Flottenmanagementsystem: Anbieter, Vorteile und Funktionen

Ein Flottenmanagementsystem steht für die digitale, moderne und zugleich effiziente Verwaltung der Flotte. Die Verwendung eines solchen Systems geht mit verschiedenen Vorteilen für Unternehmen und Fuhrparkleiter einher. So lassen sich das Kosten- und Zeitmanagement wesentlich besser bewältigen. Im Folgenden erfahren Sie mehr über verschiedene Vorteile, Anbieter sowie Funktionen von einem guten Flottenmanagementsystem. Auf diese Weise lässt sich eine Entscheidung ganz im Sinne des Fuhrparks und der jeweiligen Bedürfnisse treffen.

Was ist ein Flottenmanagementsystem?

Unter dem Flottenmanagement werden alle Tätigkeiten zusammengeführt, die sich rund um die Organisation, Verwaltung und die Steuerung von Fahrzeugen des Unternehmens drehen. Die Aufgabe des Flottenmanagements ist es, dass die Flotte reibungslos funktioniert, effizient verwaltet wird und insgesamt möglichst kostengünstig ist. In diesem Zusammenhang sind zahlreiche Aufgaben im Fuhrpark zu bewältigen. Damit kommen wir zu einem Flottenmanagementsystem. Es handelt sich bei dem System um eine speziell entwickelte Fuhrparksoftware, die so gestaltet ist, dass die Verwaltung der Flotte effizienter und einfacher umsetzbar ist.

Über Schnittstellen werden Daten in das System eingepflegt, die Informationen über alle Fahrzeuge der Flotte bieten. Dazu zählt beispielsweise die Fahrzeugortung über GPS-Tracker, durch die eine Positionsbestimmung der Fahrzeuge in Echtzeit möglich ist. Die eingespeisten Informationen werden durch Vertrags- und Fahrzeugdaten sowie durch Informationen zu Kosten ergänzt, die bei einzelnen Fahrzeugen anfallen. Dank dieser Grundlage in Form von umfangreichen Daten, die ein Flottenmanagementsystem analysieren kann, kann die Software den Fuhrparkleiter zuverlässig bei verschiedenen Aufgaben unterstützen. Zu beachten ist jedoch, dass es nicht ein bestimmtes System gibt, sondern verschiedene Lösungen von Anbietern, die unterschiedliche Schwerpunkte setzen. Aus diesem Grund ist es so wichtig, einen Vergleich von unterschiedlichen Anbietern durchzuführen, um die optimale Lösung zu finden.

Die Funktionsweise der Systeme

Üblicherweise ist eine Hardware zur Generierung von Daten in den Fahrzeugen der Flotte installiert. Diese überträgt die Daten, die über eine Schnittstelle ausgelesen und in der Software gesammelt werden. Dadurch gewinnt die Software wichtige Daten von allen Fahrzeugen, die sich analysieren und weiter auswerten lassen. Ebenfalls erfasst das System Fahrzeugdaten, Leasingverträge und sämtliche anfallenden Kosten, um mit diesen zu arbeiten. Die Arbeit, die sonst ein Mensch mit Unterstützung von Excel und anderen Hilfsmitteln übernehmen muss, wird hier von der Software übernommen. Für eine entsprechende Funktionsweise benötigt ein Flottenmanagementsystem dabei immer Daten, die zur Verfügung stehen müssen.

Die wichtigsten Anbieter für ein Flottenmanagementsystem

Im ersten Moment wirkt der Markt vielleicht ein wenig unübersichtlich, wenn es um die verschiedenen Anbieter für ein Flottenmanagementsystem geht. Doch es sind vor allem einige größere Anbieter, die durch ihre Lösungen positiv auffallen und sich in der Praxis besonders gut von Flotten verschiedener Größen nutzen lassen. Bei allen Optionen ist hervorzuheben, dass immer individuell für den jeweiligen Fuhrpark zu prüfen ist, ob sich diese in der Praxis gut einsetzen lassen.

