Car Policy: Mitbestimmungsrecht durch den Betriebsrat

Eine Car Policy ist für alle Unternehmen relevant, die über Dienstwagen oder Poolfahrzeuge im Rahmen einer Flotte verfügen. Die Car Policy regelt genauere Bedingungen rund um die Nutzung der Fahrzeuge, um anschließend eine missbräuchliche Nutzung oder hohe Kosten zu verhindern, die dem Unternehmen entstehen. Damit ist die Car Policy neben dem gesamten Bereich Compliance entscheidend, wenn es um die Festlegung von Richtlinien für die Zusammenarbeit sowie die Nutzung der Fahrzeuge geht. Weniger bekannt ist in diesem Zusammenhang die Tatsache, dass der Betriebsrat im Unternehmen über ein Mitbestimmungsrecht bei der Car Policy verfügt. Dieses Mitbestimmungsrecht ist genau wie die Grenzen davon genauer zu beachten.

Wann ist das Mitbestimmungsrecht zu beachten?

Zunächst einmal ist zu beachten, dass das Mitbestimmungsrecht nicht in jedem Fall gilt. Vielmehr sind immer Bestimmungen vorrangig, bei denen wahlweise gesetzliche oder tarifliche Regelungen bestehen. Bei Punkten, bei denen keine solchen Regelungen bestehen, ist das Mitbestimmungsrecht in bestimmten Fällen zu beachten. Für die genauere Festlegung der Mitbestimmungsrechte ist das Betriebsverfassungsgesetz entscheidend. Um von Beginn an Missverständnisse oder Probleme zu vermeiden, ist es für Fuhrparkverantwortliche vor der Ausarbeitung der Car Policy entscheidend, die genauen Möglichkeiten und Rechte des Betriebsrats zu kennen. Beim Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates sind folgende Punkte gesondert zu beachten:

• Das Mitbestimmungsrecht gilt immer, wenn der Dienstwagen für die Privatnutzung zugelassen ist
• Vor der Änderung/Erstellung der Car Policy ist der Betriebsrat im Idealfall hinzuzuziehen
• Die Unterstützung durch den Betriebsrat kann zu einer fairen Regelung für alle Fahrer führen
• Gesetzliche/tarifliche Bestimmungen haben Vorrang vor dem Mitbestimmungsrecht
• Der Betriebsrat hat kein Auswahlrecht bei den zu fahrenden Marken bei den Dienstwagen
• Gestaltung/Details zur Privatnutzung: Kein Mitbestimmungsrecht vorhanden
• Eine Kostenbeteiligung bei Privatnutzung muss nicht abgestimmt werden (das Unternehmen entscheidet allein)

Wichtige Bereiche für das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats

Es gibt eine Reihe von Ausnahmen und Regelungen, die das Unternehmen allein bestimmt. Dazu zählt beispielsweise die Einschränkung der Privatnutzung der Dienstwagen. So liegt es weiterhin in der Hand des Unternehmens zu bestimmen, in welchem Ausmaß ein Fahrzeug privat nutzbar ist. Ein Verbot, dass andere Personen mit dem Fahrzeug fahren, ist daher ebenfalls nicht abzustimmen. Zusätzlich kann der Betriebsrat nicht bestimmen, von welcher Marke oder in welcher Farbe Fahrzeuge zu nutzen sind. Das Unternehmen als Fahrzeughalter bestimmt über diese Details. Dennoch gibt es einige wesentliche Bereiche, bei denen das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats zu beachten ist. Eine Missachtung kann mit höheren Kosten für das Unternehmen einhergehen, sodass eine gute Zusammenarbeit von Beginn an wünschenswert ist.

Im Folgenden erfahren Sie, welche Bereiche bei einer Car Policy oder generell im Rahmen der Flottenverwaltung von dem Mitbestimmungsrecht betroffen sind (Wesentlich für die Mitbestimmungsrechte ist der $87 Betriebsverfassungsgesetz):

Bestimmungen rund um Arbeitsschutz und zur Unfallverhütung in der Car Policy

Die Unfallverhütung ist für jede Flotte von großer Bedeutung und stellt einen Bestandteil vom Arbeitsschutz dar. Wichtige Themen sind in diesem Zusammenhang die Fahrerunterweisung nach UVV, die zur Reduzierung von Unfällen beitragen soll. Sämtliche geplanten und im Rahmen der Car Policy genannten Maßnahmen zur Unfallverhütung sowie zum Arbeitsschutz fallen in den Aufgabenbereich des Betriebsrats. Daher sollten die Inhalte genau wie die geplante Durchführung sowie die Häufigkeit von einer Fahrerunterweisung mit dem Betriebsrat abgesprochen sein. Dieser Punkt fällt jedoch nicht nur in das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates, sondern sollte in jeder gewissenhaft geführten Flotte beachtet werden, um die Zahl von Unfällen möglichst zu reduzieren. Bis zu einem gewissen Punkt fällt damit die Ausstattung der Fahrzeuge ebenfalls in das Mitbestimmungsrecht. Das gilt allerdings nur mit Blick auf den Schutz der Gesundheit sowie den Schutz vor Unfällen. Die gesamte Ausstattung kann der Betriebsrat nicht festlegen, nur die Bereiche, in denen es um Sicherheit sowie um ein möglichst ergonomisches Fahren geht.

