Fuhrparkmanagement Software: Vorteile vom Gesamtkosten Reporting

Im Rahmen der Fuhrparkmanagement Software von Avrios können Sie sich Ihren TCO (Total Cost of Ownership), also die Gesamtkosten im Reporting anzeigen lassen. Was genau steckt hinter der Auswertung der Gesamtkosten und warum sind diese Daten der Fuhrparkmanagement Software für Fuhrparkmanager von so großer Bedeutung? Erfahren Sie jetzt, wie die Kenntnisse der Gesamtkosten dabei unterstützen, die gesamte Flotte effizienter zu verwalten und warum die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens mit davon abhängt.

Was bedeutet TCO für den Fuhrpark?

Mit TCO (Total Cost of Ownership) sind die Gesamtkosten gemeint. Zunächst einmal ist herauszufinden, welche Kostentreiber im Fuhrpark die größten Positionen einnehmen. Es handelt sich um eine individuell unterschiedliche Auflistung, da jeder Fuhrpark ein wenig anders aufgestellt ist. In der Regel zählen Umfragen bei Flottenmanagern zufolge folgende Punkte zu den größten Kostentreibern im Fuhrpark:

• Finanzierung (Leasingraten/Abschreibung)
• Kraftstoffkosten
• Schäden/Versicherungen
• Reifen und Wartung

Vor allem die Finanzierung nimmt dabei mit Abstand den größten Kostenblock ein. Im ersten Schritt ist es wichtig, die verschiedenen Kostenfaktoren zu kennen und möglichst transparente Daten vor Augen zu haben. Schließlich ist eine spätere Verbesserung des Zustandes nur möglich, wenn die Ausgangslage bewusst ist. Ohne einen klaren Blick auf verschiedene Kostentreiber können Sie das Optimierungspotenzial nicht nutzen. Kosten müssen letztlich übersichtlich und planbar sein. Dadurch lässt sich eine Reduzierung umsetzen. Der Flottenmanager hat hier eine sehr große Verantwortung, da die Flottenkosten meist zur Top 5 der Gesamtkosten im Unternehmen zählen. Kleine Einsparungen bringen daher große Veränderungen für das Unternehmen, ermöglichen mehr Gewinn sowie eine wirtschaftliche Arbeit.

Zurück zu den Gesamtkosten, die für den Fuhrpark von besonderer Bedeutung sind. TCO meint nicht nur unmittelbar anfallende Kosten, zu denen die monatliche Leasingrate und die Treibstoffkosten für das Fahrzeug gehören. Ebenfalls zu beachten sind Servicegebühren, Zulassungskosten, Rückgabekosten, der Selbstbehalt bei Schäden und Mehr- und Minderkilometer. Alle Kosten, die direkt oder weniger direkt und offensichtlich mit dem Fahrzeug in Verbindung stehen, sind in die Gesamtkosten einzurechnen. Sobald Sie die Gesamtkosten bestimmen können, beachten Sie wirklich alle wesentlichen Kosten und lassen nicht einfach zusätzliche Kostenfaktoren aus.

Gute Gründe für das Gesamtkosten Reporting in der Flotte

Dank steigender Kosten in allen Bereichen ist es für Unternehmen von großer Bedeutung, die Kosten genau im Blick zu behalten. In der Flotte belasten steigende Kraftstoffkosten, Leasing-Verträge, Versicherungen und Fahrzeugkosten genau wie lange Lieferzeiten von Fahrzeugen erheblich das vorhandene Budget. Da die Flottenkosten in vielen Unternehmen einen so großen Anteil der Kosten ausmachen, ist ein Blick auf deren Zusammensetzung von großer Bedeutung. Die Wirtschaftlichkeit des gesamten Unternehmens lässt sich optimieren, wenn die Gesamtkosten der Flotte zur Verfügung stehen. Durch die Auswertung und intensive Analyse der Posten und Ausreißer fällt es leichter, in Zukunft auf geringere Kosten zu setzen. Damit kommen wir zu den Vorteilen von einem Gesamtkosten Reporting in der Flotte.

