Flottenverwaltung: Schwierige Situationen einfach meistern

Ganz egal ob es sich um eine Flotte mit 30, 50 oder mehr als 100 Fahrzeugen handelt - die Flottenverwaltung birgt für jeden Fuhrparkleiter gewisse Herausforderungen. Von der Beschaffung der Fahrzeuge bis hin zur Suche nach Versicherungen oder dem Abwickeln von Schäden gibt es zahlreiche Aufgaben, die der Fuhrparkleiter zu bewältigen hat. Gerade bei der noch immer üblichen Arbeit mit Excel Sheets kann die Flottenverwaltung unübersichtlich und komplex ausfallen. Der Grund dafür sind die vielen Aufgaben, die zu bewältigen sind. Genau wie die Daten, die sehr umfangreich ausfallen und so manchen Fuhrparkleiter verzweifeln lassen. Doch schauen wir uns einmal genauer an, wie sich schwierige Situationen einfacher meistern lassen und was bei der Flottenverwaltung die größten Herausforderungen darstellen.

Flottenverwaltung und die Bedeutung für das Unternehmen

Ein Fuhrpark gehört in vielen Unternehmen einfach mit dazu, da Dienstfahrzeuge immer wieder erforderlich sind. Dabei kann es sich um Fahrzeuge für leitende Mitarbeiter oder für den Außendienst handeln. Oder es geht um eine Flotte für die Auslieferung von Produkten oder für den Erhalt des vorhandenen Geschäftsmodells. Hier hängt es immer mit von der Branche, von den Ansprüchen sowie von Produkten oder Dienstleistungen ab, wie umfangreich die Flotte ist. Die Flottenverwaltung ist einerseits eine recht zeitaufwendige Angelegenheit. Andererseits ist es für Unternehmen besonders wichtig, hier die Kosten im Blick zu behalten. Denn die Kosten einer Flotte gehören bei vielen Unternehmen mit zu den größten Kostenfaktoren überhaupt. Wir gehen in der Praxis von jährlichen Kosten von rund 10.000 Euro pro Fahrzeug aus. Hier lassen sich Einsparungen schnell mit einer effizienten Verwaltung umsetzen und machen sich in Bezug auf das Geschäftsergebnis bemerkbar.

Hohes Einsparpotenzial bei jedem Fuhrpark beachten

In jedem Unternehmen mit einer vorhandenen Flotte ist daher die Flottenverwaltung zur Überwachung, Administration und vor allem zur Senkung der Kosten wichtig. Dafür müssen Fuhrparkleiter aktuelle Zahlen, anfallende Kosten und Besonderheiten gleichermaßen kennen. Nur dann lassen sich Kosten für einen Schaden, für Versicherungen sowie für Tankrechnungen, Strafzettel und mehr dem jeweiligen Fahrzeug zuordnen. Desto effizienter und übersichtlicher hier die Verwaltung ist, desto besser. Für Unternehmen ist die Flottenverwaltung vor allem in Bezug auf anfallende Kosten und auf eine Reduzierung dieser Kosten wichtig. Darüber hinaus drohen möglicherweise hohe Zusatzkosten bis hin zu rechtlichen Folgen, wenn die Verwaltung der Flotte nicht korrekt umgesetzt wird. Von einem möglichen Betrug beim Tanken ganz zu schweigen.

Für viele Fuhrparkleiter ist es wichtig, passende Hilfsmittel zu erhalten, die bei der Verwaltung der Flotte helfen. Ganz ohne eine solche Unterstützung fällt es schwer, da die Verwaltung zahlreicher Tabellenblätter oft zu Chaos führt. Ganz abgesehen von der manuellen Eingabe aller Kosten, Daten und Termine, wodurch die Fehlerquote ebenfalls höher ausfällt. Es ist daher für Unternehmen langfristig gesehen günstiger, durch entsprechende Programme die Flottenverwaltung einfacher zu gestalten. Das spart Kosten und schont die Arbeitszeit der Verantwortlichen.

Schwierige Situationen in der Flottenverwaltung

Ein Fuhrparkleiter muss sich um eine Vielzahl von Aufgaben kümmern, da die Flottenverwaltung vielseitig und anspruchsvoll ist. Natürlich sind die Aufgaben spannend, es wird nie langweilig und es besteht die Möglichkeit, wirklich etwas für das Unternehmen zu bewirken. Dennoch ist nicht zu unterschätzen, dass es durchaus schwierige Situationen in der Flottenverwaltung gibt, die nicht zu unterschätzen sind. An dieser Stelle wollen wir kurz die Klassiker vorstellen, die viel Zeit, Geld und Nerven kosten, wenn der Fuhrparkleiter sich ohne Unterstützung darum bemühen muss.

