Fuhrparkmanagement Aufgaben einfacher erfüllen

Im Rahmen der Verwaltung des Fuhrparks sind viele Fuhrparkmanagement Aufgaben zu erfüllen und zu beachten. Das kann für Fuhrparkleiter zu einer großen Herausforderung werden, da es nicht immer einfach ist, alle Fuhrparkm. anagement Aufgaben im Blick zu haben. Einige kosten zudem bei der Bearbeitung mehr Zeit als andere und bleiben daher gerne auf der Strecke. Der Grund ist im Normalfall nicht die fehlende Motivation für diese Aufgaben, sondern schlicht die fehlende Zeit, die hier eine große Rolle spielt und bei Fuhrparkverantwortlichen im Alltag oft sehr knapp ist. Schauen wir uns einmal an, welche Aufgaben im Fuhrparkmanagement besonders zeitintensiv sind und welche Alternativen sich für Fuhrparkleiter ergeben.

Welche Fuhrparkmanagement Aufgaben sind besonders zeitintensiv?

Keine Frage: Ein Fuhrparkleiter hat einen spannenden und vor allem einen sehr abwechslungsreichen Beruf. Hier sind Genauigkeit, ein Blick für Details und Schlüsse, die aus Daten und Fakten gezogen werden, besonders wichtig. Im Alltag fallen eine Vielzahl von Fuhrparkmanagement Aufgaben an und auf, die teilweise recht zeitintensiv sind. An dieser Stelle wollen wir uns einmal genauer ansehen, um welche Aufgaben es hier geht und welche Aufgaben im Vergleich ganz besonders zeitintensiv sind:

• Abrufen von Kilometerständen
• Das Eintragen von Tankabrechnungen
• Beschaffung: Vergleich und Entscheidung für ein Fahrzeug sowie Anbieter für Leasing und Versicherungen
• Schadenmanagement im Allgemeinen
• Das Strafzettelmanagement
• Einhaltung von Terminen im Fuhrpark (TÜV, Unterweisung nach UVV, Führerscheinkontrollen etc.)

Mit den genannten Aufgaben sind bereits einige dabei, die besonders zeitintensiv ausfallen und immer wieder aufkommen. Gerade Tankabrechnungen, Führerscheinkontrollen sowie Unterweisungen der Fahrer sind dabei berühmt und berüchtigt zugleich. Diese Aufgaben kosten nicht nur Zeit im Alltag, sondern sind auch teilweise recht fehleranfällig. Das bedeutet, dass eine Führerscheinkontrolle aus lauter Zeitnot und durch den hohen Aufwand vielleicht nicht richtig umgesetzt wird. Gleiches gilt für Tankabrechnungen, bei denen schon einmal falsche Zahlen aufkommen. Das wirkt sich aber langfristig auf das Fuhrparkmanagement aus. So entstehen falsche Eindrücke von Kosten oder von dem tatsächlichen Zeitaufwand. Ein solcher Eindruck ist natürlich besser zu vermeiden.

Warum sind die genannten Aufgaben im Fuhrpark von Bedeutung?

Jeder Fuhrpark verursacht nicht nur viel Aufwand im Rahmen der Verwaltung. Mindestens genauso wichtig ist ein Blick auf die Kosten, die hier mit verursacht werden. Die Kosten des Fuhrparks gehören schnell zu den 5 größten Ausgaben, die in einem Unternehmen anfallen. Wichtig für genauere Zahlen sind einerseits die exakte Größe des Fuhrparks und andererseits die jeweilige Verwaltung, von der natürlich ebenfalls viel abhängt. Ohne eine effiziente und durchdachte Bearbeitung aller Aufgaben im Fuhrpark wird es daher sehr schwierig, den Überblick zu behalten und dabei vor allem die Kosten genauer zu betrachten. Oder zu senken.

Vorteile einer umfassenden Bearbeitung aller Aufgaben im Fuhrpark

Wenn Sie sämtliche Fuhrparkmanagement Aufgaben beachten und erfüllen, befinden Sie sich auf einem sehr guten Stand. Sie können damit die Flotte optimal verwalten. Sie erhalten einen Überblick über Kosten, Nutzen, über die Schäden pro Fahrer und Fahrzeug sowie über das Anfallen von Treibstoff- und Wartungskosten. Damit sind genaue Berichte und Entscheidungen für die Zukunft auf Basis dieser Zahlen möglich. Das ist nur möglich, wenn sämtliche Aufgaben, die im Fuhrparkmanagement anfallen, erledigt wurden. Weniger Stress bei gewünschten Berichten von der Geschäftsführung ist ebenfalls mit eine Folge, wenn alle Aufgaben erledigt sind. Sie wissen so ganz genau, wo Sie stehen und welche Ziele noch zu erreichen sind. Das sorgt langfristig für eine optimale Verwaltung des Fuhrparks mit allen Details, die hier zu beachten sind.