Wichtige Anbieter für ein Flottenmanagementsystem:

• Avrios

Avrios liefert eine umfassende Software, bei der Fuhrparkverantwortliche zentral mit einem Knopfdruck wichtige Daten einsehen kann. Eine Testphase ist genau wie die Anpassung an individuelle Bedürfnisse möglich. Mit einem Blick sehen Fuhrparkleiter die Gesamtkosten und können die individuellen Ziele der Flotte angehen. Die intuitive Verwendung der Software vereinfacht die Erfüllung von Aufgaben für Fahrer genau wie für Fuhrparkverantwortliche.

• Vimcar

Vimcar zeichnet sich durch individuelle Pakete für Kunden mit praktischem GPS Tracker für die Fahrzeuge der Flotte aus. Kunden zahlen nur das, was sie benötigen und sehen alle Fahrzeuge auf einer Karte, um in Echtzeit zu handeln. Das Flottenmanagementsystem bietet eine Testphase genau wie verschiedene Funktionen, die auf die Bedürfnisse des Fuhrparks zugeschnitten werden.

• Fleetster

Ein Flottenmanagementsystem mit Einsatz auf dem Smartphone bietet Fleetster. Nutzer können das System intuitiv steuern und erhalten den Überblick über die Flotte und können sich so stetig verbessern.

• Carano

Bei Carano geht es weniger um ein Flottenmanagementsystem für alle, sondern vielmehr um ein maßgeschneidertes Produkt für jede Flotte. Dadurch können Fuhrparkverantwortliche ihre Software zusammenstellen, benötigen aber gleichzeitig eine Beratung, um alle wichtigen Bereiche tatsächlich abzudecken. Die Optimierung der Kosten steht im Normalfall bei Carano im Vordergrund, wenn es um die Verwaltung geht.

• Webfleet

Praktisches Fuhrparkmanagementsystem für Kontrolle über Kosten und Fahrzeuge. Fahrzeuge lassen sich tracken, sodass sich Arbeitszeiten, Fahrzeiten, Routen und die Kosten optimieren lassen. Interessant vor allem für Flotten, in denen Dienstfahrten klar zu optimieren sind.

Die größten Vorteile für den Fuhrpark

Ein digitales Flottenmanagementsystem geht mit zahlreichen Vorteilen für den Fuhrpark einher. Die Verwaltung ist einfacher, schneller und effizienter umsetzbar, wodurch sich unter anderem die Kosten im Fuhrpark senken lassen. Vor allem in mittelgroßen und großen Flotten geht der Umstieg von einer manuellen Fuhrparkverwaltung mit Excel hin zum modernen Flottenmanagement mit verschiedenen Verbesserungen der Prozesse einher.

Folgende Vorteile bietet ein Flottenmanagementsystem:

• Sämtliche Daten sind mit einem Klick einsehbar (je nach System in Echtzeit)
• Die Daten stehen auch bei mehreren Standorten mit einem Klick zentral zur Verfügung
• Problemfälle, versteckte Kosten und Ausreißer bei den Ausgaben lassen sich direkt identifizieren
• Effiziente Vorgehensweise geht mit großer Zeiteinsparung einher
• Wiederkehrende Aufgaben lassen sich leicht und sicher digital umsetzen (Führerscheinkontrolle, Fahrerunterweisung nach UVV etc.)
• Eine Erinnerung an sämtliche fällige Termine wird ausgegeben (kein Versäumnis mehr von wichtigen Wartungsterminen oder Unterweisungen)
• Alle Aufgaben sind übersichtlich dargestellt
• Kosten der Flotte sind klar einsehbar (der erste Schritt für Kostensenkungen)
• Einfache und intuitive Verwendung für Fuhrparkverantwortliche sowie für Fahrer
• Fokus liegt auf dem Flottenwachstum sowie auf innovativen Veränderungen im Rahmen der Mobilität

