Carburante: come risparmiare con carte e software

Introduzione

Chiunque gestisca una grande flotta conosce il problema:

• il gran numero di carte carburante di diversi fornitori,
• le nuove tessere di ricarica per le auto elettriche

portano confusione nella gestione del rifornimento.

Le analisi e le valutazioni sul consumo di carburante ed elettricità, però, possiedono un elevato potenziale di risparmio per il parco auto, ecco perché ha senso gestire il consumo di carburante:

• in una visione olistica,
• attraverso l’uso di un software.

Che cosa sono le carte carburante

Le carte carburante, o fuel card, rappresentano una modalità tracciabile di pagamento per il carburante, usata per fare rifornimento alle auto aziendali presso le stazioni di servizio.

Dal 1º gennaio 2019, infatti – da normativa – non è più possibile utilizzare contanti per rifornire i veicoli aziendali e queste carte, documentate con fattura elettronica, rendono deducibili le spese per il carburante e l’Iva, rimborsabile. Questo non è l’unico vantaggio che comportano. Vediamo, dunque, in dettaglio, i punti di forza di queste carte (e qualche piccolo svantaggio, arginabile però attraverso l’uso del software).

I vantaggi delle carte carburante per l’azienda

Le carte carburante facilitano numerosi aspetti nella gestione della flotta aziendale:

• pongono la flotta in regola con le normative sul pagamento carburante;
• rendono più semplice e più immediata la gestione delle fatture e dei rimborsi;
• come accennato, sono necessarie per dedurre le spese del carburante e avere il rimborso Iva;
• consentono di monitorare in maniera immediata le spese per veicolo e     generali della flotta, rendendo possibile lo sviluppo di un piano mirato     di ottimizzazione dei costi, attraverso una consapevolezza capillare     del TCO (Total Cost of Ownership) e supportato dall’utilizzo di     un software di gestione;
• permettono di risparmiare considerevolmente sul carburante, grazie     agli sconti offerti dai fornitori;
• azzerano il rischio di errori durante la segnalazione/registrazione     delle spese di rifornimento, perché automatiche.  

I vantaggi, peraltro, variano a seconda dei diversi tipi di carta. Analizziamone gli aspetti peculiari.

Le diverse tipologie di carte

Le fuel card si distinguono, anzitutto, per fornitore e per tipo di pagamento. In ciascuna di queste due categorie, le varie declinazioni.

A seconda del FORNITORE

A seconda del fornitore abbiamo:

Carte monomarca

Che arrivano da un unico fornitore, ossia le carte che consentono di fare rifornimento presso una sola compagnia.

Può sembrare, sulle prime, una scelta dotata di poca flessibilità, perché vincola nella scelta delle stazioni di servizio, ma si rivela molto vantaggiosa nel momento in cui il fornitore offre sconti estremamente significativi e premi all’azienda, che abbatte dunque in maniera considerevole i costi per il carburante.

È sicuramente un’opzione validissima per le aziende i cui driver compiono sempre lo stesso percorso (lungo il quale sono dislocati punti di rifornimento della compagnia petrolifera in questione) e per le compagnie che, nelle vicinanze della sede, hanno una stazione di rifornimento idonea.

Carte multimarca

Che arrivano da più fornitori, ossia le carte che consentono di rifornirsi presso diversi distributori.

Questa scelta assicura, senza dubbio, grande flessibilità, perché non vincola nella scelta delle stazioni di servizio e, anzi, consente di selezionare – tra tutte quelle disponibili, grazie ad app dedicate – quelle che offrono il prezzo più conveniente.

Com’è naturale, però, queste card non danno accesso a sconti e premi e rendono le procedure di scelta del distributore più economico piuttosto lunghe e macchinose.

Carte universali

Che permettono di fare rifornimento presso qualsiasi stazione di servizio, anche quelle prive di brand, perciò con prezzi estremamente ribassati.

Queste card azzerano qualsiasi vincolo e permettono ai driver di scegliere la stazione di rifornimento più economica sul loro tragitto. Non comportano, chiaramente, sconti e premi.

A seconda del TIPO DI PAGAMENTO

A seconda del tipo di pagamento abbiamo:

Carte prepagate

Che non sono collegate ad alcun conto bancario, ma hanno un credito che si paga in anticipo, si reintegra via via e resta a disposizione per i vari rifornimenti.

