellschaften wie im regionalen HQ.

Heutige Herausforderung im operativen Fuhrpark-Management Vor-Ort 

Neben den konservativen Strukturen, welche für das Reporting verwendet werden, setzt auch die Vor-Ort Fuhrparkverwaltung auf sehr konservative Hilfsmittel wie Papierakten, Excel und manuelle Arbeit. Beispiele dafür sind (Aufzählung ist nicht abschließend): 

• Erfassung der Stammdaten des Fahrzeuges in Excel (z.B. inkl. FIN, Vertragsdaten)
• Regelmäßige Führerscheinkontrolle
• Erstellen von Terminerinnerungen und deren Kontrolle
• Manuelle Erfassung der Rechnungen in Excel
• Überprüfung von monatlichen Leasingrechnungen
• Erfassung des Kilometerstandes
• Erstellen von Analysen (inkl. TCO, Ausreißer)

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Optimierungspotential

Wie lassen sich nun diese konservativen Strukturen im Bereich Reporting und Verwaltung aufbrechen als auch die manuellen Arbeiten reduzieren?

• Reporting – Standardisiertes und automatisiertes Reporting mit aggregierten Daten auf einer Plattform
• Lokale Fuhrparkverwaltung – Effiziente Gestaltung der Vor-Ort Verwaltung mit der richtigen Plattform

So erstellen Sie zukünftig unkompliziert das Reporting auf Knopfdruck

Auf der einen Seite kann im „Digitalisierungszeitalter“ eine fachspezifische Plattform eingesetzt werden, wo die lokalen Daten eingetragen und somit aggregiert werden. Moderne Plattformen, die für das Fuhrpark-Management konzipiert worden sind, verfügen über Schnittstellen zum kompletten Fuhrpark-Öko-System, sodass Daten von Leasinggeber, Herstellern, Autohäusern, usw. ohne manuellen Aufwand erfasst werden können. Die Datenaufbereitung für das Lead-Country Reporting wird somit im „Nu“ erledigt, ist fehlerlos und stets aktuell. Alle Reports sind nun auf Knopfdruck abrufbar.

So optimieren Sie die lokale Fuhrparkverwaltung

Auf der anderen Seite kann die fachspezifische Plattform auch so konzipiert werden, dass Sie nicht nur den Reportingbedarf abdeckt, sondern auch die konservativen Hilfsmittel, welche lokal eingesetzt werden, ablöst.

Konkret bedeutet dies, dass die lokale Fuhrparkverwaltung auf der Plattform abgewickelt wird und die Daten somit für ein aggregiertes Reporting in Echtzeit zur Verfügung stehen. Moderne Plattformen können die Datenerfassung, Kostendatenaufbereitung und Überwachung / Auswertungen in den lokalen Landesgesellschaften stark vereinfachen (z.B. mit künstlicher Intelligenz (KI) und mit Anbindung ans Fuhrpark Öko-System wie Mineralölgesellschaften oder Werkstätten). Bezüglich der weiteren Möglichkeiten für eine effiziente Gestaltung der Vor-Ort Fuhrparkverwaltung finden Sie in unserem Beitrag über Administrationsaufwand senken im Fuhrpark.

Nun stellen Sie sich bestimmt die Frage, welche Plattform sinnvoll ist, die Frage beantworten wir Ihnen in unserem Beitrag über die Vorteile von Fuhrparkmanagement Plattformen für die Lead Country Organisation.

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