Beachten Sie dabei, dass die Senkung der vorhandenen Kosten immer individuell ausfällt und von der Ausgangslage abhängig ist. Für ein funktionsfähiges Gesamtkosten Reporting in der Flotte ist es zunächst von Vorteil, sämtliche Daten zu zentralisieren, um diese auf einem Blick zu haben. Ein Gesamtkosten Reporting sollte in Echtzeit stattfinden, um die volle Aussagekraft zu erhalten. Andernfalls ist die manuelle Zusammenstellung der Daten mit einem großen Aufwand verbunden. Je nach Flottengröße ist es möglicherweise nicht umsetzbar, überhaupt alle relevanten Daten zeitnah zu erfassen. Damit fällt eine wichtige Entscheidungsgrundlage weg, die den Unterschied bei der effizienten und vor allem kostensparenden Flottenverwaltung ausmachen kann.

Folgende Gründe sprechen für ein Gesamtkosten Reporting der Flotte:

• Wichtiges Werkzeug zur Budgetplanung, Finanzierung sowie für die Beschaffung
• Alle Kostenfaktoren werden einberechnet (nicht nur die reine Leasingrate + Treibstoffkosten)
• Alle relevanten Zahlen sind verfügbar
• Entscheidungsgrundlage für weitere Maßnahmen sowie zur Optimierung der Flottenverwaltung
• Maßnahmen lassen sich in Bezug auf die Wirkung direkt verfolgen

Wie Sie eine Fuhrparkmanagement Software bei den Gesamtkosten unterstützen kann

Die Gründe für einen Blick auf die Gesamtkosten sind somit offensichtlich, wenn es darum geht, Kosten zu senken. Eine wirtschaftliche Arbeitsweise der Flotte kommt nicht ohne die Analyse aller entstehenden Kosten aus. Eine Fuhrparkmanagement Software wie Avrios bietet Ihnen das Gesamtkosten Reporting als eine Art Krönung von allen anderen Reportings an. Sämtliche relevante Daten werden von der KI automatisch ausgelesen und eingespeist. Schadenkosten, Leasingdaten, die Abrechnungen der Tankkarten, sämtliche Daten werden digitalisiert und miteinander in Verbindung gebracht. Eine manuelle Eingabe von Daten, beispielsweise über Excel, ist nicht erforderlich. Sie erhalten individuelle Berichte, die eine stetige Überwachung in Echtzeit mit einem Klick ermöglichen. Kritische oder stark von der Norm abweichende Daten meldet die Fuhrparkmanagement Software dabei ebenfalls.

Interessant sind in diesem Zusammenhang die Hochrechnungen bei eingespeisten Daten. Sie erhalten eine Einschätzung der zu erwartenden Gesamtkosten nach aktuellem Stand. Dadurch erkennen Sie das Potenzial für Verbesserungen, sehen Ausreißer wie die Betankung mit Premium-Treibstoffen sofort und können zeitnah handeln. Sie erhalten in der Fuhrparkmanagement Software viele Reports, die als Grundlage für die Gesamtkosten dienen. Nur ein Beispiel ist der Report rund um die Treibstoffkosten. Sämtliche Reports zusammen ergeben die Gesamtkosten, die Ihnen zeigen, wie viel die gesamte Mobilität kostet. Außerdem erfahren Sie, wo dringend Handlungsbedarf besteht.

Ein Beispiel: Die Reports zeigen sehr hohe zu erwartende Rückgabekosten. Es kann in einem solchen Fall interessant sein, ein Fahrzeug aus dem Leasing freizukaufen. Die Option ist vielleicht nicht optimal, jedoch meist mit weniger Kosten verbunden als es bei einer Rückgabe an die Leasinggesellschaft der Fall ist. Je genauer die vorliegenden Daten sind, desto eher können Sie Schlüsse ziehen. Häufig lassen sich auf diese Weise noch höhere Kosten vermeiden. Eine Fuhrparkmanagement Software liefert Ihnen somit die erforderlichen Daten, die für eine Entscheidungsgrundlage unbedingt erforderlich sind.

Absolute Kosten vs. Kosten pro Kilometer

Zwei Zahlen sind für Fuhrparkmanager beim Gesamtkosten Reporting besonders wichtig. Einmal sind es die absoluten Kosten, die im Blick zu behalten sind. Die absoluten Kosten oder die gesamten Kosten für die Mobilität sind wichtig, um ein Budget zu erstellen. Diese Zahlen dienen der Planung und zeigen nicht zuletzt, worauf bereits bei der Beschaffung und bei der weiteren Strategie in den kommenden Jahren zu achten ist. Je genauer Ihr Überblick über alle aktuellen und in Zukunft zu erwartenden Kosten ist, desto gezielter können Sie dabei handeln.