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Praxischeck: Diese Aufgaben übernimmt ein intelligentes System

Zwar war und ist es weiterhin bei vielen Unternehmen üblich, dass die Fuhrparkverwaltung mit Excel erfolgt. Dennoch lassen sich immer häufiger die Vorteile von einem Flottenmanagementsystem erkennen. Grund dafür sind neben den zuvor genannten Vorteilen die verschiedenen Aufgaben, die im Praxischeck von den Systemen übernommen werden. Ein Flottenmanagementsystem kann noch viel mehr als nur einige Daten verknüpfen oder die Führerscheinkontrolle einfacher machen. An dieser Stelle finden Sie die wichtigsten Aufgaben im Fuhrpark, die von den Systemen mittlerweile sehr zuverlässig übernommen werden.

Verwaltung von Dokumenten durch das Flottenmanagementsystem

Ein Flottenmanagementsystem übernimmt nicht zuletzt die Aufgabe der Verwaltung von Dokumenten in der Flotte. Der Gedanke dahinter ist einerseits mehr Ordnung und andererseits ein klarer Blick auf alle vorhandenen Daten. Diese müssen nicht extra manuell eingepflegt werden, wie es ohne Software der Fall ist. Das verringert einerseits den Arbeitsaufwand und reduziert andererseits die Wahrscheinlichkeit von Fehlern.

GPS-Tracking mit Fahrzeugortung in Echtzeit

Eine wichtige Aufgabe vieler moderner Lösungen ist das GPS-Tracking der Fahrzeuge mit Fahrzeugortung in Echtzeit. Die Software zeigt dadurch, wo sich die Fahrzeuge befinden und wertet Routen, den Kraftstoffverbrauch und viele weitere Daten aus. Dafür sind GPS-Tracker in den Fahrzeugen erforderlich, wodurch das Flottenmanagementsystem die gesammelten Daten übermittelt bekommt und diese auslesen kann.

Wiederkehrende Aufgaben im Tagesgeschäft

Zu den Aufgaben von einem Flottenmanagementsystem zählen außerdem wiederkehrende Aufgaben im Tagesgeschäft. Von der Abrechnung von Tankkarten bis hin zum Strafzettelmanagement und zur Führerscheinkontrolle kann das System verschiedene Aufgaben übernehmen. Möglich sind außerdem Unterweisungen der Fahrer in elektronischer Form, wie die UVV Unterweisung, die zu den Halterpflichten gehört. Diese Aufgaben erledigen Fuhrparkleiter häufig manuell mit Vorlagen, wie zum Beispiel einem Führerscheinkontrolle Formular, was fehleranfällig und zeitaufwendig ist.

Analyse und Optimierung von Kosten

Eine sehr wichtige Aufgabe im Fuhrparkmanagement ist die Optimierung der Kosten. In Zeiten von Inflation und Preisdruck ist es besonders schwierig, diese Aufgabe zuverlässig zu übernehmen. Ein Flottenmanagementsystem ist so gestaltet, dass die Kosten übersichtlich angezeigt und einzelnen Fahrzeugen zugeordnet werden. Dadurch lassen sich Ausreißer bei den Kosten genau wie hohe sonstige Kosten entdecken. Die Software unterstützt daher den Fuhrparkverantwortlichen dabei, Kosten genau im Blick zu behalten und diese nach und nach zu senken.

Digitales Fahrtenbuch zur Aufzeichnung

Für die genaue Aufzeichnung von gefahrenen Strecken bietet sich ein Fahrtenbuch an. Dieses lohnt sich vor allem zur Versteuerung des geldwerten Vorteils, wenn die 1 Prozent Regelung nicht angewendet werden soll. Außerdem ist zu beachten, dass ein lückenlos geführtes Fahrtenbuch zur Vorlage bei dienstlichen Fahrten, beispielsweise mit dem LKW, von Bedeutung ist, um Arbeitszeiten genau zu erfassen. Ein digitales Fahrtenbuch zählt damit zu den wichtigen Funktionen, die ein Flottenmanagementsystem bieten kann.