Klassische Aufgaben im Rahmen der Flottenverwaltung:

• Die Abwicklung von Schäden
• Das Strafzettelmanagement
• Die Abfrage von Kilometerständen/ Eintragen von Tankrechnungen
• Kontrolle der Führerscheine
• Vergleiche von Versicherungen und von Leasinganbietern
• Erinnerung der Fahrer an Termine für Reifenwechsel, TÜV und Co.

Die vorher genannten Aufgaben sind echte Klassiker im Rahmen der Flottenverwaltung, die viel Zeit kosten können. Vor allem die Abwickelung von Schäden im Rahmen des Schadenmanagement kostet genau wie das Bezahlen von Strafzetteln sehr viel Zeit. Doch alle Fuhrparkverantwortlichen, die bereits die Erfahrung mit vergesslichen Fahrern gemacht haben und hinter Terminen her sein müssen, empfinden das Terminmanagement als anstrengend. Für ein Unternehmen kann es mit rechtlichen oder kostenintensiven Konsequenzen einhergehen, wenn Termine versäumt werden. Die Kontrolle von Führerscheinen sowie Erinnerungen an Termine gehören damit zur Flottenverwaltung mit dazu. Das gleiche gilt für das Management von Schäden, Strafzetteln und für die Abfrage von Kilometerständen. Daher hilft die automatische Flottenverwaltung dabei, hier den Überblick zu behalten und bei schwierigen Situationen nicht die Nerven zu verlieren.

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Automatische Lösungen schonen die Nerven und das Budget

Die Flottenverwaltung per Excel ist zeitaufwändig und recht anfällig für Fehler. Selbst bei niedrigen Fehlerquoten kann es vorkommen, dass Fehler auftauchen. Durch diese ist eine falsche Bewertung der gesamten Situation recht wahrscheinlich, es können sogar Fehlentscheidungen anfallen. Wenn Sie beispielsweise annehmen, dass ein Fahrzeug niedrige Benzinkosten verursacht, dies jedoch nicht der Realität entspricht, dann sind Fehler bei der weiteren Bewertung sehr wahrscheinlich. Die Kosten würden in einem solchen Fall nicht der Realität entsprechen. Außerdem reicht in vielen Fällen die Arbeitszeit bei Fuhrparkverantwortlichen kaum aus, um alle anfallenden Aufgaben umzusetzen. Darunter leidet die Flottenverwaltung und Entscheidungen werden schneller falsch oder nach längerer Zeit getroffen.

Automatische Lösungen wie die Avrios Software zur Flottenverwaltung ersparen Fuhrparkverantwortlichen viel Arbeitszeit. Es ist wieder Zeit für die Strategie, für wichtige Entscheidungen und für mögliche Neuanschaffungen vorhanden. Das gleiche gilt für einen Blick auf die Themen Nachhaltigkeit und auf Emissionsziele, die zu erreichen sind. Durch die manuelle Erfassung von Schadensfällen, Kilometerständen oder Tankabrechnungen bleibt nie Zeit für solche Aufgaben übrig. Daher schonen automatische Lösungen die Nerven genau wie das Budget. Schließlich wirken sich Kostensenkungen wieder direkt auf das Unternehmen sowie auf das jeweilige Ergebnis aus. Durch eine automatische Lösung für die Flottenverwaltung lassen sich vor allem alltägliche Aufgaben vereinfachen. Die Fehlerquote sinkt bei allen Daten und es fällt leicht, Kosten und Möglichkeiten sofort auf einem Blick zu sehen.

Fazit: Flottenverwaltung für Profis einfach gemacht

Die Flottenverwaltung ist komplex, gar keine Frage. Alle Daten, Fakten und sämtliche Informationen rund um Fahrer und Fahrzeuge sind zu beachten. Das ist zeitintensiv und führt schnell dazu, dass der Fuhrparkleiter den Überblick verliert. Die Zeiten, in denen die Verwaltung einer ganzen Flotte mit einfachen Excel Dateien problemlos möglich ist, sind daher ebenfalls vorbei. Eine Software zur Flottenverwaltung bietet hingegen die Möglichkeit, immer alle Daten auf einem Blick zu haben, um hier mit einem Klick sämtliche Kosten aufzurufen. Oder sämtliche Informationen, die mit dem Fahrzeug oder dem Fahrer zu tun haben. Fuhrparkleiter müssen sich nicht mit endlos wirkenden Aufgaben wie mit der Abfrage von Kilometerständen oder der Kontrolle eines Führerscheins befassen. Melden Sie sich für Ihren kostenlosen Account an, um in Zukunft schwierige Situationen im Rahmen der Flottenverwaltung ganz einfach zu meistern.

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