Für Fuhrparkleiter sind aber gerade die Kosten pro Kilometer entscheidend. Auf diese Weise können Sie sich die teuersten Fahrzeuge der gesamten Flotte anzeigen lassen, die höhere Kosten pro Kilometer aufweisen. Es sind der Erfahrung aus der Praxis zufolge vor allem die Fahrzeuge, die kaum bewegt werden. Häufig sind im Leasingvertrag zahlreiche Kilometer vereinbart, jedoch steht das Fahrzeug mehr als es fährt. Minderkilometer werden häufig unterschätzt, bedeuten jedoch einen großen Verlust, da am Ende kaum eine Erstattung vom Leasingpartner zu erwarten ist. Umso wichtiger ist eine möglichst exakte Kalkulation. Außerdem kann es bei großen Flotten passieren, dass es sich um halb vergessene Fahrzeuge handelt. Diese tauchen dann im Gesamtkosten Reporting mit sehr hohen Kosten pro Kilometer auf.

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Kosten pro Kilometer als Grundlage für die effiziente Verwaltung ansehen

Ein kleines Beispiel zeigt schnell, wie wichtig der exakte Blick auf die Kosten pro Kilometer ist. In den meisten deutschen Großstädten liegen die Kosten für die Fahrt mit einem Taxi zwischen etwa 1,20 und 1,50 Euro pro Kilometer. Zeigt Ihr Reporting einzelne Fahrzeuge mit einem Preis von 1,50 Euro pro Kilometer an, wäre das Taxifahren somit vergleichbar oder sogar günstiger! Solche Summen zeigen, dass dringender Handlungsbedarf gefragt ist. Ausreißer lassen sich identifizieren, eventuell gibt es Alternativen für die Mobilität. Fakt ist, dass die Kosten aktiv zu senken sind, wenn hohe Beträge im Report erscheinen. Der Gesamtkosten Report bewirkt nicht zuletzt, dass einzelne, besonders kostspielige Fahrzeuge nicht mehr in der Masse untergehen oder in Vergessenheit geraten.

Falls Sie den gleichen Fahrzeugtypen mehrere Male im Fuhrpark haben, können Sie ebenfalls auf die Kosten pro Kilometer achten. Vielleicht kosten zwei Fahrzeuge nur 0,35 Euro pro Kilometer, ein drittes fällt aber mit 0,45 Euro pro Kilometer ins Gewicht. In solchen Fällen ist ebenfalls anzusetzen, um die höheren Kosten zu analysieren. Sie erhalten alle wichtigen Daten als Grundlage, um damit zu arbeiten und um den Fuhrpark noch effizienter zu verwalten. Prüfen Sie zudem, ob Sie die Dienstleistung der Leasingpartner in vollem Umfang nutzen oder ob dabei doch Verbesserungen möglich sind. Letztlich ist nicht nur der interne Vergleich einzelner Fahrzeuge der Flotte wichtig. Genauso ergibt es Sinn, auf einen Vergleich mit anderen Flotten vergleichbarer Größe zu achten. Dadurch können Sie die eigenen anfallenden Kosten noch besser einschätzen und im Anschluss bei Bedarf handeln.

Fazit: Eine Fuhrparkmanagement Software unterstützt die Flottenentwicklung

Fest steht, dass ein Blick auf die Gesamtkosten für eine bessere Kontrolle sorgt und die Entwicklung der gesamten Flotte ermöglicht. Mit einer intelligenten Fuhrparkmanagement Software unterstützen Sie dank der Funktion des Gesamtkosten Reportings somit aktiv die effiziente Entwicklung Ihrer Flotte. Hohe Kosten in einzelnen Bereichen lassen sich genau wie einzelne Ausreißer in Bezug auf die Kosten leichter erkennen. Durch die Option, mit einem Klick alle relevanten Daten aufzurufen, erhalten Sie sofort wichtige Entscheidungsgrundlagen für das weitere Vorgehen. Weitere Informationen zum Thema finden Sie unter anderem in unserem E-Book zum Thema "Gesamtkostenstruktur einer typischen Fahrzeugflotte". Maßnahmen zur Senkung der Kosten werden aufgrund der aktuellen Entwicklung sicherlich zum entscheidenden Beitrag für eine effiziente Flottenverwaltung. Schließlich kommt es darauf an, in schwierigen Zeiten mit steigenden Kosten und mit hoher Inflation weiterhin zur Wirtschaftlichkeit des Unternehmens beizutragen.

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