Die Bestimmungen beziehen sich auf den §87 Absatz 1 Nr. 7.

Einführung oder Nutzung von Überwachung im Dienstwagen

Für die optimale Planung von Routen oder zur Aufzeichnung der Fahrten in einem elektronischen Fahrtenbuch werden immer mehr Fahrzeuge entsprechend aufgerüstet. Vor allem die Nutzung von GPS-Systemen kann sinnvoll sein, um Fahrtkilometer besser zu bestimmen und zu prüfen, wann und wo sowie in welchem Umfang jedes Fahrzeug zum Einsatz kommt. Allerdings handelt es sich bei diesem Vorgehen um eine Form der Überwachung. Das gilt beim Einbau von entsprechenden Maßnahmen ab Werk genau wie bei einem nachträglichen Einbau. Sobald eine Form der Aufzeichnung der Fahrten oder der Überwachung geplant ist, besitzt der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht. Dieses greift bei allen geplanten Maßnahmen, sodass in einem Fall von einer GPS-Erfassung oder von einem Zeiterfassungssystem der Betriebsrat hinzuzuziehen ist. Andernfalls kann es gerade bei sämtlichen möglichen Formen der technischen Überwachung im Dienstwagen zu Problemen kommen.

Die Bestimmungen beziehen sich auf den §87 Absatz 1 Nr. 6.

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Bestimmungen rund um die allgemeine Nutzung des Dienstwagens

Jedes Unternehmen muss dem Fahrer mitteilen, wie das Fahrzeug zu nutzen ist und welche Bedingungen an die Nutzung geknüpft sind. Zu diesem Bereich gehört die Pflege des Fahrzeuges sowie der allgemeine Umgang mit diesem. Rechte des Fahrers sowie die Rechte des Unternehmens sind in diesem Zusammenhang zu bestimmen, wobei der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht besitzt.

Dieser Punkt bezieht sich beispielsweise auf die Führerscheinkontrolle. Der Betriebsrat hat Mitbestimmungsrecht, wenn es um die Art der Durchführung einer Führerscheinkontrolle geht. Dabei ist es zunächst einmal unwichtig, ob es sich um eine elektronische Führerscheinkontrolle oder um eine manuelle Überprüfung handelt. Konkret gesagt kann der Betriebsrat prüfen und mitbestimmen, ob es sich um angemessene und faire Regelungen im Sinne der Fahrer handelt.

Die Bestimmungen beziehen sich auf den §87 Absatz 1 Nr. 1.

Car Policy: Mitbestimmungsrecht bei finanziellen Vorteilen

In vielen Unternehmen gilt ein Dienstwagen als finanzieller Vorteil. Entsprechend beworben wird daher die Option, den Dienstwagen als Bestandteil des Gehaltes zu nutzen und von finanziellen Vorteilen zu profitieren. Grund für diese Annahme ist unter anderem die Ersparnis in Bezug auf Steuern und Sozialabgaben von Seiten des Arbeitgebers bei zeitgleicher Abschreibung des Fahrzeuges. Arbeitnehmer profitieren trotz der Versteuerung des geldwerten Vorteils nach 1-Prozent-Regelung oder Fahrtenbuch von einer erheblichen Ersparnis. Das macht einen privat nutzbaren Dienstwagen zu einer interessanten Option für viele Arbeitnehmer.

Das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates greift auch bei der Festlegung der Bedingungen rund um eine Gehaltsumwandlung beim Firmenwagen. Hier ist beispielsweise durch den Betriebsrat sicherzustellen, dass eine tarifliche Vergütung trotz Firmenwagen nicht beeinträchtigt oder gekürzt wird. Die Rechte der Mitarbeiter sind in diesem Zusammenhang zu wahren, sodass die Car Policy faire Regelungen in Bezug auf finanzielle Punkte beinhalten muss.

Die Bestimmungen beziehen sich auf den §87 Absatz 1 Nr. 4.

Fazit: Car Policy sorgfältig erstellen

Sie sind sich noch nicht ganz sicher, welche Kriterien bei der Erstellung einer Car Policy zu beachten sind? Schließlich spielt dafür nicht nur das Mitbestimmungsrecht durch den Betriebsrat, welches weniger allgemein bekannt ist eine Rolle. Durch unsere Checkliste zur Erstellung der Car Policy erfahren Sie, welche Punkte gesondert zu beachten sind. Eine sorgfältig ausgearbeitete Car Policy erleichtert die Verwaltung der Flotte, beugt Missverständnissen und hohen Kosten vor. Daher ist eine sorgfältige Erstellung der Regeln und Richtlinien unter Berücksichtigung der jeweiligen Unternehmensverhältnisse von Bedeutung und sollte zu den Grundlagen in jedem effizient organisierten Flottenmanagement zählen.

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