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Nachteile bei der Vernachlässigung der Fuhrparkmanagement Aufgaben

Vernachlässigen Sie die klassischen Fuhrparkmanagement Aufgaben, kann das mit verschiedenen Konsequenzen einhergehen. Einerseits fällt es damit schwer, die Kosten auf einen guten Faktor zu senken. Andererseits verlieren Sie den Überblick, bezahlen mit großer Sicherheit zu viel für Reparaturen oder Versicherungen und müssen mit möglichen rechtlichen Folgen rechnen. Schließlich beinhalten klassische Fuhrparkmanagement Aufgaben wie zuvor erklärt nicht nur die Überwachung von Versicherungen und Tankständen oder von der Verwendung von Treibstoff. Vielmehr gehören zum Fuhrparkmanagement Entscheidungen rund um die Halterhaftung, das Thema Compliance im Allgemeinen und das Schadenmanagement genau wie das Strafzettelmanagement im Besonderen. Hier drohen rechtliche Konsequenzen für das Unternehmen, falls keine entsprechenden Regelungen für alle Fälle getroffen wurden.

Herausforderungen bei klassischen Fuhrparkmanagement Aufgaben erkennen

Fuhrparkmanagement Aufgaben stellen viele Fuhrparkleiter vor besondere Herausforderungen, da nicht alle Aufgaben mit einem Telefonanruf zu regeln sind. Sie müssen daher wissen, worauf es ankommt. Oder welche Lösung es bei der jeweiligen Arbeit gibt. Genauso wichtig ist es aber, dass Sie die vorhandenen Herausforderungen erkennen. Da diese Herausforderungen von vielen Fuhrparkverantwortlichen unterschätzt werden, entsteht in vielen Unternehmen die Situation, dass es bei der Flottenverwaltung recht chaotisch zugeht. Zu den größten Herausforderungen bei Fuhrparkmanagement Aufgaben gehören die kleinen alltäglichen Tätigkeiten wie das Eintragen von Kilometerständen sowie die Einhaltung von Terminen im Fuhrpark. Hierbei ist der Zeitverlust sehr groß, wenn die Organisation manuell erfolgt. Fehler können ebenfalls auftreten, die sich langfristig bei der Flottenverwaltung zeigen.

Hilfreich ist bei den genannten Aufgaben das Ausweichen auf eine Fuhrparkmanagement Software, durch die solche Herausforderungen einfacher zu bewältigen sind. Mit unserer Avrios Software lassen sich viele Fuhrparkmanagement Aufgaben automatisch erledigen und kosten im Anschluss einen Bruchteil der Zeit, die sonst erforderlich ist. Sie müssen nicht mehr einzelne Daten durch das Kopieren und Einfügen von Informationen übertragen. Dadurch treten weniger Fehler auf und Sie können sich auf wichtige Entscheidungen, auf die gesamte Analyse und auf strategische Überlegungen konzentrieren. Auf diese Weise treffen Sie langfristig schneller Entscheidungen und müssen Ihre wertvolle Zeit nicht mehr mit kleinen, alltäglichen Aufgaben verschwenden.

Fazit: Frühzeitig wichtige Fuhrparkmanagement Aufgaben erkennen und umleiten

Nicht immer werden alle wichtigen Fuhrparkmanagement Aufgaben von dem Fuhrparkverantwortlichen zeitnah erkannt und bearbeitet. Das liegt mit daran, dass einige Aufgaben für weniger wichtig gehalten werden. Oder daran, dass es vom zeitlichen Aspekt her gar nicht möglich ist, wirklich sämtliche Aufgaben in der Praxis zu beachten. Wichtig ist es aber, dass Sie wichtige Fuhrparkmanagement Aufgaben nicht nur erkennen und beachten, sondern möglichst noch umleiten, damit weniger eigener Arbeitsaufwand anfällt. Dabei hilft Ihnen in jedem Fall die intelligente Avrios Software, die Fuhrparkmanagement Aufgaben problemlos umsetzen und erkennen kann. Melden Sie sich für Ihren kostenlosen Account an und entdecken, wann, wo und in welchem Umfang Ihnen Avrios in der Praxis helfen kann. Denn eines steht fest: Die Fuhrparkverwaltung lässt sich mit den passenden Hilfsmitteln problemlos umsetzen. Mit hilfreichen Tipps für die Praxis erkennen Sie die größten Probleme und Herausforderungen bei der Flottenverwaltung noch eher.

Weitere Informationen

• Fahrtenbuch
• Flottenmanagement
• Fuhrparkleiter
• Förderung zur Digitalisierung im Fuhrpark
• Führerscheinkontrolle Formular
• Tankkarte
• Fahrzeugkontrolle: Hintergründe und Bedeutung für die Flotte
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