Queste carte donano grande tranquillità sia ai driver(i quali non devono pretendere dall’azienda anticipi o rimborsi tramite note spese, ma si trovano a richiedere, semplicemente, la fattura elettronica al distributore), che alle aziende (che possono lasciare in mano ai driver un budget determinato).

I limiti risiedono nel fatto che con queste card, anche in caso di emergenza, se il credito è esaurito, occorre attendere che si effettui una nuova ricarica.

Sono carte che, di solito, hanno un costo fisso mensile irrisorio e che non richiedono grandi garanzie fiscali per essere acquistate.

Carte con addebito su conto corrente

Che quindi sono direttamente collegate a un conto. Il loro grande vantaggio è che permettono che trascorra del tempo (fino a 45 giorni, a seconda degli accordi con i fornitori) tra l’erogazione del carburante e il pagamento dello stesso. In questo modo la liquidità di cassa resta maggiore, più a lungo, per qualsiasi evenienza.

Richiedono, però, garanzie o cauzioni per poter essere concesse.

Ogni fleet manager potrà dunque scegliere, a seconda delle caratteristiche e delle esigenze della propria flotta, le carte carburante migliori per la gestione di tempi e costi.

Possibili svantaggi delle carte carburante

Le carte carburante possono presentare anche alcuni svantaggi legati all'uso improprio delle stesse:

• la carta può rappresentare una grande tentazione per il dipendente,
• non è sempre possibile dimostrare quale auto sia stata rifornita (auto aziendale o anche auto privata?).

Le potenziali frodi sul carburante, comunque, possono essere evitate se i fleet manager:

• stabiliscono in anticipo un limite chiaro sulle carte,
• controllano e analizzano i costi in maniera serrata e puntuale.

Il software che dispone di interfacce per tutte le carte carburante si rivela decisivo per un supporto in questo senso.

Le tessere di ricarica per le auto elettriche

Le caratteristiche

Anche le auto elettriche, ormai sempre più presenti nelle flotte aziendali in vista dell’importante svolta green europea che prevede «zero emissioni nette entro il 2035», possono essere ricaricate attraverso carte che prendono il nome di tessere di ricarica.

In linea di principio, le tessere di ricarica:

• funzionano in modo simile alle carte carburante. Richiedono, però, anche l’installazione di una app associata alla carta sul dispositivo mobile del possessore,
• non funzionano come carte di credito (cosa che succede invece con le carte carburante). Le informazioni per il pagamento passano infatti dal profilo registrato sulla app,
• funzionano attraverso la RFID Radio-Frequency Identification (identificazione a radiofrequenza), ossia una tecnologia di riconoscimento automatico che, attraverso l’avvicinamento alla colonnina di ricarica del chip presente sulla tessera, attiva l’operazione di rifornimento.

Le diverse tipologie e i limiti nell’utilizzo

Nel nostro Paese esistono alcune difficoltà sulla ricarica elettrica e sull’utilizzo delle tessere di ricarica:

• la densità di colonnine di ricarica sul territorio italiano è ancora limitata e, sebbene stiano crescendo in numero, il 70% è concentrato nel nord del Paese, mentre il restante 30 nel resto della penisola,
• spesso servono, per ciascun driver, più tessere di ricarica, perché ciascun gestore ammette soltanto la propria tessera,
• tante case automobilistiche consegnano già, con la vettura, una propria tessera (con app), alla quale sono in genere abbinate offerte per risparmiare sul rifornimento.

Come ovviare ai limiti nell’utilizzo: gli accordi di interoperabilità

Fortunatamente nell’ultimo periodo, sia a livello nazionale che europeo, stanno aumentando gli accordi di interoperabilità, ossia accordi tra i gestori affinché con una sola tessera sia possibile, ai driver, di rifornirsi presso stazioni di ricarica diverse, con gestore differente.

Questo comporta la comodità di poter usare un’unica tessera e di non doverne possedere tante diverse per poter effettuare il rifornimento da diverse colonnine.

Grazie alla rete di roaming, inoltre, gli autisti possono utilizzare una carta di ricarica per ricaricare le loro auto elettriche inoltre 300.000 stazioni di ricarica in tutta Europa.