Erinnerung an fällige Termine im Fuhrpark dank Flottenmanagementsystem

Von der Führerscheinprüfung bis hin zu Unterweisungen der Fahrer über die nächste Wartung beim Fahrzeug gibt es im Fuhrpark zahlreiche Termine, die einzuhalten sind. Das kann je nach Flottengröße problematisch werden, da es schnell unübersichtlich wird, welche Termine umgesetzt wurden und bei welchen Terminen dies noch nicht der Fall ist. Ein Flottenmanagementsystem erinnert Fahrer an fällige Termine und vereinfacht damit die Verwaltung eines Fuhrparks erheblich. So ist es beispielsweise nicht erforderlich, verschiedene Termine für die Fahrer zur Führerscheinkontrolle zu finden. Eine solche Kontrolle ist digital möglich, mit direkter Erinnerung an den Fahrer, um die Fuhrparkverantwortlichen zu entlasten. Probleme wegen nicht eingehaltener Termine sind somit nicht zu erwarten. Das Terminmanagement lässt sich daher vollständig von der Software übernehmen.

Effizientes Schadenmanagement

Schadenmanagement gehört bei einem Flottenmanagementsystem in der Regel mit zu den wichtigen Aufgaben, die übernommen werden. Die Bereitstellung der Ersatzmobilität, falls erforderlich, gehört genauso zu diesen Aufgaben wie der Vergleich von Angeboten von verschiedenen Werkstätten. Professionelles Schadenmanagement mit zuverlässiger digitaler Schadenakte zählt mit zu den Punkten, bei denen Unternehmen ihre Kosten für den Fuhrpark senken können. Nach Wunsch und je nach Anbieter ist es daher möglich, Schadenmanagement im Rahmen der klassischen Aufgaben umzusetzen.

Fazit: Praktische Verwendung von einem Flottenmanagementsystem

Da es auf dem Markt mehr als nur eine Lösung für ein Flottenmanagementsystem gibt, ist es wichtig, frühzeitig einen Vergleich verschiedener Optionen vorzunehmen. Die jeweilige Lösung muss zu den eigenen Bedürfnissen im Fuhrpark passen und sollte zusätzlich flexibel anpassbar sein. Der Einsatz eines effizienten Systems vereinfacht zahlreiche Prozesse im Tagesgeschäft und schafft ausreichend Zeit, um Neuerungen im Fuhrpark umzusetzen. Zahlreiche anfallende Aufgaben lassen sich von dem System übernehmen, so das langfristig der zeitliche Aufwand für die Fuhrparkverwaltung genau wie die entstehenden Kosten sinken. Damit erweist sich ein Flottenmanagementsystem als hilfreiche Unterstützung für die Verwaltung der Flotte.

Zusätzliche Infos zum Thema Flottenmanagementsystem:

• Fuhrparkmanagement und digitales Aufgabenmanagement
• Wie Sie durch digitales Flottenmanagement Ihre Nachhaltigkeitsziele vorantreiben
• Flottenmanagement Software vs. Excel: Für große Flotten
• Fuhrparkverwaltung für mittlere Fuhrparks: Effiziente Flottenverwaltung
• Fuhrparkverwaltungssoftware: Grundlagen für die Entscheidung
• Die Zukunft des Fuhrparks: 5 Tipps für zukunftsträchtiges Flottenmanagement 
• Fuhrparkverwaltung: Innovatives Vorgehen durch digitale Lösungen
• 10 Tipps & Tricks zur Fuhrparkverwaltung
• GPS Tracker kaufen: Das beste Modell für den Fuhrpark
• Webinar "Fahrtenbuch vs. 1% Methode – mit Vimcar"