Il supporto del software nella gestione del carburante

I fleet manager si avvalgono del supporto del software digestione per:

• avere sempre a portata di clic una panoramica generale sui consumi di carburante e di elettricità,
• organizzare al meglio la distribuzione delle carte carburante e delle tessere di ricarica,
• controllare in maniera capillare e serrata i costi legati al rifornimento di ciascun veicolo.

Quindi, per garantire che i fleet manager non perdano divista tutti i dettagli sul rifornimento, il software integra facilmente tutte le carte carburante e di ricarica. In questo modo, tutte le informazioni provenienti dalle varie carte possono essere analizzate e valutate attraverso una raccolta dati puntuale.

I vantaggi del software di gestione e di una visione olistica nella gestione del carburante

Il software, inserito in una visione olistica, quindi onnicomprensiva della gestione della flotta, consente di:

• avere chiaro il quadro generale del parco auto,
• controllare i costi (attraverso l’accesso sistematico a tutti i dati, infatti, il fleet manager si accorge nell’immediato di eventuali anomalie e interviene tempestivamente per contenere le spese),
• di proteggere dalle frodi e dall'uso improprio delle carte attraverso il tracciamento e le informazioni GPS, evitando così elevati costi di follow-up,
• far ridurre ai driver i tempi di inattività, il che significa meno spreco di carburante,
• pianificare con esattezza i percorsi, riducendo ulteriormente il consumo di carburante,
• tenere facilmente traccia della densità delle stazioni di servizio, poiché non tutte le carte consentono al conducente di fermarsi in qualsiasi stazione, come spiegato sopra,
• generare report accurati e dettagliati (tutti i costi fatturati tramite carte carburante o di ricarica vengono registrati come fatturazione. In questo modo è più facile per il fleet manager analizzare i costi e impostare limiti e restrizioni di spesa).

Conclusioni

Indipendentemente dal fatto che i conducenti utilizzino una carta carburante o di ricarica per il loro veicolo, il consumo di carburante di un'auto deve essere registrato, controllato e analizzato. Se una flotta è composta sia da veicoli endotermici che da auto elettriche, è necessario utilizzare carte diverse per la gestione del carburante. Anche nelle grandi flotte, i fleet manager spesso optano per molti fornitori di carte carburante diversi. Per mantenere una visione d'insieme completa, dunque, è necessario utilizzare un software. In questo modo, ci si assicura di avere sempre una visione d'insieme dei costi e di migliorare l'efficienza della flotta.

Domande frequenti sulla gestione del carburante nella flotta

1. Che cos'è una carta carburante e come funziona?

Una carta carburante funziona in modo simile a una carta di credito che i dipendenti utilizzano per pagare i rifornimenti di benzina. Offre vantaggi come sconti, fatturazione digitale e gestione semplificata, ma può anche essere usata in maniera non trasparente dai dipendenti (ricarica di veicoli privati). Per ovviare a questo inconveniente, i fleet manger si avvalgono di un software di gestione (come quello di Avrios, ad esempio) che consente di monitorare in maniera puntuale e capillare ogni utilizzo.

2. Quali sono le differenze tra le tessere di ricarica per auto elettriche e le carte carburante?

Le tessere di ricarica (con app) sono necessarie per attivare le stazioni di ricarica per auto elettriche. Funzionano in modo simile alle carte carburante, ma i driver devono autenticarsi precedentemente e inserire in app le informazioni per il pagamento, per utilizzare la stazione di ricarica.

3. Perché il software è utile anche per la gestione di carburante/ricarica elettrica?

Il software fornisce una visione d'insieme della flotta, anche delle spese e dei movimenti legati al rifornimento. Permette dunque un controllo serrato dei costi e la protezione dai tentativi di frode. Integra i dati delle schede carburante e di ricarica, consente analisi e riduce il consumo di carburante attraverso una pianificazione ottimizzata del percorso.

4. Quali sono i vantaggi del software per flotte?

Il software rende la flotta più chiara, fornisce il controllo dei costi, protegge dalle frodi, riduce i tempi di inattività, il consumo di carburante e consente una reportistica dettagliata e un'analisi dei costi.

5. Come prevenire l'uso improprio delle carte carburante?

Potenziali abusi possono essere evitati fissando limiti chiari, controlli e analisi regolari dei costi, nonché utilizzando software con interfacce per tutte le carte carburante.